Mandanten verwalten

Mandanten sind datentechnisch geschlossene, eigenständige Shops. Mit PlentyONE ist es möglich, mehrere unterschiedliche Shops über ein zentrales System zu realisieren. In einem einzelnen PlentyONE System können bis zu 30 eigenständige Mandanten (Shops) eingerichtet und verwaltet werden.

Im Menü Einrichtung » Mandant verwaltest du die Einstellungen deines Standard-Mandanten. Dort kannst du auch mehrere Webshops mit einem Backoffice/Administrationsbereich verknüpfen. Mit dieser Funktionalität kannst du weitere Mandanten (Shops) parallel zu deinem Standard-Webshop einrichten.

1. Standard-Mandanten einrichten

Im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] speicherst du verschiedene Einstellungen für deinen Webshop und richtest den E-Mail-Dienst für den Standard-Mandanten ein.

1.1. Grundeinstellungen vornehmen

Im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Einstellungen werden die IDs deines Webshops angezeigt sowie weitere Grunddaten wie der Webstore-Typ und die Domain. Nimm die Einstellungen wie folgt vor.

Benutzer werden ausgeloggt

Wenn du in diesem Menü Änderungen vornimmst, werden andere Benutzer automatisch ausgeloggt und müssen sich neu einloggen, damit die Änderungen auch für diese Benutzerprofile greifen. Kündige Änderungen daher ggf. weiteren Benutzern an.

Grundeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Einstellungen.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen vornehmen
Einstellung Erklärung

Webstore-ID

Die Webstore-ID ist die ID eines Webshops bzw. Mandanten. Ein externer Shop erhält ebenfalls eine Webstore-ID. Diese ID ist eindeutig und nicht änderbar.
Standard-Webshop = 0
Erster Mandant (Shop) = 1
Zweiter Mandant (Shop) = 2
usw.

plenty-ID

Die ID des PlentyONE Systems. Diese ID ist eindeutig.

Webstore-Typ

Der Typ des Webshops, z.B. PlentyONE. oder *Shopware.

Domain

Die URL der Domain des Mandanten. Eine Domain bezeichnet in der Regel eine Internetadresse in Form eines Namens sowie einer Erweiterung, d.h. der Top Level Domain, beides getrennt durch einen Punkt. Wenn ein SSL-Zertifikat angelegt wurde, wird die URL des Mandanten mit https statt http angezeigt. Über das Auge-Icon wird der Webshop geöffnet.

Name

Der Name des Webshops. Du kannst den Namen in diesem Eingabefeld ändern. Beachte, dass sich dieses Eingabefeld nicht auf die Anzeige im plentyShop auswirkt.

Standard-Standort

Wähle den Standort aus, der für deinen Shop vorausgewählt ist. Dieser wird dann z.B. auch im Bestellvorgang im Webshop verwendet, was u.a. die Anzeige der Mehrwertsteuer beeinflusst. Der gewählte Standard-Standort ist nicht löschbar.

eBay-Konto

Ein oder mehrere eBay-Konten wählen (Mehrfachauswahl mit Strg bzw. cmd + Mausklick), die unter System » Märkte » eBay » Konten eingerichtet wurden. Diese Konten werden mit dem Shop verknüpft. Die Aufträge verknüpfter eBay-Konten werden automatisch diesem Shop zugeordnet.
Wichtig: Wenn ein eBay-Konto mit zwei verschiedenen Shops verknüpft wird, werden die Aufträge des Kontos dem Shop mit der niedrigeren ID zugeordnet.

1.2. Standardeinstellungen vornehmen

Im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandanten wählen] » Aufträge nimmst du wichtige Standardeinstellungen für die Bearbeitung der Aufträge in deinem Shop vor, bspw. welche Sprache in deinem Shop vorausgewählt ist oder welches Versandprofil standardmäßig verwendet werden soll.
Nimm die Einstellungen wie in der Tabelle Standardeinstellungen

Standardeinstellungen im plentyShop-Assistenten

Viele der Einstellungen, die du in diesem Menü vornehmen kannst, kannst du auch im plentyShop-Assistenten vornehmen. Öffne den Assistenten im Mneü Einrichtung » Assistenten » Plugins » plentyShop » [Plugin-Set wählen] und wähle deinen Mandanten aus. Im Schritt Standardeinstellungen findest du die meisten Einstellungen aus dem Menü Einrichtung » Mandant » Mandanten wählen » Aufträge.

Tabelle 2. Standardeinstellungen vornehmen
Einstellung Erklärung

Artikelpaket

Wähle aus, wie Artikelpakete und deren Bestandteile im Bestellvorgang und im Auftrag aufgelistet sein sollen:

Artikelpaket durch Basisartikel ersetzen: Wenn ein Artikelpaket in den Warenkorb gelegt wird, wird es im Bestellvorgang durch die einzelnen Bestandteile des Pakets ersetzt und ein entsprechender Hinweis wird angezeigt. Im Warenkorb wird der Preis der einzelnen Basisartikel zur Berechnung verwendet. Die Bestandteile werden als einzelne Auftragspositionen im Auftrag aufgelistet. Wichtig: Wenn du diese Einstellung auswählst, solltest du sicherstellen, dass die Summe der Preise der einzelnen Basisartikel mit dem Preis des Artikelpakets übereinstimmt.
Artikelpakete im Bestellvorgang nicht aufsplitten: Das Artikelpaket wird als eine einzelne Auftragsposition im Warenkorb aufgeführt und die Bestandteile des Artikelpakets werden darunter gelistet. Der Preis des Artikelpakets wird für die Berechnung des Warenkorbs genommen. Im Checkout des Shops werden die einzelnen Bestandteile dann nicht mehr aufgeführt, sondern nur das Artikelpaket. Die einzelnen Basisartikel werden nur noch am Auftrag und auf der Rechnung aufgelistet.
Artikelpaket durch Basisartikel ergänzen: Das Verhalten ist identisch mit der Einstellung Artikelpakete im Bestellvorgang nicht aufsplitten, außer dass die Bestandteile des Artikelpakets auch im Checkout aufgelistet werden.

Standardnamen für Artikelpositionen bei Auftragsanlage (Fallback)

Wähle den Artikelnamen, der im Auftrag als Fallback verwendet werden soll.

Standardsprache

Wähle die Sprache, in der dein Shop standardmäßig angezeigt wird.

Standartversandart

Wähle die Versandart, die standardmäßig für Artikel in deinem Shop vorausgewählt sein soll.

Standardversandprofil

Wähle das Versandprofil aus, dass für deine Kund:innen vorausgewählt sein soll. Wenn ein Auftrag Artikel enthält, bei denen kein Versandprofil aktiviert wurde, wird dieses Standardversandprofil für die Artikel verwendet.

Standardzahlungsart

Wähle die Zahlungsart aus, die im Checkout deines plentyShops vorausgewählt sein soll. Beachte, dass du im plentyShop nur Zahlungsarten anbieten kannst, die als Plugin in deinem Plugin-Set enthalten sind.

Standardkundenklasse

Wähle die Klasse aus, die für deine B2C-Kund:innen im Shop vorausgewählt sein soll. Eine Standardkundenklasse für B2B-Kund:innen kannst du im plentyShop-Assistenten vergeben.

Standardlieferland

Wähle jeweils ein Standardlieferland für die verschiedenen Sprachen, die du im Shop anbietest, aus der Dropdown-Liste. Dieses Lieferland ist bei neuen Aufträgen mit dieser Sprache automatisch vorausgewählt.

Standardwährung

Wähle jeweils eine Standardwährung für die verschiedenen Sprachen aus der Dropdown-Liste. Diese Währung ist bei neuen Aufträgen mit dieser Sprache automatisch vorausgewählt.

2. Weitere Mandanten verwalten

Die Nutzung weiterer Mandanten bietet sich an, wenn du sehr verschiedenartige Produktbereiche über unterschiedliche Domains und Webshops anbieten möchtest. Die Verwaltung der Aufträge und Artikel läuft dabei über ein zentrales System. Für die einzelnen Webshops kann bestimmt werden, welches Design angezeigt werden soll und welche Artikel angeboten werden sollen. Die Abwicklung der Aufträge inklusive Rechnungsdruck und E-Mail-Service läuft zentral über ein System. Es ist dabei eine Unterscheidung der Nummernkreise pro Mandant (Shop) und pro Lieferland möglich.

2.1. Weitere Mandanten buchen

Buche einen oder mehrere zusätzliche Mandanten im Mein Konto-Bereich deines PlentyONE Systems.

Weitere Mandanten buchen:

  1. Klicke in der rechten oberen Ecke deines Systems auf das Benutzersymbol.

  2. Klicke im ausgeklappten Kontextmenü auf Mein Konto.
    → Der Mein Konto-Bereich wird geöffnet.

  3. Klicke auf Verträge.

  4. Klicke auf Vertrag bearbeiten. → Der Konfigurator wird geöffnet.

  5. Ändere unter "Wie viele Shops/Mandanten möchtest du einsetzen?" die Zahl der Mandanten. → Abhängig von der Zahl der Mandanten muss evtl. die Edition gewechselt werden.

  6. Nimm ggf. weitere Änderungen an deinem System vor.

  7. Klicke auf Weiter.

  8. Schließe die Bestellung ab.
    → Der neue Mandant (Shop) wird gebucht.

2.2. Weitere Mandanten einrichten

Nachdem du einen weiteren Mandanten im Mein Konto-Bereich gebucht hast, nimmst du die Einstellungen unter Einrichtung » Mandant im Menü des jeweiligen Mandanten vor. Die Einstellungsmöglichkeiten entsprechen weitestgehend den Einstellungen des Standard-Webshops. Beachte daher die Erläuterungen im Kapitel Standard-Mandanten einrichten. In der folgenden Tabelle findest du Informationen zu den Einstellungen, die sich von den Webshop-Standardeinstellungen unterscheiden.

Menübezeichnung

Jeder weitere Webshop bzw. Mandant (Shop) wird in einer eigenen Menüstruktur unterhalb des Menüs System » Mandant eingerichtet. Das Menü erhält dabei den Namen des Webshops und wird bei Änderungen automatisch angepasst.

Weitere Mandanten einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Einstellungen.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in den Tabellen 1 und 2.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 3. Individuelle Einstellungen für Mandanten (Shops)
Einstellung Erläuterung

Menü Webshop » Seiten

Seite Bankdaten

Wählen, welche Seite die Bankdaten enthält. Diese Seite wird als Teil der Bestellbestätigung im Webshop angezeigt.
Wichtig: Wird diese Einstellung verwendet, unter Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten bei den Zahlungsarten Rechnung und Vorkasse die Option Bankdaten anzeigen aktivieren.

Menü Bestellvorgang » Grundeinstellungen

Standardlieferland als Firmensitz verwenden

Ja wählen, wenn die steuerbezogenen Einstellungen, z.B. die MwSt., im System an das eingestellte Standardlieferland angepasst werden sollen.
Wichtig: Für das Standardlieferland müssen im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Buchhaltung Steuersätze hinterlegt sein.
Beispiel: Ein Händler mit Sitz in Deutschland hat viele Kunden in Frankreich und richtet für diesen Markt einen Mandanten (Shop) ein. Er wählt Frankreich als Standardlieferland. Mit der Einstellung Ja bei Standardlieferland als Firmensitz verwenden wird nun Frankreich als Systemland für diesen Mandanten übernommen. Alle damit verbundenen Prozesse werden jetzt behandelt, als würde sich der Firmensitz in Frankreich befinden.

Menü E-Mail

E-Mail-Einstellungen

Eine gegenüber dem Webshop abweichende E-Mail-Konfiguration für einen Mandanten (Shop) im Untermenü E-Mail einrichten. Wenn das gleiche Konto verwendet werden soll, die Einstellungen des Standard-Webshops übernehmen.

2.3. Artikel auf Mandanten verteilen

Welche Artikel in welchem Mandanten (Shop) angeboten werden, steuerst du über die Verknüpfung mit Kategorien. In jedem Mandanten werden nur die Kategorien angezeigt, die im Menü Artikel » Kategorien für diesen Mandanten aktiviert werden.

Kategorien aktivieren:

  1. Öffne das Menü Artikel » Kategorien.

  2. Öffne die Kategorie, die du für einen oder mehrere Mandanten (Shops) aktivieren möchtest.

  3. Markiere die Mandanten (Shops), in denen du Artikel dieser Kategorie anbieten möchtest.

  4. Wähle ggf. die Option Sichtbarkeit auf Unterkategorien übertragen, um die Auswahl auf alle Unterkategorien der Kategorie zu übertragen.

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Kategorie ist in den gewählten Mandanten (Shops) sichtbar.

Wie du die Verfügbarkeit und Sichtbarkeit von Artikeln einstellst, erfährst du unter Verfügbarkeit von Varianten einstellen.

2.4. Mehrere Mandanten mit einem Webshop verknüpfen

Die Verteilung der Kategorien auf mehrere Mandanten kann auch angewendet werden, wenn nur ein Webshop eingerichtet ist. Dieses Verfahren ist empfehlenswert, wenn ein Artikelkategoriebaum mit der Zeit stark angewachsen ist und der Webshop-Kunde den Überblick verlieren könnte. Mithilfe der Mandanten kann schnell eine weitere Kategorieebene eingefügt werden, um so den Kategoriebaum übersichtlicher zu gestalten.

2.5. Mandanten kündigen

Nicht mehr benötigte Mandanten kündigst im Mein Konto-Bereich von PlentyONE.

Daten bei Kündigung sichern

Sichere die Daten eines Mandanten, die du noch benötigst, bevor du den Mandanten kündigst. Mandantenabhängige Daten, die später noch genutzt werden sollen, z.B. Scheduler oder Aufträge, sicherst du durch die Zuordnung zu einem anderen vorhandenen Mandanten. Umsätze sicherst du durch einen Umsatzexport, Layouts und sonstige Daten durch einen dynamischen Export.

Mandanten kündigen:

  1. Klicke in der rechten oberen Ecke deines Systems auf das Benutzersymbol.

  2. Klicke im ausgeklappten Kontextmenü auf Mein Konto.
    → Der Mein Konto-Bereich wird geöffnet.

  3. Klappe das System auf, für das du den Mandanten kündigen möchtest.

  4. Wechsle in das Tab Mandant (Shop).

  5. Kündige den Mandanten.

  6. Kündige ggf. die Domain des Mandanten.

  7. Bestätige die Kündigung.
    → Du erhältst umgehend eine Bestätigung der Kündigung.