Gutschriften

In PlentyONE kannst du Gutschriften als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Gutschriften nutzt du beispielsweise, um bei bereits bezahlten Aufträgen nachträgliche Preisnachlässe zu gewähren oder wenn im Rahmen von Retouren Rückerstattungen veranlasst werden sollen.

Standardeinstellungen für Gutschriften

Nimm im Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen einmalig die gewünschten Standardeinstellungen zu Gutschriften vor und speichere diese ab. Nur so werden die Einstellungen zum Standard-Status von Gutschriften und zur Übernahme der Versandkosten in Gutschriften wirksam. Weitere Informationen zu den Grundeinstellungen für Aufträge findest du auf der Handbuchseite zum Thema Grundeinstellungen.

1. Dokumentenvorlage für Gutschriften einrichten

Du kannst Gutschriften direkt mithilfe der PlentyONE-Standardvorlagen erstellen. Falls nötig, kannst du die Standardvorlage kopieren und an deine Bedürfnisse anzupassen.

1.1. Einrichtung im DocumentBuilder

Für die Einrichtung von Dokumentenvorlagen steht dir im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder der DocumentBuilder zur Verfügung. Weitere Informationen zur Nutzung findest du auf der Handbuchseite DocumentBuilder.

2. Einzelne Gutschrift erzeugen

Einzelne Gutschriften kannst du bei Bedarf manuell am jeweiligen Gutschriftauftrag erzeugen. Weitere Informationen und Anleitungen zum Anlegen von Gutschriftaufträgen findest du auf der Seite Auftragstyp Gutschrift.

Einzelne Gutschrift erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.
→ Die Auftragsübersicht wird geöffnet.
Führe die Suche () aus, um Aufträge anzuzeigen.
Öffne den Auftrag vom Typ Gutschrift, für den eine Gutschrift erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.
Gehe in den Bereich Dokumente.
Klicke oben links auf Dokument erstellen ().
Wähle das Dokument Gutschrift aus der Dropdown-Liste.
→ Das Fenster Dokument erzeugen: Gutschrift wird geöffnet.
Gib ein Datum ein, das auf der Gutschrift angezeigt werden soll.
Gib optional einen Kommentar ein, der auf der Gutschrift angezeigt werden soll.
Klicke auf Erstellen ().
→ Die Gutschrift wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.

Tipp: In der Spalte Referenz wird die dazugehörige Rechnung angezeigt.

3. Mehrere Gutschriften erzeugen

Sollen mehrere Gutschriften zugleich erzeugt werden, kannst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment festlegen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Dokumente erzeugt wurden.

Mehrere Gutschriften erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment.
Klicke auf das kleine Plus in der Zeile Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen.
Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.
Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.
Klicke auf das Zahnrad (), um die Gutschriften zu erzeugen.
→ Eine PDF-Datei wird geöffnet, in der die zugehörigen Gutschriften aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 1. Optionen im Menü **Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen**
Einstellung	Erläuterung
Suchfilter
Dokumenttyp	Wähle den Dokumenttyp Gutschrift aus der Dropdown-Liste.
Auftragsstatus	Wähle den Status der Aufträge aus der Dropdown-Liste, die für die Erstellung der Gutschriften berücksichtigt werden sollen.
Eigner	Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste, für dessen Aufträge die Gutschriften erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn für alle Eigner Gutschriften erzeugt werden sollen.
Standort	Wähle einen Standort aus der Dropdown-Liste, für den die Gutschriften erzeugt werden sollen.
Lager	Wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste, für das Gutschriften erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, um Gutschriften für alle Lager zu erzeugen.
Zahlungsart	Wähle eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste, für die Gutschriften erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, um Gutschriften für alle Zahlungsarten zu erzeugen.
Sortierung	Lege fest, wie die erzeugten Gutschriften sortiert werden sollen. Die Optionen Gutschriftnummer, Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.
Limit	Lege fest, wie viele Gutschriften maximal pro Durchgang erzeugt werden sollen. Das Maximum liegt bei 200.
Aktion
Ändere Auftragsstatus	Wähle einen Status aus der Dropdown-Liste, in den die Gutschriftaufträge nach Erzeugung der Gutschriften wechseln sollen. Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.
Kommentar	Gib optional einen Kommentar ein, der später auf allen erzeugten Gutschriften unterhalb der Artikelpositionen angezeigt werden soll.