Datenbereinigung

Auf dieser Handbuchseite ist beschrieben, wie du im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung bestimmte Datensätze nach Ablauf eines Zeitraums, den du selbst festlegst, automatisch löschst.

Für das Löschen von Daten mithilfe der Datenbereinigung gibt es 2 Hauptgründe:

  • Als Händler:in musst du gemäß der DSGVO personenbezogene Daten aus deinem System löschen.

  • Außerdem kannst du die Datenbereinigung nutzen, um den Speicherverbrauch zu reduzieren. Dies kann beispielsweise helfen, wenn du den kostenlos in deiner PlentyONE Edition enthaltenen Speicherplatz überschreitest.

1. Benutzerrechte vergeben

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im PlentyONE Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit diesem Zugang die Datenbereinigung nutzen können, muss eine Person mit Admin-Zugang zumindest die im folgenden beschriebenen Rechte für Benutzer:innen vom Typ Backend vergeben.

Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Nutze die Suchfunktion () und öffne das zu bearbeitende Konto.

  3. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Optionen Daten > Datenbereinigung > Anzeigen und Daten > Datenbereinigung > Bearbeiten.

  4. Speichere () die Einstellungen.

2. Löschwerte eingeben

Damit Datensätze nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch aus deinem PlentyONE System gelöscht werden, musst du Werte für diesen Zeitraum eingeben. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Weitere Funktionen in diesem Menü werden sukzessive ergänzt

Aktuell kannst du unzugeordnete Adressen, ungenutzte Kontakte, Aufträge, die Historie, IP-Adressen am Auftrag sowie abgelaufene, unbestätigte Newsletter-Anmeldungen automatisch löschen. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt.

Löschwerte eingeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung.

  2. Gib im Eingabefeld einen Wert ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf die Umschaltfläche (toggle_off).

  4. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Datenbereinigung ist aktiviert (toggle_on).

Tabelle 1. Einstellungen im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung
Einstellung Erläuterung

Löschung ungenutzter Adressen (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Adressen automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht. Ungenutzte Adressen sind Adressen, die nicht mit einem Kontakt, einem Auftrag, einem POS oder einem Lager verknüpft sind.
Hinweis: Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Adressen gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Adressen ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.

Löschung ungenutzter Kontakte (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Kontakte automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht. Ungenutzte Kontakte sind Kontakte, die nicht mit Wareneingängen, Tickets oder Aufträgen verknüpft sind.
Hinweis: Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Kontakte gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Kontakte ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.

Löschung von Newsletter-Registrierungen (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden abgelaufene Newsletter-Registrierungen, die nicht bestätigt wurden, automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht.
Hinweis: Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es abgelaufene und unbestätigte Newsletter-Registrierungen gibt, die länger als die eingestellte Zeit abgelaufen oder unbestätigt sind. Sind abgelaufene Newsletter-Registrierungen, die nicht bestätigt wurden, vorhanden, werden diese am nächsten Tag gelöscht.

Löschung von IP-Adressen am Auftrag (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden am Auftrag gespeicherte IP-Adressen automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht.
Hinweis: Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es IP-Adressen gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind IP-Adressen ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.

Löschung von Aufträgen (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Aufträge automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht. Aufträge werden mit den dazugehörigen Dokumenten gelöscht. Minimalwert: 60 Tage.
Wichtig: Es handelt sich um steuerrechtlich relevante Daten, die nicht wiederhergestellt werden können.
Hinweis 1: Aufträge, die ein Dokument mit der letzten Nummer des Nummernkreises enthalten, werden nicht gelöscht, bis ein neueres Dokument in einem anderen Auftrag generiert wurde.
Hinweis 2: Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Aufträge gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Aufträge ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.

Löschung von Nachbestellungen und Umbuchungen (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Nachbestellungen und Umbuchungen automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht.
Hinweis: Die Prüfung nach alten Nachbestellungen und Umbuchungen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Nachbestellungen und Umbuchungen gibt, die länger als die eingestellte Zeit in PlentyONE vorhanden sind.

Endgültige Löschung von soft-gelöschten Aufträgen (nach Tagen)

Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden soft-gelöschte Aufträge, also Aufträge, die in der Auftragsübersicht gelöscht wurden, automatisch aus dem PlentyONE System gelöscht.
Hinweis: Die Prüfung nach soft-gelöschten Aufträgen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es soft-gelöschte Aufträge gibt, die länger als die eingestellte Zeit in PlentyONE vorhanden sind.
Umschaltfläche aktivieren

Daten werden nur gelöscht, wenn du die Umschaltfläche aktiviert (= toggle_on) und die Einstellung gespeichert hast.
Wenn die Daten nicht mehr nach Ablauf des eingegebenen Wertes gelöscht werden sollen, deaktiviere (= toggle_off) die Umschaltfläche und speichere die Einstellung erneut.
Ausnahme: Die Löschung der Historie erfolgt auch, wenn die Umschaltfläche deaktiviert ist. Dafür wird der Maximalwert von 365 Tagen beachtet.
Anzahl der zu löschenden Datensätze

Aktuell werden bis zu 100.000 Datensätze pro Tag gelöscht. PlentyONE wird dieses Verhalten beobachten und ggf. auf einen höheren Wert anpassen.

3. Log einsehen

Alle Änderungen, die im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung vorgenommen werden, werden im Menü Daten » Log für 30 Tage gespeichert. So kannst du einsehen, welches Teammitglied wann den alten Wert in den neuen Wert geändert hat.

Weitere Informationen zum Log findest du auf der Handbuchseite Datenlog.