Best Practice: Automatisches Hochladen von Rechnungen einrichten

Über deine PlentyONE Schnittstelle kannst du automatisiert Rechnungen an Kaufland übermitteln. Hierfür richtest du die Ereignisaktion Rechnung bei Kaufland.de hochladen ein.

Das automatische Hochladen von Rechnungen per Ereignisaktion hat die folgenden Vorteile:

  • Deinen Kund:innen wird die Rechnung direkt im Kaufland-Konto zur Verfügung gestellt und sie werden hierüber automatisch per E-Mail informiert. Durch das Übermitteln der Rechnung sorgst du also für ein rundum gelungenes Einkaufserlebnis für deine Kund:innen.

  • Du reduzierst deinen Bearbeitungsaufwand für Kund:innentickets.

  • Deine Kaufland Service-KPIs verbessern sich.

Wir empfehlen dir daher dringend, das automatische Hochladen von Rechnungen einzurichten, wenn du dies noch nicht getan hast. Hier erfährst du, wie du das automatische Hochladen von Rechnungen einrichtest.

1. Vorlage für Rechnungen anpassen

Damit deine Rechnungen den Anforderungen von Kaufland entsprechen, musst du einige spezifische Anpassungen an deiner Rechnungsvorlage vornehmen.

Für alle Kaufland-Rechnungen:

  • Gib einen Hinweis zur Zahlung ein. (Wie?)

  • Entferne deine Bankdaten auf Rechnungen für Kaufland. (Wie?)

Zusätzlich für Kaufland FR-Rechnungen:

  • Füge Positionen für die Öko-Beteiligungsgebühr (verpflichtend) und die Verpackungsgebühr (optional) in der Rechnung ein. (Wie?)

Wir empfehlen dir, eine separate Rechnungsvorlage für Kaufland im DocumentBuilder zu erstellen. Kopiere dazu eine Standardvorlage oder eine bestehendee Rechnungsvorlage und passe sie wie in den folgenden Kapiteln beschrieben an.

1.1. Hinweis zur Zahlung eingeben

Rechnungen für Kaufland müssen den folgenden Hinweis enthalten:

Textvorlage: Hinweis für Kaufland-Rechnungen

Achtung! Bitte veranlassen Sie keine Zahlungen auf unser Konto. Die Bezahlung erfolgt an die cflox GmbH. Sollten Sie per Klarna bezahlt haben, erhalten Sie eine separate Zahlungsanweisung von Klarna. Für weitere Informationen zu Klarna besuchen Sie www.klarna.de.

Hinweis zur Zahlung eingeben:

  1. Klappe die Info-Box "Textvorlage: Hinweis für Kaufland-Rechnungen" über dieser Beschreibung auf.

  2. Kopiere den Text in die Zwischenablage.

  3. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  4. Öffne die Vorlage, die du für Kaufland-Rechnungen verwendest.

  5. Klicke auf Editor öffnen (edit).
    → Der Editor wird geöffnet und die Widgets werden geladen.

  6. Klicke links auf das Text (neu)-Widget, und ziehe es via Drag-and-drop in den Bereich, in dem der Hinweis erscheinen soll.
    Tipp: Hierfür eignet sich ein Bereich unterhalb der Auftragspositionen oder der Rechnungssumme. In der Standardvorlage für Rechnungen eignet sich auch der Bereich unter Manueller Kommentar.

  7. Klicke im hinzugefügten Text-Widget auf Text (New) (edit).

  8. Füge den Hinweistext für Kaufland-Rechnungen in das Eingabefeld ein.

  9. Speichere () die Einstellungen.

1.2. Bankdaten auf Rechnungen entfernen

Die Zahlung wird über Kaufland abgewickelt. Gib deshalb keine Bankdaten auf Rechnungen für Kaufland an, damit Kund:innen keine Zahlung an dich senden.

Bankdaten auf Rechnungen für Kaufland entfernen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Öffne die Vorlage, die du für Kaufland-Rechnungen verwendest.

  3. Klicke auf Editor öffnen (edit).
    → Der Editor wird geöffnet und die Widgets werden geladen.

  4. Klicke auf den Bereich, in dem deine Bankdaten angezeigt werden.
    Hinweis: Befinden sich deine Bankdaten in der Fußzeile, klicke erneut auf diesen Bereich, um den Inhalt anzuzeigen.

  5. Klicke im Bereich mit den Bankdaten auf Text (edit).
    → Der Inhalt des Widgets kann nun bearbeitet werden.

  6. Entferne die Variablen für die Bankdaten.

  7. Optional: Füge an dieser Stelle via Drag-and-drop ein Bild-Widget mit dem Kaufland-Logo (siehe unten) ein. Weitere Informationen zum Bild-Widget findest du hier.

  8. Speichere () die Einstellungen.
    → Deine Bankdaten werden nicht mehr auf der Rechnungsvorlage angezeigt.

1.3. Variablen für Kaufland FR hinzufügen

Für Kaufland FR (Frankreich) müssen zwei zusätzliche Positionen in der Rechnung berücksichtigt werden:

  • Öko-Beteiligungsgebühr (verpflichtend): Die Öko-Beteiligungsgebühr ist in Frankreich gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient der Finanzierung der Sammlung, des Weitertransports und des Recyclings bestimmter Produkte. Die Höhe richtet sich nach Produktkategorie, Gewicht, Material und Recyclingaufwand.
    Wichtig: Die Öko-Beteiligungsgebühr muss sichtbar und separat vom Produktpreis auf Rechnungen ausgewiesen sein.

  • Verpackungsgebühr (optional): Die Verpackungsgebühr ist in Frankreich Teil der erweiterten Herstellerverantwortung (EPR). Sie betrifft das Recycling und die Entsorgung von Verpackungsmaterialien. Die Verpackungsgebühr ist im Verkaufspreis des Artikels enthalten.
    Hinweis: Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, die Verpackungsgebühr auf Rechnungen aufzuführen. Wir empfehlen jedoch, die Verpackungsgebühr zur Transparenz als separate Position aufzulisten.

Im DocumentBuilder stehen dir eigene Variablen für die Öko-Beteiligungsgebühr und die Verpackungsgebühr zur Verfügung, die du in deine Rechnungsvorlage einfügen kannst. Da die Öko-Beteiligungsgebühr und die Verpackungsgebühr nur für Kaufland FR erforderlich sind, empfehlen wir dir, deine Rechnungsvorlage für Kaufland zu kopieren und eine separate Vorlage für Kaufland FR zu erstellen, in der du die beiden Variablen einfügst.

Variablen für Öko-Beteiligungsgebühr und Verpackungsgebühr hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Öffne die Vorlage, die du für Kaufland FR-Rechnungen verwendest.

  3. Klicke auf Editor öffnen (edit).
    → Der Editor wird geöffnet und die Widgets werden geladen.

  4. Klicke am rechten Rand des Rechnungspositionsbereichs auf Order items (settings).
    → Der Bereich Auftragspositionen öffnet sich.

  5. Klicke unter der Spaltenansicht auf add Neuen Eintrag hinzufügen.
    → Eine neue Spalte wird hinzugefügt.

  6. Wähle aus der Dropdown-Liste Spalte die aktuelle Spaltennummer aus.

  7. Bewege die Spalte mit keyboard_arrow_up rechts neben die Spalte mit der Artikelbeschreibung.

  8. Schließe (close) den Bereich Auftragspositionen.

  9. Klicke links auf das Text (neu)-Widget, und ziehe es per Drag-and-drop in den Bereich für die Spaltenüberschrift.

  10. Klicke im hinzugefügten Text-Widget auf Text (neu) (edit).
    → Der Inhalt des Widgets kann nun bearbeitet werden.

  11. Gib als Spaltenüberschrift Öko-Beteiligungsgebühr ein.

  12. Klicke unterhalb der Spaltenüberschrift auf den Spalteninhalt.

  13. Klicke erneut links auf das Text (neu)-Widget, und ziehe es per Drag-and-drop in den Bereich für den Spalteninhalt.

  14. Klicke im hinzugefügten Text-Widget auf Text (neu) (edit).
    → Der Inhalt des Widgets kann nun bearbeitet werden.

  15. Klicke links im Bereich Variablen > Auftrag > Auftragsposition > Eigenschaft der Auftragsposition auf die Variable Öko-Beteiligungsgebühr.
    → Die Variable wird als Spalteninhalt eingefügt.

  16. Klicke links im Bereich Variablen > Auftrag > Auftragsposition > Auftragspositionssummen in Systemwährung auf die Variable Währung.
    → Die Variable wird als Spalteninhalt hinter Öko-Beteiligungsgebühr eingefügt.
    Hinweis: Die Öko-Beteiligungsgebühr wird als Betrag angezeigt. Daher muss zusätzlich die Währung angegeben werden.
    Tipp: Füge zwischen der Öko-Beteiligungsgebühr und der Währung ein Leerzeichen ein.

  17. Wiederhole die Schritte 4 bis 16 für die Verpackungsgebühr, mit folgenden Anpassungen:

    • In Schritt 7: Bewege die Spalte rechts neben die Spalte für die Öko-Beteiligungsgebühr.

    • In Schritt 11: Gib als Spaltenüberschrift Verpackungsgebühr ein.

    • In Schritt 15: Klicke im Bereich Variablen > Auftrag > Auftragsposition > Eigenschaft der Auftragsposition auf die Variable Verpackungsgebühr.

  18. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Öko-Beteiligungsgebühr und Verpackungsgebühr werden nun auf deiner Rechnungsvorlage für Kaufland FR angezeigt.

1.4. Die Rechnungsvorlage für Kaufland freigeben

Um sicherzustellen, dass die angepasste Rechnungsvorlage nur für Kaufland-Rechnungen verwendet wird, gibst du sie ausschließlich für Kaufland-Auftragsherkünfte und die Zahlungsart Kaufland frei.

Rechnungsvorlage für Kaufland freigeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Öffne die Vorlage, die du für Kaufland-Rechnungen verwendest.

  3. Klicke im Bereich Auftragseinstellungen auf die Option Herkunft.
    → Eine Dropdown-Liste mit allen aktiven Auftragsherkünften öffnet sich.

  4. Wähle alle Auftragsherkünfte ab, außer den von dir genutzten Auftragsherkünften für Kaufland.
    Tipp: Achte darauf, auch die von dir genutzten Auftragsherkünfte für die Kaufland Sales Channels oder Kaufland FBK auszuwählen.

  5. Klicke im Bereich Auftragseinstellungen auf die Option Zahlungsart.
    → Eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Zahlungsarten öffnet sich.

  6. Wähle alle Zahlungsarten ab, außer Kaufland.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Rechnungsvorlage wird ausschließlich für Rechnungen mit den Auftragsherkünften der gewählten Kaufland-Plattformen und die Zahlungsart Kaufland verwendet.

Hinweis: Damit die Rechnungsvorlage für Kaufland-Rechnungen verwendet werden kann, musst du sie noch aktivieren. Du kannst dir die Vorlage vorher in der Vorschau anzeigen lassen, um sicherzustellen, dass deine Anpassungen korrekt sind. Öffne dazu die Rechnungsvorlage und klicke auf Vorschau anzeigen (visibility).

2. Rechnungen automatisch erstellen

Richte eine Ereignisaktion ein, damit Rechnungen für Kaufland automatisch erstellt werden.

Ereignisaktion einrichten

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Aktiviere die Einstellung Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Status und Filter für Ereignisaktion

Die in Tabelle 1 aufgeführten Status und Filter dienen nur als Beispiel zum Erstellen einer Ereignisaktion. Wähle für die Ereignisaktion zum automatischen Erstellen einer Rechnung die Filter und Status, die am besten zu deinem Arbeitsablauf passen.
Tabelle 1. Ereignisaktion zum automatischen Erstellen von Kaufland-Rechnungen
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung: Statuswechsel

[7] Warenausgang gebucht

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Herkunft

Auftragsherkünfte für Kaufland-Länderplattformen wählen, für die du diese Ereignisaktion nutzen willst. Wenn du die Ereignisaktion für alle Kaufland-Länderplattformen nutzen willst, wähle die Herkunft 102 Kaufland.

Aktion

Dokumente > Rechnung generieren

3. Rechnungen automatisch hochladen

Richte eine Ereignisaktion ein, damit Rechnungen automatisch bei Kaufland hochgeladen werden.

Ereignisaktion einrichten

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Aktiviere die Einstellung Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Status und Filter für Ereignisaktion

Die in Tabelle 2 aufgeführten Status und Filter dienen nur als Beispiel zum Erstellen einer Ereignisaktion. Wähle für die Ereignisaktion zum automatischen Hochladen von Rechnungen die Filter und Status, die am besten zu deinem Arbeitsablauf passen.
Tabelle 2. Ereignisaktion zum automatischen Hochladen von Kaufland-Rechnungen
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Ereignis wählen, zum Beispiel Auftragsänderung: Statuswechsel
Hinweis: Wähle ein Ereignis, bei dem die Rechnung schon existiert. Das Ereignis Auftrag: Rechnung generiert wird nicht empfohlen, weil die Rechnung noch nicht vollständig generiert ist, wenn dieses Ereignis ausgelöst wird.

Filter

Auftrag > Herkunft

Auftragsherkünfte für Kaufland-Länderplattformen wählen, für die du diese Ereignisaktion nutzen willst. Wenn du die Ereignisaktion für alle Kaufland-Länderplattformen nutzen willst, wähle die Herkunft 102 Kaufland.

Aktion

Auftrag > Rechnung bei Kaufland.de hochladen