DSGVO

Auf dieser Handbuchseite stellen wir dir einen Auszug des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten gemäß der DSGVO zur Verfügung.

1. Was ist die DSGVO?

Am 25. Mai 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung offiziell und europaweit geltend in Kraft und löste somit nationale Regelungen ab.

Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind und personenbezogene Daten wie Namen, Bankdaten und Adressdaten verarbeiten. Daher müssen Unternehmen ihre Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, DSGVO-konform gestalten und dokumentieren.

2. Wichtige Hinweise

Beachte, dass in diesem Verzeichnis lediglich die verarbeitenden Tätigkeiten innerhalb der Software PlentyONE beschrieben sind. Die Auflistung und Beschreibung weiterer verarbeitenden Tätigkeiten, die in deinem Unternehmen Anwendung finden (wie z.B. Lohnbuchhaltung oder Verfahren innerhalb einer anderen eingesetzten Software), obliegen dem eigenen Verantwortungsbereich der Händler:in.

PlentyONE möchte ausdrücklich darauf hinweisen, dass dieses Verzeichnis keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit erhebt und als Ergänzung zur eigenen Verarbeitungsverzeichnisses verwendet werden kann.

Bitte beachte, dass Systeme erst ab Version 7 DSGVO-konform sind. Das PlentyONE Webshop-Plugin plentyShop LTS ist mit der Einbindung der Checkbox zur Einwilligung der Datenübertragung an Versanddienstleister ab Version 2.9.0 DSGVO-konform.

3. Link zum Download

Lade als Ergänzung deines eigenen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten das Dokument herunter (ältere Versionen). Dieses Dokument beschreibt lediglich die verarbeitenden Tätigkeiten innerhalb der Software PlentyONE.

4. Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Im Folgenden wird beschrieben, wie du den Vertragsabschluss zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 der DSGVO digital abwickelst. Der Vertragsabschluss erfolgt digital im Mein Konto Bereich von plentyMarketplace.

Vertragsabschluss digital abwickeln:

Klicke oben rechts auf das Benutzer-Symbol und dann auf Mein Konto.
Klicke auf Verträge ().
Klicke auf den Tab Dokumente ().
Klicke auf den Vertrag Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung (DS-GVO) März 2023.
Lade das Vertragsdokument herunter.
Gib deinen Namen ein und schicke das Formular ab. Dadurch ist der Vertrag geschlossen.

Das Schöne an diesem Verfahren ist, dass der Vertragsschluss auf dem Postweg damit entfällt. Das spart uns und dir Zeit und Kosten.

Sobald der Vertrag geschlossen wurde, kannst du das Vertragsdokument inklusive des Namens des Unterzeichners und des Datums der Vertragsunterzeichnung herunterladen. Öffne dazu erneut den Bereich Verträge und klicke auf Vertragsdokument signiert herunterladen.

Bitte lege dieses Dokument aus Gründen der Dokumentation in deinen Unterlagen ab.

Weitere Informationen hierzu findest du im archivierten Forum.

5. Änderungshistorie für Kontaktdaten

Im Menü Daten » CRM Historie kannst du über die Änderungshistorie sehen, welche:r Benutzer:in – beispielsweise ein:e Mitarbeiter:in oder die Kund:in selbst über den Webshop – wann welche Daten geändert hat. Geändert werden können Daten wie Adressdaten, Kontaktoptionen, Adressoptionen, Firmendaten und Bankdaten.

Weitere Informationen findest du im Forum.

6. Übertragung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden an Versanddienstleister

Bitte beachte, dass PlentyONE als Software laut DSGVO den Grundsatz von Privacy by Default befolgen muss und wir daher pauschal die Einstellung setzen, dass diese Daten (E-Mail und Telefonnummer) des Kunden nicht an die Versanddienstleister übertragen werden. Das bedeutet, du kannst selbst wählen, ob die Daten deiner Kund:innen übertragen werden oder ob du einen alternativen Wert übertragen möchtest. Natürlich kannst du auch unsere voreingestellte Auswahl so belassen.

Weitere Informationen hierzu findest du im Forum.

7. Alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterladen

Im Menü CRM » Kontakte ist es möglich, alle zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung gespeicherten Daten und Dokumente per Klick auf eine Schaltfläche als ZIP-Datei herunterzuladen. Die ZIP-Datei enthält eine HTML-Datei, die du in deinem Browser öffnest und über die du auch die gespeicherten Dokumente herunterladen kannst. Außerdem ist es möglich, die Daten in einem maschinenlesbaren Format zu speichern.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Kontakt bearbeiten.

8. Daten automatisch bereinigen

Im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung kannst du festlegen, nach welchem Zeitraum bestimmte Datensätze automatisch aus deinem PlentyONE System gelöscht werden. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt.

Du kannst auch Konversationen aus dem Messenger automatisch löschen. Diese Einstellung nimmst du jedoch nicht im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung vor, sondern im Menü Einrichtung » CRM » Messenger » Automatisierung. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Messenger.

9. Daten manuell anonymisieren

Im Menü CRM » Kontakte ist es möglich, mit einem Klick auf Datensatz anonymisieren die Daten zu einem Kontakt zu entfernen bzw. diese so unkenntlich zu machen, dass kein Bezug zu der Person hergestellt werden kann.

Ausnahme: Wenn Adressdaten einem Auftrag zugeordnet sind, werden diese Daten aus steuerrechtlichen Gründen nicht entfernt oder unkenntlich gemacht. Die Verknüpfung zum Kontakt wird jedoch entfernt.