Auftragstyp Gewährleistung

Gewährleistungen sind Retouren relativ ähnlich, denn in beiden Fällen bekommst du Waren eines Auftrags im Status 7 wieder zurückgesendet. Im Gegensatz zur Retoure erwarten Kund:innen bei einer Gewährleistung aber entweder eine neue Lieferung oder eine Rückerstattung des Rechnungsbetrags mittels einer Gutschrift.

Garantie vs. Gewährleistung

Im Gegensatz zur freiwillig erklärten Garantie handelt es sich bei der Gewährleistung um die gesetzliche Pflicht der Händler:innen, Mängel am Artikel, die bereits bei der Lieferung bestanden haben, für Käufer:innen kostenlos zu beseitigen. Käufer:innen können die Gewährleistung gerichtlich bis zu 2 Jahre bei beweglichen Artikeln oder 3 Jahre bei unbeweglichen Artikeln geltend machen. Ab 6 Monaten nach Erhalt der Ware müssen Käufer:innen jedoch beweisen, dass die Mängel bereits bei Erhalt der Ware vorhanden waren.

Wenn ein Gewährleistungsfall vorliegt, entscheidest du als Händler:in, ob du Käufer:innen die Kosten erstattest, den Artikel reparierst oder den Artikel austauschst. Soll ein Umtausch durchgeführt werden, lege eine Gewährleistung an. Möchtest du das Geld erstatten, lege eine Gutschrift für die Gewährleistung an. Ob du die Versandkosten in einer Gewährleistung übernimmst oder nicht, wählst du in den Grundeinstellungen im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Gewährleistung.

Einstellungen einer Gewährleistung

Wenn du aus einem Auftrag heraus eine Gewährleistung erzeugst, wird automatisch das Versandprofil des Auftrags übernommen. Die Einstellungen können jedoch in der Gewährleistung angepasst werden. Bei Lieferaufträgen wird ebenfalls automatisch das korrekte Lager eingestellt. Die Zahlungsart bei Gewährleistungen kann bearbeitet werden.

1. Grundeinstellungen für Gewährleistungen vornehmen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Gewährleistung nimmst du die Grundeinstellungen vor, die für neue Gewährleistungen standardmäßig verwendet werden.

Grundeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Gewährleistung.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen für Gewährleistungen
Einstellung Erläuterung

Standard-Status

Wähle, welcher Status bei Gewährleistungen automatisch eingestellt sein soll.

Standard-Status zum Zurücksetzen des Warenausgangs

Wähle, welcher Status für das Zurücksetzen des Warenausgangs automatisch eingestellt sein soll.
Wenn kein besonderer Status benötigt wird, wähle die Option Letzter Status. Dann wird der vor dem Warenausgang durchlaufene Status wieder eingestellt.

Versandkosten kopieren

Wähle, ob die Versandkosten für Gewährleistungen übernommen werden sollen. Du kannst zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • Nicht kopieren

  • Vom Elternauftrag (verknüpfter Auftrag) kopieren

  • Vom Hauptauftrag (Originalauftrag) kopieren

Hinweis: Wir haben dieses Beispiel erstellt, um den Unterschied zwischen einem Hauptauftrag und einem Elternauftrag zu veranschaulichen: Wurde für einen Auftrag ein Retourenauftrag erstellt und für diesen Retourenauftrag wiederum ein Gutschriftsauftrag, dann ist der ursprüngliche Auftrag der Hauptauftrag für beide Kindaufträge. Der Retourenauftrag fungiert als Elternauftrag für den Gutschriftsauftrag.

2. Gewährleistung anlegen

Normalerweise legst du eine Gewährleistung in einem bestehenden Retourenauftrag an. Es ist jedoch auch möglich, diese direkt aus dem zugrunde liegenden Hauptauftrag heraus anzulegen.

Wird die Ware nach Lieferung beanstandet und du entscheidest dich beispielsweise aus Kostengründen gegen die Rücksendung der Ware, lege die Gewährleistung direkt im Hauptauftrag an.

Möchtest du dagegen erst den Eingang der Retoure abwarten und die Ware prüfen, lege zunächst einen Retourenauftrag an und erstelle im Rahmen der Abwicklung dort eine Gewährleistung.

Gewährleistung anlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Haupt- oder Retourenauftrag, für den du eine Gewährleistung anlegen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Klicke oben auf Aufträge erstellen (shopping_cart).

  5. Wähle eine Option. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  6. Wählst du die Option Für bestimmte Auftragspositionen, nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Gewährleistung wird angelegt.

Tabelle 2. Optionen zum Anlegen von Gewährleistungen
Einstellung Erläuterung

Für alle Auftragspositionen

Alle Auftragspositionen des geöffneten Auftrags werden direkt in die Gewährleistungen übernommen.

Für bestimmte Auftragspositionen

Ein Fenster zur Auswahl der Artikel wird geöffnet und du kannst die gewünschten Artikel über Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart) in den Warenkorb legen.
Tabelle 3. Einstellungen für Gewährleistungen
Einstellung Erläuterung

Status

Wähle einen Status aus der Dropdown-Liste.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

Versandkosten kopieren

Wähle aus der Dropdown-Liste, ob die Versandkosten in die Gewährleistung übernommen werden sollen.

Artikelinformationen

Füge alle offenen Mengen in den Warenkorb (playlist_add)

Fügt alle offenen Mengen dem Warenkorb hinzu.

Artikel-ID

Zeigt die Artikel-ID an.

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-ID an.

Variantennummer

Zeigt die Variantennummer an.

Menge

Zeigt die Menge des Artikels an. Passe die Menge bei Bedarf an.

Verbleibende Stückzahl

Zeigt die verbleibende Stückzahl des Artikels an.

Offene Menge

Zeigt die offene Menge des Artikels an.

Artikelname

Zeigt den Name des Artikels an.

Netto-WB

Zeigt den Nettowarenbestand an.

Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart)

Fügt nur bestimmte Artikel zur Gewährleistung hinzu. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn mindestens 1 Artikel vorhanden ist.
Tipp: Passe die Artikelmenge bei Bedarf im Feld Menge an.

Warenkorb

Artikel aus Warenkorb entfernen (delete)

Leert den Warenkorb komplett. Möchtest du nur bestimmte Artikel entfernen, klicke rechts neben dem jeweiligen Artikel auf Artikel aus Warenkorb entfernen (delete).

Artikel-ID

Zeigt die Artikel-ID an.

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-Id an.

Menge

Zeigt die Artikelmenge an. Passe die Menge bei Bedarf an.

Artikelname

Zeigt den Artikelname an. Passe den Name bei Bedarf an.

3. Versandkosten bei Rückerstattung festlegen

Bei Kindaufträgen vom Typ Gutschrift oder Gewährleistung kannst du selbst entscheiden, wie hoch die Versandkosten sein sollen, die der Käufer:in für einen Artikel rückerstattet werden. Um den Betrag der Versandkosten festzulegen, gehe vor wie folgt.

Versandkostenrückerstattung für Gewährleistungen und Gutschriften einstellen

Lege im Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen fest, ob Versandkosten für Käufer:innen bei Gewährleistungen und Gutschriften rückwirkend erstattet werden sollen. Wähle dazu bei den Einstellungen Versandkosten in Gewährleistung übernehmen und Versandkosten in Gutschrift übernehmen die Option Ja, um Versandkosten zu erstatten oder Nein, wenn Kund:innen die Versandkosten selbst tragen sollen.

Versandkosten bei Rückerstattung festlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag, in dem du die Versandkosten festlegen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Klicke auf Aufträge erstellen (shopping_cart) und wähle die Option Gewährleistung bzw. Gutschrift > Für bestimmte Auftragspositionen.
    → Der Kindauftrag vom Typ Gewährleistung oder Gutschrift wird geöffnet.

  5. Wähle für den Artikel im Feld Versandkosten kopieren die Option Ja, um die Versandkosten zu übernehmen.
    → Das Feld Versandkosten in € wird sichtbar.
    Hinweis: Du musst zuerst die Einstellungen für die Versandkosten anpassen, wie in diesem Kapitel beschrieben.

  6. Möchtest du die Versandkosten anpassen, die der Kund:in zurückerstattet werden sollen, gib einen anderen Betrag im Feld Versandkosten in € ein.

  7. Klicke rechts auf Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart).
    → Der Artikel wird zum Warenkorb hinzugefügt.

  8. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Versandkosten für die Rückerstattung des Artikels werden übernommen.

4. Gewährleistung bearbeiten

Gewährleistungsaufträge werden in der Auftragsübersicht angezeigt. Öffne eine Gewährleistung, um beispielsweise einen zusätzlichen Preis einzugeben, wenn du der Käufer:in einen höherpreisigen Artikel als Ersatz liefern möchtest. Falls nötig, können hier auch die Mengen der in der Gewährleistung enthaltenen Auftragspositionen verändert werden. Um eine Gewährleistung zu bearbeiten, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Gewährleistung bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Klicke oben auf Filter (tune).

  3. Wähle für den Filter Auftragstyp die Option Gewährleistung.

  4. Klicke auf Suchen (search).
    → Alle Gewährleistungen werden aufgelistet.

  5. Klicke in die Zeile der Gewährleistung, die du bearbeiten möchtest. Beachte, dass Gewährleistungen nur in der Listenansicht geöffnet werden können.
    → Die Gewährleistung wird geöffnet.

  6. Klicke im Bereich Auftragspositionen auf Bearbeiten (edit).
    → Die Artikelansicht wird geöffnet und du kannst die Einstellungen anpassen.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.

5. Gewährleistung abschließen

Zum Abschließen einer Gewährleistung musst du, wenn für die Ersatzware ein Aufpreis berechnet wird, zunächst eine Rechnung in der Gewährleistung erzeugen. Falls du keine Ersatzware versendest, sondern dich mit der Käufer:in auf einen nachträglichen Preisnachlass auf die beanstandete Ware einigst, legst du eine Gutschrift im Hauptauftrag an.

Um die Bearbeitung einer Gewährleistung durch einen Umtausch abzuschließen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Gewährleistung durch Umtausch abschließen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile der Gewährleistung auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Wähle Dokument erstellen > Rechnung.
    Oder: Öffne die Gewährleistung, die du abschließen möchtest. Beachte, dass Gewährleistungen nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  5. Gehe in den Bereich Dokumente.

  6. Klicke auf Dokument erstellen (add).

  7. Wähle die Option Rechnung.
    → Das Fenster zum Erstellen der Rechnung wird geöffnet.

  8. Nimm bei Bedarf Einstellungen vor.

  9. Klicke auf Ausführen.
    → Die Rechnung wird erzeugt.

  10. Klicke anschließend oben in der Toolbar auf Warenausgang buchen (material:input).

  11. Passe bei Bedarf das Datum des Warenausgangsdatum an.

  12. Klicke auf Ausführen.
    → Der Warenausgang wird gebucht und der Status wechselt automatisch zu [7] Warenausgang gebucht.

  13. Gehe anschließend in den Bereich Staus und Tags.

  14. Setze den Status der Gewährleistung manuell auf Status [10] Gewährleistung.

  15. Speichere (save) die Einstellungen.

Zahlungseingang bei Gewährleistungen buchen

Grundsätzlich müssen Zahlungen zu Gewährleistungen nur dann gebucht werden, wenn mit Käufer:innen ein Aufpreis vereinbart wurde. In diesem Fall buchst du den Zahlungseingang nach erfolgter Zahlung im Bereich Zugeordnete Zahlungen der Gewährleistung.