Amazon Best Practice: Rechnungsservice VCS nutzen

Dieses Best Practice soll euch dabei unterstützen, den Amazon-Rechnungsservice VCS in eurem PlentyONE System einzurichten.

Einen Überblick über VCS und eine Anleitung, wie ihr VCS in PlentyONE aktiviert, erhaltet ihr in unserem Handbucheintrag zum Thema VCS.

In PlentyONE könnt ihr zwei verschiedene Varianten des Amazon VCS-Services zu nutzen:

  • VCS Amazon (Rechnungserstellung durch Amazon)

  • VCS plentymarkets/VCS Lite (Rechnungserstellung durch PlentyONE)

In eurem PlentyONE System aktiviert ihr den Amazon-Rechnungsservice im Menü Einrichtung » Märkte » Amazon » Einstellungen » [Amazon-Konto wählen] » Tab: Einstellungen unter der Option Rechnung erzeugen.

Voraussetzungen für VCS

Wenn ihr VCS nutzen wollt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. VCS muss in der Amazon Seller Central aktiviert werden.

  2. In PlentyONE darf VCS erst aktiviert werden, nachdem der Rechnungsservice bei Amazon schon aktiv ist.

  3. Die folgenden Lager müssen in eurem PlentyONE System vorhanden sein:

    1. Ein Lager für jede Amazon-Plattform, auf der ihr Waren verkauft

    2. Ein Lager für jedes Land, aus dem ihr Ware versendet

    3. Ein Lager für jedes Amazon-FBA-Logistiklager, in dem eure Ware bei Amazon lagert
      (Wie erstellt man Lager für Amazon FBA?)

  4. Damit Amazon eure Aufträge über VCS berechnen kann, müssen die Steuereinstellungen (verfizierte Umsatzsteuernummer) in eurer Seller Central für jedes Land gespeichert sein, aus dem ihr oder Amazon FBA eure Ware versendet.
Arbeitsablauf beim Händlerversand (MFN)

Berücksichtigt bei eurem Arbeitsablauf, dass vor der Rechnungserstellung eine Versandbestätigung gesendet werden muss. Wer also Ware exportiert (außerhalb der EU), erhält die Rechnung im VCS-Bericht von Amazon erst, nachdem der Versand bestätigt wurde.
Wenn ihr bereits für die Versandanmeldung ein Rechnungsdokument benötigt, könnt ihr in PlentyONE ein Dokument vom Typ Proforma-Rechnung manuell erzeugen.

1. VCS Amazon (Rechnungserstellung durch Amazon)

Wissenswertes

  • Die Auftragsnummern der Aufträge im System müssen mit denen von Amazon abgeglichen werden können. Sonst funktioniert die Rechnungserstellung durch Amazon mit VCS nicht.

  • Der Prozess funktioniert vollautomatisiert. Es ist kein manueller Eingriff und keine Erstellung einer Ereignisaktion notwendig.

  • Wenn ihr diese Variante von VCS, also die Option VCS Amazon, verwendet, werden die Rechnungen für sämtliche Amazon-Aufträge (MFN, FBA, B2B) automatisch von Amazon erzeugt.

  • Rechnungen können nicht mehr auf eine andere Art erstellt werden (d.h. Rechnungen können beispielsweise nicht mehr manuell oder durch Ereignisse erstellt werden).

  • Umsatzsteuernummern werden in PlentyONE importiert.

  • Auftragssummen der Artikelpositionen werden in PlentyONE importiert.

Ablauf der Rechnungserstellung durch Amazon

  • Aufträge werden durch den regulären Auftragsimport erstellt.

  • Die manuelle Rechnungserstellung für Amazon-Aufträge wird vom System blockiert.

  • Es wird täglich ein neuer Steuerbericht von Amazon (Typ: SC_VAT_TAX_REPORT) erstellt und in PlentyONE importiert.

  • Umsatzsteuernummern werden in PlentyONE importiert, wenn vorhanden.

  • Der importierte Steuerbericht (Typ: SC_VAT_TAX_REPORT) erstellt ein externes Rechnungsdokument an Aufträgen, welches die Rechnungsnummer von Amazon enthält.
    Achtung: Die Rechnungen werden nicht heruntergeladen. Es handelt sich lediglich um ein erstelltes externes und nicht aufrufbares Dokument, damit dieses im Finanzexport erscheint.

Rechnungserstellung durch Amazon
Bild 1. Rechnungserstellung durch Amazon, Schritt 1: Option in der Amazon Seller Central aktivieren
Rechnungserstellung durch Amazon
Bild 2. Rechnungserstellung durch Amazon, Schritt 2: Option in PlentyONE aktivieren

2. VCS PlentyONE (Rechnungserstellung durch PlentyONE)

Wissenswertes

  • Die Auftragsnummern der Aufträge im System müssen mit denen von Amazon abgeglichen werden können. Sonst funktioniert die Rechnungserstellung durch PlentyONE mit VCS nicht.

  • Die SKUs der Artikel im System müssen mit denen von Amazon abgeglichen werden können. Sonst funktioniert die Rechnungserstellung durch PlentyONE mit VCS nicht.

  • Der Prozess funktioniert vollautomatisiert. Es ist kein manueller Eingriff und keine Erstellung einer Ereignisaktion notwendig.

  • Wenn ihr diese Variante von VCS, also die Option VCS PlentyONE. verwendet, werden die Rechnungen für sämtliche Amazon-Aufträge (MFN, FBA, B2B) automatisch vom PlentyONE System erzeugt.

  • Rechnungen können nicht mehr auf eine andere Art erstellt werden (d.h. Rechnungen können beispielsweise nicht mehr manuell oder durch Ereignisse erstellt werden).

  • Es ist derzeit nicht möglich, den Auftrag/die Rechnung nachträglich zu stornieren (beispielsweise aufgrund einer gewünschten Änderung der Rechnungsadresse).

Ablauf der Rechnungserstellung durch PlentyONE

  • Aufträge werden durch den regulären Auftragsimport erstellt.

  • Die manuelle Rechnungserstellung für Amazon-Aufträge wird vom System blockiert.

  • Es wird stündlich ein neuer Auftragsbericht von Amazon (Typ: VIDR) angefordert und in PlentyONE importiert.

  • Der importierte Auftragsbericht (Typ: VIDR) korrigiert die Summen der bereits importierten Aufträge.

  • Anhand der neuen und korrigierten Summen werden vollautomatisch Rechnungen erzeugt und zu Amazon hochgeladen.

Rechnungserstellung durch PlentyONE
Bild 3. Rechnungserstellung durch PlentyONE. Schritt 1: Option in der Amazon Seller Central aktivieren
Rechnungserstellung durch PlentyONE
Bild 4. Rechnungserstellung durch PlentyONE. Schritt 2: Option in PlentyONE aktivieren

2.1. VCS PlentyONE. Wie kann ich Fehler selbst erkennen?

Derzeit gibt es folgende Möglichkeiten, Fehlerquellen bei der Rechnungserstellung durch PlentyONE zu finden und nachzuvollziehen:

  • der Auftrag selbst

  • Logs

  • Plugin

Mögliche Fehlerquellen erkennen

  • Ob eine Rechnung am Auftrag erstellt wurde, siehst du im Auftrag selbst.

  • Ob VCS-Berichte importiert werden, kannst du unter Daten » Log im Identifikator importVCSConnection überprüfen.

  • Ob Umsatzsteuer-IDs importiert und angepasst werden, kannst du unter Daten » Log im Identifikator importVCSConnection überprüfen.

  • Ob die Rechnungen korrekt (oder überhaupt) hochgeladen werden, kannst du unter Daten » Log im Identifikator VCS invoice upload überprüfen.

  • Wenn das Plugin VCS-Dashboard in deinem PlentyONE System aktiv ist, kannst du in einem separaten Menü eventuelle Probleme beim Abgleich der Daten zwischen Amazon und PlentyONE einsehen. Das Amazon VCS-Dashboard-Plugin erhältst du im plentyMarketplace.

Wenn die oben genannten Identifikatoren bei euch im Log nicht verfügbar sind oder keine Einträge vorhanden sind, bedeutet dies, dass für diesen Prozess noch kein Vorgang stattgefunden hat.