E-Mail-Versand automatisieren

In PlentyONE stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, den E-Mail-Versand an deine Kund:innen zu automatisieren:

Verwendung der Vorlage einsehen

Mit einem Klick auf assessment Verwendung der Vorlage innerhalb der Vorlage kannst du sehen, in welchem Bereich deines Systems die EmailBuilder-Vorlage verwendet wird. Die folgenden Filter stehen zur Verfügung:

  • E-Mail-Konten - Automatischer Versand

  • Messenger-Posteingang

  • Messenger-Automatisierung

  • Auftragsereignis

  • Auftragsaktion

  • Prozess

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Mit dem EmailBuilder arbeiten.

1. Automatischen E-Mail-Versand einrichten

Den automatischen Versand richtest du im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten ein.
Dort verknüpfst du verschiedene Ereignisse mit bereits erstellten Vorlagen.

Welche Ereignisse verfügbar sind, erfährst du auf der Handbuchseite Vorbereitende Einstellungen vornehmen.

2. Ereignisaktionen einrichten

Neben dem Verknüpfen von Ereignissen und Vorlagen hast du außerdem die Möglichkeit, Ereignisaktionen im Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse einzurichten. Definiere ein Ereignis, setze einen oder mehrere Filter und lege Aktionen fest, die von deinem System automatisch im Ereignisfall ausgeführt werden.

Richte z.B. ein, dass der E-Mail-Versand eines Gutscheins ausgelöst wird, wenn eine Person eine bestimmte Anzahl an Aufträgen generiert hat oder wenn diese Person einer anderen Klasse zugewiesen wurde. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Ereignisaktionen.

3. E-Mail-Versand an mehrere E-Mail-Adressen einrichten

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse kannst du eine Ereignisaktion einrichten, die bei Eintritt des von dir gewählten Ereignisses in deinem plentyShop eine E-Mail an deine Kund:innen und Mitarbeiter:innen versendet.

Füge in der Ereignisaktion die Aktion Kunde > E-Mail versenden hinzu und wähle dann dort die passende Vorlage sowie die Empfänger:innen, um die E-Mail bei Eintritt des gewählten Ereignisses zeitgleich an mehrere Empfänger:innen zu versenden.

Die folgenden Empfänger:innen stehen zur Verfügung:

  • Kunde

  • Lager

  • Rechnungsadresse aus Auftrag

  • Lieferadresse aus Auftrag

  • Kontakt E-Mail geschäftlich

  • Kontakt E-Mail privat

  • Kontakt E-Mail PayPal

  • verfügbare Eigner

Du kannst entweder die selbe Vorlage an alle Empfänger:innen senden oder jeweils eine separate Vorlage wählen.

4. E-Mail-Service nutzen

Über den E-Mail-Service kannst du ganz gezielt E-Mail-Vorlagen manuell versenden. Den E-Mail-Service kannst du in den folgenden Bedienoberflächen nutzen:

4.1. Filteroptionen im E-Mail-Service

In Tabelle 1 siehst du die vorhandenen Filteroptionen im E-Mail-Service.

Tabelle 1. Filteroptionen im E-Mail-Service
Filter Erläuterung

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Liste, um nur Vorlagen anzuzeigen, die diesem Eigner zugewiesen sind.

Mandant

Wähle einen Mandanten aus der Liste, um nur Vorlagen anzuzeigen, die diesem Mandant zugewiesen sind.

ID

Gib die ID der Vorlage ein, um nur die Vorlage mit genau dieser ID anzuzeigen.

Name

Gib den Namen der Vorlage ein, um nur die Vorlage mit genau diesem Namen anzuzeigen.
Du kannst auch nach Teilen des Namens suchen.

Sortieren nach

Wähle eine Option aus der Liste, um festzulegen, nach welchen Kriterien die gefundenen Vorlagen sortiert werden sollen.
Verfügbare Optionen: Erstelldatum, ID, Name.

Sortierreihenfolge

Wähle, ob die gefundenen Vorlagen aufsteigend oder absteigend anhand des Erstelldatums, der ID oder des Namens angezeigt werden sollen.

4.1.1. Aktuellen Filter speichern

Wenn du eine Suche im E-Mail-Service ausführst, siehst du deine gewählten Filter oben als so genannte "Chips" dargestellt. Diese Filter kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.

Aktuellen Filter speichern:

  1. Führe eine Suche aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  3. Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen für den Filter ein.

  5. Entscheide, ob

    • dieser Filter als Standard festgelegt werden soll (toggle_on)

    • dieser Filter für alle Benutzer:innen erstellt werden soll (toggle_on).

  6. Klicke auf SPEICHERN.
    → Der Filter erscheint nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).

Lege die Reihenfolge der Filter per Drag-and-drop mit einem Klick auf Verschieben (drag_indicator) fest. Klicke auf delete, um einen Filter zu löschen.

4.1.2. Gespeicherte Filter anwenden

Gehe wie im Folgenden vor, um einen gespeicherten Filter in der Suche anzuwenden.

Gespeicherte Filter anwenden:

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  2. Klicke auf einen bereits erstellten Filter.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Filtereinstellungen werden oben als so genannte "Chips" dargestellt.

4.1.3. Filter als Standard festlegen

Damit du einen häufig verwendeten Filter nicht jedes Mal beim Öffnen des E-Mail-Service erst aus der Liste deiner gespeicherten Filter wählen musst, kannst du einen erstellten Filter als Standard festlegen. Jedes Mal, wenn du den E-Mail-Service öffnest, wird dieser Filter dann also automatisch ausgeführt.

Du kannst einen Filter direkt beim Erstellen als Standard festlegen wie im Kapitel Aktuellen Filter speichern beschrieben oder du legst den Filter nachträglich aus der Übersicht heraus als Standard fest.

Klicke in der Zeile des gespeicherten Filters auf star_border Als Standard festlegen. Wenn du einen anderen Filter als Standard festlegen möchtest, deaktiviere den aktuell gewählten Standardfilter mit einem Klick auf star Nicht als Standard verwenden.

4.2. Vorlage zu Favoriten hinzufügen

Wenn du die richtige Vorlage anhand der Filter gefunden hast, kannst du diese auch zu den Favoriten hinzufügen. Klicke dazu auf star Zu Favoriten hinzufügen. Die Vorlage erscheint dann auch im Favoritenordner (folder_special) ganz oben.
Um eine Vorlage wieder aus den Favoriten zu entfernen, klicke erneut auf star Aus Favoriten entfernen.

4.3. E-Mail-Service im Auftrag nutzen

Du kannst den E-Mail-Service sowohl im Auftrag selbst als auch über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht nutzen. Außerdem kannst du die bereits gesendeten E-Mail-Vorlagen über die Historie ansehen.

4.3.1. E-Mail-Vorlage über den E-Mail-Service im Auftrag versenden

Im Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge kannst du über die Schaltfläche email (E-Mail-Service) zum einen gezielt E-Mail-Vorlagen versenden und zum anderen die bereits versendeten E-Mail-Vorlagen in der Historie einsehen.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage über den E-Mail-Service im Auftrag zu versenden.

E-Mail-Vorlage über den E-Mail-Service im Auftrag versenden:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche den Auftrag anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Aufträge suchen.
    → Die Aufträge, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf die Auftrags-ID, um den Datensatz zu öffnen.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail-Service).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  5. Wähle im Bereich Vorlagen eine Option aus der Dropdown-Liste Empfängertyp.

  6. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.
    Hinweis: Hier ist die Sprache aus dem Auftrag automatisch vorausgewählt.

  7. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  8. Klicke auf die Vorlage.

  9. Klicke auf der rechten Seite im Bereich Vorschau auf preview VORLAGE LADEN, um die Vorschau der Vorlage anzuzeigen.
    Hinweis: Außerdem wird das E-Mail-Konto, die Empfänger:in, der Betreff und falls vorhanden die Anhänge angezeigt.
    Tipp: Klicke neben der Empfänger:in auf more_vert, um die Felder CC und BCC hinzuzufügen.

  10. Falls gewünscht, füge weitere Anhänge hinzu, indem du auf attach_file klickst.

  11. Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten. Klicke auf fullscreen (Vollbild), um in den Vollbild-Modus zu wechseln.

  12. Klicke auf send SENDEN, um die Vorlage an die eingegebenen Empfänger:innen zu versenden.

4.3.2. Gesendete E-Mail-Vorlagen im Auftrag ansehen

Über die Historie im E-Mail-Service kannst du alle zu einem Auftrag gesendeten E-Mail-Vorlagen ansehen.

Gesendete E-Mail-Vorlagen im Auftrag ansehen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche den Auftrag anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Aufträge suchen.
    → Die Aufträge, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf die Auftrags-ID, um den Datensatz zu öffnen.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail-Service).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  5. Wechsele in das Tab Historie.
    → Dort siehst du in der Versandhistorie den Typ, die Auftrags-ID, Datum und Uhrzeit, wann die Vorlage versendet wurde, die Empfänger:in, den Vorlagennamen, Anhänge, die Vorlagen-ID sowie die Benutzer:in, die die E-Mail versendet hat.

4.4. E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht nutzen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht zu versenden.

E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Auftragsübersicht nutzen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche die Aufträge anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Aufträge suchen.
    → Die Aufträge, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Wähle (check_box) die Aufträge, für die du eine E-Mail-Vorlage versenden möchtest.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail versenden).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.
    → Im Bereich Vorlagen siehst du die Auftrags-IDs, die du gerade gewählt hast.

  5. Wähle eine Option aus der Dropdown-Liste Empfängertyp.

  6. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  7. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  8. Klicke auf die Vorlage.

  9. Klicke auf send SENDEN.

4.5. E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Kontaktübersicht nutzen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage über die Gruppenfunktion in der Kontaktübersicht zu versenden.

E-Mail-Service über die Gruppenfunktion in der Kontaktübersicht nutzen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche die Aufträge anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Kontakt suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Wähle (check_box) die Kontakte, an die du eine E-Mail-Vorlage versenden möchtest.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf email (E-Mail-Vorlage senden).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.
    → Im Feld Empfänger siehst du die Namen der Kontakte, die du gerade gewählt hast.

  5. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  6. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  7. Klicke auf die Vorlage.

  8. Klicke auf send SENDEN.

4.6. E-Mail-Service im Messenger nutzen

Du kannst den E-Mail-Service sowohl in einer neuen Konversation als auch in einer Antwortnachricht nutzen.

4.6.1. E-Mail-Service in neuer Messenger-Konversation nutzen

Nutze den E-Mail-Service, um eine E-Mail-Vorlage in einer neuen Konversation im Messenger zu versenden. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

E-Mail-Service in neuer Messenger-Konversation nutzen:

  1. Öffne das Menü CRM » Messenger.

  2. Klicke oben links auf add Neue Konversation.

  3. Gib im Feld Empfänger:in einen Wert ein und wähle dann den passenden Wert aus der Vorschlagsliste.
    Beispiel: Wenn du eine Zahl eingibst, werden dir mögliche Empfänger:innen mit dieser Auftrags-ID oder Kontakt-ID vorgeschlagen. Auch die externe Auftrags-ID und die externe Nummer, die in den Kontaktdetails gespeichert ist, werden hier berücksichtigt.

  4. Wähle eine Gruppe aus der Dropdown-Liste.

  5. Gib den Betreff deiner Nachricht im Feld Betreff ein.

  6. Wähle den Posteingang aus der Dropdown-Liste.

  7. Klicke in der Symbolleiste ganz unten auf preview (Vorlagenübersicht).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  8. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  9. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  10. Klicke auf die Vorlage.

  11. Klicke auf preview VORLAGE LADEN.
    → Die Vorlage wird in das Textfeld geladen.

  12. Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten. Klicke auf fullscreen (Vollbild), um in den Vollbild-Modus zu wechseln.

  13. Klicke unten rechts auf forward_to_inbox SENDEN.

4.6.2. E-Mail-Service in Antwortnachricht im Messenger nutzen

Nutze den E-Mail-Service, um eine E-Mail-Vorlage in einer bestehenden Konversation im Messenger zu versenden. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

  1. Öffne das Menü CRM » Messenger.

  2. Suche die Konversation, die die Nachricht enthält, auf die du antworten möchtest, anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Messenger-Seite im Kapitel Konversation im Messenger suchen.

  3. Öffne die Konversation.

  4. Klicke auf die Nachricht, auf die du antworten möchtest.

  5. Klicke in der Symbolleiste ganz unten auf preview (Vorlagenübersicht).
    → Das Fenster E-Mail-Service öffnet sich.

  6. Im Feld Empfänger siehst du die Empfänger:in, die die Nachricht erhalten soll.

  7. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste Vorlagensprache.

  8. Nutze die Filter, um nach der passenden EmailBuilder-Vorlage zu suchen. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern im Unterkapitel Filteroptionen im E-Mail-Service.
    → Die Vorlagen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt. Beziehungsweise: Die Ordner, die die Vorlagen mit den eingestellten Suchkriterien enthalten, werden angezeigt.

  9. Klicke auf die Vorlage.

  10. Klicke auf preview VORLAGE LADEN.
    → Die Vorlage wird in das Textfeld geladen.

  11. Nutze die Formatierungsmöglichkeiten des Editors, falls gewünscht. Klicke auf code (Code-Ansicht), um den Inhalt der Vorlage im HTML-Quellcode zu bearbeiten. Klicke auf fullscreen (Vollbild), um in den Vollbild-Modus zu wechseln.

  12. Klicke unten rechts auf forward_to_inbox SENDEN.