Automatisierungen im Messenger

Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du Aufgaben mit dem Messenger automatisierst.

Tipp: Anleitungen für nützliche Automatisierungen für den Messenger

Anleitungen zur Erstellung von nützlichen Automatisierungen für den Messenger findest du auf der Handbuchseite Praxisbeispiele: Messenger Automatisierung einrichten.

1. Überblick

2. Ereignisse im Messenger automatisieren

Du hast die Möglichkeit, bestimmte Ereignisse im Messenger zu automatisieren. Zum Beispiel kannst du eine Automatisierung erstellen, die bei Eingang einer Nachricht automatisch den Versand einer E-Mail-Vorlage an den Kontakt auslöst. Oder du stellst ein, dass alle Abonnent:innen der Konversation eine Nachricht als Erinnerung erhalten, wenn die Konversation in einen bestimmten Status gelangt. Dir stehen dazu eine Vielzahl an Filtern, Aktionen und Auslösern zur Verfügung.

messenger automatisierung uebersicht
Bild 1. Übersicht im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung

2.1. Spalten konfigurieren

Klicke in der Übersicht oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Im Folgenden findest du die verfügbaren Spalten in der Übersicht:

  • ID

  • Name

  • Aktiv

    • Du kannst den Status direkt in der Übersicht von Aktiv auf Inaktiv oder andersherum anpassen.

  • Typ

    • Zeigt den Typ der Automatisierung an: Zeitbasiert oder Ereignisbasiert.

  • Auslöser

  • Beschreibung

  • Letzte Änderung

    • Datum und Uhrzeit, wann die Automatisierung zuletzt geändert wurde

  • Letzte Ausführung

    • Datum und Uhrzeit, wann die Automatisierung zuletzt ausgeführt wurde.

  • Aktionen

    • Mit einem Klick auf more_vert kannst du die Automatisierung kopieren oder löschen.

2.2. Neue Automatisierung erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine neue Automatisierung zu erstellen.

Automatisierung erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf auto_mode Automatisierung.

  2. Klicke auf add Automatisierung hinzufügen.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 1. Automatisierung erstellen
Einstellung Erläuterung

Details

Inaktiv / Aktiv

Standardmäßig sind alle neu erstellten Automatisierungen bereits auf Aktiv (toggle_on) gestellt. Wenn du die Automatisierung noch nicht aktivieren möchtest, stelle sie auf Inaktiv (toggle_off).

Name

Gib einen Namen für die Automatisierung ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

Beschreibung

Gib einen Text ein, der kurz zusammenfasst, was diese Automatisierung auslösen soll. Dieses Feld ist optional. Eine Beschreibung kann dir später in der Übersicht hilfreich sein.

Typ

Wähle den Typ aus der Dropdown-Liste. Dies ist ein Pflichtfeld.
Verfügbare Typen: Zeitbasiert und Ereignisbasiert. Je nachdem, welchen Typ du wählst, werden dir nachfolgend unterschiedliche Filter und Auslöser angezeigt.

Filter

Filter hinzufügen

Klicke auf add (Filter hinzufügen), um neue Filter für diese Automatisierung hinzuzufügen. Alle verfügbaren Filter und deren Erläuterungen findest du im Kapitel Filter hinzufügen.

Auslöser

Auslöser hinzufügen

Klicke auf add (Auslöser hinzufügen), um neue Auslöser für diese Automatisierung hinzuzufügen. Alle verfügbaren Auslöser und deren Erläuterungen findest du im Kapitel Auslöser hinzufügen.

Aktion

Aktion hinzufügen

Klicke auf add (Aktion hinzufügen), um neue Aktionen für diese Automatisierung hinzuzufügen. Alle verfügbaren Aktionen und deren Erläuterungen findest du im Kapitel Aktionen hinzufügen.

2.3. Filter hinzufügen

Erfahre in den folgenden beiden Unterkapiteln, welche ereignisbasierten und zeitbasierten Filter dir zur Verfügung stehen.
Klicke auf add (Filter hinzufügen), um einen neuen Filter hinzuzufügen.

2.3.1. Ereignisbasierte Filter

Tabelle 2 listet die verfügbaren Filter auf, die dir zur Verfügung stehen, wenn du den Automatisierungstyp Ereignisbasiert gewählt hast.

Tabelle 2. Verfügbare ereignisbasierte Filter
Filter Erläuterung

Absender-E-Mail-Adresse

Gib die exakte Absender-E-Mail-Adresse ein.
Hinweis: Dieser Filter prüft, ob die Absender-E-Mail-Adresse genau mit der im Filter definierten E-Mail-Adresse übereinstimmt. Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen getrennt durch ein Komma eingeben.

Alter der Konversation

Wähle einen Vergleichsoperator aus der Dropdown-Liste und gib im Eingabefeld eine Zahl für das Alter in Tagen ein.
Du kannst eine Zahl zwischen 1 und 365 eingeben.
Die verfügbaren Vergleichsoperatoren und deren Bedeutung findest du in der folgenden aufklappbaren Box:

Verfügbare Vergleichsoperatoren
Operator Erläuterung

=

Ist gleich.
Es werden nur Konversationen mit dem Alter berücksichtigt, die exakt der eingegebenen Zahl entsprechen.

<

Kleiner als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die jünger sind als die eingegebene Zahl.

>

Größer als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die älter sind als die eingegebene Zahl.

<=

Kleiner oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die jünger sind als die eingegebene Zahl oder exakt der eingegebenen Zahl entsprechen.

>=

Größer oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die älter sind als die eingegebene Zahl oder exakt der eingegebenen Zahl entsprechen.

Auftragstyp

Wähle einen Auftragstyp aus der Liste.

Betreff enthält

Gib den Text ein, der im Betreff enthalten ist. Klicke auf Betreff hinzufügen (), um weitere Betreff-Einträge zum Filter hinzuzufügen. Es werden Konversationen angezeigt, bei denen mindestens einer der Einträge übereinstimmt.
Hinweis: Dieser Filter prüft, ob der Betreff der Konversation alle im Filter definierten Wörter enthält. Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Du kannst die Wörter in beliebiger Reihenfolge getrennt durch ein Leerzeichen eingeben.

Bewertung des Kontakts

Wähle eine Bewertung in Form von Sternen aus der Liste. 5 gelbe Sterne stehen für die beste Bewertung und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Deadline der Konversation

Wähle einen Wert aus der Liste.
Verfügbare Werte: Gestern, Heute, Morgen, Überschritten, In der Zukunft.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Liste.

Erledigt

Wähle Ja oder Nein aus der Liste. Standardmäßig ist Nein gewählt.

Ersteller:in der Konversation

Wähle (check_box) eine oder mehrere Ersteller:innen aus der Liste. Dies ist die Person, die die erste Konversation erstellt hat.

Follow-up-Datum der Konversation

Wähle einen Wert aus der Liste.
Verfügbare Werte: Vorgestern, Gestern, Heute, Morgen, Übermorgen, In drei Tagen, In vier Tagen, In fünf Tagen, In sechs Tagen, In sieben Tagen.

Gruppe, Typ und Status der Konversation

Wähle zunächst die Gruppe. Wähle (check_box) dann einen oder mehrere Typen aus der Liste. Wähle (check_box) anschließend einen oder mehrere zum Typ gehörige Status aus der Liste.

Herkunft der Konversation

Wähle (check_box) eine oder mehrere Herkünfte aus der Liste.
Verfügbare Werte: Backend, REST, Plugin, System.

Job-Titel des Kontakts

Wähle (check_box) einen oder mehrere Job-Titel aus der Liste.
Hinweis: Hier stehen alle Job-Titel zur Auswahl, die im Menü Einrichtung » CRM » Job-Titel verfügbar sind.

Klasse des Kontakts

Wähle (check_box) eine oder mehrere Klassen aus der Liste.

Konversation gehört zu einer Gastbestellung

Wähle Ja oder Nein aus der Liste. Standardmäßig ist die Einstellung auf Nein.
Ja = Die Konversation hat eine Verknüpfung zu einem Auftrag, der eine Gastbestellung ist.
Nein = Die Konversation hat keine Verknüpfung zu einem Auftrag, der eine Gastbestellung ist.

Letzte Änderung der Konversation

Wähle einen Vergleichsoperator aus der Dropdown-Liste und gib im Eingabefeld eine Zahl in Tagen ein.
Du kannst eine Zahl zwischen 1 und 365 eingeben.
Die verfügbaren Vergleichsoperatoren und deren Bedeutung findest du in der folgenden aufklappbaren Box:

Verfügbare Vergleichsoperatoren
Operator Erläuterung

=

Ist gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung exakt der eingegebenen Zahl entspricht.

<

Kleiner als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung vor der eingegebenen Zahl liegt.

>

Größer als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung nach der eingegebenen Zahl liegt.

<=

Kleiner oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung vor der eingegebenen Zahl liegt oder exakt der eingegebenen Zahl entspricht.

>=

Größer oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung nach der eingegebenen Zahl liegt oder exakt der eingegebenen Zahl entspricht.

Letzte Nachricht enthält

Gib den Text ein, der in der letzten Nachricht enthalten ist.
Hinweis: Dieser Filter prüft, ob die letzte Nachricht der Konversation alle im Filter definierten Wörter enthält. Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Du kannst die Wörter in beliebiger Reihenfolge getrennt durch ein Leerzeichen eingeben.

Letzte Nachricht wurde geflüstert

Wähle Ja oder Nein aus der Liste. Standardmäßig ist die Einstellung auf Nein.
Ja = Die letzte Nachricht in der Konversation wurde geflüstert.
Nein = Die letzte Nachricht in der Konversation wurde nicht geflüstert.

Mandant des Kontakts

Wähle (check_box) einen oder mehrere Mandanten aus der Liste.

Posteingang der Konversation

Wähle (check_box) einen oder mehrere Posteingänge aus der Liste.

Priorität der Konversation

Wähle die Priorität aus der Liste.
Verfügbare Werte:

  • keyboard_double_arrow_up Sehr hoch

  • arrow_upward Hoch

  • Mittel

  • arrow_downward Niedrig

  • keyboard_double_arrow_down Sehr niedrig

Sprache des Kontakts

Wähle (check_box) eine oder mehrere Sprachen aus der Liste.

Tags der Konversation

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste.
Stelle zusätzlich unter Vergleichsoperator ein, ob die Konversation Exakt diese Tags, Mindestens diese Tags oder Keine dieser Tags enthalten muss, damit dieser Filter greifen kann.

Tags des Auftrags

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste.
Hinweis: Damit dieser Filter greifen kann, muss mindestens ein Auftrag alle gewählten Filter enthalten.

Tags des Kontakts

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste.
Hinweis: Damit dieser Filter greifen kann, muss mindestens ein Kontakt alle gewählten Filter enthalten.

Typ des Kontakts

Wähle (check_box) einen oder mehrere Typen aus der Liste.

2.3.2. Zeitbasierte Filter

Tabelle 3 listet die verfügbaren Filter auf, die dir zur Verfügung stehen, wenn du den Automatisierungstyp Zeitbasiert gewählt hast.

Tabelle 3. Verfügbare zeitbasierte Filter
Filter Erläuterung

Alter der Konversation

Wähle einen Vergleichsoperator aus der Dropdown-Liste und gib im Eingabefeld eine Zahl für das Alter in Tagen ein.
Du kannst eine Zahl zwischen 1 und 365 eingeben.
Die verfügbaren Vergleichsoperatoren und deren Bedeutung findest du in der folgenden aufklappbaren Box:

Verfügbare Vergleichsoperatoren
Operator Erläuterung

=

Ist gleich.
Es werden nur Konversationen mit dem Alter berücksichtigt, die exakt der eingegebenen Zahl entsprechen.

<

Kleiner als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die jünger sind als die eingegebene Zahl.

>

Größer als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die älter sind als die eingegebene Zahl.

<=

Kleiner oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die jünger sind als die eingegebene Zahl oder exakt der eingegebenen Zahl entsprechen.

>=

Größer oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, die älter sind als die eingegebene Zahl oder exakt der eingegebenen Zahl entsprechen.

Deadline der Konversation

Wähle einen Wert aus der Liste.
Verfügbare Werte: Gestern, Heute, Morgen, Überschritten, In der Zukunft.

Ersteller:in der Konversation

Wähle (check_box) eine oder mehrere Ersteller:innen aus der Liste. Dies ist die Person, die die erste Konversation erstellt hat.

Priorität der Konversation

Wähle die Priorität aus der Liste.
Verfügbare Werte:

  • keyboard_double_arrow_up Sehr hoch

  • arrow_upward Hoch

  • Mittel

  • arrow_downward Niedrig

  • keyboard_double_arrow_down Sehr niedrig

Gruppe, Typ und Status der Konversation

Wähle zunächst den Typ und dann den zum Typ gehörigen Status aus den Listen.

Herkunft der Konversation

Wähle (check_box) eine oder mehrere Herkünfte aus der Liste.
Verfügbare Werte: Backend, REST, Plugin, System.

Posteingang der Konversation

Wähle (check_box) einen oder mehrere Posteingänge aus der Liste.

Letzte Änderung der Konversation

Wähle einen Vergleichsoperator aus der Dropdown-Liste und gib im Eingabefeld eine Zahl in Tagen ein.
Du kannst eine Zahl zwischen 1 und 365 eingeben.
Die verfügbaren Vergleichsoperatoren und deren Bedeutung findest du in der folgenden aufklappbaren Box:

Verfügbare Vergleichsoperatoren
Operator Erläuterung

=

Ist gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung exakt der eingegebenen Zahl entspricht.

<

Kleiner als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung vor der eingegebenen Zahl liegt.

>

Größer als.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung nach der eingegebenen Zahl liegt.

<=

Kleiner oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung vor der eingegebenen Zahl liegt oder exakt der eingegebenen Zahl entspricht.

>=

Größer oder gleich.
Es werden nur Konversationen berücksichtigt, deren letzte Änderung nach der eingegebenen Zahl liegt oder exakt der eingegebenen Zahl entspricht.

Tags des Auftrags

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste.
Hinweis: Damit dieser Filter greifen kann, muss mindestens ein Auftrag alle gewählten Filter enthalten.

Tags der Konversation

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste.

Tags des Kontakts

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste.
Hinweis: Damit dieser Filter greifen kann, muss mindestens ein Kontakt alle gewählten Filter enthalten.

Betreff enthält

Gib den Text ein, der im Betreff enthalten ist. Klicke auf Betreff hinzufügen (), um weitere Betreff-Einträge zum Filter hinzuzufügen. Es werden Konversationen angezeigt, bei denen mindestens einer der Einträge übereinstimmt.
Hinweis: Dieser Filter prüft, ob der Betreff der Konversation alle im Filter definierten Wörter enthält. Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Du kannst die Wörter in beliebiger Reihenfolge getrennt durch ein Leerzeichen eingeben.

Absender-E-Mail-Adresse

Gib die exakte Absender-E-Mail-Adresse ein.
Hinweis: Dieser Filter prüft, ob die Absender-E-Mail-Adresse genau mit der im Filter definierten E-Mail-Adresse übereinstimmt. Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen getrennt durch ein Komma eingeben.

Erledigt

Wähle Ja oder Nein aus der Liste. Standardmäßig ist Nein gewählt.

Follow-up-Datum der Konversation

Wähle einen Wert aus der Liste.
Verfügbare Werte: Vorgestern, Gestern, Heute, Morgen, Übermorgen, In drei Tagen, In vier Tagen, In fünf Tagen, In sechs Tagen, In sieben Tagen.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Liste.

2.4. Aktionen hinzufügen

Erfahre in diesem Kapitel, welche Aktionen dir zur Verfügung stehen.
Klicke auf add (Aktion hinzufügen), um eine neue Aktion hinzuzufügen.

Tabelle 4. Verfügbare Aktionen
Aktion Erläuterung

Abonnent:innen hinzufügen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Abonnent:innen aus der Liste, um diese der Konversation hinzuzufügen.

Als erledigt markieren

Wähle Ja oder Nein aus der Liste, um die Konversation als erledigt oder nicht erledigt zu markieren.

Antwort hinzufügen

  • Wähle eine E-Mail-Vorlage aus der Liste Vorlage. Dies ist eine Pflichteinstellung.

  • Wähle im Feld Flüstern, ob die Nachricht geflüstert werden soll. Standardmäßig ist die Einstellung auf Nein gesetzt.

  • Gib im Feld Zusätzliche Empfänger:innen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Die E-Mail wird dann alle eingegebenen E-Mail-Adressen versendet.

  • Wähle (check_box) im Feld Abonnent:innen die Abonnent:innen aus der Liste, damit diese die Nachricht in Kopie erhalten.

  • Wähle im Feld Alle Abonnent:innen benachrichtigen, ob die Nachricht an alle Abonnent:innen gesendet werden soll. Standardmäßig ist die Einstellung auf Nein gesetzt.

Aus Ordner entfernen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Ordner aus der Liste, um die Konversation aus diesen Ordnern zu entfernen.

Bewertung am Kontakt setzen

Wähle eine Bewertung in Form von Sternen aus der Liste. 5 gelbe Sterne stehen für die beste Bewertung und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Deadline ändern

Wähle + oder - aus der Liste Operator und gib dann eine Zahl in Tagen ein.

Auftragsstatus ändern

Wähle einen Auftragsstatus aus der Liste.

E-Mail senden

  • Wähle eine E-Mail-Vorlage aus der Liste Vorlage. Dies ist eine Pflichteinstellung.

  • Gib im Feld E-Mail-Adressen der Empfänger:innen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Die E-Mail wird dann alle eingegebenen E-Mail-Adressen versendet.

  • Wähle (check_box) im Feld Benutzer:innen die Benutzer:innen aus der Liste, damit diese die Nachricht in Kopie erhalten.

  • Wähle im Feld E-Mail an alle Abonnent:innen der Konversation senden, ob die Nachricht an alle Abonnent:innen gesendet werden soll. Standardmäßig ist die Einstellung auf Nein gesetzt.

Eigner hinzufügen

Wähle zunächst aus der ersten Liste eine Rolle und aus zweiten Liste den dazugehörigen Eigner, um diese der Konversation hinzuzufügen.

Gruppe, Typ und Status setzen

Wähle aus der ersten Liste die Gruppe, aus der zweiten Liste den Typ und aus der dritten Liste den zum Typ gehörigen Status.
Hinweis Aufgrund der direkten Integration können eBay-Konversationen nicht neu zugewiesen werden.

Priorität setzen

Wähle die Priorität aus der Liste.
Verfügbare Werte:

  • keyboard_double_arrow_up Sehr hoch

  • arrow_upward Hoch

  • Mittel

  • arrow_downward Niedrig

  • keyboard_double_arrow_down Sehr niedrig

Tags vom Auftrag entfernen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste, um diese Tags vom Auftrag zu entfernen.

Tags vom Kontakt entfernen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste, um diese Tags vom Kontakt zu entfernen.

Tags von der Konversation entfernen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste, um diese Tags von der Konversation zu entfernen.

Tags zum Auftrag hinzufügen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste, um diese Tags dem Auftrag hinzuzufügen.

Tags zum Kontakt hinzufügen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste, um diese Tags dem Kontakt hinzuzufügen.

Tags zur Konversation hinzufügen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags aus der Liste, um diese Tags der Konversation hinzuzufügen.

Zu Ordner hinzufügen

Wähle (check_box) einen oder mehrere Ordner aus der Liste, um die Konversation diesen Ordnern hinzuzufügen.

Konversation archivieren

Diese Aktion verschiebt die Konversation ins Archiv.

Konversation löschen

Diese Aktion löscht die Konversation.

2.5. Auslöser hinzufügen

2.5.1. Ereignisbasierte Auslöser hinzufügen

Im Folgenden findest du die verfügbaren ereignisbasierten Auslöser.

Mehrere Auslöser als ODER-Bedingungen einrichten

Füge mehrere Auslöser zu einer Automatisierung hinzu, um eine ODER-Bedingung zu erzeugen. Die Automatisierung wird ausgelöst, sobald mindestens einer der Auslöser aktiviert wird.

  • Auftrag als Empfänger hinzugefügt
    Löst die Automatisierung aus, sobald einer Konversation ein Auftrag (bzw. Auftrags-ID) als Empfänger:in hinzugefügt wurde.

  • Deadline der Konversation wurde geändert
    Löst die Automatisierung aus, sobald die Deadline einer Konversation geändert wurde.

  • Erledigt-Status wurde geändert
    Löst die Automatisierung aus, sobald der Erledigt-Status einer Konversation geändert wurde.

  • Konversation wurde als gelesen markiert
    Löst die Automatisierung aus, sobald eine Konversation als gelesen markiert wurde.

  • Neue Antwort vom Benutzer
    Löst die Automatisierung aus, sobald Benutzer:innen eine neue Antwort senden. Dies gilt nicht für neu erstellte Konversationen.

  • Neue Antwort vom Kontakt
    Löst die Automatisierung aus, sobald eine neue Antwort vom Kontakt gesendet wurde.

  • Neue Konversation vom Benutzer
    Löst die Automatisierung aus, sobald Benutzer:innen eine neue Konversation starten.

  • Neue Konversation vom Kontakt
    Löst die Automatisierung aus, sobald eine neue Konversation vom Kontakt erstellt wurde.

  • Priorität der Konversation wurde geändert
    Löst die Automatisierung aus, sobald die Priorität einer Konversation geändert wurde.

  • Status der Konversation wurde geändert
    Löst die Automatisierung aus, sobald der Status einer Konversation geändert wurde.

  • Tag wurde von Konversation entfernt
    Löst die Automatisierung aus, sobald ein Tag von einer Konversation entfernt wurde.

  • Tag wurde zur Konversation hinzugefügt
    Löst die Automatisierung aus, sobald ein Tag zu einer Konversation hinzugefügt wurde.

2.5.2. Zeitbasierte Auslöser erstellen

Wenn du in einer zeitbasierte Automatisierung auf add (Auslöser hinzufügen) klickst, öffnet sich das Fenster Auslöser erstellen. Wähle hier aus der Liste Wiederhole eines der Intervalle Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.

Je nachdem, welches Wiederholungsintervall du wählst, stehen dir unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Diese findest du in der folgenden Tabelle.

Tabelle 5. Zeitbasierten Auslöser erstellen
Auslöser Erläuterung

Täglich

Uhrzeit

Wähle eine Uhrzeit aus der Liste.

Wöchentlich

Wochentag

Wähle einen Wochentag aus der Liste.

Uhrzeit

Wähle eine Uhrzeit aus der Liste.

Monatlich

Am

Die folgenden Werte stehen dir zur Verfügung: Tag, ersten, zweiten, dritten, vierten, letzten.
Wenn du die Option Tag wählst, wird das Feld Tag des Monats sichtbar. Gib hier eine Zahl zwischen 1 und 31 ein.
Wenn du eine der Optionen ersten, zweiten, dritten, vierten, letzten wählst, wird die Liste Tag sichtbar. Wähle hier einen Wochentag aus der Liste.

Uhrzeit

Wähle eine Uhrzeit aus der Liste.

2.6. Automatisierung suchen

In der Übersicht im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung kannst du alle erstellten Automatisierungen in einer Liste öffnen oder du wählst Filter (tune), um die Suchergebnisse einzugrenzen.

Automatisierung suchen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf auto_mode Automatisierung.

    • Möglichkeit 1: Klicke auf search, um eine Liste aller Automatisierungen zu sehen.

    • Möglichkeit 2: Gib die ID oder den Namen der Automatisierung im Suchfeld ein und wähle dann den passenden Filter aus der Vorschlagsliste.

    • Möglichkeit 3: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.

  2. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern in Tabelle 6.

Tabelle 6. Filteroptionen
Filter Erläuterung

ID

Gib die ID der Automatisierung ein, um nach der Automatisierung mit genau dieser ID zu suchen.

Aktiv

Wähle Aktiv, um nur nach aktiven Automatisierungen zu suchen.
Wähle Inaktiv, um nur nach inaktiven Automatisierungen zu suchen.

Name

Gib ein Wort ein, um nur nach Automatisierungen zu suchen, die dieses Wort im Namen enthalten.

Beschreibung

Gib ein Wort ein, um nur nach Automatisierungen zu suchen, die dieses Wort in der Beschreibung enthalten.

Typ

Wähle Ereignisbasiert, um nur nach Automatisierungen mit diesem Typ zu suchen.
Wähle Zeitbasiert, um nur nach Automatisierungen mit diesem Typ zu suchen.

Auslöser

Wähle einen Auslöser aus der Liste, um nur nach Automatisierungen, die diesen Auslöser enthalten, zu suchen. Verfügbare Auslöser:

  • Ereignisbasiert

    • Auftrag als Empfänger hinzugefügt

    • Deadline der Konversation wurde geändert

    • Erledigt Status wurde geändert

    • Konversation wurde als gelesen markiert

    • Neue Antwort vom Benutzer

    • Neue Antwort vom Kontakt

    • Neue Konversation vom Benutzer

    • Neue Konversation vom Kontakt

    • Priorität der Konversation wurde geändert

    • Status der Konversation wurde geändert

    • Tag wurde von Konversation entfernt

    • Tag wurde zur Konversation hinzugefügt

  • Zeitbasiert

    • Zeitbasiertes Ereignis

Filter

Wähle einen Filter aus der Liste, um nur nach Automatisierungen, die diesen Filter enthalten, zu suchen. Verfügbare Filter:

  • Ereignisbasierte Filter

    • Absender-E-Mail-Adresse

    • Alter der Konversation

    • Betreff enthält

    • Bewertung des Kontakts

    • Deadline der Konversation

    • Eigner

    • Erledigt

    • Ersteller:innen der Konversation

    • Follow-up-Datum der Konversation

    • Gruppe, Typ und Status der Konversation

    • Herkunft der Konversation

    • Job-Titel des Kontakts

    • Klasse des Kontakts

    • Konversation gehört zu einer Gastbestellung

    • Letzte Änderung der Konversation

    • Mandant des Kontakts

    • Posteingang der Konversation

    • Priorität der Konversation

    • Sprache des Kontakts

    • Tags der Konversation

    • Tags des Auftrags

    • Tags des Kontakts

    • Typ des Kontakts

  • Zeitbasierte Filter

    • Absender-E-Mail-Adresse

    • Alter der Konversation

    • Betreff enthält

    • Deadline der Konversation

    • Eigner

    • Erledigt

    • Ersteller:innen der Konversation

    • Follow-up-Datum der Konversation

    • Gruppe, Typ und Status der Konversation

    • Herkunft der Konversation

    • Letzte Änderung der Konversation

    • Posteingang der Konversation

    • Priorität der Konversation

    • Tags der Konversation

    • Tags des Auftrags

    • Tags des Kontakts

Aktion

Wähle eine Aktion aus der Liste, um nur nach Automatisierungen, die diese Aktion enthalten, zu suchen. Verfügbare Aktionen:

  • Abonnent:innen hinzufügen

  • Als erledigt markieren

  • Antwort hinzufügen

  • Aus Ordner entfernen

  • Bewertung am Kontakt setzen

  • Deadline ändern

  • E-Mail senden

  • Eigner hinzufügen

  • Gruppe, Typ und Status setzen

  • Priorität setzen

  • Tags vom Auftrag entfernen

  • Tags vom Kontakt entfernen

  • Tags von der Konversation entfernen

  • Tags zum Auftrag hinzufügen

  • Tags zum Kontakt hinzufügen

  • Tags zur Konversation hinzufügen

  • Zu Ordner hinzufügen

  • Konversation archivieren

  • Konversation löschen

replay

Setzt die gewählten Filtereinstellungen zurück.

search SUCHEN

Führt die Suche aus. Die gefundenen Automatisierungen werden in der Übersicht angezeigt.
Tipp: Setze keine Filter, wenn du alle Automatisierungen in der Übersicht sehen möchtest.

2.7. Automatisierung kopieren

Wenn du eine vorhandene Automatisierung anpassen möchtest, zum Beispiel einen anderen Auslöser wählen möchtest, die Filter und Aktionen aber gleich bleiben sollen, ist es nicht notwendig eine neue Automatisierung von Grund auf neu zu erstellen. Du kannst eine vorhandene Automatisierung stattdessen auch kopieren und dann die gewünschte Änderung vornehmen.

Automatisierung kopieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung.

  2. Suche die Automatisierung anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Automatisierung suchen.

  3. Klicke in der Übersicht in der Zeile der Automatisierung, die du kopieren möchtest, auf more_vert und dann auf content_copy Kopieren.
    → Das Fenster Automatisierung "Name der Automatisierung" kopieren öffnet sich.

  4. Gib den Namen für die Kopie ein.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Nimm die gewünschten Änderungen in der kopierten Automatisierung vor.

2.8. Automatisierung löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Automatisierung zu löschen.

Automatisierung löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung.

  2. Suche die Automatisierung anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern im Kapitel Automatisierung suchen.

  3. Klicke in der Übersicht in der Zeile der Automatisierung, die du löschen möchtest, auf more_vert und dann auf delete Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage erscheint.

  4. Klicke auf delete Löschen.
    → Die Automatisierung wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.