Auftragstyp Lieferauftrag

Mithilfe des Auftragstyps Lieferauftrag werden aus einem Hauptauftrag Lieferaufträge für die enthaltenen Auftragspositionen generiert, sodass du diese einzeln oder in Teilen verschicken kannst. So kannst du beispielsweise Artikel, die du auf Lager hast, sofort losschicken und Artikel, die du erst noch geliefert bekommst, später nachsenden. Führe dies mit unterschiedlichen oder auch nur mit einem einzelnen Versanddienstleister durch.
Lieferaufträge können manuell, automatisch oder per Ereignisaktion erstellt werden.

Alle Auftragspositionen in Lieferaufträge übernehmen

Erstellst du Lieferaufträge aus einem Auftrag, müssen alle Auftragspositionen des Hauptauftrags in Lieferaufträge überführt werden. Übernimmst du nicht alle Auftragspositionen in Lieferaufträge, kommt es zu Fehlern im Bestand und in den Lagern.

1. Merkmale von Lieferaufträgen

Im Allgemeinen besitzen Lieferaufträge die folgenden Eigenschaften:

  • Die Auftragspositionen eines Lieferauftrages lassen sich nach dem Erzeugen des Lieferauftrages nicht mehr anpassen.

  • Der Preis und das Gewicht eines Artikels werden aus dem Hauptauftrag übernommen.

  • Die Auftragssprache wird aus dem Hauptauftrag übernommen.

  • Die Abhollieferung, der Lieferschein, die Proformarechung und die Gelangensbestätigung können im Bereich Dokumente eines Lieferauftrags generiert werden.

  • Die Rechnung und alle weiteren Dokumente werden zentral im Hauptauftrag generiert.

  • Die Bestandsreservierung für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen.

Gemeinsamer Status

Der Hauptauftrag folgt immer dem Status des Lieferauftrags mit dem niedrigsten Status. Wenn z.B. ein Auftrag in Status 5.0 zwei Lieferaufträge hat und einer dieser Lieferaufträge wechselt in den Status 6.5, ändert sich am Status des Hauptauftrages zunächst nichts. Erst wenn der zweite Lieferauftrag ebenfalls in den Status 6.5 wechselt, wird automatisch auch der Status des Hauptauftrages zu 6.5 geändert.

2. Grundeinstellungen für Lieferaufträge vornehmen

Lager pro Auftragsposition zuordnen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen muss für die Zuordnung des Lagers die Option b) pro Artikelposition kann ein Lager zugeordnet werden gewählt werden.

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag legst du vorab fest, nach welchem Kriterium Aufträge in Lieferaufträge gesplittet werden und welcher Standard-Status beim Zurücksetzen des Warenausgangs verwendet werden soll.

Grundeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  3. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen für Lieferaufträge
Einstellung Erläuterung

Aufträge in Lieferaufträge splitten nach

Wähle für die Aufteilung von Aufträgen in Lieferaufträge eine der folgenden Optionen:

  • Aus = Es erfolgt keine Aufsplittung.
    Hinweis: Wenn du diese Option aktivierst, können Lieferaufträge nur noch manuell angelegt werden. Das automatische Generieren sowie das Erstellen von Lieferaufträgen per Ereignisaktion sind bei dieser Auswahl nicht möglich.

  • Versandprofil = Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Versandprofile der Auftragspositionen erstellt.

  • Lager = Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager der Auftragspositionen erstellt.

  • Lager und Versandprofil = Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager und der Versandprofile der Auftragspositionen erstellt.

  • Lager- und Netto-Warenbestand > 0 = Die Lieferaufträge werden anhand des Lager- und Netto-Warenbestands der Auftragspositionen erstellt, wenn der Warenbestand größer ist als 0.

  • Lager- und Netto-Warenbestand >= Menge Auftragsposition = Die Lieferaufträge werden anhand des Lager- und Netto-Warenbestands erstellt, wenn der Warenbestand größer als oder gleich ist wie die Menge der Auftragsposition.

Standard-Status zum Zurücksetzen des Warenausgangs

Wähle, welcher Status für das Zurücksetzen des Warenausgangs automatisch eingestellt sein soll.
Wenn kein besonderer Status benötigt wird, wähle die Option Letzter Status. Dann wird der vor dem Warenausgang durchlaufene Status wieder eingestellt.
Endpunkt nach Abschluss eines Auftrags festlegen

Im Menü unter Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Auftrag kannst du mit der Einstellung Endpunkt nach Abschluss eines Auftrags definieren, welche Ansicht nach Abschluss eines Auftrags angezeigt wird.

3. Lieferaufträge manuell anlegen

Bei Bedarf kannst du Lieferaufträge manuell über den Hauptauftrag anlegen. Bei dieser Methode wählst du für jeden Lieferauftrag einzeln die Auftragspositionen und -mengen aus, die der Lieferauftrag enthalten soll.

Wir empfehlen, grundsätzlich für alle Auftragspositionen Lieferaufträge anzulegen. Verbleiben eine oder mehrere Auftragspositionen ohne Zuordnung zu einem Lieferauftrag im Hauptauftrag, kann es zu Fehlfunktionen kommen.

Lieferaufträge manuell anlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag, für den Lieferaufträge angelegt werden sollen. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Klicke oben auf Aufträge erstellen (shopping_cart) » Lieferauftrag.

  5. Wähle die Option Für bestimmte Auftragspositionen, um Artikel auszuwählen.

  6. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  7. Speichere (save_as) die Einstellungen.
    → Der Lieferauftrag wird angelegt.

Tabelle 2. Einstellungen für Lieferaufträge
Einstellung Erläuterung

Status

Wähle einen Status aus der Dropdown-Liste.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

Artikelinformationen

Füge alle offenen Mengen in den Warenkorb (playlist_add)

Fügt alle offenen Mengen dem Warenkorb hinzu.

Artikel-ID

Zeigt die Artikel-ID an.

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-ID an.

Variantennummer

Zeigt die Variantennummer an.

Variantenname

Zeigt den Variantennamen an.

Menge

Zeigt die Menge des Artikels an. Passe die Menge bei Bedarf an.

Verbleibende Stückzahl

Zeigt die verbleibende Stückzahl des Artikels an.

Offene Menge

Zeigt die offene Menge des Artikels an.

Artikelname

Zeigt den Namen des Artikels an.

Attribute

Zeigt die Attribute des Artikels an.

Netto WB

Zeigt den Netto-Warenbestand des Artikels an.

Physischer Warenbestand

Zeigt den physischen Warenbestand des Artikels an.

Verfügbarkeit

Zeigt die Verfügbarkeit des Artikels in Form eines visuellen Indikators an.

Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart)

Fügt nur bestimmte Artikel zum Lieferauftrag hinzu. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn mindestens 1 Artikel vorhanden ist.
Tipp: Passe die Artikelmenge bei Bedarf im Feld Menge an.

Warenkorb

Artikel aus Warenkorb entfernen (delete)

Leert den Warenkorb komplett. Möchtest du nur bestimmte Artikel entfernen, klicke rechts neben dem jeweiligen Artikel auf Artikel aus Warenkorb entfernen (delete).

Artikel-ID

Zeigt die Artikel-ID an.

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-ID an.

Menge

Zeigt die Menge des Artikels an. Passe die Menge bei Bedarf an.

Artikelname

Zeigt den Artikelname an. Passe den Name bei Bedarf an.

Attribute

Zeigt die Attribute des Artikels an.

4. Lieferaufträge automatisch anlegen

Bedingung für das automatische Anlegen von Lieferaufträgen

Lieferaufträge können nur automatisch erzeugt werden, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.

Wenn du Lieferaufträge automatisch anlegen lässt, greifen die zuvor in Tabelle 1 beschriebenen Kriterien zum Aufsplitten in Lieferaufträge. Somit müssen die Auftragspostionen und -mengen nicht einzeln ausgewählt werden. Stattdessen überführt das System je nach gewähltem Kriterium alle Auftragspositionen automatisch in Lieferaufträge.

Lieferaufträge automatisch anlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag, für den du Lieferaufträge anlegen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Klicke oben auf Aufträge erstellen (shopping_cart) » Lieferauftrag.

  5. Wähle die Option Automatisch aufteilen.
    → Die Lieferaufträge werden anhand der vorgenommenen Grundeinstellungen automatisch gesplittet und angelegt.

5. Lieferaufträge per Ereignisaktion anlegen

Lieferaufträge werden idealerweise über eine Ereignisaktion generiert. Als Händler:in kannst du somit bestimmen, wann und wie die Lieferaufträge zu einem Auftrag generiert werden. Im Folgenden werden drei Beispiele zum Generieren von Lieferaufträgen per Ereignisaktion beschrieben.

5.1. Beispiel A: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang"

Wenn du möchtest, dass schon beim Eingang eines Auftrags die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden, nutze die in Tabelle 3 beschriebene Ereignisaktion.

Da diese Ereignisaktion direkt beim Auftragseingang greift, wird der Status des Hauptauftrags nicht beachtet. Somit werden auch Lieferaufträge von Aufträgen in Status 3.0 (oder 1.0 wenn du mit Auktionsplattformen wie eBay arbeitest) generiert. Diese nehmen beim Generieren den Status des Hauptauftrages an.

include:_includes:partial$event-procedure.adoc[]

Tabelle 3. Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Auftragslager

Mehrere Lager pro Auftrag

Aktion

Auftrag > Lieferaufträge generieren

5.2. Beispiel B: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5" einrichten

Wenn du möchtest, dass zu einem Auftrag, der in den Status 5.0 (Freigabe Versand) wechselt, Lieferaufträge generiert werden, nutze die in Tabelle 4 beschriebene Ereignisaktion.

Nach dem Generieren der Lieferaufträge darfst du den Hauptauftrag nicht mehr ändern, damit die Summe der Artikel der Lieferaufträge der des Hauptauftrags entspricht.

include:_includes:partial$event-procedure.adoc[]

Tabelle 4. Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Statuswechsel

Freigabe Versand

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Auftragslager

Mehrere Lager pro Auftrag

Aktion

Auftrag > Lieferaufträge generieren

5.3. Beispiel C: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Rechnungserzeugung"

Wenn du möchtest, dass zu einem Auftrag beim Erzeugen der Rechnung die Lieferaufträge angelegt werden, nutze die in Tabelle 5 beschriebene Ereignisaktion.
Somit kannst du am Hauptauftrag solange Änderungen vornehmen, bis du ihn durch den Rechnungsdruck zum Versand freigibst. Folgende Einstellungen sind nötig:

include:_includes:partial$event-procedure.adoc[]

Tabelle 5. Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Rechnungserzeugung" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Rechnung generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Auftragslager

Mehrere Lager pro Auftrag

Aktion

Auftrag > Lieferaufträge generieren

6. Haupt- und Lieferaufträge bearbeiten

Um den Hauptauftrag öffnen zu dürfen, müssen variable Benutzer:innen über die Berechtigung für alle Lager der Lieferaufträge eines Hauptauftrags verfügen. Prüfe dazu die Einstellungen im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten » Tab: Berechtigungen.

Wenn du einen Hauptauftrag löschen möchtest, müssen zuerst die Lieferaufträge gelöscht werden. Lieferaufträge können einzeln oder über die Gruppenfunktion in der Auftragssuche gelöscht werden. Erst danach kann der Hauptauftrag gelöscht werden. Beachte aber, dass Aufträge nicht gelöscht werden können, sobald steuerrelevante Dokumente für diesen Auftrag existieren.

Es können weitere Auftragspositionen zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Löschen solltest du jedoch nur nicht zu Lieferaufträgen zugeordnete Mengen.

Löschen von Positionen in einem Lieferauftrag

Das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind, ist technisch ebenfalls möglich. Um Fehlfunktionen zu verhindern, solltest du dies allerdings vermeiden.