Auftragstyp Sammelauftrag

Unbezahlte Aufträge können in einem Sammelauftrag zusammengefasst werden. Du kannst im Menü Aufträge » Aufträge mit dem Suchfilter Auftragsstatus, z.B. anhand des Status [3] Warten auf Zahlung, nach solchen unbezahlten Aufträgen suchen.
Dafür übernimmst du im Menü Aufträge » Sammelaufträge noch nicht bezahlte Aufträge in einen Sammelauftrag. Im Bereich Dokumente des Sammelauftrags ist dann das Erzeugen von Sammelrechnungen möglich.

Aufträge sollten nicht zu einem Sammelauftrag zusammengefasst werden, wenn sie:

  • nicht die gleiche Brutto-/Netto-Ausweisung haben

  • unterschiedliche Währungen haben

  • unterschiedliche Steuersätze haben.

1. Grundeinstellungen für Sammelaufträge vornehmen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Sammelauftrag nimmst du die Grundeinstellungen für Sammelaufträge vor. Hier legst du beispielsweise fest, für welche Auftragstypen und Auftragsstatus Sammelaufträge angelegt werden können.

Grundeinstellungen für Sammelaufträge vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Sammelauftrag.

  2. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen für Sammelaufträge
Einstellung Erläuterung

Auftragstypen

Wähle die Auftragstypen, die für Sammelaufträge verwendbar sein sollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Nur die aufgeführten Auftragstypen Auftrag, Gewährleistung und Reparatur sind als Sammelaufträge umsetzbar.

Artikeltext

Wähle die Optionen für die Spalte Artikeltext der Artikelpositionen eines Sammelauftrags. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Die gewählten Optionen werden für jeden Einzelauftrag separat im Sammelauftrag aufgelistet und ermöglichen eine Zuordnung zur Kund:in und zum Einzelauftrag.

Auftragsstatus

Wähle, in welchem Status sich Aufträge befinden müssen, um für Sammelaufträge berücksichtigt zu werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Um gezielt nur Aufträge zu erfassen, die für Sammelaufträge vorgesehen sind, empfehlen wir, je nach Anwendungsfall einen eigenen Auftragsstatus anzulegen.

Standard-Status

Wähle einen Standard-Status, den ein Sammelauftrag beim Anlegen erhalten soll. Standardmäßig steht dafür der Status [13] Sammelauftrag zur Verfügung.

Auftragssortierung

Wähle, wie die einzelnen Aufträge im Sammelauftrag sortiert sein sollen. Nur eine Auswahl ist möglich. Die Aufträge sind anhand der der Auftrags-ID (Auftrags-ID aufsteigend oder Auftrags-ID absteigend) oder dem Zeitpunkt des Warenausgangs (Warenausgang aufsteigend oder Warenausgang absteigend) sortierbar.

2. Sammelauftrag pro Kundenklasse anlegen

Fallbeispiel: Ein Unternehmen möchte für die Mitarbeiter:innen monatlich die anfallenden Rechnungen in deinem Webshop bezahlen. Richte dafür eine eigene Kundenklasse ein. Mit der Kunden-ID in der vorgesehenen Kundenklasse wird die Rechnungsempfänger:in bestimmt. Diese Rechnungsempfänger:in erhält dann die Sammelrechnung, die direkt aus dem Sammelauftrag heraus erzeugt wird.

Einen Sammelauftrag für eine bestimmte Kundenklasse sowie einen Zeitraum legst du im Menü Aufträge » Sammelaufträge an. Alle unbezahlten Aufträge der Kundenklasse werden somit gesammelt in einem Sammelauftrag abgelegt. Speichere in den Einstellungen der Kundenklassen anhand der Option Kunden-ID, welche Kund:in für die Kundenklasse als Eigner des Sammelauftrags sowie als Empfänger:in der Sammelrechnung aufgeführt werden soll. Je nach Anforderung empfiehlt es sich, eigene Kundenklassen für Sammelaufträge anzulegen.

Sammelauftrag für eine Kundenklasse anlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Sammelaufträge.

  2. Öffne das Untermenü Sammelaufträge generieren.

  3. Wähle die Kundenklasse und optional einen Zeitraum. Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Auftragseingangs.

  4. Klicke auf .
    → Der Sammelauftrag wird angelegt.

3. Sammelauftrag pro Kontakt anlegen

Eine Kund:in möchte nicht jede Rechnung einzeln bezahlen, sondern pro Monat oder pro Quartal bezahlen.
In diesem Fall legst du einen Sammelauftrag für einen bestimmten Kontakt direkt im Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte an. Öffne dazu einen Kontakt und wähle im Bereich Aufträge mit einem Klick auf add die Option Neuer Sammelauftrag. Anschließend wird automatisch ein Sammelauftrag generiert, der alle unbezahlten Aufträge des Kontakts enthält.

Aufträge prüfen

Um sicher zu gehen, dass geeignete Aufträge für das Erzeugen eines Sammelauftrags vorhanden sind, verwende die Filter im Menü Aufträge » Aufträge, um nach unbezahlten Aufträgen der Kund:in zu suchen.

4. Sammelrechnung generieren

Das Erstellen von Sammelrechnungen ist nur in den dazugehörigen Sammelaufträgen möglich.

Sammelrechnung erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile des Sammelauftrags auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Wähle Dokument erstellen > Sammelrechnung.
    Oder: Öffne den Sammelauftrag, für den eine Sammelrechnung erzeugt werden soll. Beachte, dass Sammelaufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  5. Gehe in den Bereich Dokumente.

  6. Klicke rechts auf Dokument erstellen (add).

  7. Wähle die Option Sammelrechnung.
    → Das Fenster zum Erstellen der Sammelrechnung wird geöffnet.

  8. Nimm bei Bedarf Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  9. Klicke auf Ausführen.
    → Die Sammelrechnung wird erzeugt.

Tabelle 2. Einstellungen für Sammelrechnungen
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das als Rechnungsdatum auf dem Dokument angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Kommentar

Gib optional einen Text ein, der auf der Sammelrechnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird.
Zahlungseingänge bei Sammelaufträgen

Wird eine Sammelrechnung bezahlt und der Sammelauftrag als bezahlt markiert, werden die Zahlungseingänge nicht automatisch an den einzelnen im Sammelauftrag zusammengefassten Aufträgen gebucht. Zahlungseingänge musst du an den einzelnen Aufträgen manuell buchen.

4.1. Sammelrechnung über Ereignisaktion generieren

Mithilfe der in PlentyONE verfügbaren Ereignisaktionen kannst du die Sammelrechnung automatisiert generieren, sobald ein Sammelauftrag angelegt wird. Gehe dazu wie nachfolgend beschrieben vor:

include:_includes:partial$event-procedure.adoc[]

Tabelle 3. Ereignisaktion "Sammelrechnung automatisch generieren"
Einstellung Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage > Neuer Sammelauftrag

Aktion

Dokumente > Sammelrechnung erzeugen

5. Grundeinstellungen für Sammelgutschriften vornehmen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Sammelgutschrift nimmst du die Grundeinstellungen für Sammelgutschriften vor. Hier legst du beispielsweise fest, für welche Auftragsstatus Sammelgutschriften angelegt werden können.

Grundeinstellungen für Sammelgutschriften vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Sammelgutschrift.

  2. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 4 vor.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 4. Grundeinstellungen für Sammelgutschriften
Einstellung Erläuterung

Artikeltext

Wähle die Optionen für die Spalte Artikeltext der Artikelpositionen einer Sammelgutschrift. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Die gewählten Optionen werden für jede Gutschrift separat in der Sammelgutschrift aufgelistet und ermöglichen eine Zuordnung zur Kund:in und zur Einzelgutschrift.

Auftragsstatus

Wähle, in welchem Status sich Aufträge befinden müssen, um für Sammelgutschriften berücksichtigt zu werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Um gezielt nur Aufträge zu erfassen, die für Sammelgutschriften vorgesehen sind, empfehlen wir, je nach Anwendungsfall einen eigenen Auftragsstatus anzulegen.

Standard-Status

Wähle, welcher Status bei Sammelgutschriften automatisch eingestellt sein soll.

Auftragssortierung

Wähle, wie die einzelnen Aufträge in der Sammelgutschrift sortiert sein sollen. Nur eine Auswahl ist möglich. Die Aufträge sind anhand der der Auftrags-ID (Auftrags-ID aufsteigend oder Auftrags-ID absteigend) oder dem Zeitpunkt des Warenausgangs (Warenausgang aufsteigend oder Warenausgang absteigend) sortierbar.

6. Sammelgutschrift generieren

Eine Sammelgutschrift erzeugst du im Menü Aufträge » Sammelaufträge.
Alle Gutschriften der ausgewählten Kundenklasse werden gesammelt in einer Sammelgutschrift abgelegt. Ebenso wie Sammelaufträge kannst du diese Sammelgutschrift nach dem Erstellen in der Auftragsübersicht bearbeiten. Je nach Anwendungsfall empfehlen wir, eigene Kundenklassen für Sammelgutschriften anzulegen.

Sammelgutschrift für eine Kundenklasse generieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Sammelaufträge.

  2. Öffne das Untermenü Sammelgutschriften generieren.

  3. Wähle die Kundenklasse aus.

  4. Wähle optional einen Zeitraum. Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Gutschrifteingangs.

  5. Klicke auf .
    → Die Sammelgutschrift wird angelegt.

7. Dokument Sammelgutschrift generieren

Das Erstellen des Dokuments Sammelgutschrift ist nur im dazugehörigen Auftragstyp Sammelgutschrift möglich. Richte zuerst eine Dokumentenvorlage für Sammelgutschriften im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente » Sammelgutschrift ein. In diesem Menü kannst du das Dokument detailliert einstellen sowie eine Dokumentenvorlage in Form einer PDF-Datei hinterlegen. In der Grundeinstellung der Vorlage sind bereits Standardwerte hinterlegt, die du bei Bedarf durch Kopie aus einer anderen Vorlage, z.B. der Dokumentenvorlage Gutschrift, mit geringem Aufwand weiter vervollständigen kannst.

Anschließend kannst du im Bereich Dokumente der Sammelgutschrift das Dokument Sammelgutschrift generieren. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Dokument Sammelgutschrift erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile der Sammelgutschrift auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Wähle Dokument erstellen > Sammelgutschrift.
    Oder: Öffne die Sammelgutschrift, für die ein Dokument Sammelgutschrift erzeugt werden soll. Beachte, dass Sammelgutschriften nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  5. Gehe in den Bereich Dokumente.

  6. Klicke auf Dokument erstellen (add).

  7. Wähle die Option Sammelgutschrift.
    → Das Fenster zum Erstellen der Sammelgutschrift wird geöffnet.

  8. Nimm bei Bedarf Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 5.

  9. Klicke auf Ausführen.
    → Das Dokument Sammelgutschrift wird erzeugt.

Tabelle 5. Einstellungen für Dokument Sammelgutschrift
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum ein, das als Gutschriftsdatum auf dem Dokument angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Kommentar

Gib optional einen Text ein, der auf der Sammelgutschrift unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird.