Auftragsbestätigungen

Ist ein Auftrag ins System eingegangen, kannst du der Kund:in eine Auftragsbestätigung zukommen lassen. In PlentyONE kannst du Auftragsbestätigungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Auftragsbestätigungen einrichten

Du kannst Auftragsbestätigungen direkt mithilfe der PlentyONE-Standardvorlagen erstellen. Falls nötig, kannst du die Standardvorlage kopieren und an deine Bedürfnisse anzupassen.

1.1. Einrichtung im DocumentBuilder

Für die Einrichtung von Dokumentenvorlagen steht dir im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder der DocumentBuilder zur Verfügung. Weitere Informationen zur Nutzung findest du auf der Handbuchseite DocumentBuilder.

2. Einzelne Auftragsbestätigung erzeugen

Auftragsbestätigungen kannst du manuell am jeweiligen Auftrag erzeugen. Gehe dabei wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftragsbestätigung manuell erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.
→ Die Auftragsübersicht wird geöffnet.
Führe die Suche () aus, um Aufträge anzuzeigen.
Öffne den Auftrag, für den eine Auftragsbestätigung erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.
Gehe in den Bereich Dokumente.
Klicke oben links auf Dokument erstellen ().
Wähle das Dokument Auftragsbestätigung aus der Dropdown-Liste.
→ Das Fenster Dokument erzeugen: Auftragsbestätigung wird geöffnet.
Gib ein Datum ein, das auf der Auftragsbestätigung angezeigt werden soll.
Gib optional einen Kommentar ein, der auf der Auftragsbestätigung angezeigt werden soll.
Klicke auf Erstellen ().
→ Die Auftragsbestätigung wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.

3. Erzeugung und Versand von Auftragsbestätigungen automatisieren

Das Erzeugen und Versenden von Auftragsbestätigungen kannst du automatisieren, indem du die entsprechenden Ereignisaktionen einrichtest. So musst du nicht all deine Auftragseingänge stetig im Blick behalten und jede Auftragsbestätigung einzeln manuell erstellen, sondern kannst deinen Workflow durch die Automatisierung erleichtern. Erstelle zunächst eine Ereignisaktion für die Erzeugung des Dokuments und im zweiten Schritt eine Ereignisaktion, damit die Auftragsbestätigung per E-Mail an die Kund:in versendet wird. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Ereignisaktion einrichten

Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.
Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
→ Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.
Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.
Speichere () die Einstellungen.
Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
Aktiviere die Einstellung Aktiv ().
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion "Auftragsbestätigung erzeugen" einrichten
Einstellung	Option	Auswahl
Ereignis	Auftragsanlage » Neuer Auftrag
Filter	Auftrag > Auftragstyp	Auftrag
Aktion	Dokumente > Auftragsbestätigung erzeugen	Aktiviere bei Bedarf die Optionen Zahlungsziel und Skonto oder gib einen Kommentar ein, der auf der erzeugten Auftragsbestätigung angezeigt wird.

Möchtest du die Auftragsbestätigung nach Erzeugung direkt als E-Mail-Anhang an deine Kund:in versenden, empfehlen wir die in Tabelle 2 beschriebene Ereignisaktion.

include:_includes:partial$event-procedure.adoc[]

Tabelle 2. Ereignisaktion "Auftragsbestätigung versenden" einrichten
Einstellung	Option	Auswahl
Ereignis	Dokumente > Auftragsbestätigung generiert
Filter	Auftrag > Auftragstyp	Auftrag
Aktion	Kunde > E-Mail versenden	Wähle über Hinzufügen () die entsprechende E-Mail-Vorlage für den Versand der Auftragsbestätigung (z.B. "Auftrag: Auftragsbestätigung PDF-Anhang") an die Kund:in.

Du siehst die passende E-Mail-Vorlage nicht?

Du siehst für die Ereignisaktion "Auftragsbestätigung versenden" die passende E-Mail-Vorlage nicht? Dann liegt das daran, dass du sie noch nicht erstellt hast. Dies kannst du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen tun. Klicke dort auf Neue E-Mail-Vorlage () und erstelle die Vorlage nach deinen Anforderungen. Der Name, den du hier für die E-Mail-Vorlage vergibst, wird dann auch in den Ereignisaktionen ausgegeben. Weitere Informationen zum Einrichten findest du auf der Handbuchseite E-Mail-Vorlage erstellen.