Vorbereitende Einstellungen vornehmen

Wenn du den Messenger nutzen möchtest, musst du zunächst einige vorbereitende Einstellungen vornehmen. In diesem Kapitel leiten wir dich durch die wichtigsten vorbereitenden Einstellungen für den Messenger.

1. Überblick

Hier findest du die nachfolgenden Inhalte für vorbereitende Einstellungen für den Messenger:

2. Messenger-Setup für Marktplätze

Nachfolgend wird dir erklärt, wie du unterschiedliche Kanäle wie Amazon, eBay, Kaufland und OTTO für den Empfang von Nachrichten im Messenger konfigurieren kannst. Die unterschiedlichen Marktplätze stellen außerdem spezifische Anforderungen an die Inhalte der Nachrichten. Diese Anforderungen müssen für eine reibungslose Kommunikation stets beachtet werden.

Eine E-Mail-Adresse pro Marktplatz

Für die Konfiguration des Messengers für die verschiedenen Marktplätze empfehlen wir, jeweils eine eigene E-Mail-Adresse zu verwenden.
Tabelle 1. Messenger-Setup für Marktplätze und Anforderungen der Marktplätze an Nachrichten
Marktplatz Setup Anforderungen

Amazon

Messenger-Setup für Amazon

Du verwendest die PlentyONE Gruppe Amazon.
Hinweis: Dies ist für die korrekte Funktion des Messengers erforderlich.

Der Betreff der Nachricht muss das Wort "Wichtig" enthalten.
Nachrichten dürfen keine Links enthalten.

bol

Erstelle einen neuen Allgemeinen Kanal im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle.

Keine spezifischen Anforderungen.

eBay

Messenger-Setup für eBay

Du verwendest die PlentyONE Gruppe eBay.
Hinweis: Dies ist für die korrekte Funktion des Messengers erforderlich.

Nachrichten dürfen keine Anhänge enthalten.
Nachrichten dürfen maximal ein Bild enthalten.
Nachrichten dürfen keine Bilder im Fließtext enthalten.
Nachrichten dürfen keine Links enthalten.

Kaufland

Messenger-Setup für Kaufland

Du verwendest die PlentyONE Gruppe Kaufland.
Hinweis: Dies ist für die korrekte Funktion des Messengers erforderlich.

Die Liste der Empfänger darf keinen Auftrag enthalten.
Die Liste der Empfänger darf keinen Kontakt enthalten, sondern nur die E-Mail-Adresse(n).
Nachrichten dürfen keine Links enthalten.

limango

Erstelle einen neuen Allgemeinen Kanal im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle.

Keine spezifischen Anforderungen.

Netto

Erstelle einen neuen Allgemeinen Kanal im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle.

Keine spezifischen Anforderungen.

OTTO

Messenger-Setup für OTTO

Du verwendest die PlentyONE Gruppe OTTO.
Hinweis: Dies ist für die korrekte Funktion des Messengers erforderlich.

Die Liste der Empfänger darf keinen Auftrag enthalten.
Die Liste der Empfänger darf keinen Kontakt enthalten, sondern nur die E-Mail-Adresse(n).
Nachrichten dürfen keine Links enthalten.

Shopify

Erstelle einen neuen Allgemeinen Kanal im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle.

Keine spezifischen Anforderungen.

WooCommerce

Erstelle einen neuen Allgemeinen Kanal im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle.

Keine spezifischen Anforderungen.

Zalando

Erstelle einen neuen Allgemeinen Kanal im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle.

Keine spezifischen Anforderungen.

Wenn Benutzer:innen ohne Admin-Rechte mit dem Messenger arbeiten sollen, muss eine Person mit Admin-Zugang zunächst Rechte für diese Benutzer:innen vergeben. Außerdem musst du Tags erstellen, damit diese für den Messenger zur Verfügung stehen und auch für die Tags bestimmte Rechte vergeben.

2.1. Rechte vergeben

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen Nachrichten im Messenger sehen und erstellen, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • CRM > Nachricht > Lesen

  • CRM > Nachricht > Erstellen

  • CRM > Messenger > Lesen

  • CRM > Messenger > Aktualisieren

  • CRM > Messenger > Erstellen

  • Kommentare > Lesen

  • Kommentare > Erstellen

  • Einrichtung > Tag > Lesen

  • Einrichtung > Tag > Erstellen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Wechsele über die Schaltfläche Erweitert (toggle_on) in den erweiterten Modus.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Der einfache Modus und der erweiterte Modus sind miteinander verknüpft. Wenn du also Rechte für Menüs im einfachen Modus aktivierst, sind dazugehörige Berechtigungen auch im erweiterten Modus automatisch aktiv. Diese Verknüpfung existiert allerdings nur in diese Richtung. Wenn du also im erweiterten Modus Berechtigungen vergibst, werden keine Rechte für Menüs oder Plugins aktiviert.

3. Gruppen, Typen und Status verwalten

Im Messenger stehen dir übergeordnete Gruppen zur Verfügung. Dies ermöglicht, einen guten Überblick über einzelne Marktplätze zu behalten und auch verschiedene Typen und Status zum Beispiel für einzelne Marktplätze getrennt voneinander zu bearbeiten.
Mit einem Klick auf die jeweilige Gruppe kannst du zwischen den verschiedenen Gruppen und den dazugehörigen Konversationen im Messenger hin- und herwechseln.

Standardmäßig sind die Gruppen Alle und Allgemein in deinem System vorhanden und aktiviert.
Die Gruppen Amazon, eBay, OTTO, Kaufland, Kontaktnotizen und Automatisch versendete E-Mails sind ebenfalls in deinem System vorhanden, müssen aber erst sichtbar geschaltet werden, damit du sie im Messenger sehen kannst. Du kannst die Gruppen auch umbenennen.

  • Die Gruppe eBay enthält alle eBay-Nachrichten aus deinem verknüpften eBay-Konto. Die Nachrichten werden dann direkt bei eBay abgerufen und in dein System importiert.

  • Die Gruppen Amazon , OTTO und Kaufland sind für den Empfang von E-Mails über den entsprechenden Marktplatz voreingestellt.

  • Die Gruppe Automatisch versendete E-Mails wird standardmäßig verwendet, wenn automatische E-Mails im Messenger gesammelt werden.

  • In der Gruppe Kontaktnotizen werden alle internen Kontaktnotizen angezeigt, die für die Kontakte im Kontaktdatensatz im Bereich Kontaktnotizen erstellt wurden.

Gruppe einem Kanal zuweisen

Zur optimalen Nutzung des Messengers empfehlen wir die Verwendung eines Kanals pro Marktplatz, damit eingehende und ausgehende Nachrichten entsprechend gruppiert werden können. Beachte dabei, dass du die korrekte Gruppe bei der Konfiguration des jeweiligen Kanals zugewiesen hast.

Füge außerdem für jede Gruppe Typen und Status hinzu, damit du deine Konversationen je nach Gruppe noch übersichtlicher darstellen kannst.

3.1. Gruppe erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine neue Gruppe für den Messenger zu erstellen. Beachte, dass nur eine Person mit Admin-Rechten Gruppen erstellen kann.

Gruppe erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Gruppen, Typen und Status.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf checklist_rtl Gruppen, Typen und Status.

  2. Klicke auf add Gruppe hinzufügen.

  3. Gib eine Position ein.

  4. Gib den deutschen Namen für die Gruppe ein.

  5. Klicke auf add (Sprache hinzufügen), um den Gruppennamen auch in Englisch hinzuzufügen.

  6. Klicke auf save.
    → Die Gruppe wird erstellt und der Bereich Typen wird automatisch geöffnet.

  7. Nimm die Einstellungen wie im Kapitel Typen und Status hinzufügen beschrieben vor.

3.2. Gruppe sichtbar schalten

Gehe wie im Folgenden vor, um eine Gruppe für den Messenger sichtbar zu schalten.

Gruppe sichtbar schalten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Gruppen, Typen und Status.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf checklist_rtl Gruppen, Typen und Status.

  2. Klicke in der Zeile der Gruppe, die du sichtbar schalten möchtest, auf toggle_on Sichtbar.

  3. Klappe die Gruppe auf und nimm weitere Änderungen an den Typen und Status vor, wenn gewünscht.

  4. Speichere (save) die Einstellungen.

messenger gruppen sichtbar
Bild 1. Gruppe sichtbar schalten

3.3. Gruppe umbenennen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Messenger-Gruppe umzubenennen.

Gruppe umbenennen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Gruppen, Typen und Status.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf checklist_rtl Gruppen, Typen und Status.

  2. Klicke in der Zeile der Gruppe, die du umbenennen möchtest, damit sich die Detailansicht der Gruppe öffnet.

  3. Gib im Bereich Namen einen neuen Namen in der jeweiligen Sprache ein oder entferne eine Sprache mit einem Klick auf delete Sprache entfernen.

  4. Speichere (save) die Einstellungen.

3.4. Standardgruppe wählen

Im Menü E-Mail-Konten im Bereich Messenger-Integration wählst du unter Gruppen eine Standardgruppe aus. Diese Gruppe wird dann neuen Konversationen in diesem Posteingang zugewiesen. Du findest das Menü unter Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite EmailBuilder.

Tipp: Ein Kanal pro Marktplatz

Erstelle für jeden Marktplatz einen Kanal und wähle entsprechend die Standardgruppe dafür aus.

3.5. Typen und Status hinzufügen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Gruppen Typen und Status hinzuzufügen. Beachte, dass nur eine Person mit Admin-Rechten Typen und Status erstellen kann.

3.5.1. Typ und Status hinzufügen

Du kannst beliebig viele Typen für eine Messenger-Gruppe erstellen, z.B. Kund:innenanfrage oder Beschwerde. Im nächsten Schritt kannst du einen Status für den Typen in Form einer Farbe und einer Fortschrittsangabe in Prozent hinzufügen. Gruppen, Typen und Status kannst du in deutscher und englischer Sprache erstellen.

Standardtypen und -status innerhalb einer Gruppe erstellen

In neuen Systemen findest du bereits Standardtypen und -status für die voreingestellten Gruppen. Um die Standardtypen und -status zu einer Gruppe in einem bestehenden System hinzuzufügen, navigiere zu Einrichtung » CRM » Messenger » Gruppen, Typen und Status, öffne eine Gruppe und klicke anschließend auf list.

Im Folgenden ist beschrieben, wie du einen Typen und einen Status direkt hintereinander erstellst. Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt weitere Status zu einem bestehenden Typen hinzufügen möchtest, hilft dir die Beschreibung im Kapitel Neuen Status zu einem bestehenden Typ hinzufügen weiter.

Typ hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Gruppen, Typen und Status.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf checklist_rtl Gruppen, Typen und Status.

  2. Öffne die Gruppe.

  3. Klicke im Bereich Typen auf add Typ hinzufügen.

  4. Gib im Bereich Details eine Zahl für die Position ein.

  5. Gib im Bereich Namen einen Namen für den Typ ein.

  6. Gib einen Namen für den Typ ein.
    Optional: Klicke auf add Sprache hinzufügen, um den Typ auch in englischer Sprache hinzuzufügen.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Der Typ wird geöffnet und der Bereich Status wird sichtbar.

  8. Klicke im Bereich Status auf add Status hinzufügen.

  9. Wähle im Bereich Details eine Prozentzahl aus der Dropdown-Liste Fortschritt.

  10. Gib im Feld Farbe den Hex-Code der Farbe ein oder wähle die Farbe mit einem Klick auf rectangle.

  11. Gib im Feld Position eine Zahl für die Position ein.

  12. Speichere (save) die Einstellungen.

  13. Gib im Bereich Namen einen Namen für den Status ein.
    Optional: Klicke auf add Sprache hinzufügen, um den Status auch in englischer Sprache hinzuzufügen.

  14. Speichere (save) die Einstellungen.

3.5.2. Neuen Status zu einem bestehenden Typ hinzufügen

Lege zu jedem Typ im Messenger einen oder mehrere Status mit Prozentangabe und Farbauswahl fest, um den Bearbeitungsfortschritt deiner Konversationen zu verfolgen.

Neuen Status zu einem bestehenden Typ hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Gruppen, Typen und Status.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf checklist_rtl Gruppen, Typen und Status.

  2. Öffne die Gruppe.

  3. Klicke im Bereich Typen in die Zeile des Typs, für den du einen Status hinzufügen möchtest.

  4. Klicke im Bereich Status auf add Status hinzufügen.

  5. Wähle im Bereich Details eine Prozentzahl aus der Dropdown-Liste Fortschritt.

  6. Gib im Feld Farbe den Hex-Code der Farbe ein oder wähle die Farbe mit einem Klick auf rectangle.

  7. Gib im Feld Position eine Zahl für die Position ein.

  8. Speichere (save) die Einstellungen.

  9. Gib im Bereich Namen einen Namen für den Status ein.
    Optional: Klicke auf add Sprache hinzufügen, um den Status auch in englischer Sprache hinzuzufügen.

  10. Speichere (save) die Einstellungen.

Der gewählte Typ und der gewählte Status werden dann in der geöffneten Konversation neben den Tags angezeigt. Du kannst auch nach Konversationen mit bestimmten Typen und Status suchen und die Konversationen in der Übersicht anhand des Typs und Status aufsteigend und absteigend sortieren (arrow_upward und arrow_downward).

3.6. Tags für den Messenger erstellen

Du hast die Möglichkeit, den Nachrichten im Messenger Tags zuzuordnen und nach diesen auch in der Übersicht zu filtern. Tags sind Schlagworte, die dir das Gruppieren von Nachrichten erleichtern.

Welche Benutzer:innenrechte erforderlich sind und wie du Tags erstellst, ist im Folgenden beschrieben.

3.6.1. Rechte vergeben

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen sinnvoll mit Tags arbeiten können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • Einrichtung > Tag

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Wechsele über die Schaltfläche Erweitert (toggle_on) in den erweiterten Modus.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Der einfache Modus und der erweiterte Modus sind miteinander verknüpft. Wenn du also Rechte für Menüs im einfachen Modus aktivierst, sind dazugehörige Berechtigungen auch im erweiterten Modus automatisch aktiv. Diese Verknüpfung existiert allerdings nur in diese Richtung. Wenn du also im erweiterten Modus Berechtigungen vergibst, werden keine Rechte für Menüs oder Plugins aktiviert.

3.6.2. Tags erstellen

Tags sind Texte, wie Keywords oder Phrasen. Erstelle zunächst alle benötigten Tags.

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags.

  2. Klicke auf .
    → Ein Pop-Up Fenster wird geöffnet. Dieses Fenster ist in mehrere Schritte unterteilt.

  3. Nimm die Einstellungen in jedem Schritt vor.

Tags können nicht per Import erstellt werden

Es ist nur möglich, Tags manuell zu erstellen, wie hier in der Anleitung beschrieben. Es ist nicht möglich, Tags mit Hilfe des Import-Tools zu erstellen.

Schritt: Name

Einstellung Erläuterung

Name des Tags
(Pflichtfeld)

Gib einen Namen für das Tag ein. Der Name ist das Keyword oder die Phrase, die den Datensatz hervorhebt.

Tipp: Der Name darf Leerzeichen enthalten. Der Name kann also auch aus mehreren Wörtern bestehen.

Hinweis: Nachdem du das Tag erstellt hast, kannst du den Namen auch in weitere Sprachen übersetzen.

Farbe des Tags
(Pflichtfeld)

Welche Hintergrundfarbe soll der Tag-Text haben? Klicke auf square und wähle die Farbe aus.

Wie wählt man eine Farbe?

  • Gib die Farbwerte direkt ein. Klicke auf unfold_more, um zwischen den Optionen zu wechseln:

    • Gib die RGB-Werte für die Farbe ein.

    • Gib die HSL-Werte für die Farbe ein.

    • Gib die Farbe als Hexadezimalwert ein.

  • Klicke in das Farbspektrum und nutze die Schieberegler.

  • Klicke auf und wähle die Farbe von einer beliebigen Stelle deines Bildschirms.

Schritt: Bereich

Einstellung Erläuterung

Bereich
(Pflichtfeld)

Wofür möchtest du das Tag verwenden? Das heißt, welche Arten von Datensätzen wirst du mit dem Tag verknüpfen? Wähle alle zutreffenden Bereiche ().

Kategorie

Willst du bestimmte Kategorien im Backend markieren?

Beispiel: Gib an, dass eine Kategorie nur für saisonale Angebote verwendet werden soll.

Hinweis: Kategorie-Tags sind für Kunden im Webshop nicht sichtbar.

Kontakt

Willst du bestimmte Kontakte markieren?

Beispiel: Gib die vom Kunden bevorzugte Kommunikationsmethode an.

Variante

Willst du bestimmte Varianten markieren?

Beispiel: Wenn du z.B. Leitern verkaufst, kannst du angeben, dass einige Leitern TÜV-zertifiziert sind.

Hinweis: Varianten-Tags können für Kunden im Webshop sichtbar gemacht werden. Nachdem du das Tag fertig erstellt hast, öffnest du die erweiterten Einstellungen und wählst den entsprechenden Mandanten aus.

Auftrag

Willst du bestimmte Aufträge markieren?

Beispiel: Vermerke wichtige Informationen wie die Priorität oder den Verwendungszweck eines Auftrags.

Hinweis: Tags können für alle Auftragstypen erstellt und genutzt werden.

Nachbestellung

Willst du bestimmte Nachbestellungen markieren?

Beispiel: Gib an, welche Art von Waren nachbestellt worden sind.

Umbuchung

Willst du bestimmte Umbuchungen markieren?

Beispiel: Gib an, welche Art von Waren umgebucht worden sind.

Messenger-Konversationen

Willst du bestimmte Konversationen im Messenger markieren?

Beispiel: Gib an, dass sich die Nachricht auf einen bestimmten Vertriebskanal bezieht, zum Beispiel Amazon oder eBay.

Messenger: Kostenpflichtige Nachrichten

Schreibst du manchmal kostenpflichtige Nachrichten im Messenger? Sollen also die Minuten, die beim Schreiben der Nachricht verstrichen sind, in Rechnung gestellt werden?

Beim Schreiben einer kostenpflichtigen Nachricht musst du mindestens ein Tag dieses Bereichs wählen. Sonst kann die Nachricht nicht erstellt werden.

Schritt: Fertig

Einstellung Erläuterung

Zusammenfassung

Hier siehst du eine Zusammenfassung deiner gewählten Einstellungen. Klicke auf Tag erstellen, wenn du mit den Angaben einverstanden bist.

Nach der Erstellung hast du folgende Möglichkeiten:

Zum Tag

Das Pop-up-Fenster wird geschlossen und das neu erstellte Tag wird zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

Weiteres Tag erstellen

Das Pop-up-Fenster wird für das nächste Tag neu gestartet.

Schliessen

Das Pop-up-Fenster wird geschlossen.
Zum Tag: Welche erweiterte Einstellungen gibt es?
Einstellung Erläuterung

ID

Die Tag-ID wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar. Sie dient zur eindeutigen Kennzeichnung deiner Tags.

Anwendungsfall: Tag-Verknüpfungen können importiert werden. Während du also z.B. Artikel- und Variantendaten importierst, kannst du die passenden Tags auch direkt verknüpfen. Dies geschieht z.B. durch Angabe der Tag-ID.

Mandant

In welchen plentyShops soll das Tag für Kunden sichtbar sein? Wähle alle zutreffenden Webshops ().

Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn du die Verfügbarkeit Variante gewählt hast.

Name EN
Name FR
Name IT
usw.

Ist dein plentyShop in mehreren Sprachen verfügbar? Varianten-Tags können für Kunden im Webshop sichtbar gemacht werden. Wenn dein Webshop in mehreren Sprachen verfügbar ist, sollten auch die Tag-Namen in diesen Sprachen erscheinen.

  1. Klicke auf und wähle eine Sprachversion aus der Dropdown-Liste.

  2. Gib eine Übersetzung des Namens in dieser Sprache ein.

3.6.3. Tags suchen

Nutze die Suchfunktion, um deine bereits erstellten Tags zu finden und sie weiter zu bearbeiten.

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags.

    1. Möglichkeit 1: Klicke auf , um direkt eine Liste aller Tags zu sehen.

    2. Möglichkeit 2: Gib eine Zahl oder einen Text in das Suchfeld ein und klicke auf einen der automatischen Vorschläge. Klicke dann auf , um die Suche auszuführen.

    3. Möglichkeit 3: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen. Siehe die Tabelle unten.

Tabelle 2. Suchfilter
Filter Erläuterung

ID

Gib die ID eines Tags ein.

Hinweis: Die Tag-ID ist nicht änderbar und dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines Tags. Dieses Suchfeld ist also nützlich, wenn du ein ganz bestimmtes Tag finden willst.

Name

Gib den Namen eines Tags ein.

Hinweis: Dies ist eine unscharfe Suche. Die Suchergebnisse enthalten also auch Tags, deren Namen dem eingegebenen Text ähnlich sind.

Beispiel: Gibst du "samm" ein, werden auch die Tags "Sammlerstück" und "Sammlung" gefunden.

Bereich

Wähle einen oder mehrere Bereiche.

Hinweis: Dies ist eine "Oder"-Suche. Wählst du also die Bereiche "Kategorie" und "Variante", liefert die Suche Tags, die für Kategorien oder für Varianten aktiviert wurden.
Tabelle 3. Steuerelemente
Element Erläuterung

Setzt die gewählten Filterkriterien zurück.

SUCHEN

Führt die Suche aus.
Filtereinstellungen können auch gespeichert werden

Wenn du eine Suche ausführst, werden deine gewählten Sucheinstellungen oben als so genannte "Chips" dargestellt. Diese Sucheinstellungen kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.

Aktuellen Filter speichern:

  1. Führe eine Suche aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  3. Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen ein und schalte die optionalen Einstellungen bei Bedarf ein (toggle_on).

  5. Klicke auf Speichern.
    → Die Filtereinstellungen erscheinen nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).

Element Erläuterung

Als Standard festlegen

toggle_on = Wenn du das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags öffnest, werden die Filtereinstellungen bereits vorausgewählt sein und die Suche wird automatisch mit diesen Einstellungen gestartet.

toggle_off = Die Filtereinstellungen werden nicht bereits vorausgewählt sein.

Filter für alle Benutzer erstellen

toggle_on = Die Filtervoreinstellungen werden für alle Benutzerkonten sichtbar sein.

toggle_off = Die Filtervoreinstellungen werden nur für dein eigenes Benutzerkonto sichtbar sein.

Gespeicherte Filter anwenden:

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  2. Klicke auf eine bereits erstellte Filtervoreinstellung.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Sucheinstellungen werden oben als so genannte "Chips" dargestellt.

Nachdem du die Suche ausgeführt hast, werden dir die Ergebnisse in einer Übersicht angezeigt.

  • Möglichkeit 1: Klicke auf ein Tag, um es zu öffnen und die Einstellungen weiter zu bearbeiten.

  • Möglichkeit 2: Wähle mehrere Tags aus () und klicke auf das Stiftsymbol (). Dies öffnet alle gewählten Tags gleichzeitig und du kannst die Einstellungen weiter bearbeiten.

3.6.4. Tags exportieren

Gehe wie folgt vor, um deine Tags in einer CSV-Datei herunterzuladen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags.

  2. Klicke auf Daten als CSV herunterladen [matsymbol:download].

  3. Gib an wie viele Seiten der Tabelle du exportieren möchtest.

  4. Klicke auf matsymbol:download DATEN EXPORTIEREN.

Deine ausgewählten Tags werden als CSV-Datei heruntergeladen.

Du kannst entweder bestimmte Tags exportieren oder ganze Seiten. Siehe Tabelle 4 für mehr Informationen.

Tabelle 4. Exportoptinen
Option Erläuterung

Alle Seiten

Alle Tags auf allen Seiten werden exportiert.

Aktuelle Seite

Nur Tags auf der aktuellen Seite werden exportiert. Über Ergebnisse pro Seite kannst du die Anzahl der Tags auf jeder Seite einstellen.

Ausgewählte Zeilen

Nur Tags, die du angehakt hast, werden exportiert. Nur auswählbar wenn Tags markiert sind.

Bereich der Tabellenseiten festlegen

Gib im von/bis Format an, welche Seiten exportiert werden sollen.

3.7. Rollen für Eigner erstellen

Eine Rolle repräsentiert die Beziehung deiner Mitarbeiter:innen zu einer Konversation. Du kannst jeder Konversation individuell eine Rolle zuordnen.
Eine Konversation kann mehreren Eignern zugewiesen werden. Dazu definierst du für den Messenger Rollen, die dann den Eignern zugeordnet werden können.

Das Erstellen einer Rolle ist Voraussetzung dafür, dass du einen Eigner an der Konversation setzen kannst.

3.7.1. Rolle erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Rolle zu erstellen. Später wählst du dann in der Konversation zunächst eine Rolle aus und kannst dann einen Eigner zuweisen.

Rolle erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Rollen.
    Oder: Wenn du dich bereits im Messenger befindest, klicke auf der linken Seite unterhalb von settings Einstellungen auf group Rollen.

  2. Klicke auf add Neue Rolle.

  3. Gib ggf. eine Positionsnummer ein.

  4. Gib den deutschen und den englischen Namen für die Rolle ein.

  5. Klicke auf save (Speichern).

3.7.2. Rolle und Eigner einer Konversation zuweisen

Nachdem du die Rolle erstellt hast, kannst du den Konversationen im Messenger einen Eigner zuweisen.
Du kannst das Zuweisen einer Rolle und eines Eigners auf zwei Arten durchführen:

  • für jede Konversation einzeln mit einem Klick auf more_vert in der Messenger-Übersicht

    • Klicke hier, um in das Kapitel Eigner ändern weitergeleitet zu werden.

  • über die Gruppenfunktion in der Messenger-Übersicht.

    • Klicke hier, um in das Kapitel Gruppenfunktion nutzen weitergeleitet zu werden.

Eignerschaft standardmäßig nur für Person mit Admin-Rechten

Beachte, dass standardmäßig nur Personen mit Admin-Rechten als Eigner sichtbar sind.
Wenn du weitere Benutzer:innen als Eigner setzen möchtest, musst du für die entsprechende Rolle die Option Eignerschaft freischalten. Aktiviere dazu im Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen » [Rolle wählen] in den erweiterten Einstellungen im Bereich CRM » Messenger die Option Eignerschaft.

3.8. Kanäle einrichten

Die Einrichtung der Kanäle für die unterschiedlichen Marktplätze führst du im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle durch. Klicke auf add, um einen neuen Kanal zu erstellen. Anschließend öffnet sich ein Fenster zu Einrichtung.

Einrichtung muss nur für E-Mail-Versand und E-Mail-Empfang über Messenger durchgeführt werden

Wenn du den Messenger für den E-Mail-Versand und E-Mail-Empfang verwenden möchtest, musst du im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Kanäle einen Kanal einrichten.
Wenn du Nachrichten nur flüstern möchtest, du den Messenger also nur als Notizfunktion verwenden möchtest, ohne E-Mails über den Messenger zu versenden und zu empfangen, musst du die Einrichtung nicht durchführen.
Du kannst jedem Kanal andere Tags zuweisen, um später nach diesen Tags filtern zu können.

3.8.1. Kanal aktivieren

Mit Kanal aktivieren aktivierst du den Messenger-Service für diesen Kanal. Wenn die Schaltfläche blau (toggle_on) ist, ist der Service aktiviert. Wenn die Schaltfläche grau (toggle_off) ist, ist der Service nicht aktiviert.

Wenn du spätere mehrere Kanäle aktiviert hast, also die Einrichtung mehrfach für die einzelnen Kanäle durchgeführt hast, kannst du hier den jeweiligen Kanal wieder deaktivieren.

3.8.2. Login-Details

Im Bereich Login-Details speicherst du die Zugangsdaten des E-Mail-Postfachs, aus dem du E-Mails versenden möchtest. Dies ist erforderlich, damit dein System E-Mails über den Messenger versenden und empfangen kann. Wähle nach Eingabe der Zugangsdaten die Verschlüsselung und gib die Absender-E-Mail-Adresse sowie den Namen des Absenders ein. Diese E-Mail-Adresse und dieser Name wird den Empfänger:innen deiner E-Mails aus diesem Kanal angezeigt.

Hinweis für Postfächer bei mailbox.org: Gib den Port 465 ein und wähle als Verschlüsselung die Einstellung SSL.

Live-Modus im Menü E-Mail-Konten muss aktiviert sein

Im Menü E-Mail Konten muss die Option Live-Modus aktiviert sein. Dadurch wird der Testmodus deaktiviert und alle E-Mails werden an die jeweiligen Empfänger:innen versendet.

Das Aktivieren des Live-Modus gilt global für den gesamten E-Mail-Versand in PlentyONE. Somit auch für den E-Mail-Versand über den Messenger.

3.8.3. Allgemein

Im Bereich E-Mail-Empfang speicherst du den Namen für das Postfach. Außerdem kannst du hier die Option Als Standard-Kanal für ausgehende Nachrichten setzen aktivieren (check_box), damit dieser Kanal beim Schreiben neuer Konversationen aus dem Messenger vorausgewählt ist.

Wenn du im letzten Abschnitt die Option Benachrichtigungen für eingehende Nachrichten aktivieren aktivierst (check_box), wirst du in deinem PlentyONE Backend oben rechts neben dem Symbol notifications informiert, sobald eine neue Nachricht im Messenger eingegangen ist.

3.8.4. E-Mail-Empfang

Außerdem wählst du den oder die Tags, die die Nachrichten erhalten sollen, wenn diese von weitergeleiteten Adressen empfangen oder versendet werden.

Im Bereich Eigner und Rollen kannst du Eigner und Rollen für diesen Kanal hinzufügen.

Im Bereich Gruppe, Typ und Status wählst du eine Standardgruppe, einen Standardtyp und einen Standardstatus, die dann neuen Nachrichten in diesem Posteingang zugewiesen werden.

Mit der Option E-Mail-Adressen abgleichen hast du die Möglichkeit, die E-Mail-Adressen eingehender Nachrichten mit deinen Aufträgen abzugleichen. Dadurch stellst du sicher, dass alle Konversationen im Messenger mit dem korrekten Auftrag (wenn vorhanden) verknüpft werden.

Wähle außerdem eine oder mehrere Abonnent:innen aus der Liste, damit diese bei neuen Nachrichten in diesem Kanal informiert werden.

3.8.4.1. E-Mail-Weiterleitung

Im Bereich E-Mail-Empfang wird automatisch eine kryptische E-Mail-Adresse (Zieladresse), die die weiterleitende E-Mail-Adresse darstellt, erstellt. Kopiere diese Zieladresse und richte bei deinem E-Mail-Anbieter eine Weiterleitung an diese E-Mail Adresse ein. Damit stellst du sicher, dass deine E-Mails automatisch weitergeleitet werden. Beachte, dass du diese kryptische E-Mail-Adresse nicht ändern kannst.

E-Mail-Weiterleitung bei gängigen Anbietern einrichten

Wie du die E-Mail-Weiterleitung bei gängigen Anbietern einrichtest, ist auf der Handbuchseite Praxisbeispiel: E-Mail-Weiterleitung für den Messenger einrichten beschrieben.

3.8.5. E-Mail-Versand

Mit der Einstellung Senden überspringen kannst du bestimmen, für welche Verknüpfungen der E-Mail-Versand ausgelassen werden soll:

  • Aufträge überspringen: Auftrag-Verknüpfungen werden ignoriert

  • Kontakte überspringen: Kontakt-Verknüpfungen werden ignoriert

  • E-Mails überspringen: Gib in das neue Eingabefeld Regulären Ausdruck für E-Mails überspringen einen regulären Ausdruck (Regex) ein. Empfänger:innen, die mit dem regulären Ausdruck übereinstimmen, werden ignoriert.

Außerdem wählst du hier E-Mail-Vorlagen für den E-Mail-Versand aus - eine Vorlage für neue Konversationen, sowie eine Vorlage für neue Antworten.

Standardvorlage Messenger default NEW verwenden

Wir empfehlen, die Standardvorlage Messenger default NEW für den Messenger zu verwenden. Diese Vorlage ist bereits in deinem System im Menü CRM » EmailBuilder im Ordner Standardvorlagen vorhanden. Du kannst diese Vorlage nach deinen Wünschen anpassen. Diese Vorlage wird automatisch vorausgewählt, wenn du eine neue Konversation schreibst.

Die Vorlage enthält die folgenden Variablen:

  • Name des Mandanten in der Betreffzeile, dargestellt als {⁠{globals.clientName}⁠}

  • Vollständiger Name

  • Signatur im HTML-Format

Du kannst hier selbstverständlich auch eine Vorlage wählen, die du selbst im Menü CRM » EmailBuilder erstellt hast.

3.9. Nachrichten im Messenger sammeln

Im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten kannst du im Bereich Messenger-Integration festlegen, ob alle gesendeten E-Mails und Anhänge im Messenger gesammelt werden sollen. Du entscheidest außerdem, in welchem Kanal die E-Mails gesammelt werden und welchen Tag die Konversationen erhalten sollen.

Wenn du den Dienst zum Sammeln der E-Mails aktivierst, werden die E-Mails aus den folgenden PlentyONE Bereichen dann im Messenger gespeichert und angezeigt:

  • Automatischer Versand

  • Auftragsereignisse

  • Auftragsaktionen

  • Gruppenfunktion im Kontaktdatensatz

  • Aufträge » Aufträge

  • Gruppenfunktion im Auftrag

Weitere Informationen zum Sammeln der E-Mails findest du auf der Seite EmailBuilder: Vorbereitende Einstellungen vornehmen im Kapitel Messenger-Integration.