DocumentBuilder

Anleitungsvideo sowie geführte Touren verfügbar

  • Unser Anleitungsvideo erleichtert dir den Einstieg in den DocumentBuilder und erklärt anschaulich die ersten Schritte.

  • Unsere geführten Touren DocumentBuilder-Grundeinstellungen und DocumentBuilder-Editor bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt im Tool. Du findest sie in der unteren linken Ecke des Menüs Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder. Klicke dort auf rocket_launch Geführte Touren, um die Tour zu starten.

Mit dem DocumentBuilder im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder kannst du Dokumentvorlagen erstellen, an deine Bedürfnisse anpassen, und zentral an einer Stelle verwalten. Für einige Dokumenttypen stehen dir außerdem vorgefertigte Standardvorlagen zur Verfügung.

1. DocumentBuilder-Übersicht

Wenn du im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder den DocumentBuilder öffnest, gelangst du als erstes in die Übersicht.

Die DocumentBuilder-Übersicht ist wie folgt aufgebaut:
Hinweis: Um in der Übersicht alle vorhandenen Vorlagen aufzulisten, klicke oben in der Toolbar auf Suchen (manage_search).

DokumentBuilder Uebersicht klein

  • Navigation: Hier navigierst du zwischen der Vorlagenübersicht (manage_search) und den Vorlagen, die du zum Bearbeiten geöffnet hast (description). Der aktuell ausgewählte Bereich (grau hinterlegt) wird im Hauptfenster rechts angezeigt. Klicke in der Navigation auf add Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Klicke auf menu, um die Navigationsleiste ein- und auszublenden.

  • Toolbar: Hier stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

    • Spalten im Hauptfenster konfigurieren (settings).

    • Vorlagen suchen und in der Übersicht anzeigen lassen (search).

    • Filter für die Suche setzen, speichern und anwenden (bookmarks).

    • Vorlagen importieren (upload).

    • Über check_box_outline_blank, kannst du außerdem alle Vorlagen in der Übersicht auswählen und sie dann gruppenweise zum Bearbeiten öffnen oder löschen.

  • Hauptfenster: Hier wird der aktuell in der Navigation ausgewählte Bereich angezeigt.

    • Übersicht: Wenn du eine Suche ausführst (manage_search), siehst du hier die Ergebnisse in einer Übersicht. Die Übersicht liefert auf einen Blick Informationen zu den gefundenen Vorlagen. Über das Kontextmenü (more_vert), das sich rechts in der Zeile einer Vorlage befindet, kannst du die jeweilige Vorlage aktivieren oder deaktivieren, löschen, kopieren oder exportieren. Über check_box_outline_blank wählst du Vorlagen aus, um sie zu öffnen oder zu löschen.

    • Detailansicht: Wenn du eine Vorlage in der Übersicht öffnest oder in der Navigation auswählst, erscheint sie hier zur Ansicht oder Bearbeitung.

2. Anleitungen zu den Funktionen in der Übersicht

In diesem Unterkapitel findest du Anleitungen zu den im Unterkapitel 1, skizzierten Funktionen in der DocumentBuilder-Übersicht.

Schnellzugriff auf andere DocumentBuilder-Handbuchseiten:

Wenn du zu einer anderen DocumentBuilder-Handbuchseite wechseln möchtest, klicke auf einen der folgenden Einträge:

2.1. Spalten in der Übersicht konfigurieren

In der DocumentBuilder-Übersicht kannst du bestimmen, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden.

Spalten in der Übersicht konfigurieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Klicke oben rechts auf Spalten konfigurieren (settings).
    → Das Fenster Spalten konfigurieren wird geöffnet.

  3. Wähle die Spalten, die angezeigt werden sollen (check_box). Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Ziehe (drag_indicator) die Spalten per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle, bis sie in der für dich richtigen Reihenfolge angezeigt werden.

  5. Füge bei Bedarf Spalten hinzu (check_box) oder wähle Spalten ab (check_box_outline_blank), wenn du sie nicht benötigst.

  6. Klicke auf Bestätigen.
    → Die Einstellungen werden gespeichert.

Tabelle 1. Spalten in der Übersicht des DocumentBuilders
Spalte Erläuterung

Aktiv

Zeigt an, ob die Vorlage aktiv (circle) oder inaktiv (circle) ist.

Hinweis: Nur, wenn eine Vorlage aktiv ist, wird sie zum Generieren von Dokumenten verwendet.

Vorlage

Zeigt den Namen der Vorlage an. Bei eigenen Vorlagen werden die Namen von Benutzer:innen selbst vergeben.
Hinweis: Du kannst den Vorlagennamen auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der DocumentBuilder-Übersicht anpassen beschrieben.

Dokumenttyp

Zeigt den Typ des Dokuments an (z.B. Rechnung, Gutschrift etc.).

Standardvorlage

Zeigt an, ob es sich um eine Standardvorlage handelt. Wenn dies der Fall ist, wird ein Häkchen (done) angezeigt.
Hinweis: Standardvorlagen können nicht gelöscht werden.

Dateiname

Zeigt den Namen des Dokuments an.
Hinweis: Du kannst den Dateinamen auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der DocumentBuilder-Übersicht anpassen beschrieben.

Tags

Zeigt die Tags der Vorlage an.
Tipp: Wenn mehrere Tags vorhanden sind, bewege die Maus über das angezeigte Tag, um alle weiteren Tags zu sehen.
Hinweis: Du kannst die Tags auch direkt in der Übersicht anpassen. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Felder direkt in der DocumentBuilder-Übersicht anpassen beschrieben.

Letzte (De)aktivierung

Zeigt das Datum der letzten Aktivierung/Deaktivierung der Vorlage an.

Kopfzeile wird in anderen Vorlagen verwendet / Fußzeile wird in anderen Vorlagen verwendet

Zeigt an, dass die Kopf-/Fußzeile der Vorlage eine globale Kopf-/Fußzeile ist und somit in anderen Vorlagen verwendet wird.

Kopfzeile aus Vorlage / Fußzeile aus Vorlage

Zeigt den Namen derjenigen Vorlage an, mit welcher die Vorlage verknüpft ist und aus der sie die Kopf-/Fußzeile verwendet.

2.2. Felder direkt in der DocumentBuilder-Übersicht anpassen

Bei einigen Feldern steht dir in der DocumentBuilder-Übersicht die Möglichkeit zur Verfügung, diese direkt in der Übersicht anzupassen. Diese Funktion nennt sich Inline-Editing.

Aktuell ist diese Funktion für die folgenden Felder in der Übersicht möglich:

  • Vorlage

  • Dateiname

  • Tags

Gehe wie folgt vor, um die Felder in der Übersicht anzupassen.

Feld direkt in der DocumentBuilder-Übersicht anpassen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder. → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke in der Kopfzeile der Übersicht neben dem Feld, das du anpassen möchtest, auf edit.
    → Über der Kopfzeile werden mehrere Symbole des Bearbeitungsmodus (siehe Bild 1) angezeigt. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

messenger symbole inline editing
Bild 1. Inline-Editing: Symbole in der Übersicht
Tabelle 2. Inline-Editing in der DocumentBuilder-Übersicht nutzen
Symbol Bedienelement Erläuterung

save

Speichern

Speichert die Änderungen.
Wichtig: Nachdem du gespeichert hast, musst du auf playlist_remove (Deaktiviere den Bearbeitungsmodus für alle Spalten) klicken, um zur Übersicht zurückzukehren.

undo

Rückgängig

Macht die letzte Änderung rückgängig, wenn die betreffende Änderung noch nicht gespeichert wurde.

redo

Wiederherstellen

Stellt eine rückgängig gemachte Änderung wieder her.

app_registration

Aktiviere den Bearbeitungsmodus für alle Spalten

Wenn du bei einem der Felder, für die der Bearbeitungsmodus verfügbar ist, auf edit geklickt hast, kannst du mit einem Klick auf app_registration den Bearbeitungsmodus für alle Spalten, für die Inline-Editing verfügbar ist, aktivieren.

playlist_remove

Deaktiviere den Bearbeitungsmodus für alle Spalten

Klicke auf playlist_remove, um den Bearbeitungsmodus für alle Spalten zu deaktivieren und zur Übersicht zurückzukehren.
Wichtig: Speichere (save) vorher die Änderungen.

2.3. Vorlage erstellen

Um zu erfahren, wie du im DocumentBuilder eine Vorlage erstellst, wechsele zunächst auf die Handbuchseite Neue Vorlage erstellen. Dort findest du ausführliche Informationen zum Erstellen und Einstellen einer neuen Vorlage.

2.4. Vorlagen suchen

Nutze die Suche im DocumentBuilder, um alle vorhandenen Vorlagen aufzulisten oder um mittels Suchbegriffen bzw. Filtereinstellungen nach bestimmten Vorlagen zu suchen.

Vorlagen suchen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

    1. Möglichkeit 1: Klicke auf search, um eine Liste aller Vorlagen zu sehen.

    2. Möglichkeit 2: Gib einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicke auf search, um Vorlagen aufzulisten, die den Suchbegriff im Namen enthalten.

    3. Möglichkeit 3: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen. Tabelle 3 listet alle verfügbaren Filter auf.

Tabelle 3. Filter für Vorlagen
Filter Erläuterung

Vorlagenname

Gib den Namen der Vorlage ein, um nach Vorlagen mit diesem Namen zu filtern.

Dokumenttyp

Wähle einen oder mehrere Dokumenttypen aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen für diese Dokumenttypen zu filtern.

Folgenden Dokumenttypen stehen dir zur Verfügung

* Abhollieferung
* Angebot
* Auftragsbestätigung
* Gelangensbestätigung
* Gutschrift
* Korrekturbeleg
* Lieferschein
* Mahnung
* Proformarechnung
* Rechnung
* Reparaturschein
* Rücksendeschein
* Sammelgutschrift
* Sammelrechnung
* Stornobeleg Gutschrift
* Stornobeleg Mahnung
* Stornobeleg Rechnung
* Bestellschein
* PO Lieferschein
* Benutzerdefiniertes Auftragsdokument
* Wareneingangsbeleg

Wichtig: Du kannst den Dokumenttyp Wareneingangsbeleg nur nutzen, wenn du die PlentyONE Warehouse App nutzt. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Wareneingänge verwalten.

Lieferland

Wähle ein oder mehrere Lieferländer aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit diesen Lieferländern zu filtern.

Netto/Brutto

Wähle, ob es sich um eine Vorlage mit Brutto- oder Nettowerten handelt, um nach Vorlagen mit diesen Werten zu filtern.

Zahlungsart

Wähle eine oder mehrere Zahlungsarten aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit diesen Zahlungsarten zu filtern.

Tags

Gib den Namen eines oder mehrerer Tags ein, um nach Vorlagen mit diesen Tags zu filtern. Hier werden alle Tags zur Auswahl angezeigt, die für den Typ der Dokumentenvorlage existieren.

Herkunft

Wähle eine oder mehrere Herkünfte aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit dieser Herkunft zu filtern.

Sprache

Wähle eine oder mehrere Sprachen aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit dieser Sprache zu filtern.

Kundenklasse

Wähle eine oder mehrere Kundenklassen aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit dieser Kundenklasse zu filtern.

Aktivierung

Wähle, ob du nach inaktiven oder aktiven Vorlagen filtern möchtest.

Standardvorlage

Wähle, ob du nach Standardvorlagen filtern möchtest.

Standort

Wähle einen oder mehrere Standorte des Mandanten aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit diesen Standorten zu filtern.

Lager

Wähle ein oder mehrere Lager aus der Dropdown-Liste. Du kannst zwischen verschiedenen Lagertypen, wie beispielsweise Vertriebs- oder Reparaturlager wählen.
Hinweis: Dieser Filter ist nur für die Dokumenttypen PO Lieferschein und Bestellschein verfügbar.

Lieferanten-ID

Gib die ID des Lieferanten ein, um danach zu filtern.
Hinweis: Dieser Filter ist nur für das Dokument Bestellschein verfügbar.

Empfängerlager-ID

Gib die ID des Empfängerlagers ein, um danach zu filtern.
Hinweis: Dieser Filter ist nur für die Dokumente PO Lieferschein und Bestellschein verfügbar.

Senderlager-ID

Gib die ID des Senderlagers ein, um danach zu filtern.
Hinweis: Dieser Filter ist nur für das Dokument PO Lieferschein verfügbar.

Herkunft Kopfzeile

Wähle eine oder mehrere Herkünfte aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit dieser Kopfzeilen-Herkunft zu filtern.

Herkunft Fußzeile

Wähle eine oder mehrere Herkünfte aus der Dropdown-Liste, um nach Vorlagen mit dieser Fußzeilen-Herkunft zu filtern.

Enthält globale Kopfzeile

Wähle, ob du nach Vorlagen filtern möchtest, die eine globale Kopfzeile enthalten.

Enthält globale Fußzeile

Wähle, ob du nach Vorlagen filtern möchtest, die eine globale Fußzeile enthalten.
Tabelle 4. Steuerelemente
Element Erläuterung

replay

Setzt die gewählten Filterkriterien zurück.

search SUCHEN

Führt die Suche aus.

2.5. Aktuellen Filter speichern

Wenn du mittels Filtereinstellungen oder Suchbegriff eine Suche im DocumentBuilder eingegrenzt hast, kannst du die verwendeten Sucheinstellungen als eigenen Filter speichern. So kannst du die gleiche Suche in Zukunft schnell und einfach wiederverwenden.

Aktuellen Filter speichern:

  1. Nimm die gewünschten Sucheinstellungen vor und führe die Suche (search) aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  3. Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen ein und aktiviere (toggle_on) die optionalen Einstellungen bei Bedarf.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Der neue Filter erscheint nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).

2.6. Gespeicherte Filter anwenden

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  2. Klicke auf einen der bereits gespeicherten Filter.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Filtereinstellungen werden oben als Chips dargestellt.

2.7. Vorlage aktivieren/deaktivieren

Vorlage aktivieren/deaktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.
    → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile einer Vorlage auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Klicke auf task Vorlage aktivieren bzw. task Vorlage deaktivieren.

  5. Bestätige die Sicherheitsabfrage.
    Oder: Öffne eine Vorlage und klicke oben auf die Umschaltfläche Vorlage aktiv (toggle_on) bzw. Vorlage aktiv (toggle_off).
    → Die Vorlage wird aktiviert bzw. deaktiviert und das Datum in der Spalte Letzte (De)aktivierung wird aktualisiert.
    Hinweis: Eine Vorlage kann nur aktiviert werden, wenn keine zweite eigene Vorlage mit genau denselben Einstellungen existiert. Beachte außerdem, dass in einer aktiven Vorlage keine Änderungen (außer am Namen) vorgenommen werden können.

2.8. Vorlage bearbeiten

Vorlage bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.
    → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke in der Zeile der Vorlage, die du bearbeiten möchtest. → Die Vorlage wird geöffnet.

  4. Falls die Vorlage aktiviert ist, klicke auf toggle_off, um die Vorlage zwecks Bearbeitung zu deaktivieren.

  5. Klicke auf edit, um in die Editoransicht zu wechseln.

  6. Nimm die Änderungen in der Vorlage vor.

  7. Speichere (save) die Änderungen.

Nur deaktivierte Vorlagen können bearbeitet werden

Sobald eine Vorlage aktiviert ist, steht sie für Aufträge zur Verfügung und lässt sich daher nicht bearbeiten.
Wenn du Änderungen in einer deaktivierten Vorlage vornimmst, werden die Änderungen nur für Dokumente übernommen, die nach der Aktivierung der Vorlage generiert werden.

2.9. Vorlage kopieren

Um zu erfahren, wie du im DocumentBuilder eine Vorlage kopierst, wechsele zunächst auf die Handbuchseite Neue Vorlage erstellen. Dort findest du ausführliche Informationen zum Erstellen, Kopieren und Einstellen von Vorlagen.

2.10. Vorlage exportieren

Die im DocumentBuilder erstellten Vorlagen lassen sich mit nur wenigen Klicks auch exportieren.

Hinweis: In aktuellen Systemen ist die Funktion zum Exportieren von Vorlagen nur verfügbar bei den Vertragsarten Scale und Ultimate. Bei den Vertragsarten Lite, Lite+ und Expand ist die Funktion nicht verfügbar. Melde dich bei unserem Sales Team, um deinen Vertrag gegebenenfalls zu upgraden.

Vorlage exportieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.
    → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile der Vorlage, die du exportieren möchtest, auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Klicke auf file_download Vorlage exportieren.
    Oder: Öffne die Vorlage, die du exportieren möchtest.

  5. Klicke oben auf Vorlage exportieren (file_download).
    → Die Vorlage wird im Format .tpl exportiert.

2.11. Vorlage importieren

Die Importfunktion dient dazu, exportierte DocumentBuilder-Vorlagen wieder zu importieren.
Hinweis: Bei Vorlagen, die umfangreich individualisiert werden müssen, kann es Sinn machen, sie zu exportieren und in einem externen System anzupassen, dann wieder in den DocumentBuilder zu importieren.

Vorlage importieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.
    → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Klicke oben links auf file_upload (Vorlage importieren).

  3. Wähle die Vorlage, die du importieren möchtest, von deinem Computer aus.

  4. Klicke auf Öffnen.
    → Die Vorlage wird importiert.

2.12. Vorlage löschen

Bei Standardvorlagen und aktive Vorlagen ist die Option Vorlage löschen nicht verfügbar

Um eine eigene aktive Vorlage zu löschen, musst du diese zuerst deaktivieren. Standardvorlagen lassen sich grundsätzlich nicht löschen.

Vorlage löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.
    → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile einer Vorlage auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Klicke auf delete Vorlage löschen.

  5. Bestätige die Sicherheitsabfrage.
    → Die Vorlage wird gelöscht.