Mahnungen

In PlentyONE kannst du Mahnungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Eine Mahnung verwendest du nach Ablauf der Zahlungsfrist, um deine Kund:innen an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Sie kann nur erstellt werden, wenn für den Auftrag bereits eine Rechnung existiert, da diese beiden Dokumententypen in Abhängigkeit zueinander stehen. Daher ist es auch nur möglich, eine Rechnung zu stornieren, wenn du vorher eventuell bestehende Mahnungen stornierst. Dafür gibt es einen eigenen Dokumententyp, den Stornobeleg Mahnung.
Es stehen dir 4 Mahnstufen zur Verfügung. Du hast also die Möglichkeit, Kund:innen mehrmals zur Zahlung aufzufordern und für jede Aufforderung eine neue Mahnung mit jeweils anderen Mahngebühren zu erstellen. Lege daher für jede Mahnstufe Mahngebühren fest, die du vorher als Varianten-ID angelegt hast. Diese Varianten-ID fügst du dann bei der Erstellung des Dokumentes als Wert ein, wie in Tabelle 1 beschrieben.
Diese Funktionen folgen steuerrechtlichen Vorgaben und helfen dir somit, GoBD-konform zu arbeiten.

Mahnstufen dienen lediglich als Markierung

Wenn du eine Mahnstufe zu einem Auftrag hinzufügst, dient diese lediglich als Markierung. Diese ist somit nicht mit der Generierung einer Mahnung verknüpft.

1. Dokumentenvorlage für Mahnungen einrichten

Du kannst Mahnungen direkt mithilfe der PlentyONE-Standardvorlagen erstellen. Falls nötig, kannst du die Standardvorlage kopieren und an deine Bedürfnisse anzupassen.

1.1. Einrichtung im DocumentBuilder

Für die Einrichtung von Dokumentenvorlagen steht dir im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder der DocumentBuilder zur Verfügung. Weitere Informationen zur Nutzung findest du auf der Handbuchseite DocumentBuilder.

2. Einzelne Mahnung erzeugen

Eine einzelne Mahnung kannst du in PlentyONE bei Bedarf manuell direkt am Auftrag erzeugen.

Einzelne Mahnung erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Aufträge. → Die Auftragsübersicht wird geöffnet.
Führe die Suche () aus, um Aufträge anzuzeigen.
Öffne den Auftrag, für den eine Mahnung erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.
Gehe in den Bereich Dokumente.
Klicke oben links auf Dokument erstellen ().
Wähle das Dokument Mahnung aus der Dropdown-Liste.
→ Das Fenster Dokument erzeugen: Mahnung wird geöffnet.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
Klicke auf Erstellen ().
→ Die Mahnung wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.

Tabelle 1. Einstellungen Dokument Mahnung
Einstellung	Erläuterung
Datum	Gib ein Datum ein, das auf der Mahnung angezeigt werden soll. Das aktuelle Datum ist standardmäßig vorausgewählt.
Varianten-ID für Mahngebühr	Eine Mahngebühr musst du als eigenständigen Artikel mit einem Preis anlegen. Dieser Artikel wird dann als separater Posten auf der Mahnung angezeigt und gibt die Mahngebühr aus. Wenn du den Artikel angelegt hast, kannst du die entsprechende ID der Hauptvariante hier eintragen. Diese wird dann automatisch allen generierten Mahnungen hinzugefügt. Mehr Informationen und Anleitungen zum Erstellen von Artikeln findest du auf der Handbuchseite Artikel manuell anlegen.
Kommentar	Gib optional einen Kommentar ein, der auf der Mahnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt werden soll.

3. Mehrere Mahnungen erzeugen

Sollen mehrere Mahnungen zugleich erzeugt werden, kannst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment festlegen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Mahnungen erzeugt wurden.

Mehrere Mahnungen erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment.
Klicke auf das kleine Plus in der Zeile Mahnungen erzeugen.
Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.
Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.
Klicke auf das Zahnrad (), um die Mahnungen zu erzeugen.
→ Eine PDF-Datei wird geöffnet, in der die zugehörigen Mahnungen aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Menü **Mahnungen erzeugen**
Einstellung	Erläuterung
Suchfilter
Auftragsdatum von … bis	Begrenze die zu mahnenden Aufträge durch Auswahl eines Anfangs- und Enddatums aus den Kalendern. Es werden die Aufträge gefunden, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
Auftragsstatus	Wähle einen Status für die Aufträge aus der Dropdown-Liste, die für das Erzeugen der Mahnungen berücksichtigt werden sollen.
Land	Wähle ein Land aus der Dropdown-Liste, auf das die Suche beschränkt werden soll oder wähle die Option ALLE, um Mahnungen für alle Länder zu erzeugen.
Eigner	Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste, für dessen Aufträge die Mahnungen erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn für alle Eigner Mahnungen erzeugt werden sollen.
Standort	Wähle einen Standort aus der Dropdown-Liste, für den die Mahnungen erzeugt werden sollen.
Lager	Wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste, für das die Mahnungen erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn Mahnungen für alle Lager erzeugt werden sollen.
Zahlungsart	Wähle eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste, für die die Mahnungen erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn Mahnungen für alle Zahlungsarten erzeugt werden sollen.
Sortierung	Lege fest, wie die erzeugten Mahnungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID und Kunden-ID geben verschiedene Sortierungen aus.
Aktion
Ändere Auftragsstatus	Wähle einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Mahnungen wechseln sollen. Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.
Varianten-ID	Eine Mahngebühr musst du als eigenständigen Artikel mit einem Preis anlegen. Dieser Artikel wird dann als separater Posten auf der Mahnung angezeigt und gibt die Mahngebühr aus. Wenn du den Artikel angelegt hast, kannst du die ID der Hauptvariante des Artikels hier eintragen. Diese wird dann automatisch allen generierten Mahnungen hinzugefügt. Mehr Informationen und Anleitungen zum Erstellen von Artikeln findest du auf der Handbuchseite Artikel manuell anlegen.
Kommentar	Gib optional einen Kommentar ein, der auf allen Mahnungen unterhalb der Artikelpositionen angezeigt werden soll.

4. Stornobeleg Mahnung erstellen

Einen Stornobeleg Mahnung nutzt du, um eine Mahnung zu stornieren. Dies kann z.B. vorkommen, wenn du eine Rechnung stornieren willst und bereits eine oder mehrere Mahnungen existieren. In diesem Fall müssen erst die Mahnungen storniert werden, bevor die Rechnung storniert werden kann.

Wie bei anderen Dokumententypen auch, muss zunächst eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Stornobeleg Mahnung. Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Nach Einrichtung der Dokumentenvorlage können die Stornobelege Mahnung direkt am Auftrag erstellt werden. Gehe dabei wie im Folgenden beschrieben vor.

Stornobeleg Mahnung erstellen:

Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.
→ Die Auftragsübersicht wird geöffnet.
Führe die Suche () aus, um Aufträge anzuzeigen.
Öffne den Auftrag, für den ein Stornobeleg Mahnung erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.
Gehe in den Bereich Dokumente.
Klicke oben links auf Dokument erstellen ().
Wähle das Dokument Stornobeleg Mahnung aus der Dropdown-Liste.
→ Das Fenster Dokument erzeugen: Stornobeleg Mahnung wird geöffnet.
Gib ein Datum ein, das auf dem Stornobeleg Mahnung angezeigt werden soll.
Gib optional einen Kommentar ein, der auf dem Stornobeleg Mahnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt werden soll.
Klicke auf Erstellen ().
→ Die Mahnung wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.