Kontakt suchen

Um einen bestimmten Kontakt zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche.

Kontakt suchen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

    • Möglichkeit 1: Klicke auf search (Suchen), um eine Liste aller Kontakte zu sehen.

    • Möglichkeit 2: Gib einen Wert in das Suchfeld ein und wähle dann den für dich passenden Filter aus der Vorschlagsliste. Beispiel: Wenn du eine Zahl eingibst, werden dir mögliche Filter mit dieser ID vorgeschlagen wie z.B. die Kontakt-ID.

    • Möglichkeit 3: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.

  2. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern in Tabelle 1.
    Tipp: Gib eine Kombination aus allen oder mehreren Werten und Optionen ein, um die Suche noch genauer einzugrenzen.

  3. Klicke auf search Suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden in der Übersicht angezeigt.

Tabelle 1. Verfügbare Filter für die Kontaktsuche
Einstellung Erläuterung

ID

Gib eine ID ein, um nach dem Kontakt mit genau dieser ID zu suchen.

Land

Wähle ein Land, um nur nach Kontakten aus diesem Land zu suchen. Das Land ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Wähle die Einstellung Alle außer Deutschland, um nur Kontakte aus allen Ländern außer Deutschland anzuzeigen.

Name

Gib einen Namen ein, um nach dem Kontakt mit genau diesem Namen zu suchen.

Tags

Wähle (check_box) einen oder mehrere Tags, um nur Kontakte, denen diese Tags zugeordnet sind, anzuzeigen. Die Liste zeigt alle Tags, die du im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags für den Bereich Kontakt erstellt hast.
Tipp: Gib einen Teil des Tag-Namens in das Suchfeld ein, um das gewünschten Tag noch schneller zu finden.
Klicke auf check_box_outline_blank Alle auswählen, um alle verfügbaren Tags auszuwählen. Klicke auf check_box Alle abwählen, um die Auswahl wieder aufzuheben.

Kontaktdaten

In diesem Feld kannst du nach den folgenden Werten suchen:

  • Vorname und Nachname des Kontakts

  • Vorname und Nachname aus der Adresse

  • Firmenname aus der Adresse

  • Zusätzliche Adressinformationen

  • Externe Nummer des Kontakts

  • Kundennummer

  • Firmenname

  • UstId-Nr. der Firma

  • eBay-Name des Kontakts

Eigner

Wähle einen Eigner, um nur nach Kontakten zu suchen, die mit diesem Eigner verknüpft sind. Der Eigner muss in den Kontaktdaten im Bereich Kontaktdetails gespeichert sein.
Wichtig: In der Dropdown-Liste werden nur Benutzer:innen (Eigner) angezeigt, denen eine Rolle zugewiesen ist, in der die Einstellung Betrachten oder Bearbeiten für die Rechte CRM oder CRM » Kontakte aktiviert sind.

E-Mail

Gib die komplette E-Mail-Adresse ein, um nach dem Kontakt mit genau dieser E-Mail-Adresse zu suchen.

Typ

Wähle einen Typ, um nach Kontakten mit diesem Typ zu suchen.

Telefon

Gib die Telefonnummer ein, um nach dem Kontakt mit genau dieser Telefonnummer zu suchen. Es kann auch nach Teilen der Telefonnummer gesucht werden. Gib mindestens 3 Ziffern ein.

Bewertung

Wähle eine Bewertung, um nur nach Kontakten mit dieser Bewertung zu suchen. 5 gelbe Sterne stehen für die beste und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Follow-up-Datum von / Follow-up-Datum bis

Wähle im Feld Follow-up-Datum von mit einem Klick auf date_range zunächst ein Datum aus dem Kalender auf der linken Seite und anschließend eine Uhrzeit auf der rechten Seite. Danach wählst du das Datum und die Uhrzeit im Feld Follow-up-Datum bis, um nur nach Kontakten zu suchen, die in diesem Zeitraum ein Follow-up-Datum in den Kontaktoptionen gespeichert haben.

Adresse

Gib den Straßenname und/oder die Hausnummer ein, wie im Kontaktdatensatz gespeichert. Es ist möglich, nur nach Teilen des Straßennamens und Teilen der Hausnummer zu suchen.

Klasse

Wähle eine Klasse, um nach Kontakten mit dieser Klasse zu suchen.

PLZ

Gib die Postleitzahl, die im Kontaktdatensatz gespeichert sind, ein. Es wird auch nach Postleitzahlen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen der Postleitzahl zu suchen.

Mandant

Wähle einen Mandanten, um nach Kontakten mit diesem Mandanten zu suchen.

Ort

Gib den Ort, der im Kontaktdatensatz gespeichert ist, ein. Es wird auch nach Orten, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Ortsnamens zu suchen.

replay

Setzt die gewählten Filterkriterien zurück.

search SUCHEN

Führt die Suche aus. Die gefundenen Kontakte werden in der Übersicht angezeigt.
Tipp: Setze keine Filter, wenn du alle Kontakte in der Übersicht sehen möchtest.
Tabelle 2. Verfügbare Operatoren für die Kontaktsuche
Operator Erläuterung

Enthält (≈)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die die angegebene Zeichenfolge enthalten.
Tipp: Mehrere Zeichenfolgen können mit einem Komma separiert werden.

Vorhanden (∃)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, bei denen das Suchkriterium vorhanden bzw. nicht vorhanden ist.

Ist gleich (=)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die genau die gewählten Attribute besitzen.

Ist nicht (!=)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die nicht die gewählten Attribute besitzen.

Is kleiner oder gleich (< =)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, bei denen der Wert kleiner oder gleich dem gewählten Attribut ist.

Ist größer oder gleich (> =)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, bei denen der Wert größer oder gleich dem gewählten Attribut ist.

Ist in (IN)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die das zu filternde Attribut besitzen.

Ist nicht in (NIN)

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die das zu filternde Attribut nicht besitzen.

Ist zwischen ([ ])

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die zwischen zwei definierten Werten liegen.

Zeitraum

Es werden alle Suchergebnisse angezeigt, die innerhalb des angegebenen Zeitraums liegen.

1. Aktuellen Filter speichern

Wenn du eine Suche ausführst, siehst du deine gewählten Filter oben als so genannte "Chips" dargestellt. Diese Filter kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.

Aktuellen Filter speichern:

  1. Führe eine Suche aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  3. Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen für den Filter ein.

  5. Entscheide, ob

    • dieser Filter als Standard festgelegt werden soll (toggle_on)

    • dieser Filter für alle Benutzer:innen erstellt werden soll (toggle_on).

  6. Klicke auf SPEICHERN.
    → Der Filter erscheint nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).

Lege die Reihenfolge der Filter per Drag-and-drop mit einem Klick auf Verschieben (drag_indicator) fest. Klicke auf delete, um einen Filter zu löschen.

2. Gespeicherte Filter anwenden

Gehe wie im Folgenden vor, um einen gespeicherten Filter in der Suche anzuwenden.

Gespeicherte Filter anwenden:

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  2. Klicke auf einen bereits erstellten Filter.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Filtereinstellungen werden oben als so genannte "Chips" dargestellt.

3. Filter als Standard festlegen

Damit du einen häufig verwendeten Filter nicht jedes Mal beim Öffnen des Menüs CRM » Kontakte erst aus der Liste deiner gespeicherten Filter wählen musst, kannst du einen erstellten Filter als Standard festlegen. Jedes Mal, wenn du die Kontakte-UI öffnest, wird dieser Filter dann also automatisch ausgeführt.

Du kannst einen Filter direkt beim Erstellen als Standard festlegen wie im Kapitel Aktuellen Filter speichern beschrieben oder du legst den Filter nachträglich aus der Übersicht heraus als Standard fest.

Klicke in der Zeile des gespeicherten Filters auf star_border Als Standard festlegen. Wenn du einen anderen Filter als Standard festlegen möchtest, deaktiviere den aktuell gewählten Standardfilter mit einem Klick auf star Nicht als Standard verwenden.

4. Spalten in der Übersicht konfigurieren

Klicke oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings) und aktiviere (check_box) die Spalten, die du in der Übersicht sehen möchtest. Du kannst aktivierte Spalten auch wieder deaktivieren (check_box_outline_blank). Klicke auf drag_indicator und halte das Symbol gedrückt, um die Reihenfolge der Spalten per Drag-and-drop zu verschieben. Tabelle 3 listet die verfügbaren Spalten auf.

Breite der Tabellenspalten beliebig anpassen

Du kannst die Breite der Spalten in der Übersicht nach deinen Bedürfnissen anpassen. Wenn du mit der Maus über die entsprechenden Tabellenspalten fährst, erscheinen blaue Linien, die es dir ermöglichen, die Breite individuell anzupassen.
Tabelle 3. Spalten konfigurieren in der Kontaktübersicht
Einstellung Erläuterung

Auswahl

Zeigt die Checkbox für die Gruppenfunktion (check_box_outline_blank) in der Übersicht an.
Die Spalte mit den Checkboxen wird immer ganz links in der Übersicht angezeigt. Die Position dieser Spalte kann nicht verändert werden.

ID

Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der ID zu sortieren.

Gast

Zeigt mit dem Symbol done an, ob es sich bei dem Datensatz um einen Gast handelt.

Firma

Mit einem Klick auf den Firmennamen öffnest du den Firmendatensatz im Menü CRM » Firmen.

Firmen USt-IdNr

Zeigt die Firmen USt-IdNr an.

Bewertung

Zeigt die Bewertung für den Kontakt an. 5 gelbe Sterne stehen für die beste Bewertung und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der Sterne in der Bewertung zu sortieren.

Vorname

Zeigt den Vornamen des Kontakts an.
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend alphabetisch anhand des Vornamens zu sortieren.

Nachname

Zeigt den Nachnamen des Kontakts an.
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend alphabetisch anhand des Nachnamens zu sortieren.

Job-Titel

Zeigt den für den Kontakt gespeicherten Job-Titel an.
Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend alphabetisch anhand des Job-Titels zu sortieren.

E-Mail

Zeigt die für den Kontakt gespeicherte E-Mail-Adresse an. Klicke auf die E-Mail-Adresse (content_copy), um die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren. Klicke auf E-Mail senden (mail), um das Standard-E-Mail-Programm auf deinem Computer zu öffnen und dem Kontakt direkt eine E-Mail zu schreiben.

Telefon

Zeigt die für den Kontakt gespeicherte Telefonnummer an. Klicke auf die Telefonnummer (content_copy), um die Telefonnummer in die Zwischenablage zu kopieren. Klicke auf Anrufen (phone), um die Standard-Telefon-App auf deinem Computer zu öffnen und den Kontakt direkt anzurufen.

Klasse

Zeigt die für den Kontakt gespeicherte Klasse an.

Externe Nummer

Zeigt die für den Kontakt gespeicherte externe Nummer an.

Aufträge

Zeigt die dem Kontakt zugeordneten Aufträge an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der Anzahl der Aufträge zu sortieren.

PLZ

Zeigt die Postleitzahl des Kontakts an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der Postleitzahl zu sortieren.

Ort

Zeigt den Ort des Kontakts an.

Land

Zeigt das Land des Kontakts an.

Typ

Zeigt den für den Kontakt gespeicherten Typ an.

Mandant

Zeigt den für den Kontakt gespeicherten Mandanten an.

Debitorenkonto

Zeigt das Debitorenkonto des Kontakts an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand der Nummer zu sortieren.

Sprache

Zeigt die Sprache des Kontakts an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend alphabetisch anhand der Sprache zu sortieren.

Fax

Zeigt die Fax-Nummer des Kontakts an.

Newsletter

Zeigt mit dem Symbol done an, ob der Kontakt den Newsletter abonniert hat.

Follow-up-Datum

Zeigt das für den Kontakt gespeicherte Follow-up-Datum an. Klicke rechts neben der Titelleiste auf arrow_upward oder arrow_downward, um die Tabelle aufsteigend oder absteigend anhand des Datums zu sortieren.
Klicke neben dem Datum auf Zum Kalender hinzufügen (), um einen neuen Termin an diesem Datum zu deinem Google-Kalender hinzuzufügen.

Tags

Zeigt die dem Kontakt zugewiesenen Tags an.

Eigner

Zeigt den dem Kontakt zugewiesenen Eigner an.

Aktionen

Welche Funktionen dir über das Kontextmenü Aktionen zur Verfügung stehen, erfährst du im Kapitel Kontextmenü in der Übersicht.
Die Spalte mit den Aktionen wird immer ganz rechts in der Übersicht angezeigt. Die Position dieser Spalte kann nicht verändert werden.

5. Kontextmenü in der Übersicht

Klicke auf more_vert in der Zeile eines Kontakts in der Übersicht, um das Kontextmenü zu öffnen. Das Kontextmenü bietet dir einen Schnellzugriff auf die in Tabelle 4 gelisteten Menüs und Funktionen:

Tabelle 4. Kontextmenü
Einstellung Erläuterung

shopping_cart Aufträge

Aufträge

Öffnet das Menü Aufträge » Aufträge.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Mit Aufträgen arbeiten.

Neuer Auftrag

Öffnet die Bedienoberfläche zum Anlegen eines Auftrags im Menü Aufträge » Aufträge. Der Auftragstyp Auftrag, der Kontakt, die Rechnungsadresse und die Lieferadresse des Kontakts sind bereits vorausgewählt.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Aufträge manuell anlegen im Kapitel Auftrag oder Angebot über Kontakte anlegen.

Neues Angebot

Öffnet die Bedienoberfläche zum Anlegen eines neuen Angebots. Der Auftragstyp Angebot, der Kontakt, die Rechnungsadresse und die Lieferadresse des Kontakts sind bereits vorausgewählt.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Aufträge manuell anlegen im Kapitel Auftrag oder Angebot über Kontakte anlegen.

Neue Vorbestellung

Öffnet die Bedienoberfläche zum Anlegen einer neuen Vorbestellung. Der Auftragstyp Vorbestellung, der Kontakt, die Rechnungsadresse und die Lieferadresse des Kontakts sind bereits vorausgewählt.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Auftragstyp Vorbestellung.

Neues Abonnement

Öffnet ein neues Abonnement im Menü Aufträge » Abonnement. Die Rechnungsadresse und die Lieferadresse des Kontakts sind bereits vorausgewählt.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Abonnement im Kapitel Neues Abonnement anlegen.

Neuer Sammelauftrag

Öffnet einen neuen Sammelauftrag im Menü Aufträge » Aufträge. Beachte, dass das Anlegen eines Sammelauftrags nur möglich ist für Aufträge, die noch nicht bezahlt wurden.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Auftragstyp Sammelauftrag im Kapitel Sammelauftrag pro Kontakt anlegen.

message Messenger

Konversationen

Öffnet die Messenger-Übersicht.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Messenger.

Neue Konversation

Öffnet eine neue Konversation im Menü CRM » Messenger. Die Kontakt-ID ist bereits im Feld Empfänger:in vorausgewählt.
Weitere Informationen findest du auf der Messenger-Handbuchseite im Kapitel Neue Konversation erstellen.

delete Kontakt löschen
Löscht den Kontakt nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage.