Vorbereitende Einstellungen vornehmen

Um die Verwaltung von Abonnements so einfach wie möglich zu gestalten, sollten zunächst einige vorbereitende Schritte durchgeführt werden. Konfiguriere die Standardeinstellungen für Abonnements. Diese Einstellungen werden bei der Erstellung eines neuen Abonnements automatisch vorausgewählt, sodass du sie nicht jedes Mal neu festlegen musst, was Zeit spart.

Stelle außerdem sicher, dass die Benutzerrechte zugewiesen sind, insbesondere wenn Back-End-Benutzer mit Abonnements arbeiten sollen.

Details zur Einrichtung der Standardeinstellungen und zur Vergabe der erforderlichen Benutzerrechte findest du in den folgenden beiden Abschnitten.

Du kannst die Tabelle auch an deine Bedürfnisse anpassen, indem du festlegst, welche Informationen in den Tabellenspalten angezeigt werden sollen. Befolge dazu die folgenden Schritte:

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren (settings).
    → Das Fenster Spalten konfigurieren wird geöffnet.

  2. Wähle, welche Spalten angezeigt werden sollen.

  3. Verschiebe (drag_indicator) die Spalten, sodass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie benötigst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Wenn du eine Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Du kannst die Tabellen jederzeit anpassen.

1. Standardeinstellungen festlegen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement kannst du einige grundlegende Einstellungen in Form von Standardeinstellungen für deine Abonnements festlegen.
Die hier festgelegten Einstellungen werden bei der Erstellung neuer Abonnements automatisch vorausgewählt, was deinen Arbeitsablauf erleichtert, wenn du häufig dieselben Konfigurationen verwendest. Du kannst diese Einstellungen jedoch bei Bedarf für einzelne Abonnements individuell anpassen.

Standardeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 1. Standardeinstellungen des Abonnements
Einstellung Erläuterung

Für fällige Abonnements automatisch Aufträge erzeugen

Wähle, ob für jedes Abonnement automatisch Aufträge mit zugeordneter Auftrags-ID erstellt werden sollen, wenn diese fällig sind. Diese Aufträge werden dann automatisch in der Auftragsübersicht eingeordnet und können dort bearbeitet werden.
Hinweis: Die Aufträge werden nicht automatisch erzeugt. Wenn du diese Option nicht aktivierst, müssen die Aufträge somit manuell angestoßen werden.

Standard-Status

Wähle einen Standardstatus, der für Abonnements gelten soll. Dieser Status ist dann für neu angelegte Abonnements vorausgewählt, kann aber individuell angepasst werden. Dir stehen alle Status zur Verfügung, die du in deinem plentymarkets System festgelegt hast.

Standard-Eigner

Wähle einen Standardeigner. Achte darauf, dass der zugewiesene Eigner die benötigten Benutzerrechte für das Abonnement hat.

Standard-Intervall

Wähle optional einen Zeitabstand, in dem die Artikel eines Abonnements standardmäßig verschickt werden sollen. Dieses Intervall ist dann für neu angelegte Abonnements vorausgewählt, kann aber individuell angepasst werden.

Standard-Mandant

Wähle einen Standard-Mandanten, der beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sein soll.

Standard-Herkunft

Wähle eine Standard-Herkunft, die beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sein soll.

Anzeige von hinzugefügten Artikeln im Warenkorb

Wähle, wie die Artikel zum Warenkorb hinzugefügt werden sollen.
Als eine Auftragsposition, Mengen werden erhöht = Gleiche Artikel werden in einer Auftragsposition zusammengefasst und die Menge wird entsprechend angepasst. Dies ist die Standardeinstellung.
Als separate Auftragspositionen = Auch gleiche Artikel werden einzeln hinzugefügt, d.h. jeder Artikel wird in einer eigenen Zeile dargestellt.

1.1. Durchlaufvorschau

Im gleichen Menübereich unter Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement steht dir auch die Durchlaufvorschau zur Verfügung. Klicke oben auf die Schaltfläche Durchlaufvorschau, um eine Auflistung Fälliger Abonnements zu sehen. Die fälligen Abonnements sind aufsteigend nach der Auftrags-ID sortiert. Außerdem siehst du die Laufzeit der Abonnements sowie den letzten und nächsten Durchlauf auf einen Blick.

Das System ruft Informationen zu fälligen Abonnements einmal täglich ab. Die Durchlaufvorschau bietet nicht nur eine Übersicht und die Möglichkeit, fällige Abonnements zu überprüfen, sondern auch die Option, diese sofort auszuführen. Beachte, dass alle fälligen Abonnements gleichzeitig ausgeführt werden; eine Auswahl einzelner Abonnements ist in dieser Ansicht nicht möglich. Informationen zum manuellen Auslösen von Ausführungen für einzelne Abonnements in deren Detailansichten findest du im Kapitel Abgeschlossene Aufträge: Durchläufe.

Wenn fällige Abonnements angezeigt werden, klicke auf Durchlaufvorschau in der unteren rechten Ecke des Fensters, um eine sofortige manuelle Ausführung zu starten. Warte einen Moment, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Nach Abschluss erscheint die Nachricht Durchlauf durchgeführt. Die generierten Bestellungen können dann in der Auftragsübersicht und im Bereich Abgeschlossene Aufträge in der Detailansicht des entsprechenden Abonnements eingesehen werden.

Verwendung der Durchlaufvorschau

Das sofortige Anstoßen aller fälligen Abonnements lässt sich nicht rückgängig machen. In der Auftragsübersicht kannst du die generierten Aufträge allerdings stornieren.

2. Benutzerrechte vergeben

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen Abonnements sehen und bearbeiten können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • Artikel > Artikel > Variante > Lesen

  • Artikel > Artikel > Variante > Preis > Lesen

  • Artikel > Verkaufspreis > Lesen

  • Aufträge > Lesen

  • CRM > Nachricht > Lesen

  • Einrichtung > Tag > Lesen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Wechsele über die Schaltfläche Erweitert (toggle_on) in den erweiterten Modus.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Der einfache Modus und der erweiterte Modus sind miteinander verknüpft. Wenn du also Rechte für Menüs im einfachen Modus aktivierst, sind dazugehörige Berechtigungen auch im erweiterten Modus automatisch aktiv. Diese Verknüpfung existiert allerdings nur in diese Richtung. Wenn du also im erweiterten Modus Berechtigungen vergibst, werden keine Rechte für Menüs oder Plugins aktiviert.

Sollen Mitarbeiter:innen ohne Adminrechte Abonnements auch anlegen können, benötigen diese Mitarbeiter:innen zusätzlich die folgenden Rechte:

  • CRM > Adresse > Lesen

  • CRM > Kontakt > Lesen

  • Einrichtung > Eigenschaft > Lesen

  • Einrichtung > Tag > Tag-Verknüpfung > Löschen

  • POS > POS > Lesen