Vorbereitende Einstellungen vornehmen

Du musst einige vorbereitende Einstellungen vornehmen, damit du den EmailBuilder im Menü CRM » EmailBuilder optimal nutzen kannst.

Mit einem Klick auf einen Eintrag in der folgenden Liste gelangst du direkt in das jeweilige Unterkapitel:

1. Rechte vergeben

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem EmailBuilder arbeiten können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • CRM > EmailBuilder > Lesen

  • CRM > EmailBuilder > Aktualisieren

  • CRM > EmailBuilder > Erstellen

  • CRM > EmailBuilder > Löschen

  • im einfachen Modus: CRM > EmailBuilder > Betrachten

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Wechsele über die Schaltfläche Erweitert (toggle_on) in den erweiterten Modus.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Der einfache Modus und der erweiterte Modus sind miteinander verknüpft. Wenn du also Rechte für Menüs im einfachen Modus aktivierst, sind dazugehörige Berechtigungen auch im erweiterten Modus automatisch aktiv. Diese Verknüpfung existiert allerdings nur in diese Richtung. Wenn du also im erweiterten Modus Berechtigungen vergibst, werden keine Rechte für Menüs oder Plugins aktiviert.

2. E-Mail-Konten konfigurieren

Im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten speicherst du die Zugangsdaten des E-Mail-Postfachs, aus dem du E-Mails versenden möchtest, damit dein System E-Mails wie Auftragsbestätigungen und Versandbestätigungen von dieser E-Mail-Adresse versenden kann.
Außerdem kannst du hier auch den Live-Modus aktivieren, damit alle E-Mails nicht nur an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet werden, sondern an deine Kund:innen.
Mit einem Klick auf outgoing_mail E-MAIL VERSAND TESTEN kannst du jederzeit eine Test-E-Mail an deinen E-Mail-Account versenden, um die aktuelle Konfiguration zu testen.

2.1. E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern

Klicke im Bereich Konfiguration auf das Drei-Punkte-Menü (more_vert) und anschließend auf edit Bearbeiten, um die folgenden Einstellungen vorzunehmen:

Tabelle 1. Einstellungen der E-Mail-Konten im Bereich Konfiguration
Einstellung Erläuterung

Provider

Wähle den Provider aus. Wähle Other aus, wenn dein Provider nicht aufgelistet ist. Wenn du Google auswählst, wirst du nach einem Klick auf SPEICHERN zu der Authentifizierungsseite von Google weitergeleitet.

Name des Absenders

Gib deinen eigenen Namen oder den Namen deines Webshops ein. Der Name wird den Empfänger:innen angezeigt.
Hinweis: Damit der Name korrekt dargestellt wird, vermeide die Verwendung von Sonderzeichen.

Absender E-Mail

Gib die E-Mail-Adresse ein, wie sie auch im E-Mail-Programm steht.

Benutzername

Gib den Benutzer:innenname zu der E-Mail-Adresse ein. Klicke auf um deine E-Mail-Adresse als Benutzernamen zu verwenden.
mailbox.org: Der mailbox.org-Benutzer:innenname ist die vollständige E-Mail-Adresse des mailbox.org-Postfachs.

Passwort

Gib das Passwort zu dem Benutzer:innenname und der E-Mail-Adresse ein.

Ausgehender E-Mail-Server / SMTP-Server

Gib den Postausgangsserver wie vom Provider angegeben ein (meist smtp.domain.de oder mail.domain.de).
mailbox.org: Gib für Postfächer bei mailbox.org den Postausgangsserver smtp.mailbox.org ein und wähle die Verschlüsselung SSL.

Port (Standardport: 25)

Gib den Wert 25 ein. Dieser Wert ist für fast alle Provider korrekt. Erfrage ggf. den korrekten Port beim Provider.
mailbox.org: Gib für Postfächer bei mailbox.org den Port 465 ein und wähle die Verschlüsselung SSL.

Verschlüsselung

Wähle SSL, TLS oder keine Verschlüsselung.
mailbox.org: Gib für Postfächer bei mailbox.org den Port 465 ein und wähle die Verschlüsselung SSL.
Beachte auch die Erläuterungen zur Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation auf der Handbuchseite E-Mail-Postfächer verwalten.

2.2. Signatur erstellen

Im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten speicherst du im Bereich Signatur deine Signatur im HTML-Format oder im reinen Textformat. Die Signatur wird dann in deinen E-Mail-Vorlagen automatisch eingefügt wird, wenn du die entsprechende Variable in der Vorlage eingefügt hast.

Priorität der Signatur beachten

Die im Benutzer:innenkonto im Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Konten eingegebene Signatur hat Priorität gegenüber der Signatur, die im Menü E-Mail-Konten im Bereich Signatur gespeichert ist.
Das bedeutet: Wenn du zum Beispiel die Variable Signatur im HTML-Format oder Signatur im reinen Textformat in die E-Mail-Vorlage einfügst, wird die Signatur aus dem Benutzer:innenkonto übernommen. Wenn keine Signatur im Benutzer:innenkonto gespeichert ist, wird die Signatur, die im Menü E-Mail-Konten im Bereich Signatur gespeichert ist, übernommen.

2.3. E-Mail-Infodienst einrichten

Du kannst im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Bereich Infodienst einstellen, dass alle von deinem System ausgehenden E-Mails auf eine von dir gewählte E-Mail-Adresse als Blindkopie versendet werden. Besonders in der Anfangsphase deines Webshops erhältst du so eine gute Kontrolle über alle versendeten E-Mails und kannst erkennen, wo du Prozesse noch optimieren musst. Du kannst hier auch einstellen, dass du bei Bestellungen automatisch eine Info-E-Mail erhältst.

Tabelle 2. Einstellungen im Menü E-Mail-Konten im Bereich Infodienst
Einstellung Erläuterung

E-Mails als Blindkopie erhalten

Wenn du Blindkopie erhalten möchtest, aktiviere die Schaltfläche (toggle_on). Gib im Feld darunter die E-Mail-Adresse(n) ein. Gib mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt und ohne Leerzeichen ein.

E-Mails als Blindkopie erhalten

Wenn du eine Blindkopie erhalten möchtest, aktiviere die Schaltfläche (toggle_on).

E-Mail bei neuer Bestellung erhalten

Wenn du eine E-Mail beim Eingang einer neuen Bestellung erhalten möchtest, aktiviere die Schaltfläche (toggle_on). Gib im Feld darunter die E-Mail-Adresse(n) ein. Gib mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt und ohne Leerzeichen ein.

2.4. Messenger-Integration

Im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Bereich Messenger-Integration legst du fest, ob alle gesendeten E-Mails sowie Anhänge im Messenger gesammelt werden sollen. Du entscheidest außerdem, in welchem Kanal die E-Mails gesammelt werden, welchen Tag die Konversationen erhalten sollen und wählst die Standardgruppe für den E-Mail-Service.

Tabelle 3. Einstellungen im Menü E-Mail-Konten im Bereich Messenger-Integration
Einstellung Erläuterung

Messenger-Integration aktivieren

Wenn du mit dem Sammeln von E-Mails im Messenger beginnen möchtest, aktiviere die Schaltfläche Messenger-Integration aktivieren (toggle_on).
Die E-Mails aus den folgenden PlentyONE Bereichen werden dann im Messenger gespeichert und angezeigt:

  • Automatischer Versand

  • Auftragsereignisse

  • Auftragsaktionen

  • Gruppenfunktion im Kontaktdatensatz

  • Aufträge » Aufträge (Testphase)

  • Gruppenfunktion im Auftrag

Anhänge im Messenger speichern

Aktiviere die Schaltfläche (check_box), wenn du E-Mail-Anhänge im Messenger speichern möchtest.

Messenger-Kanal

Wähle den Messenger-Kanal aus der Dropdown-Liste, in dem die E-Mails gesammelt werden sollen.

Tags wählen

Wähle (check_box) die Tags aus der Liste, die der Konversation hinzugefügt werden sollen.

Standardgruppe

Wähle die Standardgruppe, der die Konversationen in diesem Posteingang zugeordnet werden.

2.5. Automatischen Versand einrichten

Im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Bereich Automatischer Versand stehen dir verschiedene Ereignisse zur Verfügung, die du mit einer Vorlage verknüpfen kannst. Wähle aus der Dropdown-Liste die Vorlage, die du zuvor im Menü CRM » EmailBuilder erstellt hast. Dadurch wird bei Eintritt des Ereignisses diese Vorlage automatisch an deine Kund:innen versendet.

Verknüpfung vor Löschen der E-Mail-Vorlage entfernen

Das Löschen einer Vorlage, die mit einem Ereignis im Bereich Automatischer Versand im Menü E-Mail-Konten verknüpft ist, kann zu unerwünschten Effekten führen. Entferne daher zunächst die Verknüpfung im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Bereich Automatischer Versand, indem du in der Zeile des Ereignisses in der Dropdown-Liste einen leeren Wert auswählst. Anschließend löschst du die Vorlage im Menü CRM » EmailBuilder.
Tabelle 4. Erläuterungen zu den Ereignissen für den automatischen Versand
Einstellung Erläuterung

Kunde möchte E-Mail-Adresse ändern

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine Bestätigungs-E-Mail gesendet, wenn sie in deinem Webshop ihre E-Mail-Adresse ändern und die neue E-Mail-Adresse eingeben.
Die Vorlage sollte daher die Variable URL zum Bestätigen der E-Mail-Adresse enthalten.
Hinweis: Du findest die Variable in der Kategorie Globale Variablen.

Sende Kunde E-Mail zur Passwortänderung

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen bei Eintritt dieses Ereignisses eine E-Mail mit einem Link zum neuen Passwort gesendet. Dieser Link muss aktiv bestätigt werden.
Die Variable URL zum Ändern des Passworts muss in der Vorlage enthalten sein.
Hinweis 1: Du findest die Variable in der Kategorie Globale Variablen.
Hinweis 2: Die Standardvorlage Shop: Neues Passwort ist bereits für dieses Ereignis gespeichert. Bei Bedarf kannst du hier eine andere Vorlage wählen.

Bestätigung der Passwortänderung

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine Bestätigungs-E-Mail gesendet, wenn sie ihr Passwort ändern.
Eine Variable ist hier nicht zwingend notwendig. Sinnvoll wäre allerdings der Link zu deinem Webshop (URL zum Webshop).
Hinweis: Du findest die Variable in der Kategorie Globale Variablen.

Kundenregistrierung

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine E-Mail als Bestätigung gesendet, sobald sie z.B. bei Abschluss der Bestellung in deinem Webshop ein Kund:innenkonto in deinem Webshop erstellt haben.
Eine Variable ist hier nicht zwingend notwendig. Sinnvoll wäre allerdings der Link zu deinem Webshop (URL zum Webshop) sowie eine kurze Willkommensnachricht.
Hinweis: Du findest die Variable in der Kategorie Globale Variablen.

Bestellbestätigung (Softlogin)

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine E-Mail mit einem Link zum Softlogin gesendet, um die Bestellbestätigung einzusehen.
Weitere Informationen zum Softlogin findest du auf der Handbuchseite ShopBuilder einrichten.

Neuer Scheduler-Auftrag

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine E-Mail gesendet, die Informationen zum Scheduler-Auftrag enthält.

E-Mail nach erfolgreicher Newsletter-Anmeldung

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine E-Mail gesendet, wenn sie sich für den Newsletter angemeldet haben. Die Vorlage sollte die Variable URL zur Bestätigung des Newsletter-Abonnements enthalten; also den Bestätigungslink, den die Kund:innen anklicken müssen, um die Newsletter-Anmeldung abzuschließen.
Hinweis: Du findest die Variable in der Kategorie Newsletter.
Hinweis 2: Bei gebuchten Systemen seit Februar 2023 ist die Standardvorlage Shop: Newsletter-Anmeldung bereits für dieses Ereignis gespeichert. Bei Bedarf kannst du hier eine andere Vorlage wählen.

Aufforderung zur Bestätigung der Newsletter-Anmeldung

Wenn du die E-Mail-Vorlage erstellt hast und die Vorlage mit diesem Ereignis verknüpfst, wird deinen Kund:innen eine E-Mail als Bestätigung gesendet, sobald sie den Bestätigungslink, der mit der E-Mail-Vorlage für das Ereignis Newsletter Opt-In versendet wurde, aktiviert haben.
Eine Variable ist hier nicht zwingend notwendig. Denkbar wäre hier allerdings eine Variable, die als Dankeschön einen Gutschein-Code für deinen Webshop enthält.
Weitere Informationen zum automatischen E-Mail-Versand

Weitere Möglichkeiten, wie du den E-Mail-Versand an deine Kund:innen automatisieren kannst, sind auf der Handbuchseite E-Mail-Versand automatisieren in den Kapiteln Ereignisaktionen einrichten und E-Mail-Versand an mehrere E-Mail-Adressen einrichten beschrieben.