Auftragsabwicklung vorbereiten

Die Aufträge, die über deinen Webshop eingehen, verwaltest du als Händler:in im Backend deines PlentyONE Systems. Auf dieser Seite findest du die wichtigsten Einstellungen, die im Vorfeld für die Auftragsabwicklung vorgenommen werden müssen.

1. Grundeinstellungen vornehmen

Zuerst nimmst du die grundlegenden Einstellungen für den Bereich Aufträge vor. Einige davon sind in deinem PlentyONE System bereits voreingestellt und können auch später noch angepasst werden. Andere Einstellungen solltest du jedoch gleich anpassen. Diese werden in Tabelle 1 erläutert. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor:

Grundeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen vornehmen
Einstellung Erläuterung

Automatische Lagerauswahl

Die automatische Lagerauswahl wählt beim Auftragseingang automatisch das entsprechende Lager der enthaltenen Auftragspositionen aus. Wir empfehlen die Wahl einer der beiden folgenden Optionen:
b) in Abhängigkeit des Hauptlagers des Artikels: Entscheidend bei der Auswahl des Lagers ist hier das Hauptlager des Artikels, das du zuvor in den Variantendaten des Artikels gespeichert haben musst. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn du bestimmte Artikel immer aus einem festen Lager versenden willst.
c) in Abhängigkeit des höchsten Warenbestandes: Bei dieser Option wird das Lager anhand des höchsten Warenbestandes des Artikels ausgewählt. Diese Option macht Sinn, wenn ein Artikel aus mehreren Lagern versendet wird. Wir empfehlen die Option weiterhin auch dann, wenn du vorerst nur ein einziges Lager betreibst. Versendest du zu einem späteren Zeitpunkt Artikel aus mehreren Lagern, musst du diese Einstellung nicht mehr anpassen.

Eine vollständige Erklärung der Lageroptionen und findest du unter Automatische Lagerauswahl.

Statuswechsel auf 4 statt 5, wenn Warenbestand fehlt

Wir empfehlen, hier die Option JA zu wählen. So wird anhand einer Warenbestandsautomatik verhindert, dass Aufträge, die Artikel enthalten zu denen kein Warenbestand in deinem Lager vorhanden ist, fälschlicherweise in den Status [5] Freigabe Versand wechseln. Stattdessen verbleiben sie automatisch im Status [4] in Versandvorbereitung.

Eine vollständige Erklärung aller Einstellungen im Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen findest du im Handbuchabschnitt Grundeinstellungen.

2. Auftragsdokumente einrichten

Ein wichtiger Teil deiner Auftragsabwicklung sind Auftragsdokumente wie z.B. Rechnungen und Lieferscheine. PlentyONE bietet dir eine Vielzahl an Standardvorlagen für deine Auftragsdokumente. Zusätzlich kannst Dokumentvorlagen für deinen Shop individuell anpassen. Dabei legst du fest, welche Informationen auf den Dokumenten angezeigt werden. Außerdem kannst du den individuellen Briefkopf deiner Firma in die Vorlage integrieren.

In PlentyONE verwaltest, erstellst und bearbeitest du alle Auftragsdokumente mit dem DocumentBuilder (Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder)

Weitere Informationen zur Arbeit mit dem DocumentBuilder

Weitere Informationen zur Erstellung und Anpassung von Vorlagen mit dem DocumentBuilder findest du auf den dazugehörigen Handbuchseiten.

2.1. Dokumentvorlage anpassen

Im Folgenden beschreiben wir beispielhaft das Anpassen der Dokumentenvorlage Rechnung mithilfe des DocumentBuilders. Zum Anpassen weiterer Dokumente kannst du später analog vorgehen.

Dokumentvorlage Rechnung kopieren und anpassen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Klicke in der Übersicht auf Standardvorlage Rechnung (DE, Netto).

  3. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (more_vert) und anschließend auf Vorlage kopieren.
    → Die Vorlage wurde kopiert und du kannst nun den Inhalt anpassen.

  4. Klicke auf edit, um in die Editoransicht zu wechseln.

  5. Nimm die Änderungen in der Vorlage vor.

  6. Speichere (save) die Änderungen.

  7. Klicke in der Seitennavigation auf die neu erstellte Vorlage, um zu den Einstellungen zurückzukehren.

  8. (optional) Passe die Vorlageneinstellungen und Auftragseinstellungen an.

  9. Klicke in der Toolbar auf toggle_on, um die Vorlage zu aktivieren.

3. Auftragsübersicht nutzen

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten bietet PlentyONE dir eine Übersicht der eingegangenen Aufträge an. Dabei spielt die Auftragsherkunft keine Rolle. Es ist also egal, ob du diese Aufträge manuell angelegt hast oder sie über in deinem System angebundene Marktplätze wie eBay oder Amazon eingehen.
Verschiedene Geschäftsvorfälle wie Retouren, Gutschriften, Reparaturen und Gewährleistungen werden in PlentyONE jeweils als einzelne Aufträge mit entsprechenden Typen angelegt. Diese Auftragstypen sind immer mit dem ursprünglichen Hauptauftrag verbunden. Auch diese Aufträge findest du in der Auftragsübersicht.
Auf der linken Seite des Menüs Aufträge » Aufträge bearbeiten findest du verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten, um die angezeigten Aufträge einzugrenzen. So kannst du nach Daten wie der Auftrags-ID oder der Rechnungsnummer suchen. Standardmäßig ist die Anzeige auf Aufträge mit Eingang in den letzten 2 Monaten eingegrenzt. Passe die Filter Datum sowie von und bis an, so dass dir auch weiter zurückliegende Aufträge angezeigt werden.

Die Auftragsübersicht zeigt dir standardmäßig auf einen Blick unter anderem die folgenden Information zu jedem gelisteten Auftrag an:

  • Auftrags-ID

  • Datum des Eingangs/der Eingabe

  • Rechnungsnummer

  • Zahlungseingang

  • Warenausgang

  • Versanddatum

  • Auftragsherkunft

  • Status

  • Versandprofil

  • Zahlungsart

Besonders nützlich ist die Funktion Vorhandene Vorgänge anzeigen, die für jeden Auftrag verfügbar ist. Diese Funktion zeigt dir an, ob und welche Vorgänge in Form von Retouren- oder Gutschriftaufträgen zum jeweiligen Auftrag existieren.

4. Aufträge bearbeiten

Durch Klick auf die Auftrags-ID, die links vor jedem gelisteten Auftrag angezeigt wird, öffnest du den Auftrag selbst. Im Auftrag stehen dir verschiedene Tabs zur Verfügung. Da die Bearbeitungsmöglichkeiten vielfältig sind, weisen wir hier lediglich auf einige wichtige Funktionen hin. Ausführliche Informationen findest du im Handbuchabschnitt Mit Aufträgen arbeiten.

Innerhalb eines Auftrages kannst du:

  • Im Tab Kunde die Kontaktdaten von Kund:innen aufrufen.

  • Im Tab Mail E-Mails an Kund:innen versenden und nachvollziehen, welche E-Mails bereits verschickt wurden.

  • Auftragsdokumente im Tab Belege manuell erstellen, soweit du die Dokumentenerzeugung nicht mit Ereignisaktionen automatisiert hast.

  • Den Zahlungseingang falls notwendig manuell im Tab Zahlung buchen.

  • Den Warenausgang im Tab Einstellungen buchen.

  • Im Tab Übersicht bei Bedarf den Status manuell auf [8] Storniert setzen, um einen Auftrag zu stornieren.

Aufträge nicht löschen

Generell solltest du keine Aufträge löschen. Beim Löschen von Aufträgen kann es generell zu Fehlfunktionen bei den verknüpften Artikeln und Versandeinstellungen kommen. Darüber hinaus können Aufträge nicht mehr gelöscht werden, sobald steuerrechtliche Dokumente dafür erzeugt wurden.

5. Checkliste

Arbeite die Checkliste durch, um deine Einstellungen zum Thema Auftragsabwicklung zu prüfen.

6. Mehr zum Thema Auftragsabwicklung

Weiter zum Thema Märkte anbinden.