Mit dem Messenger arbeiten
Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du den Messenger im Alltag für deine täglichen Aufgaben optimal nutzen kannst.
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Messenger individuell konfigurieren
Möchtest du den Messenger für deine invidiuellen Bedürfnisse anpassen? Informationen zur Konfiguration des Messengers findest du auf der Handbuchseite Messenger konfigurieren. |
1. Überblick
2. Aufbau des Messengers
Das Menü CRM » Messenger ist wie folgt aufgebaut:
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Navigation: Hier navigierst du durch die einzelnen Bereiche des Menüs. Der aktuell ausgewählte Bereich (blauer Balken) wird im Hauptfenster rechts angezeigt. Klicke auf menu, um die Navigationsleiste ein- und auszublenden.
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Verfügbare Bereiche in der Navigation:
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Einstellungen: Navigiert in das Menü Einstellungen » CRM » Messenger.
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Toolbar: Hier kannst du nach Konversationen suchen, die Spalten in der Übersicht anpassen, die Ergebnisse, die du pro Seite angezeigt haben möchtest, einstellen und durch die Seiten mit den Konversationen klicken.
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Hauptfenster: Hier wird der aktuell geöffnete Bereich angezeigt.
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Übersicht: Wenn du eine Suche ausführst, siehst du die Ergebnisse in einer Übersicht. Die Übersicht liefert auf einen Blick Informationen zu den gefundenen Konversationen. Zum Beispiel siehst du die E-Mail-Adressen der Absender:innen, den Betreff, das Empfangsdatum der Nachricht, die zugeordneten Tags und anhand des Symbols attach_file, ob die Nachricht Anhänge hat.
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Detailansicht: Wenn du eine Nachricht öffnest, werden die Details unterhalb des Hauptfensters sichtbar. Mit einem Klick auf Antworten öffnest du den Editor, in dem du deine Antwort verfassen kannst.
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3. Posteingang
In der Navigation auf der linken Seite des Messenger findest du den Ordner inbox Posteingang. Außerdem siehst du dahinter die Anzahl neuer Nachrichten. Diese Information wird in Echtzeit aktualisiert.
Klicke im Ordner Posteingang oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Spalten im Ordner Posteingang auf.
Nutze die Gruppenfunktion, um bestimmte Funktionen für die Konversationen in diesem Ordner gleichzeitig und somit zeitsparend auszuführen.
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Breite der Tabellenspalten beliebig anpassen
Du kannst die Breite der Spalten in dieser Ansicht des Messenger nach deinen Bedürfnissen anpassen. Wenn du mit der Maus über die entsprechenden Tabellenspalten fährst, erscheinen blaue Linien, die es dir ermöglichen, die Breite individuell anzupassen. |
| Spalte | Erläuterung |
|---|---|
Auswahl |
Zeigt die Checkbox für die Gruppenfunktion (check_box_outline_blank) in der Übersicht an. |
Erledigt |
Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation nicht erledigt ist. Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation erledigt ist. |
Kurz-ID |
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der ID zu sortieren. |
Herkunft |
Zeigt mit einem Symbol die Herkunft der ersten Nachricht in der Konversation an.
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Verknüpfungen |
Hier werden die Verknüpfungen zur Konversation angezeigt, zum Beispiel:
Hinweise: In der Übersicht kannst du Verknüpfungen entfernen. Bewege dafür den Mauszeiger über eine Verknüpfung, bis rechts ein X erscheint und klicke darauf. Hier hast du die Option, die Verknüpfung ebenfalls aus der Liste der Empfänger:innen zu löschen. |
Betreff |
Zeigt den Betreff der ersten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Vorschau |
Zeigt die Vorschau der neuesten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Erstellt am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation erstellt wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Aktualisiert am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation aktualisiert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Tags |
Zeigt die Tags an, die der Konversation zugeordnet sind. |
Anhänge |
In der Spalte Anzahl der Anhänge (attach_file) zeigt das Symbol attach_file an, ob die Konversation Anhänge enthält. Wenn du mit dem Cursor über das Symbol fährst, siehst du, wie viele Anhänge die Konversation hat. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward, um die Tabelle anhand der Anzahl der Anhänge zu sortieren. |
Priorität |
In der Spalte Priorität zeigen die Symbole die Priorität der Konversation an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der gewählten Prioritäten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Follow-up-Datum |
Zeigt das Follow-up-Datum an, das für die Konversation gespeichert wurde.
Das Follow-up-Datum ist der geplante Zeitpunkt für die erneute Kontaktaufnahme oder Nachverfolgung einer Konversation Hinweis: Du kannst das Follow-up-Datum auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der Messenger-Übersicht anpassen beschrieben. Diese Funktion steht für alle Ansichten außer für den Papierkorb zur Verfügung. |
Ordner |
Zeigt an, in welchem Ordner die Konversation gespeichert wurde. |
Deadline |
Zeigt die Deadline an, die für die Konversation gespeichert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der Deadline aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Typ |
Zeigt den Typ der Konversation an. |
Status |
Zeigt den Status der Konversation in der gewählten Farbe und mit dem gewählten Fortschritt in Klammern an. |
Eigner |
Zeigt den Eigner der Konversation in der Übersicht an. |
Abonniert |
In der Spalte notifications wird durch das Symbol done angezeigt, ob die Konversation abonniert wurde. |
Abonnent:innen |
Zeigt alle Abonnent:innen der Konversation in der Übersicht an. |
Aktionen |
Ermöglicht das Bearbeiten der Konversation in der Übersicht. |
4. Neue Nachrichten
In der Navigation auf der linken Seite des Messenger findest du unterhalb des Ordners inbox Posteingang den Ordner mark_chat_unread Neue Nachrichten.
Klicke im Ordner Neue Nachrichten oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Spalten im Ordner Neue Nachrichten auf.
Nutze die Gruppenfunktion, um bestimmte Funktionen für die Konversationen in diesem Ordner gleichzeitig und somit zeitsparend auszuführen.
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Breite der Tabellenspalten beliebig anpassen
Du kannst die Breite der Spalten in dieser Ansicht des Messenger nach deinen Bedürfnissen anpassen. Wenn du mit der Maus über die entsprechenden Tabellenspalten fährst, erscheinen blaue Linien, die es dir ermöglichen, die Breite individuell anzupassen. |
| Spalte | Erläuterung |
|---|---|
Auswahl |
Zeigt die Checkbox für die Gruppenfunktion (check_box_outline_blank) in der Übersicht an. |
Erledigt |
Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation nicht erledigt ist. Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation erledigt ist. |
Kurz-ID |
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der ID zu sortieren. |
Herkunft |
Zeigt mit einem Symbol die Herkunft der ersten Nachricht in der Konversation an.
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Verknüpfungen |
Hier werden die Verknüpfungen zur Konversation angezeigt, zum Beispiel:
Hinweise: In der Übersicht kannst du Verknüpfungen entfernen. Bewege dafür den Mauszeiger über eine Verknüpfung, bis rechts ein X erscheint und klicke darauf. Hier hast du die Option, die Verknüpfung ebenfalls aus der Liste der Empfänger:innen zu löschen. |
Betreff |
Zeigt den Betreff der ersten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Vorschau |
Zeigt die Vorschau der neuesten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Erstellt am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation erstellt wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Aktualisiert am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation aktualisiert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Tags |
Zeigt die Tags an, die der Konversation zugeordnet sind. |
Anhänge |
In der Spalte Anzahl der Anhänge (attach_file) zeigt das Symbol attach_file an, ob die Konversation Anhänge enthält. Wenn du mit dem Cursor über das Symbol fährst, siehst du, wie viele Anhänge die Konversation hat. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward, um die Tabelle anhand der Anzahl der Anhänge zu sortieren. |
Priorität |
In der Spalte Priorität zeigen die Symbole die Priorität der Konversation an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der gewählten Prioritäten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Follow-up-Datum |
Zeigt das Follow-up-Datum an, das für die Konversation gespeichert wurde.
Das Follow-up-Datum ist der geplante Zeitpunkt für die erneute Kontaktaufnahme oder Nachverfolgung einer Konversation Hinweis: Du kannst das Follow-up-Datum auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der Messenger-Übersicht anpassen beschrieben. Diese Funktion steht für alle Ansichten außer für den Papierkorb zur Verfügung. |
Ordner |
Zeigt an, in welchem Ordner die Konversation gespeichert wurde. |
Deadline |
Zeigt die Deadline an, die für die Konversation gespeichert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der Deadline aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Typ |
Zeigt den Typ der Konversation an. |
Status |
Zeigt den Status der Konversation in der gewählten Farbe und mit dem gewählten Fortschritt in Klammern an. |
Eigner |
Zeigt den Eigner der Konversation in der Übersicht an. |
Abonniert |
In der Spalte notifications wird durch das Symbol done angezeigt, ob die Konversation abonniert wurde. |
Abonnent:innen |
Zeigt alle Abonnent:innen der Konversation in der Übersicht an. |
Aktionen |
Ermöglicht das Bearbeiten der Konversation in der Übersicht. |
5. Meine Nachrichten
In der Navigation auf der linken Seite des Messenger findest du unterhalb des Ordners inbox Posteingang den Ordner 3p Meine Nachrichten. Hier siehst du alle Konversationen, die du abonniert hast.
Klicke im Ordner Meine Nachrichten oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Spalten im Ordner Meine Nachrichten auf.
Nutze die Gruppenfunktion, um bestimmte Funktionen für die Konversationen in diesem Ordner gleichzeitig und somit zeitsparend auszuführen.
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Breite der Tabellenspalten beliebig anpassen
Du kannst die Breite der Spalten in dieser Ansicht des Messenger nach deinen Bedürfnissen anpassen. Wenn du mit der Maus über die entsprechenden Tabellenspalten fährst, erscheinen blaue Linien, die es dir ermöglichen, die Breite individuell anzupassen. |
| Unterhalb dieser Tabelle erfährst du, wie du neue Ordner hinzufügst. |
| Spalte | Erläuterung |
|---|---|
Auswahl |
Zeigt die Checkbox für die Gruppenfunktion (check_box_outline_blank) in der Übersicht an. |
Erledigt |
Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation nicht erledigt ist. Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation erledigt ist. |
Kurz-ID |
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der ID zu sortieren. |
Herkunft |
Zeigt mit einem Symbol die Herkunft der ersten Nachricht in der Konversation an.
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Verknüpfungen |
Hier werden die Verknüpfungen zur Konversation angezeigt, zum Beispiel:
Hinweise: In der Übersicht kannst du Verknüpfungen entfernen. Bewege dafür den Mauszeiger über eine Verknüpfung, bis rechts ein X erscheint und klicke darauf. Hier hast du die Option, die Verknüpfung ebenfalls aus der Liste der Empfänger:innen zu löschen. |
Betreff |
Zeigt den Betreff der ersten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Vorschau |
Zeigt die Vorschau der neuesten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Erstellt am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation erstellt wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Aktualisiert am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation aktualisiert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Tags |
Zeigt die Tags an, die der Konversation zugeordnet sind. |
Anhänge |
In der Spalte Anzahl der Anhänge (attach_file) zeigt das Symbol attach_file an, ob die Konversation Anhänge enthält. Wenn du mit dem Cursor über das Symbol fährst, siehst du, wie viele Anhänge die Konversation hat. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward, um die Tabelle anhand der Anzahl der Anhänge zu sortieren. |
Priorität |
In der Spalte Priorität zeigen die Symbole die Priorität der Konversation an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der gewählten Prioritäten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Follow-up-Datum |
Zeigt das Follow-up-Datum an, das für die Konversation gespeichert wurde.
Das Follow-up-Datum ist der geplante Zeitpunkt für die erneute Kontaktaufnahme oder Nachverfolgung einer Konversation Hinweis: Du kannst das Follow-up-Datum auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der Messenger-Übersicht anpassen beschrieben. Diese Funktion steht für alle Ansichten außer für den Papierkorb zur Verfügung. |
Ordner |
Zeigt an, in welchem Ordner die Konversation gespeichert wurde. |
Deadline |
Zeigt die Deadline an, die für die Konversation gespeichert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der Deadline aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Typ |
Zeigt den Typ der Konversation an. |
Status |
Zeigt den Status der Konversation in der gewählten Farbe und mit dem gewählten Fortschritt in Klammern an. |
Eigner |
Zeigt den Eigner der Konversation in der Übersicht an. |
Abonniert |
In der Spalte notifications wird durch das Symbol done angezeigt, ob die Konversation abonniert wurde. |
Abonnent:innen |
Zeigt alle Abonnent:innen der Konversation in der Übersicht an. |
Aktionen |
Ermöglicht das Bearbeiten der Konversation in der Übersicht. |
6. Meine Ordner
Um mehr Übersichtlichkeit und Struktur in deinen Konversationen zu haben, kannst du beliebig viele Ordner erstellen. Deine erstellten Ordner werden dann innerhalb des Ordners 3p Meine Ordner angezeigt.
Die Ordner funktionieren dann wie ein Filter. Klicke auf einen Ordner und in der Übersicht werden alle Konversationen angezeigt, die diesem Ordner zugewiesen sind.
6.1. Neuen Ordner hinzufügen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen neuen Ordner hinzuzufügen.
Neuen Ordner hinzufügen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Klicke in der Seitennavigation links in der Zeile 3p Meine Ordner auf more_vert (Weitere Optionen) und dann auf add Neuen Ordner hinzufügen.
→ Das Fenster Neuen Ordner hinzufügen öffnet sich. -
Gib einen Namen für den Ordner ein.
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Klicke auf Speichern.
→ Der Ordner wird erstellt. Du findest den Ordner unter 3p Meine Ordner.
Mit einem Klick auf den Ordner werden dann nur die in diesem Ordner vorhandenen Konversationen in der Übersicht angezeigt.
6.2. Ordner umbenennen
Du möchtest einem Ordner einen anderen Namen geben? Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.
Ordner umbenennen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Klappe auf der linken Seite 3p Meine Ordner auf.
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Klicke in der Zeile des Ordners, den du umbenennen möchtest, auf more_vert (Weitere Optionen).
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Klicke auf edit Umbenennen.
→ Das Fenster Ordner umbenennen öffnet sich. -
Gib einen anderen Namen für den Ordner ein.
-
Klicke auf Speichern.
6.3. Ordner löschen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Ordner wieder zu löschen.
Wichtig: Beim Löschen des Ordners wird nur die Verknüpfung gelöscht und nicht die im Ordner enthaltenen Konversationen. Wenn du einen Ordner löschst, werden die Konversationen wieder in den Ordner Posteingang verschoben.
Ordner löschen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Klappe auf der linken Seite 3p Meine Ordner auf.
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Klicke in der Zeile des Ordners, den du löschen möchtest, auf more_vert (Weitere Optionen).
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Klicke auf delete Löschen.
→ Das Fenster Ordner löschen öffnet sich. -
Klicke auf delete LÖSCHEN.
→ Der Ordner wird gelöscht und die darin enthaltenen Konversationen werden in den Ordner Posteingang verschoben.
7. Meine Filter
Sobald du einen Filter speicherst und diesen Filter dann anwendest, wird der Ordner bookmarks Meine Filter sichtbar. In diesem Ordner findest du alle gespeicherten Filter. Mit einem Klick auf einen der Filter werden die Filtereinstellungen in dem Ordner, in dem du dich gerade befindest, angewendet.
8. Archiv
In der Navigation auf der linken Seite des Messenger findest du den Ordner archive Archiv. Hier werden alle archivierten Konversationen abgelegt.
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Bessere Performance durch Nutzung des Archivs
Wir empfehlen, bei einer hohen Anzahl an Konversationen (über 1000) das Archiv nutzen. Hierdurch kannst du die Performance des Messengers verbessern. |
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Konversationen automatisch archivieren
Wie du einstellst, dass Konversationen automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Tagen ins Archiv verschoben werden, ist im Kapitel Konversationen automatisch archivieren beschrieben. |
Klicke im Archiv oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Spalten im Archiv auf.
Nutze die Gruppenfunktion, um bestimmte Funktionen für die Konversationen in diesem Ordner gleichzeitig und somit zeitsparend auszuführen.
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Breite der Tabellenspalten beliebig anpassen
Du kannst die Breite der Spalten in dieser Ansicht des Messenger nach deinen Bedürfnissen anpassen. Wenn du mit der Maus über die entsprechenden Tabellenspalten fährst, erscheinen blaue Linien, die es dir ermöglichen, die Breite individuell anzupassen. |
| Spalte | Erläuterung |
|---|---|
Auswahl |
Zeigt die Checkbox für die Gruppenfunktion (check_box_outline_blank) in der Übersicht an. |
Erledigt |
Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation nicht erledigt ist. Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation erledigt ist. |
Kurz-ID |
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der ID zu sortieren. |
Herkunft |
Zeigt mit einem Symbol die Herkunft der ersten Nachricht in der Konversation an.
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Verknüpfungen |
Hier werden die Verknüpfungen zur Konversation angezeigt, zum Beispiel:
Hinweise: In der Übersicht kannst du Verknüpfungen entfernen. Bewege dafür den Mauszeiger über eine Verknüpfung, bis rechts ein X erscheint und klicke darauf. Hier hast du die Option, die Verknüpfung ebenfalls aus der Liste der Empfänger:innen zu löschen. |
Betreff |
Zeigt den Betreff der ersten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Vorschau |
Zeigt die Vorschau der neuesten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Erstellt am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation erstellt wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Aktualisiert am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation aktualisiert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Tags |
Zeigt die Tags an, die der Konversation zugeordnet sind. |
Anhänge |
In der Spalte Anzahl der Anhänge (attach_file) zeigt das Symbol attach_file an, ob die Konversation Anhänge enthält. Wenn du mit dem Cursor über das Symbol fährst, siehst du, wie viele Anhänge die Konversation hat. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward, um die Tabelle anhand der Anzahl der Anhänge zu sortieren. |
Priorität |
In der Spalte Priorität zeigen die Symbole die Priorität der Konversation an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der gewählten Prioritäten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Follow-up-Datum |
Zeigt das Follow-up-Datum an, das für die Konversation gespeichert wurde.
Das Follow-up-Datum ist der geplante Zeitpunkt für die erneute Kontaktaufnahme oder Nachverfolgung einer Konversation Hinweis: Du kannst das Follow-up-Datum auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der Messenger-Übersicht anpassen beschrieben. Diese Funktion steht für alle Ansichten außer für den Papierkorb zur Verfügung. |
Ordner |
Zeigt an, in welchem Ordner die Konversation gespeichert wurde. |
Deadline |
Zeigt die Deadline an, die für die Konversation gespeichert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der Deadline aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Typ |
Zeigt den Typ der Konversation an. |
Status |
Zeigt den Status der Konversation in der gewählten Farbe und mit dem gewählten Fortschritt in Klammern an. |
Eigner |
Zeigt den Eigner der Konversation in der Übersicht an. |
Abonniert |
In der Spalte notifications wird durch das Symbol done angezeigt, ob die Konversation abonniert wurde. |
Abonnent:innen |
Zeigt alle Abonnent:innen der Konversation in der Übersicht an. |
Aktionen |
Ermöglicht das Bearbeiten der Konversation in der Übersicht. |
9. Konversationen automatisch archivieren
Stelle ein, nach wie vielen Tagen Konversationen automatisch ins Archiv verschoben werden sollen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor. Beachte, dass nur eine Person mit Admin-Rechten diese Einstellung vornehmen kann.
Konversationen automatisch archivieren:
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Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Allgemein.
Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf folder_open Allgemein. -
Aktiviere (toggle_on) im Bereich Konversationen automatisch archivieren die Option Funktion "Automatisches Archivieren" aktivieren.
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Gib im Bereich Anzahl der Tage (max. 5 Jahre) eine Zahl ein.
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Speichere (save) die Einstellungen.
→ Alle Konversationen werden automatisch nach der Anzahl der hier eingegebenen Tage ins Archiv verschoben.
10. Papierkorb
In der Navigation auf der linken Seite des Messenger findest du den Ordner delete Papierkorb. Hier werden alle gelöschten Konversationen und alle gelöschten Nachrichten abgelegt.
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Gelöschte Nachrichten automatisch entfernen
Wie du einstellst, dass gelöschte Nachrichten und Konversationen automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Tagen aus dem Papierkorb entfernt werden, ist im Kapitel Papierkorb automatisch leeren beschrieben. |
Klicke im Papierkorb oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Spalten im Papierkorb auf.
Nutze die Gruppenfunktion, um bestimmte Funktionen für die Konversationen in diesem Ordner gleichzeitig und somit zeitsparend auszuführen.
|
Breite der Tabellenspalten beliebig anpassen
Du kannst die Breite der Spalten in dieser Ansicht des Messenger nach deinen Bedürfnissen anpassen. Wenn du mit der Maus über die entsprechenden Tabellenspalten fährst, erscheinen blaue Linien, die es dir ermöglichen, die Breite individuell anzupassen. |
| Spalte | Erläuterung |
|---|---|
Auswahl |
Zeigt die Checkbox für die Gruppenfunktion (check_box_outline_blank) in der Übersicht an. |
Erledigt |
Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation nicht erledigt ist. Zeigt mit dem Symbol circle an, dass die Konversation erledigt ist. |
Kurz-ID |
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der ID zu sortieren. |
Herkunft |
Zeigt mit einem Symbol die Herkunft der ersten Nachricht in der Konversation an.
|
Verknüpfungen |
Hier werden die Verknüpfungen zur Konversation angezeigt, zum Beispiel:
Hinweise: In der Übersicht kannst du Verknüpfungen entfernen. Bewege dafür den Mauszeiger über eine Verknüpfung, bis rechts ein X erscheint und klicke darauf. Hier hast du die Option, die Verknüpfung ebenfalls aus der Liste der Empfänger:innen zu löschen. |
Betreff |
Zeigt den Betreff der ersten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Vorschau |
Zeigt die Vorschau der neuesten Nachricht innerhalb der Konversation an. |
Erstellt am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation erstellt wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Aktualisiert am |
Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann die Konversation aktualisiert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren. |
Tags |
Zeigt die Tags an, die der Konversation zugeordnet sind. |
Anhänge |
In der Spalte Anzahl der Anhänge (attach_file) zeigt das Symbol attach_file an, ob die Konversation Anhänge enthält. Wenn du mit dem Cursor über das Symbol fährst, siehst du, wie viele Anhänge die Konversation hat. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward, um die Tabelle anhand der Anzahl der Anhänge zu sortieren. |
Priorität |
In der Spalte Priorität zeigen die Symbole die Priorität der Konversation an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der gewählten Prioritäten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Follow-up-Datum |
Zeigt das Follow-up-Datum an, das für die Konversation gespeichert wurde.
Das Follow-up-Datum ist der geplante Zeitpunkt für die erneute Kontaktaufnahme oder Nachverfolgung einer Konversation Hinweis: Du kannst das Follow-up-Datum auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der Messenger-Übersicht anpassen beschrieben. Diese Funktion steht für alle Ansichten außer für den Papierkorb zur Verfügung. |
Ordner |
Zeigt an, in welchem Ordner die Konversation gespeichert wurde. |
Deadline |
Zeigt die Deadline an, die für die Konversation gespeichert wurde. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle anhand der Deadline aufsteigend oder absteigend zu sortieren. |
Typ |
Zeigt den Typ der Konversation an. |
Status |
Zeigt den Status der Konversation in der gewählten Farbe und mit dem gewählten Fortschritt in Klammern an. |
Eigner |
Zeigt den Eigner der Konversation in der Übersicht an. |
Abonniert |
In der Spalte notifications wird durch das Symbol done angezeigt, ob die Konversation abonniert wurde. |
Abonnent:innen |
Zeigt alle Abonnent:innen der Konversation in der Übersicht an. |
Aktionen |
Ermöglicht das Bearbeiten der Konversation in der Übersicht. |
11. Neue Konversation erstellen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine neue Konversation im Messenger zu erstellen.
Konversation erstellen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Klicke oben links auf add Neue Konversation.
→ Der Bereich Neue Konversation erscheint am rechten Bildschirmrand. -
Gib im Feld Empfänger:in einen Wert ein und wähle dann den passenden Wert aus der Vorschlagsliste.
Beispiel: Wenn du eine Zahl eingibst, werden dir mögliche Empfänger:innen mit dieser Auftrags-ID oder Kontakt-ID vorgeschlagen. Auch die externe Auftrags-ID und die externe Nummer, die in den Kontaktdetails gespeichert ist, werden hier berücksichtigt. -
Wähle eine Gruppe aus der Dropdown-Liste.
-
Gib den Betreff deiner Nachricht im Feld Betreff ein.
-
optional Klicke auf die Kopfzeile Neue Konversation, um einen Bereich mit weiteren Eigenschaften der neuen Konversation auszuklappen.
-
optional Wähle die Eigenschaften der neuen Konversation aus, wie z.B. Eigner, Priorität und Deadline.
-
Gib im Textfeld die Nachricht ein.
-
Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht.
Hinweis: Mache einen Doppelklick auf das Wort, das du formatieren möchtest, um den Editor zu öffnen. Du kannst den Text zum Beispiel zentrieren oder links- oder rechtsbündig anheften und die Schrift- und Hintergrundfarbe ändern. -
Klicke auf Anhänge hinzufügen (attach_file), um der Nachricht Anhänge hinzuzufügen.
-
Klicke auf Der Nachricht Tags zuweisen (local_offer), um der Nachricht Tags zuzuweisen.
-
Wähle mit einem Klick auf more_vert ggf. weitere Optionen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.
-
Klicke auf forward_to_inbox SENDEN.
| Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
Eigner zuweisen |
Hier kannst du nach Eignern suchen und bereits bestehende Eigner für die Konversation auswählen (check_box). |
Typ und Status |
Hier kannst du nach Typ und Status suchen und einen bereits bestehenden Typ und Status für die Konversation auswählen (check_box). |
Priorität |
Wähle eine Priorität für die Konversation aus. |
Ordner verwalten |
Wähle Ordner für die Konversation aus (check_box). |
Deadline setzen |
Setze eine Deadline für die Konversation. |
Follow-up Datum |
Setze ein Follow-up Datum für die Konversation. |
Tags zuweisen |
Hier kannst du nach Tags suchen und bereits bestehende Tags für die Konversation auswählen (check_box). |
Als erledigt markieren |
Markiert die Konversation als erledigt. |
Empfänger:in |
Gib hier einen Namen oder eine ID ein und wähle dann den passenden Wert aus der Vorschlagsliste. Du kannst mehrere Empfänger:innen hinzufügen. |
Gruppe |
Wähle eine Gruppe aus der Dropdown-Liste. In der Liste werden die Namen der Kanäle angezeigt, für die du eine Gruppe erstellt hast. |
Betreff |
Gib den Betreff ein. Dies ist ein Pflichtfeld. |
Textfeld |
Gib hier den Inhalt der Nachricht ein. |
Anhänge hinzufügen (attach_file) |
Klicke auf attach_file, um deiner Nachricht Anhänge hinzuzufügen. Wähle beliebig viele Anhänge von deinem Computer aus. |
Flüster-Modus (visibility / visibility_off) |
Du kannst Nachrichten flüstern, damit diese nur intern und nicht für deine Kontakte sichtbar sind. Klicke dazu auf Flüster-Modus (visibility). |
Textblöcke (description) |
Mit einem Klick auf description werden alle Textblöcke, die du erstellt hast, angezeigt. |
Vorlagenübersicht (preview) |
Mit einem Klick auf preview wird das Fenster E-Mail-Service geöffnet. Beachte die Erläuterungen im Kapitel E-Mail-Service in neuer Konversation nutzen unterhalb der Tabelle. |
Vorlagenfavoriten (folder_special) |
Mit einem Klick auf folder_special siehst du alle Vorlagen, die du als Favorit markiert hast. Du kannst hier auch nach Vorlagen suchen. Wähle die Sprache, um den Inhalt der Vorlage in das Textfeld zu laden. |
Timer anzeigen (more_vert) |
Du kannst für jede Nachricht einen Timer starten. Klicke dazu zunächst auf more_vert. Wenn du dann die Schaltfläche Timer anzeigen aktivierst (toggle_on), startet automatisch der Timer neben der Schaltfläche forward_to_inbox SENDEN. |
Textblöcke (more_vert) |
Du kannst die Anzeige der Textblöcke in der Symbolleiste hier deaktivieren. Klicke dazu zunächst auf more_vert und dann auf toggle_on, sodass die Umschaltfläche neben Textblöcke grau dargestellt wird. |
Vorlagen (more_vert) |
Du kannst die Anzeige der Vorlagen und Vorlagenfavoriten in der Symbolleiste hier deaktivieren. Klicke dazu zunächst auf more_vert und dann auf toggle_on, sodass die Umschaltfläche neben Vorlagen grau dargestellt wird. |
SENDEN |
Mit einem Klick auf forward_to_inbox SENDEN wird die Nachricht gesendet. |
12. E-Mail-Service in neuer Konversation nutzen
Nutze den E-Mail-Service, um eine E-Mail-Vorlage in einer neuen Konversation im Messenger zu versenden. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.
E-Mail-Service in neuer Messenger-Konversation nutzen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Klicke oben links auf add Neue Konversation.
-
Gib im Feld Empfänger:in einen Wert ein und wähle dann den passenden Wert aus der Vorschlagsliste.
Beispiel: Wenn du eine Zahl eingibst, werden dir mögliche Empfänger:innen mit dieser Auftrags-ID oder Kontakt-ID vorgeschlagen. Auch die externe Auftrags-ID und die externe Nummer, die in den Kontaktdetails gespeichert ist, werden hier berücksichtigt. -
Wähle eine Gruppe aus der Dropdown-Liste.
-
Gib den Betreff deiner Nachricht im Feld Betreff ein.
-
Wähle einen Kanal aus der Dropdown-Liste.
-
Klicke in der Symbolleiste ganz unten auf preview (Vorlagenübersicht).
→ Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich. -
Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.
-
Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
→ Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt. -
Klicke auf die Vorlage.
-
Klicke auf preview VORLAGE LADEN.
→ Die Vorlage wird in das Textfeld geladen. -
Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten.
-
Klicke unten rechts auf forward_to_inbox SENDEN.
13. Auf eine bestehende Nachricht antworten
Suche die Konversation, die die Nachricht enthält, auf die du antworten möchtest. Klicke dann auf die Nachricht und anschließend auf Antworten, um den Antwort-Editor zu öffnen.
Wenn du auf eine Nachricht antworten möchtest und zeitgleich ein:e deiner Kolleg:innen ebenfalls gerade in diesem Moment auf diese Nachricht antwortet, wird dies in der oberen Leiste der Nachricht angezeigt: Benutzer XY schreibt eine Nachricht….
|
Wenn du auf eine bestehende Nachricht antwortest, siehst du alle Empfänger:innen, die diese Nachricht erhalten. Du kannst weitere Empfänger:innen hinzufügen. Gib entweder einen Teil des Namens oder der ID ein. Wenn du eine ID eingibst, werden auch die Kontakt-ID, die Auftrags-ID, die externe Auftrags-ID und die externe Nummer aus den Kontaktdetails berücksichtigt.
Falls gewünscht, klicke auf preview (Vorlagenübersicht), um eine im EmailBuilder erstellte Vorlage zu verwenden und in dein Antwortfeld zu laden.
Unterhalb des Antwort-Editors siehst du folgende Symbole:
-
Hinter dem Kontextmenü more_vert findest du die folgenden Aktionen:
Wenn die Option Betreff aktiviert ist (toggle_on), kannst du den Betreff anpassen. Wenn du die Option Betreff nicht aktiviert hast (toggle_off), ist das Feld Betreff beim Antworten auf die Nachricht nicht sichtbar. Der aktuell gewählte Betreff wird dann beim Antworten auf die Nachricht automatisch übernommen.
Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors im Eingabefeld der Antwortnachricht. Mache einen Doppelklick auf das Wort, das du formatieren möchtest, um den Editor zu öffnen. Du kannst den Text zum Beispiel zentrieren oder links- oder rechtsbündig anheften und die Schrift- und Hintergrundfarbe ändern.
14. Konversation im Messenger suchen
Über die Übersicht im Messenger kannst du alle Konversationen in einer Liste öffnen oder du wählst Filter (tune), um die Suchergebnisse einzugrenzen.
Wenn du die gewünschte Konversation gefunden hast, kannst du darüber die einzelnen Nachrichten, die in der Konversation enthalten sind, öffnen.
Konversation im Messenger suchen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Möglichkeit 1: Klicke auf search, um eine Liste aller Konversationen zu sehen.
-
Möglichkeit 2: Gib einen Suchbegriff oder eine ID im Suchfeld ein und wähle dann den passenden Filter aus der Vorschlagsliste. Die folgenden Suchparameter stehen zur Verfügung: Betreff, Kontakt-ID, E-Mail, Inhalt der Nachricht, Kurz-ID und Auftrags-ID.
-
Möglichkeit 3: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.
-
-
Beachte die Erläuterungen zu den Filtern in Tabelle 7.
| Filter | Erläuterung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Betreff |
Gib ein Wort ein, um nur nach Konversationen zu suchen, die dieses Wort im Betreff enthalten. |
||||||||
Inhalt der Nachricht |
Gib ein Wort ein, um nur nach Inhalten zu suchen, die in der Nachricht enthalten sind. |
||||||||
Von / Bis |
Gib ein Datum ein oder wähle die Datumsangaben aus den Kalendern (today), um nach Konversationen in einem bestimmten Zeitraum zu suchen. |
||||||||
Typ |
Wähle (check_box) einen oder mehrere Typen aus der Liste, um nur nach Konversationen mit diesem Typ zu suchen. |
||||||||
Status |
Wähle (check_box) einen oder mehrere Status aus der Liste, um nur nach Konversationen mit diesem Status zu suchen. |
||||||||
Herkunft |
Wähle eine Herkunft, um nur nach Konversationen mit dieser Herkunft zu suchen.
|
||||||||
Kurz-ID |
Gib die ID der Konversation ein, um nach der Konversation mit genau dieser ID zu suchen. |
||||||||
Absender:in |
Wähle eine Absender:in aus der Liste, um nur nach Konversationen von dieser Absender:in zu suchen. |
||||||||
Erledigt |
Wähle Ja, um nur nach Konversationen zu suchen, die als erledigt markiert wurden. Wähle Nein, um nur nach Konversationen zu suchen, die noch nicht erledigt sind. |
||||||||
Hat Anhänge |
Wähle Ja, um nur nach Konversationen mit Anhängen zu suchen. Wähle Nein, um nur nach Konversationen ohne Anhänge zu suchen. |
||||||||
Kontakt-ID |
Gib eine ID ein, um nur nach Konversationen zu suchen, die mit dieser Kontakt-ID verknüpft sind. Verfügbare Operatoren
|
||||||||
Auftrags-ID |
Gib eine ID ein, um nur nach Konversationen zu suchen, die mit dieser Auftrags-ID verknüpft sind. Verfügbare Operatoren
|
||||||||
Gib eine E-Mail-Adresse ein, um nur nach Konversationen zu suchen, in denen diese E-Mail-Adresse vorkommt. Verfügbare Operatoren
|
|||||||||
Tags |
Wähle (check_box) Tags, um nur nach Konversationen mit diesen Tags zu suchen. Klicke auf check_box_outline_blank Alle auswählen, um alle verfügbaren Tags auszuwählen. Klicke auf check_box Alle abwählen, um die Auswahl wieder aufzuheben. Verfügbare Operatoren
|
||||||||
Zahlungs-ID |
Gib eine ID ein, um nur nach Konversationen zu suchen, die mit dieser Zahlungs-ID verknüpft sind. |
||||||||
Deadline |
Wähle einen Wert aus der Liste, um nur nach Konversationen zu suchen, deren Deadline sich in diesem Bereich befindet.
|
||||||||
Priorität |
Wähle eine Priorität aus der Liste, um nur nach Konversationen mit dieser Priorität zu suchen.
|
||||||||
Follow-up-Datum |
Wähle einen Wert aus der Liste, um nur nach Konversationen zu suchen, deren Follow-up-Datum sich in diesem Bereich befindet.
|
||||||||
Abonnent:in |
Wähle einen Namen aus der Liste, um nur nach Konversationen mit dieser Abonnent:in zu suchen. |
||||||||
Eigner |
Wähle einen Eigner aus der Liste, um nur nach Konversationen zu suchen, die diesem Eigner zugewiesen sind. Wähle die Option Kein Eigner, um nur nach Konversationen zu suchen, denen kein Eigner zugewiesen ist. |
||||||||
Kanal |
Wähle einen Kanal aus der Liste, um nur nach Konversationen aus diesem Kanal zu suchen. |
||||||||
replay |
Setzt die gewählten Filtereinstellungen zurück. |
||||||||
search SUCHEN |
Führt die Suche aus. Die gefundenen Konversationen werden in der Übersicht angezeigt. |
14.1. Aktuellen Filter speichern
Wenn du eine Suche ausführst, siehst du deine gewählten Filter oben als so genannte "Chips" dargestellt. Diese Filter kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.
Aktuellen Filter speichern:
-
Führe eine Suche aus.
-
Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).
-
Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.
-
Gib einen Namen für den Filter ein.
-
Entscheide, ob
-
dieser Filter als Standard festgelegt werden soll (toggle_on)
-
dieser Filter für alle Benutzer:innen erstellt werden soll (toggle_on).
-
-
Klicke auf SPEICHERN.
→ Der Filter erscheint nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).
| Lege die Reihenfolge der Filter per Drag-and-drop mit einem Klick auf Verschieben (drag_indicator) fest. Klicke auf delete, um einen Filter zu löschen. |
14.2. Gespeicherte Filter anwenden
Gehe wie im Folgenden vor, um einen gespeicherten Filter in der Suche anzuwenden.
Gespeicherte Filter anwenden:
-
Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).
-
Klicke auf einen bereits erstellten Filter.
→ Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Filtereinstellungen werden oben als so genannte "Chips" dargestellt.
| Sobald du einen gespeicherten Filter anwendest, wird der Ordner bookmarks Meine Filter in der Seitennavigation auf der linken Seite sichtbar. In dem Ordner Meine Filter findest du alle gespeicherten Filter. Mit einem Klick auf den jeweiligen Filter werden die Filtereinstellungen in dem Ordner, in dem du dich gerade befindest, angewendet. |
14.3. Filter als Standard festlegen
Damit du einen häufig verwendeten Filter nicht jedes Mal beim Öffnen des Menüs CRM » Messenger erst aus der Liste deiner gespeicherten Filter wählen musst, kannst du einen erstellten Filter als Standard festlegen. Jedes Mal, wenn du den Messenger öffnest, wird dieser Filter dann also automatisch ausgeführt.
Du kannst einen Filter direkt beim Erstellen als Standard festlegen wie im Kapitel Aktuellen Filter speichern beschrieben oder du legst den Filter nachträglich aus der Übersicht heraus als Standard fest.
Klicke in der Zeile des gespeicherten Filters auf star Als Standard festlegen. Wenn du einen anderen Filter als Standard festlegen möchtest, deaktiviere den aktuell gewählten Standardfilter mit einem Klick auf star_outline Nicht als Standard verwenden.
15. Konversation in der Übersicht bearbeiten
|
Gruppenfunktion nutzen
Nutze die Gruppenfunktion im Messenger, um mehrere Konversationen gleichzeitig zu bearbeiten. Weitere Informationen findest du im Kapitel Gruppenfunktion nutzen. |
Du kannst viele Eigenschaften der Konversation bereits in der Übersicht mittels Inline-Editing anpassen, dazu gehören standardmäßig:
Klicke auf settings, um die Spaltenkonfiguration der Tabelle für deine Bedürfnisse anzupassen.
In der Messenger-Übersicht stehen dir mit einem Klick auf more_vert weitere Funktionen zur Verfügung:
15.1. Konversation als gelesen / ungelesen markieren
Gehe wie in den folgenden Unterkapiteln beschrieben vor, um eine Konversation als gelesen oder ungelesen zu markieren.
15.1.1. Konversation als gelesen markieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation aus der Übersicht heraus als gelesen zu markieren.
Konversation als gelesen markieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du als gelesen markieren möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf mark_email_read Konversation als gelesen markieren.
→ Die Zeile der Konversation ist nicht mehr in Fettdruck dargestellt und der blaue Punkt circle verschwindet.
15.1.2. Konversation als ungelesen markieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation aus der Übersicht heraus als ungelesen zu markieren.
Konversation als ungelesen markieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du als ungelesen markieren möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf mark_email_unread Konversation als ungelesen markieren.
→ Die Zeile der Konversation wird in Fettdruck dargestellt und ein blauer Punkt circle erscheint.
15.2. Der Konversation Tags zuweisen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einer Konversation aus der Übersicht heraus ein Tag zuzuweisen. Du hast auch die Möglichkeit, nach Tags zu suchen, die für den Messenger verfügbar sind. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn du sehr viele Tags für den Bereich Messenger-Konversationen bzw. Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten erstellt hast.
Tags einer Konversation zuweisen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation auf more_vert.
-
Klicke auf local_offer Der Konversation Tags zuweisen, um eine Liste aller bereits für den Bereich Messenger-Konversationen bzw. Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten erstellten Tags zu sehen.
Tipp: Wenn du sehr viele Tags für den Bereich Messenger-Konversationen bzw. Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten erstellt hast, gib den Namen des Tags in das Suchfeld Nach Tag suchen ein. -
Wähle (check_box) die Tags, die du der Konversation zuweisen möchtest.
→ Der Tag wird der Konversation zugewiesen und du siehst den Tag in der Übersicht in der Spalte Tags.
15.2.1. Tag hinzufügen
Wenn du den gesuchten Tag nicht gefunden hast, wie im Kapitel Der Konversation Tags zuweisen beschrieben, kannst du aus der Messenger-Übersicht heraus einen neuen Tag erstellen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.
Neuen Tag erstellen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Klicke in der Zeile der Konversation auf more_vert.
-
Klicke auf local_offer Der Konversation Tags zuweisen.
-
Klicke auf add Tag hinzufügen, um ein neues Tag zu erstellen.
→ Du wirst automatisch in das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags weitergeleitet. Dort kannst du weitere Tags für den Bereich Messenger-Konversationen bzw. Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten erstellen.
15.2.2. Tag bearbeiten
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um aus der Messenger-Übersicht heraus ein Tag zu bearbeiten.
Tag bearbeiten:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Klicke in der Zeile der Konversation auf more_vert.
-
Klicke auf local_offer Der Konversation Tags zuweisen.
-
Klicke auf edit Tag bearbeiten, um ein bestehendes Tag zu bearbeiten.
→ Du wirst automatisch in das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags weitergeleitet. Dort kannst du die Tags bearbeiten.
15.3. Ordner verwalten
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Ordner deiner Konversation zu verwalten. Beachte, dass du vorher einen Ordner erstellt haben musst.
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du in einen Ordner verschieben möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf folder Ordner verwalten.
-
Wähle (check_box) einen oder mehrere Ordner aus der Liste.
→ Hinweis: Wenn du über die Funktion Spalten konfigurieren die Option Ordner aktiviert hast, siehst du in der Übersicht, in welchem Ordner die Konversation gespeichert ist.
Konversation aus einem Ordner entfernen
Du kannst eine Konversation jederzeit wieder aus einem Ordner entfernen.
Konversation aus einem Ordner entfernen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du aus dem Ordner entfernen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf folder Ordner verwalten.
-
Klicke auf den aktivierten (check_box) Ordner, um die Auswahl zu entfernen (check_box_outline_blank).
|
Konversation aus allen Ordner entfernen
Wenn du die Konversation aus allen Ordnern entfernen möchtest, klicke auf folder_off Aus allen Ordnern entfernen. |
15.4. Konversation als erledigt / nicht erledigt markieren
Gehe wie in den folgenden Unterkapiteln beschrieben vor, um eine Konversation als erledigt oder nicht erledigt zu markieren.
15.4.1. Konversation als erledigt markieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation aus der Übersicht heraus als erledigt zu markieren.
Konversation als erledigt markieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du als erledigt markieren möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf circle Konversation als erledigt markieren.
→ Das Symbol circle wird angezeigt.
15.4.2. Konversation als nicht erledigt markieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation aus der Übersicht heraus als nicht erledigt zu markieren.
Konversation als nicht erledigt markieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du als nicht erledigt markieren möchtest, auf more_vert
-
Klicke auf radio_button_unchecked Konversation als nicht erledigt markieren.
→ Das Symbol circle wird entfernt.
15.5. Konversation abonnieren / nicht mehr abonnieren
Du kannst Konversationen, an denen du nicht direkt beteiligt bist, jederzeit abonnieren, damit du bei Eingang neuer Nachrichten innerhalb dieser Konversation benachrichtigt wirst. Nicht direkt beteiligt bedeutet, dass du weder eine Empfänger:in noch eine Absender:in einer Nachricht innerhalb dieser Konversation bist. Selbstverständlich kannst du das Abonnement von Konversationen mit einem Klick auch einfach wieder kündigen bzw. abbestellen.
15.5.1. Konversation abonnieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation zu abonnieren.
Konversation abonnieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in die Zeile der Konversation, die du abonnieren möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf notifications_active Konversation abonnieren.
→ In der Spalte notifications Abonniert wird das Symbol done angezeigt.
15.5.2. Konversation nicht mehr abonnieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um das Abonnement einer Konversation abzubestellen.
Konversation nicht mehr abonnieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in die Zeile der Konversation, deren Abonnement du abbestellen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf notifications_off Konversation nicht mehr abonnieren.
→ In der Spalte notifications Abonniert wird das Symbol done nicht mehr angezeigt.
→ Du erhältst ab sofort keine Benachrichtigungen mehr, wenn eine neue Nachricht in dieser Konversation eingeht.
15.6. Priorität setzen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um der Konversation eine Priorität zuzuweisen.
Priorität setzen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in die Zeile der Konversation, für die du eine Priorität setzen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf star Priorität setzen.
-
Wähle eine Priorität aus der Liste.
Du kannst die folgenden Prioritäten an der Konversation speichern:
-
keyboard_double_arrow_up Sehr hoch
-
arrow_upward Hoch
-
Mittel
-
arrow_downward Niedrig
-
keyboard_double_arrow_down Sehr niedrig
Die gewählte Priorität wird dann in der geöffneten Konversation neben den Tags angezeigt. Du kannst auch nach Konversationen mit einer bestimmten Priorität suchen und die Konversationen in der Übersicht anhand der Priorität aufsteigend und absteigend sortieren (arrow_upward und arrow_downward).
Priorität entfernen
Du möchtest keine Priorität mehr für die Konversation anzeigen? Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Priorität von der Konversation zu entfernen.
Priorität entfernen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in die Zeile der Konversation, für die du die Priorität entfernen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf star Priorität setzen.
-
Klicke auf remove_circle_outline Priorität entfernen.
15.7. Gruppe einer Konversation ändern
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Gruppe einer Konversation zu ändern.
Gruppe einer Konversation ändern:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in die Zeile der Konversation, für die du die Gruppe ändern möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf category Gruppe ändern.
-
Wähle die entsprechende Gruppe aus.
-
Klicke auf save Speichern.
15.8. Typ und Status setzen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um für die Konversation einen Typ und einen Status zu setzen. Beachte, dass du vorher einen Typ und Status erstellt haben musst.
Typ und Status setzen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, für die du einen Typ und einen Status setzen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf checklist_rtl Typ und Status setzen.
-
Wähle zuerst den Typ und dann den gewünschten Status aus der Liste.
|
Standardtyp und Standardstatus werden überschrieben
Der Typ und der dazugehörige Status, den du hier für die Konversation wählst, überschreibt den Standardtyp und Standardstatus, den du im Assistenten Messenger-Konfiguration im Schritt Einstellungen für den E-Mail-Empfang gewählt hast. |
Der gewählte Typ und der gewählte Status werden dann in der geöffneten Konversation neben den Tags angezeigt. Du kannst auch nach Konversationen mit bestimmten Typen und Status suchen und die Konversationen in der Übersicht anhand des Typs und Status aufsteigend und absteigend sortieren (arrow_upward und arrow_downward).
15.9. Deadline setzen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Deadline für die Konversation zu setzen.
Deadline setzen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, für die du eine Deadline setzen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf calendar_today Deadline setzen.
→ Das Fenster Deadline setzen öffnet sich. -
Wähle das Datum aus dem Kalender (today).
-
Klicke auf calendar_today Deadline setzen.
→ Die Deadline für die Konversation ist nun gesetzt.
Du kannst auch nach Konversationen mit bestimmten Deadlines in der Übersicht suchen und die Konversationen nach Deadline aufsteigend und absteigend in der Übersicht filtern (arrow_upward und arrow_downward).
15.10. Eigner ändern
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um den Eigner für die Konversation zu ändern.
Eigner ändern:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, für die du den Eigner ändern möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf manage_accounts Eigner ändern.
→ Das Fenster Eigner ändern öffnet sich. -
Wähle eine Rolle aus der ersten Dropdown-Liste.
-
Wähle einen Eigner aus der zweiten Dropdown-Liste.
-
Klicke auf Speichern.
15.11. Follow-up-Datum setzen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um ein Follow-up-Datum für die Konversation zu setzen. Das Follow-up-Datum ist wie eine Wiedervorlage.
Follow-up-Datum setzen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, für die du ein Follow-up-Datum setzen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf calendar_view_day Follow-up-Datum setzen.
→ Das Fenster Follow-up-Datum setzen öffnet sich. -
Wähle das Datum aus dem Kalender (today).
-
Klicke auf calendar_view_day Follow-up-Datum setzen.
→ Das Follow-up-Datum für die Konversation ist nun gesetzt.
Du kannst auch nach Konversationen mit bestimmten Follow-up-Daten in der Übersicht suchen und die Konversationen nach Follow-up-Datum aufsteigend und absteigend in der Übersicht filtern (arrow_upward und arrow_downward).
15.12. Konversationshistorie
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Konversationshistorie zu öffnen. In der Historie siehst du zum Beispiel, welche:r Benutzer:in wann den Typ und den Status der Konversation geändert hat oder welche:r Benutzer:in eine Konversation aus dem Archiv wiederhergestellt hat.
Konversationshistorie öffnen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, für die du die Historie öffnen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf history Konversationshistorie.
→ Das Fenster Konversationshistorie öffnet sich.
Du kannst die Historie auch aus der geöffnete Konversation heraus öffnen.
15.13. Konversation archivieren
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation zu archivieren.
|
Konversationen automatisch archivieren
Wie du einstellst, dass Konversationen automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Tagen ins Archiv verschoben werden, ist im Kapitel Konversationen automatisch archivieren beschrieben. |
Konversation archivieren:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du archivieren möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf archive Konversation archivieren.
→ Die Konversation wird in das Archiv verschoben.
15.14. Konversation löschen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Konversation aus der Übersicht heraus zu löschen.
|
Gelöschte Konversationen automatisch entfernen
Wie du einstellst, dass gelöschte Konversationen automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Tagen aus dem Papierkorb entfernt werden, ist im Kapitel Papierkorb automatisch leeren beschrieben. |
Konversation löschen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Klicke in der Zeile der Konversation, die du löschen möchtest, auf more_vert.
-
Klicke auf delete Konversation löschen.
→ Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage erscheint. -
Klicke auf Ja.
→ Die Konversation wird gelöscht und in den Papierkorb verschoben.
16. Konversationen anheften
Du hast die Möglichkeit, Konversationen im Messenger anzuheften, um noch einfacher und schneller zwischen diesen Konversationen hin- und herzuwechseln. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.
Konversation anheften:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
-
Öffne die Konversation.
-
Klicke in der geöffneten Konversation oben rechts auf push_pin (Konversation anheften).
→ In der Seitennavigation erscheint der Ordner Angeheftete Konversationen, der alle angehefteten Konversationen enthält.
16.1. Einzelne Konversation lösen
Um eine angeheftete Konversation wieder zu lösen, hast du zwei Möglichkeiten:
-
über die Seitennavigation
-
Klicke dazu im Ordner Angeheftete Konversationen in der Zeile der Konversation, die du lösen möchtest, auf bookmark_remove (Konversation lösen).
-
-
über die geöffnete Konversation
-
Klicke in der geöffneten Konversation oben rechts auf bookmark_remove (Konversation lösen).
-
17. Einzelne Nachricht bearbeiten
Die verschiedenen Aktionen für die Konversation hast du weiter oben auf dieser Seite bereits kennengelernt. Du kannst auch einzelne Nachrichten bearbeiten. Gehe dazu wie in den folgenden Unterkapiteln beschrieben vor.
Innerhalb der Konversation kannst du die einzelnen Nachrichten mit den grundlegenden Formatierungen als Vorschau sehen, ohne die gesamte Nachricht öffnen zu müssen. Hinter dem Betreff der geöffneten Konversation siehst du in Klammern die Anzahl der Nachrichten, die in dieser Konversation enthalten sind.
17.1. Nachricht öffnen
Klicke direkt auf die Nachricht in der Übersicht, um eine Nachricht zu öffnen.
17.2. Nachricht weiterleiten
Um eine Nachricht zu weiterzuleiten, öffne das Kontextmenü in der Zeile der Nachricht mit einem Klick auf more_vert und dann auf forward Nachricht weiterleiten. Gib anschließend die E-Mail-Adresse der Person ein, zu der du die Nachricht weiterleiten möchtest. Empfänger:innen einer weitergeleiteten Nachricht werden nicht automatisch zu den Verknüpfungen hinzugefügt.
17.3. Der Nachricht Tags zuweisen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einer einzelnen Nachricht einen Tag zuzuweisen.
Der Nachricht Tags zuweisen:
-
Öffne das Menü CRM » Messenger.
-
Öffne die Konversation, die die Nachricht enthält, der du einen Tag zuweisen möchtest.
-
Öffne die Nachricht mit einem Klick in die Zeile der Nachricht.
-
Klicke oben rechts in der Nachricht auf more_vert und dann auf local_offer Der Nachricht Tags zuweisen, um eine Liste aller bereits für den Bereich Messenger-Konversationen bzw. Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten erstellten Tags zu sehen.
Tipp: Wenn du sehr viele Tags für den Bereich Messenger-Konversationen bzw. Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten erstellt hast, gib den Namen des Tags in das Suchfeld Nach Tag suchen ein. -
Wähle (check_box) die Tags, die du der Nachricht zuweisen möchtest.
17.4. Anhänge herunterladen
Du kannst entweder die Anhänge der Nachricht einzeln herunterladen oder alle Anhänge der Nachricht als ZIP-Datei auf deinen Computer herunterladen.
Anhänge herunterladen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Öffne die Konversation, die die Nachricht enthält, deren Anhang bzw. Anhänge du herunterladen möchtest.
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Öffne die Nachricht mit einem Klick in die Zeile der Nachricht.
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Klicke oben rechts in der Nachricht auf more_vert und dann auf attach_file Anhänge.
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Klicke auf einen Anhang oder auf file_download Alle Dateien herunterladen.
→ Ein Fenster öffnet sich und du kannst einen Speicherort für die Datei(en) auf deinem Computer wählen.
17.5. Nachricht löschen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine einzelne Nachricht zu löschen.
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Gelöschte Nachrichten automatisch entfernen
Wie du einstellst, dass gelöschte Nachrichten automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Tagen aus dem Papierkorb entfernt werden, ist im Kapitel Papierkorb automatisch leeren beschrieben. |
Nachricht löschen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Öffne die Konversation, die die Nachricht enthält, die du löschen möchtest.
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Öffne die Nachricht mit einem Klick in die Zeile der Nachricht.
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Klicke auf more_vert.
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Klicke auf delete Löschen.
→ Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage erscheint. -
Klicke auf Ja.
→ Die Nachricht wird gelöscht.
18. Textblöcke im Messenger verwenden
Textblöcke sind fertige Textbausteine, die du im Menü CRM » EmailBuilder erstellst und dann in deinen Nachrichten einfügen kannst.
Dies ist eine enorme Arbeitserleichterung, besonders wenn du häufig mit Standardfragen oder Standardproblemen konfrontiert wirst. Du kannst hier auch längere Texte speichern und so bei der Bearbeitung deiner Nachrichten viel Zeit sparen.
Überlege dir im Vorfeld eine sinnvolle Struktur von Ordnern, Unterordnern und Fragen.
Nimm die im Folgenden beschriebenen Einstellungen vor, um einen Textblock zu erstellen und im Messenger verwenden zu können.
18.1. Ordner für den Textblock erstellen
Erstelle eine Ordnerstruktur mit den Themen, zu denen du Textblöcke erstellen möchten.
Ordner für den Textblock erstellen:
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Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.
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Klicke unten links auf add Hinzufügen play_arrow.
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Klicke auf folder Ordner.
→ Das Fenster Neuen Ordner hinzufügen öffnet sich. -
Gib den Namen für den Ordner ein.
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Klicke auf Speichern.
→ Der neue Ordner wird der Ordnerliste hinzugefügt.
18.2. Textblock erstellen
Erstelle nun den neuen Textblock und wähle den Ordner, in dem du den Textblock speichern möchtest.
Textblock erstellen:
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Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.
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Suche den soeben erstellten Ordner und klicke auf more_vert.
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Klicke auf add Hinzufügen play_arrow und dann auf text_fields Textblock.
→ Das Fenster Neuen Textblock hinzufügen öffnet sich. -
Gib den Namen ein.
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Klicke auf Speichern.
→ Der Textblock wird erstellt und öffnet sich. -
Klicke auf add (Hinzufügen).
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Wähle eine Sprache aus der Liste.
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Klicke im Bereich Inhalt auf edit.
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Gib den Inhalt des Textblocks im Editor ein.
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Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht.
Hinweis: Mache einen Doppelklick auf das Wort, das du formatieren möchtest, um den Editor zu öffnen. Du kannst den Text zum Beispiel zentrieren oder links- oder rechtsbündig anheften und die Schrift- und Hintergrundfarbe ändern. -
Klicke auf Speichern.
18.3. Textblock bearbeiten
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Textblock zu bearbeiten.
Textblock bearbeiten:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
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Klicke auf die Konversation, um diese zu öffnen.
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Klicke auf Antworten.
-
Klicke unterhalb des Editor-Antwortfelds auf more_vert.
-
Aktiviere (toggle_on) die Option Textblöcke.
→ Der Eintrag Textblöcke wird in der Bearbeitungsleiste unten sichtbar. -
Klicke auf description (Textblöcke hinzufügen).
-
Klicke auf edit Textblöcke bearbeiten.
→ Du wirst in das Menü CRM » EmailBuilder weitergeleitet. Der Typ Textblock ist in den Filtern bereits vorausgewählt. -
Klicke auf den gewünschten Textblock und nimm hier die Änderungen vor.
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Beachte dazu die Erläuterungen im Kapitel Ordner für den Textblock erstellen.
| Wenn du PlentyONE bereits seit längerer Zeit nutzt und bereits Textblöcke bzw. FAQs im alten Menü CRM » Textblöcke / FAQ erstellt hast, siehst du im Menü CRM » EmailBuilder den Ordner Text blocks (migrated). Dieser Ordner enthält alle Ordner, Unterordner und FAQs, die du im alten Menü erstellt hast. |
18.4. Textblöcke durchsuchen und sortieren
In der Übersicht hast du die Möglichkeit, deine Textblöcke zu durchsuchen und zu sortieren.
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Klicke auf das Filtersymbol (tune).
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Wähle den gewünschten Filter. Zur Verfügung stehen dir Sprache, Eigner, Mandant, ID, Name, sowie die Optionen Sortieren nach und Sortierreihenfolge.
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Die Textblöcke werden entsprechend deines Filters angezeigt bzw. sortiert.
18.5. Textblock als Favorit markieren
Gehe wie im Folgenden vor, um einen Textblock als Favorit zu markieren.
Textblock als Favorit markieren:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
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Klicke auf die Konversation, um diese zu öffnen.
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Klicke auf Antworten.
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Klicke unterhalb des Editor-Antwortfelds auf more_vert.
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Aktiviere (toggle_on) die Option Textblöcke.
→ Der Eintrag Textblöcke wird in der Bearbeitungsleiste unten sichtbar. -
Klicke auf description (Textblöcke hinzufügen).
-
Klicke auf preview Textblock-Übersicht, um alle erstellten Textblöcke in einer Übersicht zu öffnen.
→ Du siehst auf der linken Seite die Ordner, die du für die Textblöcke erstellt hast. -
Klappe den Ordner auf.
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Bewege den Mauszeiger über den Textblock.
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Klicke auf star (Zu Favoriten hinzufügen).
→ Der Textblock wird zu den Favoriten hinzugefügt (star) und erscheint nun in der Liste der Textblöcke, die du dann direkt in der Nachricht einfügen kannst.
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Textblock aus Favoriten entfernen
Wenn du einen Textblock wieder aus den Favoriten entfernen möchtest, damit dieser nicht in der Liste der Textblöcke direkt in der Nachricht erscheint, klicke einfach in der Textblock-Übersicht auf star (Aus Favoriten entfernen). |
18.6. Textblock in Nachricht einfügen
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen erstellten Textblock in deine Nachricht einzufügen.
Textblock in Nachricht einfügen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
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Klicke auf die Konversation, um diese zu öffnen.
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Klicke auf Antworten.
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Klicke unterhalb des Editor-Antwortfelds auf more_vert.
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Aktiviere (toggle_on) die Option Textblöcke.
→ Der Eintrag Textblöcke wird in der Bearbeitungsleiste unten sichtbar. -
Klicke auf description (Textblöcke hinzufügen).
-
Klicke auf den gewünschten Textblock in der Liste, um den Textblock einzufügen.
Hinweis: Du siehst hier alle Textblöcke, die du als Favorit markiert hast.
Tipp: Wenn du sehr viele Textblöcke als Favorit markiert hast, nutze die Suche und gib im Feld search Textblock suchen den Namen des Textblocks ein, um die Suche einzugrenzen. -
Klicke auf preview Textblock-Übersicht, um alle erstellten Textblöcke in einer Übersicht zu öffnen.
19. Gruppenfunktion nutzen
Statt jede Konversation einzeln zu bearbeiten, kannst du Zeit sparen und über die Gruppenfunktion mehrere Konversationen gleichzeitig bearbeiten.
Sobald du mindestens eine Konversation in der Übersicht in einem der Ordner Posteingang, Neue Nachrichten, Meine Nachrichten oder Papierkorb markiert (check_box) hast, werden die verschiedenen Schaltflächen sichtbar (siehe Bild 5). In Tabelle 8 sind die Bedienelemente aus der Gruppenfunktion sowie deren Erläuterungen aufgelistet.
| Bedienelement | Symbol | Erläuterung |
|---|---|---|
Konversationen als gelesen markieren |
mark_email_read |
Markiert alle gewählten Konversationen als gelesen. |
Konversationen als erledigt markieren |
circle |
Markiert alle gewählten Konversationen als erledigt (circle). |
Typ und Status der Konversationen ändern |
repeat_one |
Ändert den Typ und den Status für alle gewählten Konversationen. |
Priorität der Konversationen ändern |
low_priority |
Ändert die Priorität für alle gewählten Konversationen. |
Den Konversationen Tags zuweisen |
local_offer |
Weist allen gewählten Konversationen den gewünschten Tag zu. |
Konversationen als nicht erledigt markieren |
radio_button_unchecked |
Markiert alle gewählten Konversationen als nicht erledigt. |
Konversationen als ungelesen markieren |
mark_email_unread |
Markiert alle gewählten Konversationen als ungelesen (circle). Die Zeilen der Konversationen werden in Fettschrift angezeigt. |
Deadline der Konversationen ändern |
calendar_today |
Ändert die Deadline für alle gewählten Konversationen. |
Konversationen abonnieren |
notifications_active |
Abonniert alle gewählten Konversationen. |
Konversationen nicht mehr abonnieren |
notifications_off |
Entfernt das Abonnement für alle gewählten Konversationen. |
Zu Ordner hinzufügen |
create_new_folder |
Fügt alle gewählten Konversationen zu den gewählten Ordnern hinzu. |
Aus Ordner entfernen |
folder_open |
Entfernt alle gewählten Konversationen aus den gewählten Ordnern. |
Eigner ändern |
manage_accounts |
Ändert den Eigner für alle gewählten Konversationen. |
Follow-up-Datum ändern |
calendar_view_day |
Ändert das Follow-up-Datum für alle gewählten Konversationen. |
Konversationen archivieren |
archive |
Verschiebt alle gewählten Konversationen ins Archiv. |
Konversationen löschen |
delete |
Löscht alle gewählten Konversationen nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage. |
20. Felder direkt in der Messenger-Übersicht anpassen
Bei einigen Feldern steht dir in der Messenger-Übersicht die Möglichkeit zur Verfügung, diese direkt in der Übersicht anzupassen. Diese Funktion nennt sich Inline-Editing.
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Felder in der Übersicht anzupassen.
Feld direkt in der Messenger-Übersicht anpassen:
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Öffne das Menü CRM » Messenger.
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Suche die Konversation anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Konversation im Messenger suchen.
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Klicke in der Kopfzeile der Übersicht neben dem Feld, das du anpassen möchtest, auf edit.
→ Über der Kopfzeile werden mehrere Symbole des Bearbeitungsmodus (siehe Bild 6) angezeigt. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 9.
| Symbol | Bedienelement | Erläuterung |
|---|---|---|
save |
Speichern |
Speichert die Änderungen. |
undo |
Rückgängig |
Macht die letzte Änderung rückgängig, wenn die betreffende Änderung noch nicht gespeichert wurde. |
redo |
Wiederherstellen |
Stellt eine rückgängig gemachte Änderung wieder her. |
app_registration |
Aktiviere den Bearbeitungsmodus für alle Spalten |
Wenn du bei einem der Felder, für die der Bearbeitungsmodus verfügbar ist, auf edit geklickt hast, kannst du mit einem Klick auf app_registration den Bearbeitungsmodus für alle Spalten aktivieren. |
playlist_remove |
Deaktiviere den Bearbeitungsmodus für alle Spalten |
Klicke auf playlist_remove, um den Bearbeitungsmodus für alle Spalten zu deaktivieren und zur Übersicht zurückzukehren. |
21. Nachrichten im Messenger zuordnen
Nachrichten im Messenger werden nach Stichworten bzw. textlichen Parametern, die von deinem System automatisch erkannt werden, zugeordnet.
Beachte die Stichworte, die zu einer Zuordnung führen, in Tabelle 10. Groß- und Kleinbuchstaben spielen keine Rolle.
| Zuordnungsparameter | Mögliche Schreibweisen | Erlaubte Zeichen | Beispiele |
|---|---|---|---|
Konversation |
+
+ Zahl |
Leerzeichen, Punkt, Doppelpunkt, Minuszeichen, Gleichheitszeichen, Raute |
|
UUID der Konversation |
+
+ Wert der UUID |
Leerzeichen, Punkt, Doppelpunkt, Minuszeichen, Gleichheitszeichen, Raute |
|
Kundendaten |
+
+ Zahl Oder:
+ Zahl |
Leerzeichen, Punkt, Doppelpunkt, Minuszeichen, Gleichheitszeichen, Raute |
|
Auftrag |
+
+ Zahl |
Leerzeichen, Punkt, Doppelpunkt, Minuszeichen, Gleichheitszeichen, Raute |
|
Bestellung |
+ Zahl |
Leerzeichen, Doppelpunkt, Raute, Minuszeichen |
|
Rechnungsnummer |
+
+ Zahl Oder:
+ Zahl |
Leerzeichen, Punkt, Doppelpunkt, Minuszeichen, Gleichheitszeichen, Raute |
|
22. KI-Tools verwenden
In PlentyONE stehen dir KI-Tools zur Verfügung, die deine Kundenkommunikation noch schneller und effizienter machen. Beachte dabei unbedingt die Wichtige Hinweise zur Nutzung von KI.
|
KI-Tools aktivieren
Aktiviere im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Allgemein im Bereich KI-Tools die Option KI-Tools aktivieren. |
22.1. Nachrichten mit KI übersetzen
Öffne eine Konversation und klicke oberhalb der letzten Nachricht auf translate KI ÜBERSETZEN und wähle eine Zielsprache aus, um die gesamte Konversation mittels KI zu übersetzen.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, auch selbst verfasste Nachrichten mittels KI in eine Zielsprache deiner Wahl zu übersetzen.
22.2. Nachrichten mit KI zusammenfassen
Öffne eine Konversation und klicke oberhalb der letzten Nachricht auf stars_2 KI ZUSAMMENFASSEN, um für die gesamte Konversation eine KI-generierte Zusammenfassung zu erstellen. Wenn du die Konversation verlässt, wird die Zusammenfassung wieder entfernt.
22.3. Wichtige Hinweise zur Nutzung der Messenger KI-Tools
Die KI-Tools in Messenger basieren auf Amazon Nova Micro.
Amazon Nova Micro ist eine Generative-KI-Plattform von AWS und ist ein reines Textmodell, das Antworten mit der niedrigsten Latenz liefert. Amazon Nova Micro darf nur im Rahmen rechtlicher und vertraglicher Vorgaben genutzt werden. Die KI darf nur für die Zwecke eingesetzt werden, die mit dem Dritten (z. B. Plattform oder Anbieter) vereinbart wurden. Es dürfen keine personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung, Vertragserfüllung) eingegeben oder verarbeitet werden.
22.3.1. Informationspflichten des Händlers
Händler müssen gegenüber Endkunden folgendes klarstellen:
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Transparenz: Dass bei der Erbringung der Leistung eine KI (Amazon Nova Micro) eingesetzt wird.
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Datenschutz: Welche Daten dabei verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck.
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Rechte der Betroffenen: Hinweis auf Auskunfts-, Löschungs- und Widerspruchsrechte nach DSGVO.
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Einschränkung: Ergebnisse der KI sind unterstützend und nicht als rechtsverbindliche oder garantierte Aussagen zu verstehen.
Als Händler seid ihr verpflichtet, eure Mitarbeitenden über die Nutzung von Nova Micro zu informieren:
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Zulässige und unzulässige Dateneingaben (z. B. keine sensiblen personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage).
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Verantwortung der Mitarbeitenden bei der Nutzung (z. B. Pflicht zur menschlichen Prüfung der Ergebnisse).
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Meldewege bei Auffälligkeiten oder Datenschutzvorfällen.
Mitarbeitende sind regelmäßig zu schulen und zu sensibilisieren, damit sie die KI korrekt, sicher und rechtmäßig einsetzen.
22.3.2. Welche Schritte unternimmt AWS, um die Privatsphäre zu schützen?
AWS setzt umfassende technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen ein, um die Sicherheit und den Schutz vertraulicher Daten zu gewährleisten. Dazu gehören internationale Standards wie ISO 27018 (Datenschutz in der Cloud) und SOC 2 Typ II (Prüfung der Datenschutzkontrollen durch unabhängige Stellen). Im Rahmen dieser Zertifizierungen verarbeitet und schützt AWS personenbezogene Daten nach anerkannten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.
22.3.3. Sicherheit
Sicherheit und Compliance stellen eine geteilte Verantwortung zwischen AWS und uns als Kunden von AWS dar. Das Modell der geteilten Verantwortung beschreibt dies als Sicherheit der Cloud selbst und Sicherheit in der Cloud:
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Sicherheit der Cloud: AWS ist verantwortlich für den Schutz der Infrastruktur, auf der AWS Dienste in der AWS Cloud ausgeführt werden. Laut AWS testen und verifizieren externe Prüfer regelmäßig die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen. Weitere Informationen zu den Compliance-Programmen, die für Amazon Nova gelten, sind unter AWS Services im Bereich “Compliance-Programm AWS” zu finden.
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Sicherheit in der Cloud: Die Verantwortung von uns als Anbieter richtet sich nach dem AWS Service, den wir nutzen. Wir sind auch für Faktoren verantwortlich, wie etwa für die Vertraulichkeit unserer Daten, für die Anforderungen unseres Unternehmens und für die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften.
Weitere Informationen zum Thema Sicherheit findet ihr unter:
https://docs.aws.amazon.com/bedrock/latest/userguide/security.html.
22.3.4. Anforderungen für die verantwortungsvolle Nutzung von KI
Wir als Anbieter sowie ihr als Nutzer tragen die Verantwortung für sämtliche Entscheidungen, Empfehlungen, Handlungen und Unterlassungen bezüglich der Nutzung des Dienstes. Die von der KI generierten Ergebnisse sind stets von Euch im Rahmen einer menschlichen Prüfung auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Eignung für den jeweiligen Anwendungsfall zu verifizieren.
Weitere Informationen findet ihr unter:
https://d1.awsstatic.com/legal/ai-responsible-ai-policy/AWS_Responsible_AI_Policy_2023.09.28_DE.pdf.