Dokumenten Hub

Im Dokumenten Hub findest du Informationen zu allen Dokumenten. Darunter noch ausstehende Dokumente und Dokumente, deren Erstellung fehlgeschlagen ist. Außerdem findest du hier alle Dokumente, die du in ZIP-Dateien runterladen kannst. Bei diesem Menü handelt es sich um ein MyView-Menü. Erstelle mehrere Ansichten und positioniere die einzelnen Bereiche so wie du möchtest. Mehr Informationen zum Thema MyView und wie du mit MyView-Ansichten arbeitest, findest du hier hier.

1. Dokumentenübersicht

In der Dokumentenübersicht werden dir alle Dokumente angezeigt sowie ihr Status. Ganz oben findest du eine Übersicht mit der Gesamtzahl der Dokumente, wie viele Dokumente gerade erzeugt werden und wie viele fehlgeschlagen sind. Die Felder Gesamtzahl der Dokumente, Ausstehende Dokumente und Fehlgeschlagene Dokumente lassen sich nach Dokumenttyp und Zeitraum filtern. Die Dokumentenübersicht lässt sich mit Filtern durchsuchen. In diesem Bereich erzeugst du außerdem ZIP-Dateien aus von dir ausgewählten Dokumenten. Diese werden im Hintergrund generiert und nach Fertigstellung im Bereich Dateien herunterladen angezeigt. Außerdem hast du die Möglichkeit, ausgewählte Dokumente zusammenzufügen.

Folgende Filter stehen dir zur Verfügung:

Tabelle 1. **Filtereinstellungen**
Einstellung	Erklärung
Dokumentennummer mit Präfix	Gib eine Dokumentennummer mit Präfix ein, um das Dokument mit dieser Nummer zu finden.
Eigner	Wähle einen oder meherere Eigner aus der Dropdown-Liste aus, um nach Dokumenten mit diesen Eignern zu filtern.
Auftrags-ID	Gib eine Auftrags-ID ein, um nach Dokumenten zu filtern, die für den Auftrag mit dieser Auftrags-ID erstellt wurden.
Status	Wähle einen Status aus der Dropdown-Liste, um nach Dokumenten mit diesem Status zu filtern.
Mandant	Wähle einen Mandanten aus der Dropdown-Liste, um nach Dokumenten zu filtern, die über diesen Mandanten generiert wurden.
Erstellungsdatum	Gib ein Datum oder einen Zeitraum ein, um nach Dokumenten zu filtern, die an diesem Datum / innerhalb dieses Zeitraums erstellt wurden.
Kontakt-ID	Gib eine Kontakt-ID ein, um nach Dokumenten zu filtern, die diese Kontakt-ID enthalten.
Dokumenttyp	Wähle einen Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste aus, um nach Dokumenten dieses Dokumenttyps zu filtern.
Tags	Wähle einen Tag aus der Dropdown-Liste, um nach Dokumenten zu filtern, die mit diesem Tag versehen sind.
Anzeigedatum	Gib ein Datum oder einen Zeitraum ein, um nach Dokumenten zu filtern, die das eingegebene Datum / ein Datum innerhalb des eingegebenen Zeitraums als Dokumentdatum enthalten.

ZIP-Datei erstellen

Gehe wie folgt vor, um eine ZIP-Datei für mehrere Dokumente zu erstellen:

Öffne das Menü Daten » Dokumenten Hub
Wähle (toggle_on) im Bereich Dokumentenübersicht alle Dokumente aus, für die du die ZIP-Datei erstellen willst.
Klicke in der Kopfzeile des Bereichs auf ZIP-Datei erstellen (sim_card_download).

Die ZIP-Datei wird erstellt und danach im bereich Dateien herunterladen angezeigt.

Dateien zusammenfügen

Neben ZIP-Dateien kannst du ausgewählte Dateien auch in einer PDF-Datei zusammenfügen. gehe dafür wie folgt vor:

Öffne das Menü Daten » Dokumenten Hub
Wähle (toggle_on) im Bereich Dokumentenübersicht alle Dokumente aus, die du in einer PDF zusammenfügen willst.
Klicke in der Kopfzeile des bereichs auf Ausgewählte Dokumente zusammenfügen (news).

Die PDF-Datei wird erstellt und heruntergeladen.

2. Dateien herunterladen

Im Bereich Dateien herunterladen stehen dir die erstellten ZIP-Dateien zum Herunterladen zur Verfügung. Die ZIP-Dateien stehen dir sieben Tage zum Herunterladen zur Verfügung. In der Spalte Status siehst du, ob die Erstellung der ZIP-Datei abgeschlossen ist. Ist die Erstellung abgeschlossen, kannst du die ZIP-Datei herunterladen oder löschen. In diesem Bereich kannst du die Erstellung einer ZIP-Datei jederzeit abbrechen.

3. Vorlagennutzung

In der Vorlagennutzung siehst du wie viele Vorlagen du für unterschiedliche Dokumenttypen nutzt und wie viele Vorlagen du noch erstellen kannst. Über Vorlage verwalten (open_in_new) kommst du in das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder, um weitere Vorlagen zu erstellen und anzupassen.

4. Validierte Dokumente

In diesem Bereich findest du alle Dokumente die für das XRechnung-Format validiert wurden. XRechnung-Validatoren prüfen vor allem, ob XML-Struktur, Pflichtfelder, Schematron-Regeln und Business Rules zu EN 16931 und XRechnung passen. Die Eregebnisse können sich je nach Validierungs-Tool unterscheiden.

Dir stehen folgende Filter zur Verfügung:

Tabelle 2. **Filtereinstellungen**
Einstellung	Erklärung
Dokument-ID	Gib eine Dokument-ID ein, um nach Dokumenten zu filtern, die mit dieser Dokument-ID erstellt wurden.
Validierungsstatus	Wähle einen der beiden Status aus. Es werden nur Dokumente mit dem ausgewählten Status angezeigt.
Erstellungsdatum	Gib ein Datum oder einen Zeitraum ein, um nach Dokumenten zu filtern, die an diesem Datum / innerhalb dieses Zeitraums erstellt wurden.
Dokumenttyp	Wähle einen Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste aus, um nach Dokumenten dieses Dokumenttyps zu filtern.
Tags	Wähle einen Tag aus der Dropdown-Liste, um nach Dokumenten zu filtern, die mit diesem Tag versehen sind.

5. Nummernkreise

Im Bereich Nummernkreise werden dir standardmäßig alle aktiven Nummernkreise angezeigt. Über Zu den Nummernkreisen (open_in_new) kommst du in das Menü Einrichtung » Dokumente » Nummernkreise, um deine Nummernkreise zu verwalten.

In diesem Bereich stehen dir für die Nummernkreise folgende Filter zur Verfügung:

Tabelle 3. Filter für Nummernkreise
Filter	Erläuterung
Name	Gib einen Namen ein, um nach Nummernkreisen mit diesem Namen zu filtern.
Dokumenttyp	Wähle einen Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste, um nach Nummernkreisen dieses Dokumenttyps zu filtern.
Aktivierung	Wähle aktiv oder inaktiv aus der Dropdown-Liste, um nach dem Aktivierungsstatus zu filtern.
Präfix	Gib ein Präfix ein, um nach Nummernkreisen mit diesem Präfix zu filtern.

6. Dokumentvorlage

In diesem Bereich findest alle Dokumentenvorlagen, die im System vorhanden sind. Dabei ist der Filter Aktiv vorausgewählt, dir werdem somit alle aktiven Dokumentvorlagen angezeigt. Über Vorlage verwalten (open_in_new) kommst du in das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder, um weitere Vorlagen zu erstellen und anzupassen.

Tabelle 4. **Filtereinstellungen**
Einstellung	Erklärung
Vorlagenname	Gib den Namen der Vorlage ein, um Dokumente mit diesem Namen zu finden.
Vorlagen-ID	Gib eine Vorlagen-ID ein, um nach Dokumenten zu filtern, die mit dieser Vorlagen-ID erstellt wurden.
Dokumenttyp	Wähle einen Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste aus, um nach Dokumenten dieses Dokumenttyps zu filtern.
Aktivierung	Wähle aus, ob du nach aktiven oder inaktiven Dokumentvorlagen suchen willst.
Standardvorlage	Wähle aus, ob du nach Standradvorlagen suchst oder nicht.