Inventur durchführen

Voraussetzungen beachten

Diese Seite setzt voraus, dass du die PlentyONE Warehouse App auf einem passenden Gerät installiert hast. Bitte beachte die Anforderungen an die Hardware, die auf der Handbuchseite Systemvoraussetzungen beschrieben sind. Stelle außerdem sicher, dass du in der PlentyONE Warehouse eingeloggt bist und die notwendigen Schritte zur Ersteinrichtung durchgeführt hast.

Eine Inventur kannst du nicht nur im PlentyONE Backend, sondern auch mit der PlentyONE Warehouse App durchführen. Auf dieser Handbuchseite findest du alle Informationen zu notwendigen Einstellungen im Vorfeld sowie zum Ablauf der Inventur mit PlentyONE Warehouse.

Für Inventuren, die mit PlentyONE Warehouse durchgeführt wurden, können außerdem im Nachhinein Zählprotokolle im PlentyONE Backend erzeugt und exportiert werden. Weitere Informationen dazu findest du im Kapitel Inventur dokumentieren.

Labels für Lagerorte verwenden

Für die Durchführung einer Inventur in PlentyONE Warehouse ist es erforderlich, dass du pro Lagerort ein Label erstellt und am passenden Lagerort angebracht hast. Während der Inventur scannst du den Barcode auf dem Label mit deinem Gerät, um so die passenden Lagerorte für die Inventur auszuwählen. Du hast noch keine Labels für Lagerorte erstellt? Die passende Anleitung findest du auf der Handbuchseite Lager planen.

1. Rechte für die Inventur vergeben

Bevor eine Inventur mit PlentyONE Warehouse durchgeführt wird, muss sichergestellt sein, dass alle Benutzer:innen ohne Rolle vom Typ Administrator über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Nur so können die gezählten Bestände erfasst und sowohl in PlentyONE Warehouse als auch im PlentyONE Backend korrekt gespeichert werden.

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen die Inventur mit PlentyONE Warehouse durchführen können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • PlentyONE Warehouse > Inventur

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Stelle sicher, dass du dich im einfachen Modus befindest. Die Schaltfläche Erweitert (toggle_off) ist also nicht aktiviert.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

2. Einstellungen zur Inventur vornehmen

Die Funktion zur Inventur in PlentyONE Warehouse lässt sich mithilfe einiger grundlegenden Einstellungen auf deine Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpassen.

Notwendige Berechtigungen beachten

Die unten beschriebenen Einstellungen können standardmäßig nur von Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator vorgenommen werden. Sollen andere App-Benutzer:innen die Einstellungen sehen und bearbeiten können, müssen Administratoren entsprechende Rechte im PlentyONE Backend vergeben. Öffne dazu die entsprechende Rolle im Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen und aktiviere im Bereich PlentyONE Warehouse die gewünschten Rechte für die Option Einstellungen.

So kannst du beispielsweise bestimmen, wie Lagerorte gesucht werden und welche Möglichkeiten zum Speichern des Bestands zur Verfügung stehen sollen.

Einstellungen zur Inventur vornehmen:

  1. Logge dich in PlentyONE Warehouse ein.

  2. Tippe auf das Menüsymbol () oben links.

  3. Tippe unten auf Einstellungen (settings).
    → Das Einstellungsmenü öffnet sich.

  4. Tippe auf Inventur (icon stocktaking).

  5. Nimm die Einstellungen für die Inventur vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

Tabelle 1. Einstellungen zur Inventur in PlentyONE Warehouse
Einstellung Erläuterung

Bereich Allgemeine Einstellungen

Lagerort-Scan verpflichtend

Verwende diese Option, um festzulegen, welche Regeln für die Auswahl eines Lagerorts für die Inventur gelten sollen.
Aktiviert () = Alle Lagerorte müssen über ihr Etikett gescannt werden, um für die Inventur ausgewählt zu werden. Eine manuelle Auswahl von Lagerorten über die Suche ist nicht möglich.
Deaktiviert () = Lagerorte können entweder per Scan oder manuell ausgewählt werden.

Bereich Lagerort

Lagerortsuchfelder

Verwende die Umschaltflächen, um festzulegen, welche Kriterien während der Inventur zur Suche nach Lagerorten genutzt werden sollen. Diese Einstellung greift nur, wenn die Einstellung Lagerort-Scan verpflichtend nicht aktiviert ist.
Aktiviert () = Es wird möglich sein, Lagerorte anhand dieses Kriteriums zu suchen.
Tipp: Tippe und halte (drag_handle) für jedes aktivierte Suchkriterium, um die Reihenfolge der angezeigten Suchfelder anzupassen.
Hinweis: Diese Einstellung greift nur, wenn die Einstellung Lagerort-Scan verpflichtend nicht aktiviert ist.

Fokus auf Lagerortsuchfeld

Wirst du typischerweise den Lagerort für die Inventur auswählen, indem du seinen Barcode scannst oder indem du den Lagerort nach seinem Namen suchst und dann aus einer Liste wählst? Falls du den Barcode scannen möchtest, kann diese Einstellung deine Arbeit beschleunigen.
Kein Feld = Der Mauszeiger wird in keinem Feld platziert. Natürlich ist es später trotzdem möglich, den Mauszeiger manuell in einem Feld zu platzieren.
Barcode = Dein Mauszeiger beginnt automatisch in dem Barcodefeld, wenn du Artikel verräumst. Du kannst den Quelllagerort direkt scannen.
Lagerortname = Dein Mauszeiger beginnt im Eingabefeld für den Lagerortnamen.

Bereich Artikelsuche

Artikelsuchfelder

Verwende die Umschaltflächen, um festzulegen, welche Kriterien während zur Suche nach Artikeln für die Inventur genutzt werden sollen.
Hinweis: Diese Einstellung greift nur, wenn die Einstellung Artikel-Scan verpflichtend nicht aktiviert ist. Aktiviert () = Es wird möglich sein, Artikel anhand dieses Kriteriums zu suchen.
Tipp: Tippe und halte (drag_handle) für jedes aktivierte Suchkriterium, um die Reihenfolge der angezeigten Suchfelder anzupassen.

Fokus auf Artikelsuchfeld

Suchst du Artikel typischerweise anhand eines bestimmten Kriteriums? Tippe auf dein am häufigsten verwendetes Kriterium. Wenn du später bei der Inventur nach Artikeln suchst, wird dein Mauszeiger automatisch in diesem Feld beginnen. Natürlich ist es weiterhin möglich, den Mauszeiger manuell in einem anderen Suchfeld zu platzieren.
Hinweis: Diese Einstellung greift nur, wenn die Einstellung Artikel-Scan verpflichtend nicht aktiviert ist.

Priorisierung von Artikelnamen

Tippe auf diese Option, um festzulegen, in welcher Reihenfolge die Bestandteile des Artikelnamens angezeigt werden, während du die Funktion verwendest. Tippe und halte (drag_handle) für jeden Bestandteil, um die Reihenfolge der angezeigten Bestandteile anzupassen.

Bereich Bestand speichern

Speichern per Button ermöglichen

Wie möchtest den Bestand speichern, sobald du die Zählung für einen Lagerort abgeschlossen hast? Aktiviert () = Sobald alle auf dem Lagerort vorhandenen Artikel gezählt wurden, erscheint ein Button, mit dem du den Bestand speichern kannst.
Deaktiviert () = Der gezählte Bestand für den Lagerort wird automatisch gespeichert, indem du nach Abschluss der Zählung erneut das Label des Lagerorts scannst.

Bestätigungsdialog zum Abschließen der Inventur anzeigen

Aktiviere diese Option (), um vor dem Speichern des gezählten Bestands für einen Lagerort einen Bestätigungsdialog anzuzeigen.
Aktiviert () = Benutzer:innen müssen den Vorgang bestätigen, bevor der Bestand gespeichert wird.
Deaktiviert () = Der Bestand wird sofort gespeichert.

Warnung anzeigen, wenn gezahlte Menge vom Soll-Bestand abweicht

Möchtest du, dass am Ende der Inventur eine Meldung angezeigt wird, wenn der gezählte Bestand höher oder niedriger als der Soll-Bestand ist?
Aktiviert () = Benutzer:innen müssen im Dialog bestätigen, dass die gezählte Menge vom Soll-Bestand abweicht, bevor sie die Inventur abschließen können.

Bereich Artikelerfassung

Artikel-Scan verpflichtend

Verwende diese Option, um festzulegen, welche Regeln für das Erfassen von Artikeln für die Inventur gelten sollen.
Keine Einschränkungen = Artikel können entweder durch Scannen des Barcodes oder per manueller Auswahl hinzugefügt werden.
Artikelsuche einschränken = Artikel ohne Barcode können über die Artikelsuche erfasst werden. Artikel mit Barcode müssen durch Scannen des Barcodes auf dem Artikeletikett erfasst werden.
Artikel-Scan verpflichtend = Alle Artikel müssen durch Scannen des Barcodes auf dem Artikeletikett erfasst werden. Eine manuelle Auswahl von Artikeln über die Suche ist nicht möglich.

Einzelerfassung bis Menge

Mit dieser Einstellung kannst du bestimmen, ab wie vielen gescannten oder über das Mengenfeld erfassten Exemplaren eines Artikels der Mengendialog geöffnet wird. Anschließend kannst du im Eingabefeld des Mengendialogs die insgesamt gezählte Artikelmenge eingeben und ihn somit für die Inventur erfassen.
Beispiel: Wenn du hier den Wert 5 auswählst, wird nach dem Erfassen des fünften Artikelexemplars automatisch der Mengendialog geöffnet.

3. Bestand prüfen

Möchtest du nach der Inventur alle Bestandsabweichungen auf einmal prüfen? Dann nutze zunächst das Export-Format Warenbestände, um deine aktuellen Warenbestände zu exportieren.

Nachdem du die Inventur mit der PlentyONE Warehouse App durchgeführt hast, erstellst du über das Import-Tool einen Datenimport. Im Anschluss kannst du alle Bestandsabweichungen pro Artikel im Tab: Bestand » Tab: Warenbewegung des Artikels einsehen. Der Import wird außerdem im Menü Waren » Wareneingänge als Eintrag aufgelistet. Die geänderten Warenbestände kannst du in diesem Eintrag nachvollziehen.

4. Inventur durchführen

Bei der Inventur mit PlentyONE Warehouse kannst du entweder jedes Exemplar eines Artikels einzeln scannen oder die vorhandenen Exemplare manuell zählen und die gezählte Stückzahl über das Tastenfeld eingeben. Welches Verfahren angewendet wird, bestimmst du über die oben beschriebene Option Artikel-Scan verpflichtend.

4.1. Jedes Exemplar eines Artikels einzeln scannen

Das Lagerpersonal den Bestand nicht selbst zählen, sondern kann die Labels jedes einzelnen Exemplars des Artikels einzeln scannen, bis alle Exemplare am Lagerort gescannt wurden. Die Zählung erfolgt inkrementell im Hintergrund. Für diese Art der Bestandskorrektur muss im Menü Einstellungen » Inventur die Option Artikel-Scan verpflichtend aktiviert sein.

Jedes Exemplar eines Artikels einzeln scannen:

  1. Logge dich in PlentyONE Warehouse ein.

  2. Tippe auf das Menüsymbol () oben links.
    Oder: Finde die Kachel zur Inventur im Bereich Funktionen auf dem Dashboard.

  3. Tippe auf Inventur (icon stocktaking).

  4. Scanne das Label des Lagerorts.
    → Der Lagerort wird ermittelt. Erfasste Artikel werden auf diesen Lagerort gebucht.

  5. Scanne das Label jedes einzelnen Exemplars, bis du alle Artikel des Lagerorts erfasst hast.
    Tipp: Wenn sich verschiedene Artikel an einem Lagerort befinden, wird beim Scannen automatisch die Menge des korrekten Artikels erhöht.
    Hinweis: Um die gescannte Menge manuell zu korrigieren, tippe auf den Artikel und gib die korrekte Menge ein.
    → Wenn für die Variante in dem gewählten Lager Mindesthaltbarkeitsdaten und/oder Chargeninformationen gepflegt werden, wirst du aufgefordert, diese Daten einzugeben.
    Optional: Wähle das Mindesthaltbarkeitsdatum und/oder gib die Charge ein.
    → Der Bestand wird eingebucht.

  6. Um die Zählung abzuschließen, scanne das Label des Lagerorts erneut oder tippe auf Bestand speichern.
    → Der gezählte Bestand wird gespeichert.
    → Der gezählte Bestand wird im Menü Waren » Lagerort-Verwaltung des PlentyONE Backend angezeigt.
    → Der Bestand wird im Menü Artikel » Artikel verwalten an der Variante gespeichert.

4.2. Gezählte Stückzahl eingeben

Anstatt das Label jedes einzelnen Exemplars eines Artikels am Lagerort zu scannen, kann das Lagerpersonal auch selbst zählen, wie viele Exemplare eines Artikels am Lagerort vorhanden sind. Anschließend wird das Zählergebnis manuell eingegeben. Für diese Art der Zählung muss im Menü Einstellungen » Inventur die Option Artikel-Scan verpflichtend deaktiviert sein.

Gezählte Stückzahl eingeben:

  1. Logge dich in PlentyONE Warehouse ein.

  2. Tippe auf das Menüsymbol () oben links.
    Oder: Finde die Kachel zur Inventur im Bereich Funktionen auf dem Dashboard.

  3. Tippe auf Inventur (icon stocktaking).

  4. Scanne das Label des Lagerorts.
    → Der Lagerort wird ermittelt. Erfasste Artikel werden auf diesen Lagerort gebucht.

  5. Scanne das Label eines Artikels oder führe eine Artikelsuche aus.
    → Wenn für die Variante in dem gewählten Lager Mindesthaltbarkeitsdaten und/oder Chargeninformationen gepflegt werden, wirst du aufgefordert, diese Daten einzugeben.
    Optional: Wähle das Mindesthaltbarkeitsdatum und/oder gib die Charge ein.
    → Das Fenster Menge eingeben wird angezeigt.

  6. Gib die gezählte Menge für den Artikel ein.

  7. Um die Zählung abzuschließen, scanne das Label des Lagerorts erneut oder tippe auf Bestand speichern.
    → Der gezählte Bestand wird gespeichert.
    → Der gezählte Bestand wird im Menü Waren » Lagerort-Verwaltung des PlentyONE Backend angezeigt.
    → Der Bestand wird im Menü Artikel » Artikel verwalten an der Variante gespeichert.

5. Inventur dokumentieren

Nach dem Import und Export von Beständen und der eigentlichen Durchführung der Inventur mit der PlentyONE Warehouse App folgt ein dritter zentraler Schritt: Die rechtskonforme Protokollierung der Ergebnisse. Dazu steht dir im Bereich Waren » Inventur das Menü Zählprotokoll-Export zur Verfügung. Je nach den gewählten Filtern kannst du die Inhalte des Zählprotokolls nach deinen Anforderungen sortieren.

Wichtiger Hinweis zu Lagerorten ohne Bestand

Beachte, dass Lagerorte unter bestimmten Bedingungen nicht im Zählprotokoll-Export aufgeführt werden. Genauer gesagt ist dies der Fall, wenn auf einem Lagerort keinerlei Artikel vorhanden sind und dementsprechend während der Inventur ein Bestand von 0 für diesen Lagerort erfasst wurde.

Falls notwendig, vergib zuerst die notwendigen Rechte an die Personen innerhalb deines Unternehmens, die ein Zählprotokoll erstellen sollen, aber nicht über die Rolle Admin verfügen.

Rechte für Benutzer:innen ohne Admin-Konto vergeben

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen Zählprotokolle exportieren können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • Waren > Inventur > Zählprotokoll > Erstellen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Wechsele über die Schaltfläche Erweitert (toggle_on) in den erweiterten Modus.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Der einfache Modus und der erweiterte Modus sind miteinander verknüpft. Wenn du also Rechte für Menüs im einfachen Modus aktivierst, sind dazugehörige Berechtigungen auch im erweiterten Modus automatisch aktiv. Diese Verknüpfung existiert allerdings nur in diese Richtung. Wenn du also im erweiterten Modus Berechtigungen vergibst, werden keine Rechte für Menüs oder Plugins aktiviert.

5.1. Zählprotokoll exportieren

Zählprotokoll exportieren:

  1. Öffne das Menü Waren » Inventur » Zählprotokoll-Export.

  2. Nimm die gewünschten Filtereinstellungen vor. Beachte die Informationen in Tabelle 2.

  3. Klicke auf PDF generieren oder CSV generieren.
    Tipp: Weiter unten findest du eine Einscheidungshilfe zur Wahl des passenden Dateiformats.
    → Das Zählprotokoll wird erstellt und automatisch heruntergeladen.

Tabelle 2. Verfügbare Filter für den Export des Zählprotokolls
Einstellung Erläuterung

Benutzer

Wähle den Benutzer aus, von dem die Inventur durchgeführt wurde, zu der du ein Zählprotokoll exportieren möchtest.

Lager

Wähle das Lager, in dem die Inventur durchgeführt wurde, zu der du ein Zählprotokoll exportieren möchtest.

Lagerort

Gib in diesem Feld den Namen der gewünschten Dimension ein, um ein Zählprotokoll zu den dort enthaltenen Lagerorten zu exportieren.

Datum von

Wähle ein Startdatum für den Zeitraum aus, in dem die Inventur stattgefunden hat, zu der du ein Zählprotokoll exportieren möchtest.

Datum bis

Wähle ein Enddatum für den Zeitraum aus, in dem die Inventur stattgefunden hat, zu der du ein Zählprotokoll exportieren möchtest.

Sortieren nach

Wie sollen die Einträge im Zählprotokoll-Export sortiert werden? Wähle eine der Optionen Lagerort, Datum oder Benutzer, um die Einträge entsprechend zu sortieren.

Einkaufspreise ausgeben

Sollen die Einkaufspreise der gezählten Varianten im Zählprotokoll-Export mit ausgegeben werden?
Aktiviert () = Der Export wird um zwei Spalten erweitert, die jeweils den Einkaufspreis und den gleitenden Durchschnitss-Einkaufspreis der Variante beinhalten. Hintergrundinformationen zu diesen zwei Arten von Einkaufspreisen findest du auf der Handbuchseite Ware einbuchen.
Deaktiviert () = Die Einkaufspreise der Varianten werden im Export nicht mit ausgegeben.

Nur aktuellste Zählergebnisse berücksichtigen

Welche Zählergebnisse sollen im Zählprotokoll-Export erscheinen, wenn beispielsweise für einen Lagerort im eingestellten Zeitraum mehr als eine Inventur vorgenommen wurde?
Aktiviert () = Nur das aktuellste Zählergebnis wird ausgegeben.
Deaktiviert () = Bei mehrfachen Zählungen wird jedes Zählergebnis einzeln ausgegeben. Somit können mehrere Einträge für den selben Lagerort entstehen. Verwende diese Einstellung nur mit Bedacht, da sie zu unklaren Daten im Zählprotokoll-Export führen kann.

Verschiedene Formate für Zählprotokolle verwenden

Das Zählprotokoll kannst du in den Formaten CSV und PDF herunterladen. Entscheide dich je nach Anwendungsfall für das passende Dateiformat.

  • CSV-Datei

  • PDF-Datei

  • Die CSV-Datei lässt sich nachträglich bearbeiten. Sie bietet sich an, falls du die Datei manuell mit weiteren Informationen anreichern möchtest. Auch wenn du die Daten in ein weiteres Buchhaltungs-Tool oder sonstige Software importieren möchtest, solltest du dieses Format wählen.

  • Die PDF-Datei ist nicht ohne Weiteres anpassbar. Sie dient daher als Beleg, den du als Nachweis für deine:n Steuerberater:in und deine eigene Buchführung aufbewahrst.

    Wartezeit bei der Generierung von PDF-Dateien

    Je nachdem, welche Filter du für den Export des Zählprotokoll auswählst, kann die Generierung von PDF-Dateien bei großen Datenmengen aktuell sehr lange dauern. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn gleichzeitig sehr viele Lagerorte in den Filtern angegeben wurden. Wähle im Zweifel andere Filtereinstellungen, um mehrere kleine Exporte zu erzeugen. Wir arbeiten daran, dieses Verhalten zu beheben, sodass in Zukunft eine schnellere Generierung möglich ist.