Mit dem EmailBuilder arbeiten

Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du optimal mit dem EmailBuilder arbeiten kannst. Du erfährst unter anderem, wie du Ordner und Vorlagen verwaltest, Textblöcke und reguläre Vorlagen erstellst, Widgets in deine Vorlagen einfügst und Standardvorlagen verwendest. Außerdem kannst sehen, in welchen Bereichen deines Systems die EmailBuilder-Vorlage verwendet wurde.

Das Menü CRM » EmailBuilder ist wie folgt aufgebaut:

emailbuilder uebersicht menue aufbau

  • Ordner- und Vorlagenstruktur: Hier navigierst du durch die einzelnen Ordner und Vorlagen, die du im EmailBuilder erstellt hast. Standardmäßig ist der Ordner Standardvorlagen in deinem System vorhanden. Die darin enthaltenen vorausgefüllten Vorlageninhalte kannst du natürlich anpassen. Die aktuell ausgewählte Vorlage (blauer Hintergrund) wird im Hauptfenster rechts angezeigt.

    • Suchfeld: Gib im Suchfeld die ID oder den Namen der Vorlage ein.

    • Filterbereich: Hier kannst du neben der ID und dem Vorlagenname auch nach Typ, Sprache, Mandant und Eigner suchen. Gib eine Kombination aus allen oder mehreren Werten und Optionen ein, um die Suche noch genauer einzugrenzen.

    • Sortieren nach: Unter dem Suchfeld kannst du die Ordner und Vorlagen nach der ID, dem Namen oder dem Erstellungsdatum auf- oder absteigend sortieren.

    • add Hinzufügen: Hier kannst du einen neuen Ordner, eine neue Vorlage, einen neuen Header, einen neuen Footer oder einen neuen Textblock erstellen.

  • Hauptfenster: Hier wird die aktuell geöffnete Vorlage angezeigt. Direkt darunter siehst du die Tabs mit den jeweiligen Sprachen der Vorlage.

    • Spracheinstellungen: In diesem Bereich nimmst du die sprachabhängigen Einstellungen der Vorlage vor. Lade zum Beispiel Bedienungsanleitungen in der jeweiligen Sprache hoch und bestimme die Zeit-, Datums- und Zahlenformate und die Anzahl der Nachkommastellen für jede Sprache individuell.

    • Inhalt und Betreff: In diesem Bereich kannst du den Inhalt und den Betreff der Vorlage anpassen. Nutze Variablen, die dann in der versendeten E-Mail an deine Kund:innen durch den korrekten Inhalt ersetzt werden.
      Im Betreff kannst du keine Variablen verwenden, sondern die zur Variable zugehörige sogenannte twig expressions. Klicke auf integration_instructions (Variablen einblenden) am Ende der Betreffzeile, um die Variablenliste zu öffnen. Mit einem Klick auf die gewünschte Variable wird die dazugehörige twig expression inklusive der doppelt geschweiften Klammern in die Betreffzeile eingefügt.

  • Allgemeine Einstellungen: Hier kannst du den Namen der Vorlage anpassen, einen Eigner, den Mandanten und den Header und Footer wählen. Außerdem kannst du hier bis zu 4 dynamische Anhänge wählen und die Felder Antwort an, CC und BCC befüllen.

  • Toolbar: Hier kannst du die Änderungen an der geöffneten Vorlage speichern und einsehen, in welchem Bereich deines Systems die Vorlage verwendet wird.

1. Ordner verwalten

Du kannst im EmailBuilder beliebig viele Ordner und bis zu 3 Unterordner erstellen. Nachdem der Ordner erstellt ist, kannst du mit einem Klick auf more_vert neue Unterordner, neue Vorlagen allgemein und neue Vorlagen für Header und Footer erstellen und die Ordner umbenennen, verschieben oder löschen.

In deinem System ist bereits ein Ordner mit einigen vordefinierten Standardvorlagen vorhanden. Diese werden weiter unten im Kapitel Standardvorlagen verwenden erläutert.

emailbuilder ordner vorlage header footer hinzufuegen
Bild 1. Ordnerstruktur im EmailBuilder

1.1. Ordner erstellen

Erstelle Ordner, um später eine bessere Übersicht über deine E-Mail-Vorlagen zu bekommen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen neuen Ordner zu erstellen.

Ordner erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke unten links auf add Hinzufügen.

  3. Klicke auf folder Ordner.
    → Das Fenster Neuen Ordner hinzufügen öffnet sich.

  4. Gib den Namen für den Ordner ein.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Der neue Ordner wird der Ordnerliste hinzugefügt.

Wenn du alle Einstellungen wie im Folgenden beschrieben vorgenommen hast – also Unterordner, Vorlagen, Header und Footer erstellt hast –, kannst du den Hauptordner mit einem Klick auf chevron_right Name des Ordners öffnen. Dort siehst du dann auf einen Blick alle Unterordner, Vorlagen, Header und Footer, die du direkt unter dem Hauptordner erstellt hast.

1.2. Ordner umbenennen

Du kannst den Namen des Ordners jederzeit anpassen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Ordner umbenennen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners, den du umbenennen möchtest, auf more_vert und dann auf edit Umbenennen.
    → Das Fenster Ordner umbenennen öffnet sich.

  3. Gib einen anderen Namen für den Ordner ein.

  4. Klicke auf Speichern.
    → Der neue Name des Ordners wird aktualisiert und in der Liste angezeigt.

1.3. Ordner verschieben

Du kannst den Ordner jederzeit an eine andere Stelle verschieben. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Ordner verschieben:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners, den du verschieben möchtest, auf more_vert und dann auf open_with Verschieben.
    → Das Fenster Verschieben öffnet sich.

  3. Wähle den Zielordner.

  4. Klicke auf open_with Verschieben.
    → Der Ordner wird in den gewählten Ordner verschoben.

1.4. Unterordner erstellen

Erstelle Unterordner in deinen Ordnern, um deine E-Mail-Vorlagen später noch differenzierter zu gruppieren. Du kannst bis zu 3 Unterordner in einem Ordner erstellen.

Entwurf für deine Ordner-Struktur im Vorfeld erstellen

Wir empfehlen dir, im Vorfeld einen Entwurf zu erstellen, um unübersichtliche Verschachtelungen in deiner Ordnerstruktur zu vermeiden. Denn: Je mehr Ebenen und Ordner du erstellst, desto unübersichtlicher wird die Struktur.

Unterordner erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners, für den du einen Unterordner erstellen möchtest, auf more_vert und dann auf add Hinzufügen play_arrow.

  3. Klicke auf folder Ordner.
    → Das Fenster Neuen Ordner erstellen öffnet sich.

  4. Gib den Namen für den Unterordner ein.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Der Unterordner wird in dem Hauptordner erstellt.

Öffne den Unterordner, indem du den Hauptordner mit einem Klick auf chevron_right öffnest. Du siehst dort auf einen Blick alle erstellten Unterordner.

1.5. Ordner löschen

Du kannst Ordner und Unterordner jederzeit löschen. Beachte, dass dabei alle Inhalte, die in dem Ordner enthalten sind, den du löschen möchtest, entfernt werden.

Ordner löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners bzw. Unterordners, den du löschen möchtest, auf more_vert und dann auf delete Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage öffnet sich.

  3. Klicke auf delete Löschen.
    → Der Ordner mit allen dazugehörigen Unterordnern und darin enthaltenen Vorlagen wird gelöscht.

2. Vorlagen verwalten

In den folgenden Unterkapiteln erfährst du, wie du Vorlagen für Header und Footer und anschließend die Vorlagen selbst erstellst. Außerdem ist beschrieben, wie du Vorlagen suchst, verschiebst, kopierst, bearbeitest und löschst.
Wenn du möchtest, kannst du bereits vordefinierte Standardvorlagen verwenden. Außerdem erfährst du alles über die verfügbaren Widgets und wie du diese Widgets in deinen Vorlagen verwenden kannst.

Sobald du eine Vorlage erstellt hast, wird in Klammern vor dem Namen der Vorlage die ID der Vorlage angezeigt. Das System vergibt die IDs fortlaufend und automatisch. Die IDs können nicht geändert werden.

Die Widgets und Variablen, die in der Vorlage enthalten sind, bilden den eigentlichen Inhalt deiner E-Mail. In einer Vorlage kannst du über die verfügbaren Widgets beliebig viele Variablen per Drag-and-drop einfügen, die dann in der E-Mail an deine Kund:innen durch den korrekten Inhalt ersetzt werden.

Eine detaillierte Auflistung, welche Variablen für deine E-Mail-Vorlagen zur Verfügung stehen, findest du in den Tabellen auf der Handbuchseite Variablen und twig expressions verwenden.

Erstelle Vorlagen für den Header und den Footer, die du dann in all deinen E-Mail-Vorlagen wählen kannst. Header und Footer sind global wirksam. Das bedeutet: Änderungen, die du am Header und Footer vornimmst, wirken sich demnach auch auf alle bestehenden Vorlagen, in denen du diese Header und Footer verwendest, sowie weitere Vorlagen, die du zukünftig erstellst, aus.

Im Header kannst du beispielsweise dein Firmenlogo speichern und im Footer deine Signatur und allgemeine Informationen über deine Firma wie die Adresse, Links zu sozialen Netzwerken, die Rechtsform deiner Firma, Informationen zu Geschäftsführung etc.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Vorlagen für den Header und den Footer zu erstellen.

2.1.1. Vorlage für den Header erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Vorlage für den Header deiner E-Mail-Vorlage zu erstellen.

Vorlage für den Header erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners bzw. Unterordners, in dem du einen Header erstellen möchtest, auf more_vert und dann auf add Hinzufügen play_arrow.

  3. Klicke auf web_asset Header.
    → Das Fenster Neuen Header hinzufügen öffnet sich.

  4. Gib einen Namen für den Header ein.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Die Header-Vorlage wird erstellt.

  6. Klicke auf Hinzufügen (add), um eine Sprache hinzuzufügen.
    → Ein Fenster öffnet sich.

  7. Wähle eine Sprache aus der Liste.
    → Das Fenster Neuer Name öffnet sich.

  8. Gib den Betreff für die Header-Vorlage ein.

  9. Klicke auf Speichern.

  10. Wähle (check_box) im Bereich Allgemeine Einstellungen den Eigner und den Mandant.

  11. Klicke auf Bearbeiten (edit).

  12. Bearbeite den Header nach deinen Wünschen und füge Widgets und Variablen ein.

  13. Speichere (save) die Einstellungen.

2.1.2. Vorschau des Headers anzeigen

Du kannst dir jederzeit eine Vorschau deiner Header-Vorlage anschauen. Dies ist entweder im HTML-Format oder als reiner Text möglich. Gib eine Auftrags-ID ein, um die Vorschau mit echten Auftragsdaten zu befüllen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Vorschau einer Vorlage anzuzeigen.

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der den Header enthält, von dem du eine Vorschau anzeigen möchtest.

  3. Klicke auf den Header.

  4. Klicke auf Vorschau (preview).
    → Das Fenster Vorschau öffnet sich.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Format der Vorschau die Option HTML oder Reiner Text.

  6. Gib im Feld Auftrags-ID die ID des Auftrags ein, von dem du die Vorschau sehen möchtest.

  7. Klicke auf preview VORSCHAU.
    → Die Vorschau wird in einem separaten Fenster geöffnet.
    Hinweis: Dein System merkt sich den Wert der eingegeben Auftrags-ID bis zum nächsten Login oder bis der Browser-Cache geleert wird.

  8. Prüfe die Header-Vorlage.

  9. Schließe das Fenster.

Wenn du mit dem Ergebnis nicht zufrieden bist, bearbeite den Inhalt deines Headers erneut.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Vorlage für den Footer deiner E-Mail-Vorlage zu erstellen.

Vorlage für den Footer erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder. Klicke in der Zeile des Ordners bzw. Unterordners, in dem du einen Footer erstellen möchtest, auf more_vert und dann auf add Hinzufügen play_arrow.

  2. Klicke auf video_label Footer.
    → Das Fenster Neuen Footer hinzufügen öffnet sich.

  3. Gib einen Namen für den Footer ein.

  4. Klicke auf Speichern.
    → Die Footer-Vorlage wird erstellt.

  5. Klicke auf Hinzufügen (add), um eine Sprache hinzuzufügen.
    → Ein Fenster öffnet sich.

  6. Wähle eine Sprache aus der Liste.
    → Das Fenster Neuer Name öffnet sich.

  7. Gib den Betreff für die Footer-Vorlage ein.

  8. Klicke auf Speichern.

  9. Wähle (check_box) im Bereich Allgemeine Einstellungen den Eigner und den Mandant.

  10. Klicke auf Bearbeiten (edit).

  11. Bearbeite den Footer nach deinen Wünschen und füge Widgets und Variablen ein.

  12. Speichere (save) die Einstellungen.

Du kannst dir jederzeit eine Vorschau deiner Footer-Vorlage anschauen. Dies ist entweder im HTML-Format oder als reiner Text möglich. Gib eine Auftrags-ID ein, um die Vorschau mit echten Auftragsdaten zu befüllen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Vorschau einer Vorlage anzuzeigen.

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der den Footer enthält, von dem du eine Vorschau anzeigen möchtest.

  3. Klicke auf den Footer.

  4. Klicke auf Vorschau (preview).
    → Das Fenster Vorschau öffnet sich.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Format der Vorschau die Option HTML oder Reiner Text.

  6. Gib im Feld Auftrags-ID die ID des Auftrags ein, von dem du die Vorschau sehen möchtest.

  7. Klicke auf preview VORSCHAU.
    → Die Vorschau wird in einem separaten Fenster geöffnet.
    Hinweis: Dein System merkt sich den Wert der eingegeben Auftrags-ID bis zum nächsten Login oder bis der Browser-Cache geleert wird.

  8. Prüfe die Footer-Vorlage.

  9. Schließe das Fenster.

Wenn du mit dem Ergebnis nicht zufrieden bist, bearbeite den Inhalt deines Footers erneut.

3. Textblock erstellen

Erstelle einen Textblock, den du dann in der Messenger-Nachricht einfügen kannst. Textblöcke sind fertige Textbausteine, die dir die Arbeit enorm erleichtern, besonders wenn du häufig mit Standardfragen oder Standardproblemen konfrontiert wirst. Du kannst hier zum Beispiel auch längere Texte speichern und so bei der Bearbeitung deiner Nachrichten viel Zeit sparen.
Überlege dir im Vorfeld eine sinnvolle Struktur von Ordnern, Unterordnern und Fragen.

Textblock erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Suche den soeben erstellten Ordner und klicke auf more_vert.

  3. Klicke auf add Hinzufügen und dann auf text_fields Textblock.
    → Das Fenster Neuen Textblock hinzufügen öffnet sich.

  4. Gib den Namen ein.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Der Textblock wird erstellt und öffnet sich.

  6. Klicke auf add (Hinzufügen).

  7. Wähle eine Sprache aus der Liste.

  8. Klicke am Ende der Zeile Inhalt auf edit.

  9. Gib den Inhalt des Textblocks im Editor ein.
    Tipp: Nutze die üblichen Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht, oder klicke oben links auf Quellcode, um HTML-Code für den Textblock eingeben zu können.

  10. Klicke auf Speichern (save).

Wenn du PlentyONE bereits seit längerer Zeit nutzt und bereits Textblöcke bzw. FAQs im alten Menü CRM » Textblöcke / FAQ erstellt hast, siehst du im Menü CRM » EmailBuilder den Ordner Text blocks (migrated). Dieser Ordner enthält alle Ordner, Unterordner und FAQs, die du im alten Menü erstellt hast.

4. Vorlage erstellen

Erstelle nun die Vorlage und speichere grundlegende Einstellungen wie den Namen, den Betreff, CC und BCC und wähle die zur Vorlage passenden Header und Footer. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Wichtig: Header und Footer in der jeweiligen Sprache hinzufügen

Wenn du eine Vorlage in mehreren Sprachen erstellst, denke daran, auch den Header und den Footer in diesen Sprachen zu erstellen und diese mit der Vorlage zu verknüpfen. Andernfalls kann die Vorlage nicht versendet werden.
Zwischen mehreren Vorlagen hin- und herwechseln

Wenn du später mehrere Vorlagen zur selben Zeit bearbeitest, kannst du über die Navigation auf der linken Seiten zwischen den einzelnen Vorlagen hin- und herwechseln. Die Vorlage, die du gerade geöffnet hast, ist am Zeilenanfang blau markiert.
emailbuilder neue vorlage
Bild 2. Neue Vorlage im EmailBuilder erstellen

Vorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke unten links auf add Hinzufügen.
    Oder: Klicke in der Zeile des Ordners, in dem du eine Vorlage erstellen möchtest, auf more_vert und dann auf add Hinzufügen play_arrow.

  3. Klicke auf description Vorlage.
    → Das Fenster Neue Vorlage hinzufügen öffnet sich.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1 und Bild 2.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.

Hinweis: Wenn du die Vorlage nicht innerhalb eines Ordners erstellen möchtest, klicke auf der Startseite des Menüs CRM » EmailBuilder direkt unten links auf add Hinzufügen und klicke dann auf description Vorlage. Die Vorlage wird dann auf der ersten Ebene erstellt, ohne dass sie zu einem Ordner gehört.

E-Mail-Vorlagen werden im Multipart-Format versendet

Die E-Mail-Vorlagen im EmailBuilder verwenden das Multipart-Format. Das bedeutet, dass deine E-Mails gleichzeitig in einer HTML- und in einer Textversion versendet werden.
So sind deine E-Mails für alle Empfänger:innen lesbar, auch wenn deren E-Mail-Client die Anzeige von HTML in E-Mails einschränkt oder ganz unterbindet. Auf der anderen Seite werden die von dir gestalteten HTML-Versionen deiner E-Mail-Vorlagen für die Empfänger:innen angezeigt, deren E-Mail-Client die Darstellung von HTML erlaubt. Der Vorteil für dich hierbei ist, dass du nur eine E-Mail-Vorlage pflegen musst.
Tabelle 1. Vorlage im EmailBuilder erstellen
Einstellung Erläuterung

Fenster Neue Vorlage hinzufügen

Name

Wie lautet der Name der Vorlage? Gib einen aussagekräftigen Namen ein, damit du die Vorlage später leicht wiederfinden kannst.
Hinweis: Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Expertenmodus

Aktiviere (toggle_on) die Option, wenn du die Vorlage im Expertenmodus erstellen möchtest.
Hinweis: Wenn du den Expertenmodus aktivierst, sind die nachfolgenden Optionen Header, Footer und Aus Standardvorlage verwenden deaktiviert.

Header

Welchen Header möchtest du in dieser Vorlage anzeigen? Wähle einen Header aus der Dropdown-Liste (arrow_drop_down).
Die Liste enthält alle Header, die du bereits erstellt hast.

Footer

Welchen Footer möchtest du in dieser Vorlage anzeigen? Wähle einen Footer aus der Dropdown-Liste (arrow_drop_down).
Die Liste enthält alle Footer, die du bereits erstellt hast.

Aus Standardvorlage erstellen

Klappe den Bereich auf (arrow_drop_down), um eine der Standardvorlagen zu wählen und mit der neuen Vorlage zu verknüpfen.
Hinweis: Du kannst die hier gewählte Standardvorlage im nächsten Schritt nach deinen Wünschen anpassen.

Speichern

Speichert die Einstellungen.

Bereich für den Inhalt der Vorlage
In diesem Bereich fügst du die Sprachen hinzu und erstellst den Inhalt deiner Vorlage mit Widgets und Variablen. Beachte die Informationen zum Zeilenabstand in unserem FAQ-Bereich.

Hinzufügen

Klicke auf add (Hinzufügen), um die Sprache der Vorlage zu wählen.
Bild 8 zeigt die Liste mit den Sprachen, nachdem du auf add geklickt hast.

Betreff eingeben

Wie lautet der Betreff deiner E-Mail? Gib den Betreff in der jeweiligen Sprache ein. Hinweis: Standardmäßig ist das Sprachkürzel als Betreff eingetragen. Du kannst den Betreff jederzeit anpassen.

Speichern

Speichert die Einstellung.

Inhalt und Betreff
Dieser Bereich ist automatisch geöffnet.

Betreff

Hier siehst du den Betreff der Vorlage. Du kannst den Betreff ändern, wenn gewünscht.
Klicke auf integration_instructions (Variablen einblenden) am Ende der Zeile, um die Variablenliste zu öffnen. Du kannst die gewünschte Variable entweder über die Kategorien und Unterkategorien suchen oder du gibst den Namen der gewünschten Variable im Suchfeld ein. Mit einem Klick auf die gewünschte Variable wird die dazugehörige twig expression inklusive der doppelt geschweiften Klammern in die Betreffzeile eingefügt.
Hinweis: Bei Vorlagen vom Typ Header und Footer ist das Feld Betreff nicht verfügbar.

Bearbeiten

Klicke auf edit am Ende der Zeile Inhalt und Betreff, um den Inhalt der Vorlage zu bearbeiten und Widgets und Variablen einzufügen.
Der Editor-Bereich öffnet sich und du kannst über die Widgets den Inhalt der Vorlage bearbeiten.
Mit einem Klick auf css in der Symbolleiste ganz oben kannst du das benutzerdefinierte Styling deiner Vorlage anpassen.
Hinweis: Die E-Mail-Vorlagen verwenden das Multipart-Format. Die E-Mails werden also gleichzeitig in einer HTML- und in einer Textversion versendet.

Vorschau

Klicke auf preview Vorschau am Ende der Zeile Inhalt und Betreff und wähle dann aus der Liste Format der Vorschau die Option HTML oder Reiner Text. Gib im Feld Auftrags-ID die ID des Auftrags ein, um die Vorschau mit echten Auftragsdaten zu befüllen. Die Vorschau wird in einem separaten Fenster geöffnet.

Spracheinstellungen
In diesem Bereich nimmst du die sprachabhängigen Einstellungen der Vorlage vor. Lade zum Beispiel Produktdatenblätter oder Bedienungsanleitungen in der jeweiligen Sprache hoch und bestimme die Zeit-, Datums- und Zahlenformate für jede Sprache individuell.
Hinweis: Wenn die Vorlage vom Typ Header oder Footer ist, steht dir in diesem Bereich nur das Feld Benutzerdefiniertes sprachspezifisches Styling zur Verfügung. Ein Betreff und statische Anhänge sind für Header und Footer nicht verfügbar.

Kopieren

Klicke im Tab der jeweiligen Sprache auf more_vert und dann auf content_copy Kopieren, um den Inhalt und die Spracheinstellungen der Vorlage für eine andere Sprache zu kopieren.
Hinweis: Eine automatische Übersetzung erfolgt nicht. Du musst die Übersetzung selbst hinzufügen.

Löschen

Klicke im Tab der jeweiligen Sprache auf more_vert und dann auf delete Löschen. Nachdem du die Sicherheitsabfrage bestätigt hast, wird die Vorlage gelöscht.

Sprachen-ID

Hier wird die ID angezeigt. Die ID kann nicht angepasst werden.

Statische Anhänge

In dieser Dropdown-Liste stehen dir alle Anhänge zur Verfügung, die du vorher im Menü Shop » Dokumente hochgeladen hast. Dies sind zum Beispiel Installationsanleitungen oder Produktdatenblätter in der jeweiligen Sprache. Wähle (check_box) bis zu 3 statische Anhänge aus der Dropdown-Liste.

HOCHLADEN file_upload

Hier kannst du die Anhänge auch direkt von deinem Computer aus hochladen, ohne sie vorher im Menü Shop » Dokumente hochladen zu müssen.
Hinweis: Bei Vorlagen vom Typ Header und Footer ist diese Dropdown-Liste nicht verfügbar.

Benutzerdefiniertes sprachspezifisches Styling

Hier kannst du das CSS-Styling deiner Vorlage, deines Headers und deines Footers anpassen. Dieses CSS-Styling gilt spezifisch für eine bestimmte Sprachvariante der Vorlage. Im Kapitel Benutzerdefiniertes Styling: Gängige CSS-Beispiele unterhalb dieser Tabelle findest du einige Beispiele, wie du das Styling deiner Vorlage anpassen kannst.
Tipp: Speichere die Einstellungen und öffne anschließend die Vorschau (preview), um deine Eingaben zu prüfen und ggf. weitere Anpassungen vorzunehmen.

E-Mail-Metadaten

Hier kannst du Meta-Tags im <head> element speichern.
Allgemeine Informationen zu Meta-Tags findest du auf dieser Seite.

Zahlenformat

Wähle für das Zahlenformat die deutsche oder die englische Schreibweise aus der Liste.

Beispiel: Die deutsche Schreibweise zeigt Zahlenformate folgendermaßen an: 1,25 oder 1.000,25. Die englische Schreibweise zeigt Zahlenformate folgendermaßen an: 1.25 oder 1,000.25.

Anzahl der Nachkommastellen

Gib eine Zahl ein, die die Anzahl der Nachkommastellen definiert.

Datumsformat

Wähle das Datumsformat aus Dropdown-Liste.

dd steht für den Tag, mm für den Monat und yyyy für das Jahr. Standardmäßig ist für deutsche Systeme das Datumsformat dd.mm.yyyy vorausgewählt und für alle anderen Sprachen das Format dd-mm-yyyy.
Verfügbare Formate:

  • yyyy-mm-dd

  • dd.mm.yyyy

  • dd-mm-yy

  • dd/mm/yyyy

  • mm-dd-yyyy

Beachte auch die Code-Beispiele zum Datumsformat für das Code-Widget auf dieser Handbuchseite.

Zeitformat

Wähle das Zeitformat aus Dropdown-Liste.

hh steht für die Stunde im 12h-Format, HH steht für die Stunde im 24h-Format, ii für die Minuten und ss für die Sekunden. a gibt je nach Uhrzeit den Zusatz AM oder PM aus. Standardmäßig ist das Zeitformat HH:ii vorausgewählt.
Verfügbare Formate:

  • hh:ii:ss a

  • hh.ii.ss a

  • hh-ii-ss a

  • hh:ii a

  • hh.ii a

  • hh-ii a

  • HH:ii:ss

  • HH.ii.ss

  • HH-ii-ss

  • HH:ii

  • HH.ii

  • HH-ii

Allgemeine Einstellungen
Im Bereich Allgemeine Einstellungen auf der rechten Seite deines Bildschirms nimmst du die allgemeinen Einstellungen für die Vorlage in der jeweiligen Sprache vor.

Name

Hier siehst du den Namen der Vorlage, den du eben eingegeben hast. Du kannst den Namen anpassen, wenn gewünscht.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

Mandant

Wähle (check_box) einen oder mehrere Mandanten aus der Liste.
Klicke auf check_box_outline_blank Alle auswählen, um alle verfügbaren Mandanten auszuwählen. Klicke auf check_box Alle abwählen, um die Auswahl wieder aufzuheben.

Header

Hier siehst du den Header, den du eben für die Vorlage gewählt hast. Du kannst hier einen anderen Header wählen, wenn gewünscht.
Wichtig: Stelle sicher, dass du hier einen Header wählst, der die selbe Sprache wie die Vorlage selbst hat.

Footer

Hier siehst du den Footer, den du eben für die Vorlage gewählt hast. Du kannst hier einen anderen Footer wählen, wenn gewünscht.
Wichtig: Stelle sicher, dass du hier einen Footer wählst, der die selbe Sprache wie die Vorlage selbst hat.

Dynamische Anhänge

In dieser Dropdown-Liste stehen dir alle Dokumente zur Verfügung, die du im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder eingerichtet hast.
Die Option Benutzerdefiniertes Auftragsdokument bezieht sich auf das Dokument, das du im DocumentBuilder erstellt hast.
Wenn du die Option Externe Dokumente wählst, werden alle externen Dokumente, die du im Bereich Dokumente des Auftrags hochgeladen hast, an die E-Mail-Vorlage angehängt.
Wähle (check_box) bis zu 4 dynamische Anhänge aus der Dropdown-Liste.

Antwort an

An wen sollen die Antworten auf diese E-Mail gesendet werden? Gib die E-Mail-Adresse(n) ein.
Hinweis: Wenn du mehrere E-Mail-Adressen eingibst, trenne diese jeweils durch ein Komma.

CC

An wen soll die E-Mail in Kopie gesendet werden? Gib die E-Mail-Adresse(n) ein.
Hinweis: Wenn du mehrere E-Mail-Adressen eingibst, trenne diese jeweils durch ein Komma.

BCC

An wen soll die E-Mail als blinde Kopie gesendet werden? Gib die E-Mail-Adresse(n) ein.
Hinweis: Wenn du mehrere E-Mail-Adressen eingibst, trenne diese jeweils durch ein Komma.

Vorlage in E-Mail-Auswahl ausblenden

Wähle Ja, wenn du möchtest, dass diese Vorlage in der Auswahl für den E-Mail-Service ausgeschlossen wird. Das bedeutet, dass diese Vorlage in keiner Dropdown-Liste, in der du EmailBuilder-Vorlagen wählen kannst, zur Verfügung stehen wird.
Wenn du Nein wählst, ist diese Vorlage in allen Dropdown-Listen, in den du EmailBuilder-Vorlagen wählen kannst, sichtbar.

Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling

Hier kannst du das CSS-Styling deiner Vorlage, deines Headers und deines Footers anpassen. Dieses CSS-Styling gilt global für alle Sprachvarianten der Vorlage. Im Kapitel Benutzerdefiniertes Styling: Gängige CSS-Beispiele unterhalb dieser Tabelle findest du einige Beispiele, wie du das Styling deiner Vorlage anpassen kannst.
Tipp: Speichere die Einstellungen und öffne anschließend die Vorschau (preview), um deine Eingaben zu prüfen und ggf. weitere Anpassungen vorzunehmen.

Symbolleiste

Speichern

Speichert die Änderungen, die du an der Vorlage vorgenommen hast.

Verwendung der Vorlage

Mit einem Klick auf assessment öffnet sich das Fenster Verwendung der Vorlage. Hier kannst du sehen, in welchem Bereich deines Systems die EmailBuilder-Vorlage verwendet wird. Weitere Informationen findest du in diesem Kapitel.

5. Benutzerdefiniertes Styling: Gängige CSS-Beispiele

In Tabelle 2 findest du einige gängige Beispiele, um das CSS-Styling deiner Vorlage anzupassen. Du kannst das CSS-Styling über die folgenden Wege anpassen:

  • im Bereich Spracheinstellungen der Vorlage im Feld Benutzerdefiniertes sprachspezifisches Styling

  • im Bereich Allgemeine Einstellungen im Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling

  • mit einem Klick auf edit in der Vorlage über das Symbol css

  • in den Widget-Einstellungen in den Feldern Eigenes CSS und Eigene Element-ID

warning Damit das CSS-Styling korrekt angezeigt wird, muss es von einer Klasse oder einer Element-ID umgeben sein.
Wenn du mehrere CSS-Stylings für die Vorlage speichern möchtest, gib alle Werte untereinander, getrennt durch ein Semikolon, ein.
Tipp: Schau dir das CSS-Tutorial mit anschaulichen Beispielen auf dieser Seite an.

Klappe die folgende Box auf, um Beispiele zu sehen.

Positiv- und Negativbeispiele für das CSS-Styling

Bild 3 zeigt ein Positivbeispiel für ein CSS-Styling. Hier hat die Klasse keinen Namen, sondern besteht nur aus .
*Hinweis: Ein Beispiel für eine Klasse mit Namen siehst du in Bild 5 weiter unten in dieser Box.

emailbuilder css positiv beispiel ohne klassenname
Bild 3. CSS-Styling: Positivbeispiel

Bild 4 zeigt im Gegensatz zum ersten Bild ein Negativbeispiel. Hier fehlt die Klasse. Deshalb würde das CSS-Styling nicht für die Vorlage greifen.

emailbuilder css negativbeispiel
Bild 4. CSS-Styling: Negativbeispiel

Wenn du mehrere Klassen oder Element-IDs erstellt hast und diese auch in deinen Vorlagen unterschiedlich anwenden möchtest, empfehlen wir, der Klasse oder der Element-ID immer einen Namen zu geben. So erkennst du später leichter die korrekte Klasse wieder, wenn du diese in den Widget-Einstellungen in den Feldern Eigene CSS-Klasse bzw. Eigene Element-ID auswählen möchtest:

emailbuilder eigene css klasse element id

Die folgenden beiden Bilder zeigen einmal das Beispiel mit einer benannten Klasse und einmal mit einer benannten ID.
Beachte: Wenn du der Klasse einen Namen gibst, muss dieser immer mit . beginnen. Wenn du der ID einen Namen gibst, muss diese immer mit # beginnen.

emailbuilder css eigene klasse
Bild 5. CSS-Styling: Eigene Klasse
emailbuilder css eigene id
Bild 6. CSS-Styling: Eigene ID
Tabelle 2. Beispiele: CSS-Styling
CSS-Styling Erläuterung

Breite der Vorlage

Gib max-width: gefolgt von der gewünschten Breite in Pixel in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein.
Beispiel: max-width:1200px

Hintergrundfarbe

Gib background-color: gefolgt von dem gewünschten HTML-Farbencode in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein.
Beispiel: background-color:#A9F5D0;

Schriftfarbe

Gib color: gefolgt von dem gewünschten HTML-Farbcode in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein.
Beispiel: color:#A0A1B;

Schriftgröße

Gib font-size: gefolgt von dem gewünschten Schriftgröße in Pixel in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein.
Beispiel: font-size:20px;

Schriftstärke

Gib font-weight: gefolgt von der gewünschten Schriftstärke in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein.
Beispiel: font-weight:700;

Textausrichtung

Gib text-align:center; in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein, wenn der Text zentriert angezeigt werden soll. Gib text-align:right; ein, wenn der Text rechtsbündig angezeigt werden soll.

Hintergrundbild

Gib background-image: url(Link_zum_Bild); in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein und ersetze Link_zum_Bild durch den entsprechenden Bild-Link, um ein Hintergrundbild in deiner Vorlage anzuzeigen.

Textrahmen

Gib z.B. border: 1px solid blue; in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein, um einen 1 px schmalen, blauen Rahmen um den Text einzufügen.

Innenabstand

Gib padding:10px; in das Feld Benutzerdefiniertes Vorlagen Styling ein, wenn der Abstand auf allen Seiten 10px betragen soll.
Gib padding: 10px 20px; ein, wenn der Abstand oben und unten 10px und links und rechts 20px betragen soll.

6. Widget in Vorlage einfügen

Im Editor findest du eine Auswahl an Widgets, deren Inhalte bereits teilweise für dich vorkonfiguriert sind. In einigen Widgets kannst du dann später Variablen einfügen.
Die folgenden Widgets sind verfügbar:

  • Zweispaltiges Layout

  • Dreispaltiges Layout

  • Text

  • Code

  • Kontaktadresse

  • Auftragsadresse

  • Auftragspositionen

  • Artikelliste

  • Bild

  • If-else-Widget

Beispielsweise findest du im Widget Auftragspositionen eine vordefinierte Liste mit den wichtigsten Variablen rund um den bestellten Artikel wie Artikelname, Anzahl der bestellten Menge, Preise, Versandkosten und Gesamtrechnungsbetrag. Du kannst die Inhalte jedoch jederzeit nach deinen Wünschen anpassen und weitere Spaltennamen und einzelne Positionen hinzufügen.

Gehe nun wie im Folgenden beschrieben vor, um ein Widget oder mehrere Widgets in deiner Vorlage einzufügen.

Widget in Vorlage einfügen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du bearbeiten möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke auf Bearbeiten (edit).
    → Der Editor öffnet sich und die Widgets werden geladen.

  5. Klicke auf das Widget auf der linken Seite, das du einbinden möchtest, und ziehe es via Drag-and-drop in den schraffierten Bereich.

  6. Je nachdem, welches Widget du verwendet hast, klicke auf edit bzw. auf settings und nimm die Einstellungen vor. Beachte die Erläuterungen zu den einzelnen Widgets und deren Bearbeitungsmöglichkeiten in Tabelle 3.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 3. Im EmailBuilder verfügbare Widgets
Widget Erläuterung

Zweispaltiges Layout

Ermöglicht die Darstellung von Text in einem zweispaltigen Layout.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Zweispaltiges Layout unterhalb dieser Tabelle.

Dreispaltiges Layout

Ermöglicht die Darstellung von Text in einem dreispaltigen Layout.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Dreispaltiges Layout unterhalb dieser Tabelle.

Text

In diesem Widget kannst du Text eingeben und Variablen verwenden. Du hast auch die Möglichkeit, den eingegebenen Text zu formatieren.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Text unterhalb dieser Tabelle.

Code

In diesem Widget kannst du Text im HTML-Format eingeben und mit twig expressions arbeiten. Hierzu sind einige grundlegende HTML-Kenntnisse erforderlich.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Code unterhalb dieser Tabelle.

Kontaktadresse

Dieses Widget enthält Daten der Kontaktadresse. Das Layout der Adresse richtet sich nach den Einstellungen, die du im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout gespeichert hast.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Kontaktadresse unterhalb dieser Tabelle.

Auftragsadresse

Dieses Widget enthält Daten der Auftragsadresse. Das Layout der Adresse richtet sich nach den Einstellungen, die du im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout gespeichert hast.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Auftragsadresse unterhalb dieser Tabelle.

Auftragspositionen

Dieses Widget enthält ein vordefiniertes Layout für die Auftragspositionen, das du selbstverständlich anpassen kannst. Du kannst Spalten hinzufügen, die Spaltenbreiten anpassen und andere Einstellungen vornehmen.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Auftragspositionen unterhalb dieser Tabelle.

Artikelliste

In diesem Widget kannst du Text eingeben und Variablen verwenden. Beachte, dass in diesem Widget nur die Variablen aus der Unterkategorie Auftrag / Auftragspositionen (nur für Artikellisten-Widget) verwendet werden können.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Artikelliste unterhalb dieser Tabelle.

Bild

In diesem Widget kannst du Bilder wie z.B. dein Firmenlogo hochladen, um dieses in deinen E-Mail-Vorlagen anzuzeigen.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: Bild unterhalb dieser Tabelle.

If-else-Widget

In diesem Widget kannst du Wenn-Dann-Bedingungen einbauen.
Weitere Details zu diesem Widget erhältst du im Kapitel Widget: If-else unterhalb dieser Tabelle.

6.1. Widget: Zweispaltiges Layout

Dieses Widget ist ein Struktur-Widget. Es ermöglicht die Darstellung von Text in einem zweispaltigen Layout.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du das Verhältnis, wie die beiden Spalten angezeigt werden, bestimmen. Zur Auswahl stehen die folgenden Werte:

  • 50% / 50% (Standard)

  • 30% / 70%

  • 70% / 30%

Du kannst weitere Widgets in dieses Widget einfügen, indem du diese per Drag-and-drop in eine der beiden Spalten ziehst. Füge zum Beispiel ein Bild-Widget ein.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen. Klicke auf Widget löschen (delete), um das Widget zu entfernen.

6.2. Widget: Dreispaltiges Layout

Dieses Widget ist ein Struktur-Widget. Es ermöglicht die Darstellung von Text in einem dreispaltigen Layout.

Du kannst weitere Widgets in dieses Widget einfügen, indem du diese per Drag-and-drop in eine der drei Spalten ziehst. Füge zum Beispiel ein Bild-Widget ein.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du das Widget mit einem Klick auf Widget löschen (delete) entfernen. Weitere Einstellungen können hier nicht vorgenommen werden. Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

6.3. Widget: Text

In diesem Widget kannst du Text eingeben und Variablen verwenden. Du hast auch die Möglichkeit, den eingegebenen Text zu formatieren. Mache einen Doppelklick auf das Wort, das du formatieren möchtest, um den Editor zu öffnen. Du kannst den Text zum Beispiel zentrieren oder links- oder rechtsbündig anheften und die Schrift- und Hintergrundfarbe ändern.

Mit einem Klick auf edit öffnet sich auf der linken Seite die Liste mit den Variablen. Nutze die Suchfunktion, um nach einzelnen Variablen zu suchen oder finde die passenden Variablen, indem du die einzelnen Bereiche aufklappst (chevron_right). Klicke auf die Variable, die du einfügen möchtest. Gib ggf. zusätzlich Text in das Widget ein.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.
Mit einem Klick auf Widget löschen (delete) entfernst du das Widget. Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen.

6.4. Widget: Code

In diesem Widget kannst du Text im HTML-Format eingeben und mit twig expressions arbeiten. Hierzu sind einige grundlegende HTML-Kenntnisse erforderlich.

Klicke auf , um die Ansicht zu öffnen.
Auf der linken Seite des Code-Editors siehst du die Liste mit den verfügbaren Variablen. Der Unterschied zu der Variablenliste, die sich zum Beispiel im Text-Widget öffnet, ist, dass hier beim Klick auf die Variable automatisch die twig expression in den Code-Editor eingefügt wird.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du das Widget mit einem Klick auf Widget löschen (delete) entfernen. Weitere Einstellungen können hier nicht vorgenommen werden. Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen.

Beachte auch die Code-Beispiele für das Code-Widget auf dieser Handbuchseite.

6.5. Widget: Kontaktadresse

Dieses Widget enthält Daten der Kontaktadresse. Das Layout der Adresse richtet sich nach den Einstellungen, die du im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout gespeichert hast. Das bedeutet, das Layout wird im EmailBuilder genauso ausgegeben, wie das Adress-Layout, das du als Standard-Adress-Layout im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout definiert hast.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Wähle aus der Dropdown-Liste den Adresstyp Rechnungsadresse oder Lieferadresse.

Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen. Klicke auf Widget löschen (delete), um das Widget zu entfernen.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

Hinweis: Alle zum Kontakt gespeicherten Adressen findest du im Kontaktdatensatz im Bereich Adressen. Die primäre Lieferadresse und die primäre Rechnungsadresse des Kontakts findest du im Kontaktdatensatz im Bereich Primäre Adresse.

6.6. Widget: Auftragsadresse

Dieses Widget enthält Daten der Auftragsadresse. Das Layout der Adresse richtet sich nach den Einstellungen, die du im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout gespeichert hast. Das bedeutet, das Layout wird im EmailBuilder genauso ausgegeben, wie das Adress-Layout, das du als Standard-Adress-Layout im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout definiert hast.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Wähle aus der Dropdown-Liste den Adresstyp Rechnungsadresse oder Lieferadresse.

Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen. Klicke auf Widget löschen (delete), um das Widget zu entfernen.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

Hinweis: Alle zum Kontakt gespeicherten Adressen findest du im Kontaktdatensatz im Bereich Adressen. Die primäre Lieferadresse und die primäre Rechnungsadresse des Kontakts findest du im Kontaktdatensatz im Bereich Primäre Adresse.

6.7. Widget: Auftragspositionen

Dieses Widget enthält ein vordefiniertes Layout für die Auftragspositionen, das du selbstverständlich anpassen kannst.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Wähle aus der Liste Währungseinstellungen, ob du das Währungszeichen (z.B. €) oder das ISO-Symbol (z.B. EUR) im Widget anzeigen möchtest. Wähle unter Auftragspositionstypen die Auftragspositionstypen aus, die in der Tabelle angezeigt werden sollen.

Wähle jeweils aus den Dropdown-Listen Spaltenwert, welche Inhalte in den Spalten und als einzelne Positionen in der Tabelle angezeigt werden sollen.
Gib jeweils in den Feldern Spaltenbreite darunter einen Wert in Prozent ein, um die Breite der Spalten in der Tabelle anzupassen.
Wenn du den Spaltennamen ändern möchtest: Gib jeweils in den Feldern Name festlegen den neuen Namen für die angezeigte Spalte ein.
Mit einem Klick auf unfold_more kannst du die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern.
Du siehst in der Vorschau sofort, wie sich die Änderungen auf die Tabelle auswirken.
Mit einem Klick auf add (Neuen Eintrag hinzufügen) in den Einstellungen kannst du weitere Spalten hinzufügen. Mit einem Klick auf Eintrag entfernen (delete) löschst du die Spalten aus der Übersicht.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

Verfügbare Spalten und einzelne Positionen für die Tabelle im Auftragspositionen-Widget

Verfügbare Spalten:

  • Anzahl

  • Artikel-ID

  • Artikelname

  • Artikelbild

  • Attributwerte

  • Barcode

  • Barcode-Bild

  • Einzelpreis (brutto)

  • Einzelpreis (netto)

  • Externe Varianten-ID

  • MwSt.-Betrag

  • MwSt.-Satz

  • Preis (brutto)

  • Preis (netto)

  • Rabatt (%)

  • Rabatt (brutto)

  • Rabatt (netto)

  • Varianten-ID

  • Variantenname

  • Variantennummer

  • Verfügbarkeit

  • Wert der Bestelleigenschaft

Tipp: Im Feld Spaltenbreite kannst du eine Zahl in Prozent eingeben, um die Spaltenbreiten selbst festzulegen.

Verfügbare einzelne Positionen:

  • Mehrwertsteuersätze und -Beträge

  • Rabatt (brutto)

  • Rabatt (netto)

  • Versandkosten (brutto)

  • Versandkosten (netto)

  • Warenwert (brutto)

  • Warenwert (netto)

  • Offener Betrag

  • Bezahlter Betrag

  • Rechnungsbetrag (brutto)

  • Rechnungsbetrag (netto)

6.8. Widget: Artikelliste

In diesem Widget kannst du Text eingeben und Variablen verwenden. Beachte, dass in diesem Widget nur die Variablen aus der Unterkategorie Auftrag / Auftragspositionen (nur für Artikellisten-Widget) verwendet werden können.

Mit einem Klick auf edit öffnet sich auf der linken Seite die Liste mit den Variablen. Nutze die Suchfunktion, um nach einzelnen Variablen zu suchen oder finde die passenden Variablen, indem du die einzelnen Bereiche aufklappst (chevron_right). Klicke auf die Variable, die du einfügen möchtest. Gib ggf. zusätzlich Text in das Widget ein.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.
Mit einem Klick auf Widget löschen (delete) entfernst du das Widget. Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen.

6.9. Widget: Bild

In diesem Widget kannst du Bilder wie z.B. dein Firmenlogo hochladen, um dieses in deinen E-Mail-Vorlagen anzuzeigen.

Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du das Bild hochladen, die Breite und die Höhe des Bildes in px oder % angeben, einen Alternativtext eingeben, das Styling im CSS-Format anpassen und den Bild-Link angeben.
Wichtig: Gib bei dem Bild-Link immer https mit an.
Tipp: Wenn du das Bild an eine bestimmte Position setzen möchtest, kannst du das CSS-Styling im Feld Eigenes Styling anpassen, z.B. margin-left: auto; margin-right: 0; display: block; oder float:right;display:block;. Weitere Informationen findest du z.B. hier und hier.

Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen. Klicke auf Widget löschen (delete), um das Widget zu entfernen.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

6.10. Widget: If-else

In diesem Widget kannst du Wenn-Dann-Bedingungen einbauen.
Mit einem Klick auf settings öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du die folgenden Variablen wählen:

  • Mandanten-ID

  • Zahlungsart

  • Versandprofil

  • Klasse

  • Verfügbarkeit

  • Markierung

  • Lager

  • Auftragsherkunft

  • Sprache

  • Ist Gast

  • Varianten-ID

  • Kontakt-ID

  • Auftragstags

  • Paketnummernliste

Je nachdem, welche Variable du in der oberen Dropdown-Liste gewählt hast, stehen dir die folgenden Vergleichsoperatoren zur Verfügung:

  • Ist gleich

  • Ist nicht gleich

  • Größer als

  • Kleiner als

  • Größer oder gleich

  • Kleiner oder gleich

  • Vorhanden

  • Nicht vorhanden

Nachdem du einen Vergleichsoperator gewählt hast, stehen dir die in deinem System verfügbaren Werte der oben gewählten Variable zur Verfügung. Wähle dort eine Option aus der Liste.
Hinweis: Für die Variable Varianten-ID und die Kontakt-ID steht ein Eingabefeld zur Verfügung, für alle anderen Variablen eine Dropdown-Liste. Hinweis: Für die Variable Paketnummernliste steht weder ein Eingabefeld noch eine Dropdown-Liste zur Verfügung. Für diese Variable kannst du nur die Operatoren Vorhanden und Nicht vorhanden auswählen, um zu prüfen, ob eine Paketnummer vorliegt.

Klicke auf Einstellungen schließen (close), um die Einstellungen zu schließen. Klicke auf Widget löschen (delete), um das Widget zu entfernen.
Hinweis: In den Widget-Einstellungen kannst du über die Felder Eigenes CSS und Eigene Element-ID das CSS-Styling deiner Vorlage selber anpassen. Weitere Informationen und Beispiele dazu findest du in diesem Kapitel.

6.10.1. UND-Bedingung im If-else-Widget

Um mithilfe von If-else-Widgets eine UND-Logik darzustellen, kannst du beliebig viele If-else-Widgets ineinander verschachteln. Im folgenden Beispiel wird im ersten If-else-Widget die Bedingung equal to Guest abgefragt. In dem darinliegenden If-else-Widget wird die Bedingung Language equal to German abgefragt.

Das Widget in diesem Beispiel gibt also einen bestimmten Text aus (Text-Widget), wenn es sich um einen Gast mit der Sprache Deutsch handelt.

emailbuilder if else widget and logic

6.11. Vorschau des Widgets anzeigen

Prüfe das Widget, indem du die Vorschau öffnest.

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, von der du eine Vorschau anzeigen möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke auf Vorschau (preview).

  5. Wähle Vorschau HTML oder Vorschau reiner Text.
    → Die Vorschau wird in einem separaten Fenster geöffnet.

  6. Prüfe das Widget.

  7. Schließe das Fenster.

Wenn du mit dem Ergebnis nicht zufrieden bist, bearbeite das Widget.

7. Widget bearbeiten

Du kannst die Inhalte der Widgets jederzeit bearbeiten. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Beachte die Informationen zum Zeilenabstand in unserem FAQ-Bereich.

Widget bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du bearbeiten möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke auf Bearbeiten (edit).
    → Der Editor öffnet sich und die Widgets werden geladen.

  5. Klicke auf settings.
    → Die Widget-Einstellungen werden – sofern vorhanden – geöffnet.

  6. Klicke auf edit – sofern vorhanden.
    → Auf der linken Seite öffnen sich die Variablen.

  7. Nutze die Suchfunktion, um nach einzelnen Variablen zu suchen oder finde die passenden Variablen, indem du die einzelnen Bereiche aufklappst (chevron_right).

  8. Klicke auf die Variable, die du in dem Widget anzeigen möchtest.
    → Die Variable wird in das Widget übernommen.

  9. Speichere die Einstellungen.

8. Standardvorlagen verwenden

Bevor du einen neuen Ordner erstellt hast, sind dir bestimmt die beiden bereits vorhandenen Ordner Standardvorlagen und Default templates aufgefallen? Diese Ordner enthalten vordefinierte Vorlagen in deutscher und englischer Sprache. Du kannst die Standardvorlagen entweder verwenden wie sie im System vorhanden sind oder die Inhalte nach deinen Wünschen anpassen.

In einer Standardvorlage ist neben dem Inhalt der E-Mail-Vorlage bereits der Betreff ausgefüllt. Das bedeutet, du musst anschließend noch den Eigner, den Mandant sowie Header und Footer wählen und die Felder Antwort an und ggf. CC und BCC befüllen. Außerdem ist es möglich, den vorausgefüllten Betreff anzupassen und dynamische und statische Anhänge anzuhängen sowie das Zahlenformat, Datumsformat und Zeitformat und die Anzahl der Nachkommastellen zu definieren. Zudem kannst du die Vorlage auch in der Auswahl für den E-Mail-Service ausblenden.

Zwischen mehreren Vorlagen hin- und herwechseln

Wenn du später mehrere Vorlagen zur selben Zeit bearbeitest, kannst du über die Navigation auf der linken Seiten zwischen den einzelnen Vorlagen hin- und herwechseln. Die Vorlage, die du gerade geöffnet hast, ist am Zeilenanfang blau markiert.
emailbuilder beispiel standardvorlage
Bild 7. Beispiel: Standardvorlage Auftrag: Versandbestätigung

8.1. Standardvorlage erstellen

12 Standardvorlagen sind in deutscher und englischer Sprache in deinem System verfügbar. Beim Erstellen einer neuen Vorlage kannst du eine dieser Standardvorlagen wählen und ggf. noch anpassen. Welche Standardvorlagen es gibt und wie deren Betreff lautet, liest du im Kapitel Verfügbare Standardvorlagen.

Standardvorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners, in dem du eine Standardvorlage erstellen möchtest, auf more_vert und dann auf add Hinzufügen play_arrow.

  3. Klicke auf description Vorlage.
    → Das Fenster Neue Vorlage erstellen öffnet sich.

  4. Gib einen Namen für die Vorlage ein.

  5. Wähle Header und Footer für die Standardvorlage aus den Dropdown-Listen.

  6. Wähle eine Standardvorlage aus der Dropdown-Liste Aus Standardvorlage erstellen.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Vorlage wird erstellt und geöffnet.

Wenn du die Standardvorlage nicht innerhalb eines Ordners erstellen möchtest, klicke auf der Startseite des Menüs CRM » EmailBuilder direkt unten links auf add Hinzufügen und klicke dann auf description Vorlage. Die Vorlage wird dann auf der ersten Ebene erstellt, ohne dass sie zu einem Ordner gehört.

8.2. Betreff der Standardvorlage ändern

Sobald die Standardvorlage erstellt ist, siehst du in der Symbolleiste den bereits ausgefüllten Betreff. Klicke einfach in die Zeile des Betreffs, um ihn anzupassen. Klicke am Ende der Betreffzeile auf integration_instructions (Variablen einblenden), um die Variablenliste zu öffnen. Du kannst die gewünschte Variable entweder über die Kategorien und Unterkategorien suchen oder du gibst den Namen der gewünschten Variable im Suchfeld ein. Mit einem Klick auf die gewünschte Variable wird die dazugehörige twig expression inklusive der doppelt geschweiften Klammern in die Betreffzeile eingefügt.

9. Statische Anhänge wählen und Styling der Standardvorlage anpassen

Im Bereich Spracheinstellungen kannst du bis zu 3 statische Anhänge wählen, die du an deine E-Mail-Vorlage anhängst. Ebenfalls in diesem Bereich kannst du das benutzerdefinierte Styling der Vorlage wie zum Beispiel die Breite der Vorlage oder die Schriftgröße ändern und das Zahlenformat, Datumsformat und Zeitformat in deinen Vorlagen definieren.

10. Standardvorlage bearbeiten

Neben den Spracheinstellungen, in denen du beispielsweise statische Anhänge für deine Vorlage wählen kannst, kannst du den Inhalt oder den Betreff der Vorlage selbst mit einem Klick auf edit in der Zeile Inhalt und Betreff jederzeit anpassen.

Im Bereich Allgemeine Einstellungen der Vorlage wählst du einen Eigner, den Mandanten und den Header und Footer, falls noch nicht geschehen. Dort kannst du auch bis zu 4 dynamische Anhänge wählen und die Felder Antwort an, CC und BCC befüllen. Zudem kannst du die Vorlage auch in der Auswahl für den E-Mail-Service ausblenden.

11. Verfügbare Standardvorlagen

Möchtest du wissen, welche Standardvorlagen bereits im EmailBuilder vorhanden sind und wie deren Betreff lautet? Dann klappe den folgenden Bereich mit einem Klick auf expand_more einfach auf.

Standardvorlagen im EmailBuilder und deren Betreff

Standardvorlagen im EmailBuilder und deren Betreff

Tabelle 4. Standardvorlagen im EmailBuilder und deren Betreff
Name der Vorlage deutsch/englisch Betreff deutsch/englisch

Auftrag: Status geändert
Order: Status changed

Der Status Ihrer Bestellung mit der Auftrags-ID {{order.id}} wurde geändert
The status of your order with the order ID {{order.id}} has been changed

Auftrag: Versandbestätigung
Order: Shipping confirmation

Versandbestätigung für Ihre Bestellung mit der Auftrags-ID {{order.id}}
Shipping confirmation for your order with ID {{order.id}}

Auftrag: Zahlungseingang vollständig
Order: Incoming payment complete

Zahlung für Auftrag {{order.id}} erhalten
Payment for order ID {{order.id}} received

Auftrag: Zahlungseingang nicht vollständig
Order: Incoming payment not complete

Zahlungseingang - offener Betrag für Auftrags-ID {{order.id}}
Incoming payment - outstanding amount for order ID {{order.id}}

Auftrag: Rechnung PDF-Anhang
Order: Invoice PDF attachment

Rechnung zu Order-ID {{order.id}} vom {{order.formattedDates.createdOn ? (order.formattedDates.createdOn date('d.m.Y')):''}}
Invoice for order ID {{order.id}} from the {{order.formattedDates.createdOn ? (order.formattedDates.createdOn date('d.m.Y')):''}}

Auftrag: Bestellbestätigung
Order: Order confirmation

Ihre Bestellung mit der Auftrags-ID {{order.id}}
Your order with the order ID {{order.id}}

Auftrag: Retoure - Empfangsbestätigung
Order: Return - Receipt confirmation

Wir haben Ihre Retoursendung erhalten
We have received your return delivery

Shop: Neues Passwort erstellen
Shop: Create new password

Ihre angeforderten Zugangsdaten zu unserem Webshop
Your requested login details for our online shop

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Amazon-Beispiel
Amazon example

{% if '[WICHTIG]' not in messenger.title %}[WICHTIG] {% endif %}{{messenger.title}}
{% if '[IMPORTANT]' not in messenger.title %}[IMPORTANT] {% endif %}{{messenger.title}}

Hier kannst du weitere nützliche Standardvorlagen finden, die du individuell anpassen kannst:

Weitere Standardvorlagen im EmailBuilder mit Erklärung

Weitere Standardvorlagen im EmailBuilder mit Erklärung

Tabelle 5. Weitere Standardvorlagen im EmailBuilder mit Erklärung
Name der Vorlage deutsch/englisch Erklärung

Standard-Header
Default header

Beispiel-Header mit einem Bildplatzhalter und dem Shopnamen.

Standard-Footer
Default footer

Beispiel-Footer mit Links zum Impressum, zur Shopseite und zu den AGBs.

Amazon-Beispiel
Amazon example

Beispiel-Vorlage für die Amazon-Kommunikation. Der Code im Betreff prüft, ob das Wort "Wichtig" enthalten ist, da dies eine spezielle Anforderung des Amazon-Marktplatzes ist und sonst Nachrichten nicht übertragen werden können.

12. Vorschau der Vorlage anzeigen

Du kannst dir jederzeit eine Vorschau deiner Vorlage anschauen. Dies ist entweder im HTML-Format oder als reiner Text möglich. Gib eine Auftrags-ID ein, um die Vorschau mit echten Auftragsdaten zu befüllen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Vorschau einer Vorlage anzuzeigen.

E-Mail-Vorlagen werden im Multipart-Format versendet

Die E-Mail-Vorlagen im EmailBuilder verwenden das Multipart-Format. Das bedeutet, dass deine E-Mails gleichzeitig in einer HTML- und in einer Textversion versendet werden.
So sind deine E-Mails für alle Empfänger:innen lesbar, auch wenn deren E-Mail-Client die Anzeige von HTML in E-Mails einschränkt oder ganz unterbindet. Auf der anderen Seite werden die von dir gestalteten HTML-Versionen deiner E-Mail-Vorlagen für die Empfänger:innen angezeigt, deren E-Mail-Client die Darstellung von HTML erlaubt. Der Vorteil für dich hierbei ist, dass du nur eine E-Mail-Vorlage pflegen musst.

Vorschau anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, von der du eine Vorschau anzeigen möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke auf Vorschau (preview).
    → Das Fenster Vorschau öffnet sich.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Format der Vorschau die Option HTML oder Reiner Text.

  6. Gib im Feld Auftrags-ID die ID des Auftrags ein, von dem du die Vorschau sehen möchtest.

  7. Klicke auf preview VORSCHAU.
    → Die Vorschau wird in einem separaten Fenster geöffnet.
    Hinweis: Dein System merkt sich den Wert der eingegeben Auftrags-ID bis zum nächsten Login oder bis der Browser-Cache geleert wird.

  8. Prüfe die Vorlage.

  9. Schließe das Fenster.

Wenn du mit dem Ergebnis nicht zufrieden bist, bearbeite den Inhalt deiner Vorlage.

13. Vorlage suchen

Um eine bestimmte Vorlage zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche.

Vorlage suchen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

    • Möglichkeit 1: Gib einen Wert im Suchfeld ein und wähle dann den für dich passenden Filter aus der Vorschlagsliste. Beispiel: Wenn du eine Zahl eingibst, werden dir mögliche Filter mit dieser ID vorgeschlagen wie z.B. die Vorlagen-ID.

    • Möglichkeit 2: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.

  2. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern in Tabelle 6.
    Tipp: Gib eine Kombination aus allen oder mehreren Werten und Optionen ein, um die Suche noch genauer einzugrenzen.

  3. Klicke auf search Suchen.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden in der Übersicht angezeigt.

Tabelle 6. Verfügbare Filter für die Vorlagensuche
Filter Erläuterung

ID

Gib eine ID ein, um nach der Vorlage mit genau dieser ID zu suchen.

Sprache

Wähle (check_box) eine Sprache aus der Dropdown-Liste, um nur nach Vorlagen, die in dieser Sprache erstellt wurden, zu suchen. Du kannst nach einer Sprache oder mehreren Sprachen gleichzeitig filtern.

Name

Gib einen Namen ein, um nach Vorlagen mit diesem Namen zu suchen.
Hinweis: Wenn du in der Vergangenheit bereits "alte" Vorlagen im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen erstellt hast, kannst du dieses Feld verwenden, um hier die alte ID der Vorlage zu suchen. Die alte ID der Vorlage wurde im Zuge der Migration in Klammern hinter den Namen geschrieben.

Mandant

Wähle (check_box) einen Mandant aus der Dropdown-Liste, um nur nach Vorlagen, die für diesen Mandant erstellt wurden, zu suchen.

Typ

Wähle (check_box) einen Typ aus der Dropdown-Liste, um nur nach Vorlagen mit diesem Vorlagentyp zu suchen. Du kannst nach einem Typen oder mehreren Typen gleichzeitig filtern.
Verfügbare Optionen: Vorlage, Header, Footer, Textblock.

Expertenmodus

Wähle Ja, um nur nach Vorlagen zu suchen, die im Expertenmodus erstellt wurden. Wähle Nein, um nur nach Vorlagen zu suchen, die nicht im Expertenmodus erstellt wurden.

Eigner

Wähle (check_box) einen Eigner aus der Dropdown-Liste, um nur nach Vorlagen, die für diesen Eigner erstellt wurden, zu suchen.

replay

Setzt die gewählten Filterkriterien zurück.

search SUCHEN

Führt die Suche aus. Die gefundenen Vorlagen werden angezeigt.
Tipp: Setze keine Filter, wenn du alle Vorlagen sehen möchtest.

14. Vorlage verschieben

Du kannst deine Vorlagen jederzeit in einen anderen Ordner verschieben. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Vorlage verschieben:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du verschieben möchtest.

  3. Klicke in der Zeile der Vorlage auf more_vert und dann auf open_with Verschieben.
    → Das Fenster Verschieben öffnet sich.

  4. Wähle den Zielordner.

  5. Klicke auf open_with Verschieben.
    → Die Vorlage wird in den gewählten Ordner verschoben.

15. Vorlage bearbeiten

Die folgende Handlungsanleitung beschreibt, wie du allgemein Vorlagen bearbeitest. Die Vorgehensweise ist demnach identisch für das Bearbeiten aller Vorlagen, so z.B. auch für das Bearbeiten von deinen Vorlagen, die du für Header und Footer erstellt hast.

Zwischen mehreren Vorlagen hin- und herwechseln

Wenn du später mehrere Vorlagen zur selben Zeit bearbeitest, kannst du über die Navigation auf der linken Seiten zwischen den einzelnen Vorlagen hin- und herwechseln. Die Vorlage, die du gerade geöffnet hast, ist am Zeilenanfang blau markiert.

Vorlage bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du bearbeiten möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu auch die Erläuterungen in Tabelle 1.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.

Neben den Spracheinstellungen, in denen du beispielsweise statische Anhänge für deine Vorlage wählen kannst, kannst du den Inhalt oder den Betreff der Vorlage selbst mit einem Klick auf edit in der Zeile Inhalt und Betreff jederzeit anpassen.

Im Bereich Allgemeine Einstellungen der Vorlage wählst du einen Eigner, den Mandanten und den Header und Footer, falls noch nicht geschehen. Dort kannst du auch bis zu 4 dynamische Anhänge wählen und die Felder Antwort an, CC und BCC befüllen. Zudem kannst du die Vorlage auch in der Auswahl für den E-Mail-Service ausblenden.

16. Betreff der Vorlage ändern

Sobald die Vorlage erstellt ist, siehst du in der Symbolleiste die Sprache der Vorlage. Klicke einfach in die Zeile des Betreffs, um ihn anzupassen. Klicke am Ende der Betreffzeile auf integration_instructions (Variablen einblenden), um die Variablenliste zu öffnen. Du kannst die gewünschte Variable entweder über die Kategorien und Unterkategorien suchen oder du gibst den Namen der gewünschten Variable im Suchfeld ein. Mit einem Klick auf die gewünschte Variable wird die dazugehörige twig expression inklusive der doppelt geschweiften Klammern in die Betreffzeile eingefügt.

17. Statische Anhänge wählen und Styling der Vorlage anpassen

Im Bereich Spracheinstellungen kannst du bis zu 3 statische Anhänge wählen, die du an deine E-Mail-Vorlage anhängst. Ebenfalls in diesem Bereich kannst du das benutzerdefinierte Styling der Vorlage wie zum Beispiel die Breite der Vorlage oder die Schriftgröße ändern und das Zahlenformat, Datumsformat und Zeitformat in deinen Vorlagen definieren.

18. Sprache zur Vorlage hinzufügen

emailbuilder neue sprache
Bild 8. Sprachen zu einer Vorlage hinzufügen

Du kannst deiner Vorlage, deinem Header und deinem Footer die folgenden Sprachen hinzufügen:

  • Fallback

    • Wähle Fallback, wenn du zum Beispiel ausschließlich dein Firmenlogo im Header verwendest und daher eine inhaltliche Anpassung bzw. eine Übersetzung in eine andere Sprache nicht notwendig ist.

  • Bulgarisch

  • Chinesisch

  • Dänisch

  • Deutsch

  • Englisch

  • Estnisch

  • Finnisch

  • Französisch

  • Irisch

  • Italienisch

  • Kroatisch

  • Lettisch

  • Litauisch

  • Niederländisch

  • Norwegisch

  • Polnisch

  • Portugiesisch

  • Rumänisch

  • Russisch

  • Schwedisch

  • Slowakisch

  • Spanisch

  • Tschechisch

  • Türkisch

  • Ungarisch

  • Vietnamesisch

Angenommen, du hast eine Versandbestätigung in deutscher Sprache verfasst und Widgets und Variablen eingefügt. Nun möchtest du diese Versandbestätigung auch in französischer Sprache für deine französischsprachigen Kund:innen erstellen. Der schnellste Weg ist dann, die Vorlage zu kopieren und anschließend die Übersetzung anzupassen. Wie du dazu vorgehen musst, ist im Kapitel Vorlage kopieren beschrieben.

Wichtig: Header und Footer in der jeweiligen Sprache hinzufügen

Wenn du eine Vorlage in mehreren Sprachen erstellt hast, denke daran, auch den Header und den Footer in diesen Sprachen zu erstellen und diese mit der Vorlage zu verknüpfen. Andernfalls kann die Vorlage nicht versendet werden.

19. Vorlage kopieren

Du möchtest eine vorhandene Vorlage kopieren, um Zeit bei dem Erstellen einer neuen Vorlage mit ähnlichen Inhalten zu sparen? Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Nimm vor dem Kopieren der Vorlage auch die Einstellungen im Bereich Allgemeine Einstellungen vor. Der Vorteil bei dieser Reihenfolge ist, dass du so auch die Einstellungen selbst und nicht nur den Inhalt der Vorlage kopierst und diese nicht erneut für die anderen Vorlagen vornehmen musst.

Vorlage kopieren:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du kopieren möchtest.

  3. Klicke in der Zeile der Vorlage, die du kopieren möchtest, auf more_vert und dann auf content_copy Kopieren.
    → Ein Fenster öffnet sich.

  4. Gib den Betreff für die kopierte Vorlage in der gewählten Sprache ein.

  5. Wähle unter Ziel in der Ordnerstruktur den Zielordner aus, in den du die Vorlage speichern möchtest.

  6. Klicke auf content_copy Kopieren.
    → Die Vorlage wird kopiert und öffnet sich.

  7. Passe den Betreff an.

  8. Bearbeite die kopierte Vorlage nun nach deinen Wünschen und passe die Übersetzung an.

20. Vorlage löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Vorlagen zu löschen. Nur die zusammengesetzte Vorlage wird gelöscht, aber nicht die darin enthaltenen Komponenten wie der Header und der Footer.

Vorlage löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du löschen möchtest.

  3. Klicke in der Zeile der Vorlage, die du löschen möchtest, auf more_vert und dann auf delete Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage öffnet sich.

  4. Klicke auf delete Löschen.
    → Die Vorlage wird gelöscht.

21. Sprache aus der Vorlage entfernen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine bestimmte Sprache aus der Vorlage zu entfernen.

Sprache aus der Vorlage entfernen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, aus der du eine Sprache entfernen möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke oben im Tab der Vorlage, dessen Sprache du entfernen möchtest, auf more_vert und dann auf delete Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage öffnet sich.

  5. Klicke auf delete Löschen.
    → Die Sprache wird aus der Vorlage entfernt.

22. Verwendung der Vorlage einsehen

Du kannst mit einem Klick sehen, in welchem Bereich deines Systems die EmailBuilder-Vorlage verwendet wird.

Die folgenden Filter stehen zur Verfügung:

  • E-Mail-Konten-Assistent - Automatischer Versand

  • Messenger-Posteingang

  • Messenger-Automatisierung

  • Auftragsereignis

  • Auftragsaktion

  • Prozess

Verwendung der Vorlage einsehen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, aus der du eine Sprache entfernen möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke oben auf assessment (Verwendung der Vorlage).
    → Das Fenster Verwendung der Vorlage öffnet sich. Die Übersicht listet die Stelle im System auf, in dem die Vorlage verwendet wird, sowie den Namen der Vorlage und ob die Vorlage aktiv ist oder nicht.

  5. Verwende die Filter (tune) Stelle/Typ und Ist aktiv, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
    Tipp: Klicke in den Suchergebnissen in die jeweilige Zeile, um direkt in das entsprechende Menü weitergeleitet zu werden.

  6. Klicke auf Schließen, um das Fenster wieder zu schließen.

23. E-Mail-Service nutzen

Über den E-Mail-Service kannst du ganz gezielt E-Mail-Vorlagen manuell versenden. Den E-Mail-Service kannst du in den folgenden Bedienoberflächen nutzen:

23.1. Filteroptionen im E-Mail-Service

In Tabelle 7 siehst du die vorhandenen Filteroptionen im E-Mail-Service.

Tabelle 7. Filteroptionen im E-Mail-Service
Filter Erläuterung

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Liste, um nur Vorlagen anzuzeigen, die diesem Eigner zugewiesen sind.

Mandant

Wähle einen Mandanten aus der Liste, um nur Vorlagen anzuzeigen, die diesem Mandant zugewiesen sind.

ID

Gib die ID der Vorlage ein, um nur die Vorlage mit genau dieser ID anzuzeigen.

Name

Gib den Namen der Vorlage ein, um nur die Vorlage mit genau diesem Namen anzuzeigen.
Du kannst auch nach Teilen des Namens suchen.

Sortieren nach

Wähle eine Option aus der Liste, um festzulegen, nach welchen Kriterien die gefundenen Vorlagen sortiert werden sollen.
Verfügbare Optionen: Erstelldatum, ID, Name.

Sortierreihenfolge

Wähle, ob die gefundenen Vorlagen aufsteigend oder absteigend anhand des Erstelldatums, der ID oder des Namens angezeigt werden sollen.

23.1.1. Aktuellen Filter speichern

Wenn du eine Suche im E-Mail-Service ausführst, siehst du deine gewählten Filter oben als so genannte "Chips" dargestellt. Diese Filter kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.

Aktuellen Filter speichern:

  1. Führe eine Suche aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  3. Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen für den Filter ein.

  5. Entscheide, ob

    • dieser Filter als Standard festgelegt werden soll (toggle_on)

    • dieser Filter für alle Benutzer:innen erstellt werden soll (toggle_on).

  6. Klicke auf SPEICHERN.
    → Der Filter erscheint nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).

Lege die Reihenfolge der Filter per Drag-and-drop mit einem Klick auf Verschieben (drag_indicator) fest. Klicke auf delete, um einen Filter zu löschen.

23.1.2. Gespeicherte Filter anwenden

Gehe wie im Folgenden vor, um einen gespeicherten Filter in der Suche anzuwenden.

Gespeicherte Filter anwenden:

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  2. Klicke auf einen bereits erstellten Filter.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Filtereinstellungen werden oben als so genannte "Chips" dargestellt.

23.1.3. Filter als Standard festlegen

Damit du einen häufig verwendeten Filter nicht jedes Mal beim Öffnen des E-Mail-Service erst aus der Liste deiner gespeicherten Filter wählen musst, kannst du einen erstellten Filter als Standard festlegen. Jedes Mal, wenn du den E-Mail-Service öffnest, wird dieser Filter dann also automatisch ausgeführt.

Du kannst einen Filter direkt beim Erstellen als Standard festlegen wie im Kapitel Aktuellen Filter speichern beschrieben oder du legst den Filter nachträglich aus der Übersicht heraus als Standard fest.

Klicke in der Zeile des gespeicherten Filters auf star_border Als Standard festlegen. Wenn du einen anderen Filter als Standard festlegen möchtest, deaktiviere den aktuell gewählten Standardfilter mit einem Klick auf star Nicht als Standard verwenden.

23.2. Vorlage zu Favoriten hinzufügen

Wenn du die richtige Vorlage anhand der Filter gefunden hast, kannst du diese auch zu den Favoriten hinzufügen. Klicke dazu auf star Zu Favoriten hinzufügen. Die Vorlage erscheint dann auch im Favoritenordner (folder_special) ganz oben.
Um eine Vorlage wieder aus den Favoriten zu entfernen, klicke erneut auf star Aus Favoriten entfernen.

23.3. E-Mail-Service im Auftrag nutzen

Du kannst den E-Mail-Service sowohl im Auftrag selbst als auch über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht nutzen. Außerdem kannst du die bereits gesendeten E-Mail-Vorlagen über die Historie ansehen.

23.3.1. E-Mail-Vorlage über den E-Mail-Service im Auftrag versenden

Im Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge kannst du über die Schaltfläche email (E-Mail-Service) zum einen gezielt E-Mail-Vorlagen versenden und zum anderen die bereits versendeten E-Mail-Vorlagen in der Historie einsehen.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage über den E-Mail-Service im Auftrag zu nutzen.

E-Mail-Vorlage über den E-Mail-Service im Auftrag versenden:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche den Auftrag anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Aufträge suchen.
    → Die Aufträge, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf die Auftrags-ID, um den Datensatz zu öffnen.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail-Service).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  5. Wähle im Bereich Vorlagen eine Option aus der Dropdown-Liste Empfängertyp.

  6. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.
    Hinweis: Hier ist die Sprache aus dem Auftrag automatisch vorausgewählt.

  7. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  8. Klicke auf die Vorlage.

  9. Klicke auf der rechten Seite im Bereich Vorschau auf preview VORLAGE LADEN, um die Vorschau der Vorlage anzuzeigen.
    Hinweis: Außerdem wird das E-Mail-Konto, die Empfänger:in, der Betreff und falls vorhanden die Anhänge angezeigt.
    Tipp: Klicke neben der Empfänger:in auf more_vert, um die Felder CC und BCC hinzuzufügen.

  10. Falls gewünscht, füge weitere Anhänge hinzu, indem du auf attach_file klickst.

  11. Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten.

  12. Klicke auf send SENDEN, um die Vorlage an die eingegebenen Empfänger:innen zu versenden.

23.3.2. Gesendete E-Mail-Vorlagen im Auftrag ansehen

Über die Historie im E-Mail-Service kannst du alle zu einem Auftrag gesendeten E-Mail-Vorlagen ansehen.

Gesendete E-Mail-Vorlagen im Auftrag ansehen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche den Auftrag anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Aufträge suchen.
    → Die Aufträge, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf die Auftrags-ID, um den Datensatz zu öffnen.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail-Service).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  5. Wechsele in das Tab Historie.
    → Dort siehst du in der Versandhistorie den Typ, die Auftrags-ID, Datum und Uhrzeit, wann die Vorlage versendet wurde, die Empfänger:in, den Vorlagennamen und die Vorlagen-ID.

23.4. E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht nutzen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht zu versenden.

E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht nutzen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche die Aufträge anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Aufträge suchen.
    → Die Aufträge, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Wähle (check_box) die Aufträge, für die du eine E-Mail-Vorlage versenden möchtest.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail versenden).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.
    → Im Bereich Vorlagen siehst du die Auftrags-IDs, die du gerade gewählt hast.

  5. Wähle eine Option aus der Dropdown-Liste Empfängertyp.

  6. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  7. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  8. Klicke auf die Vorlage.

  9. Klicke auf send SENDEN.

23.5. E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Kontaktübersicht nutzen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage über die Gruppenfunktion in der Kontaktübersicht zu versenden.

E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Kontaktübersicht nutzen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche die Aufträge anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Kontakt suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Wähle (check_box) die Kontakte, an die du eine E-Mail-Vorlage versenden möchtest.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail-Vorlage senden).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.
    → Im Feld Empfänger siehst du die Namen der Kontakte, die du gerade gewählt hast.

  5. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  6. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  7. Klicke auf die Vorlage.

  8. Klicke auf send SENDEN.

23.6. E-Mail-Service im Messenger nutzen

Du kannst den E-Mail-Service sowohl in einer neuen Konversation als auch in einer Antwortnachricht nutzen.

23.6.1. E-Mail-Service in neuer Messenger-Konversation nutzen

Nutze den E-Mail-Service, um eine E-Mail-Vorlage in einer neuen Konversation im Messenger zu versenden. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

E-Mail-Service in neuer Messenger-Konversation nutzen:

  1. Öffne das Menü CRM » Messenger.

  2. Klicke oben links auf add Neue Konversation.

  3. Gib im Feld Empfänger:in einen Wert ein und wähle dann den passenden Wert aus der Vorschlagsliste.
    Beispiel: Wenn du eine Zahl eingibst, werden dir mögliche Empfänger:innen mit dieser Auftrags-ID oder Kontakt-ID vorgeschlagen. Auch die externe Auftrags-ID und die externe Nummer, die in den Kontaktdetails gespeichert ist, werden hier berücksichtigt.

  4. Wähle eine Gruppe aus der Dropdown-Liste.

  5. Gib den Betreff deiner Nachricht im Feld Betreff ein.

  6. Wähle den Posteingang aus der Dropdown-Liste.

  7. Klicke in der Symbolleiste ganz unten auf preview (Vorlagenübersicht).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  8. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  9. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  10. Klicke auf die Vorlage.

  11. Klicke auf preview VORLAGE LADEN.
    → Die Vorlage wird in das Textfeld geladen.

  12. Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten.

  13. Klicke unten rechts auf forward_to_inbox SENDEN.

23.6.2. E-Mail-Service in Antwortnachricht im Messenger nutzen

Nutze den E-Mail-Service, um eine E-Mail-Vorlage in einer bestehenden Konversation im Messenger zu versenden. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

  1. Öffne das Menü CRM » Messenger.

  2. Suche die Konversation, die die Nachricht enthält, auf die du antworten möchtest, anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Messenger-Seite im Kapitel Konversation im Messenger suchen.

  3. Öffne die Konversation.

  4. Klicke auf die Nachricht, auf die du antworten möchtest.

  5. Klicke in der Symbolleiste ganz unten auf preview (Vorlagenübersicht).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  6. Im Feld Empfänger siehst du die Empfänger:in, die die Nachricht erhalten soll.

  7. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  8. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  9. Klicke auf die Vorlage.

  10. Klicke auf preview VORLAGE LADEN.
    → Die Vorlage wird in das Textfeld geladen.

  11. Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten.

  12. Klicke unten rechts auf forward_to_inbox SENDEN.