Auftragstyp Gutschrift

Bei einer Gutschrift bekommen deine Kund:innen einen Betrag zurückerstattet. Dies kann beispielsweise nach einer Retoure der Fall sein. Bei der Gutschrift in PlentyONE handelt es sich also nicht um eine Art umgekehrte Rechnung, sondern um eine Rückzahlung.

Unser System unterstützt auch die Erstellung von Teilgutschriften, was mehr Flexibilität bei der Verwaltung von Rückerstattungen bietet.

Gutschriftaufträge erzeugst du unter Aufträge » Aufträge aus einem Auftrag. Eine Gutschrift ist also immer einem Auftrag zugeordnet. Die in einem Gutschriftauftrag erzeugten Gutschriftdokumente werden auch in Buchhaltungsexporten, wie dem DATEV-Export, berücksichtigt.

1. Grundeinstellungen für Gutschriften vornehmen

Bevor du eine Gutschrift anlegst, prüfe den Standard-Status für Gutschriften im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Gutschrift. Passe den Standardstatus bei Bedarf an und speichere die Einstellungen. In diesem Menü kannst du außerdem die Einstellungen für Versandkosten kopieren definieren. Du kannst zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • Nicht kopieren

  • Vom Elternauftrag (verknüpfter Auftrag) kopieren

  • Vom Hauptauftrag (Originalauftrag) kopieren

Hinweis: Wir haben dieses Beispiel erstellt, um den Unterschied zwischen einem Hauptauftrag und einem Elternauftrag zu veranschaulichen: Wurde für einen Auftrag ein Retourenauftrag erstellt und für diesen Retourenauftrag wiederum ein Gutschriftsauftrag, dann ist der ursprüngliche Auftrag der Hauptauftrag für beide Kindaufträge. Der Retourenauftrag fungiert als Elternauftrag für den Gutschriftsauftrag.

2. Gutschrift und Teilgutschrift anlegen

Eine Gutschrift ist immer mit einem bestehenden Auftrag in deinem PlentyONE System verknüpft. Deshalb musst du den gewünschten Auftrag zunächst in der Auftragsübersicht öffnen, bevor du eine Gutschrift anlegen kannst.

Gutschriften im Hauptauftrag oder im Kindauftrag anlegen

Hat eine Kund:in den Auftrag bereits gezahlt, beispielsweise per Vorkasse, und entscheidet sich vor dem Warenausgang gegen den Kauf, empfehlen wir, den Auftrag zu stornieren und direkt im Hauptauftrag eine Gutschrift über alle Auftragspositionen anzulegen.

Kommt es nach erfolgter Zahlung, Warenausgang und Zustellung der Ware für eine oder alle Auftragspositionen zu einer Retoure oder zu einem Reparaturauftrag, lege die Gutschrift direkt im entsprechenden Retouren- oder Reparaturauftrag an.

Gutschriftauftrag anlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag, zu dem du eine Gutschrift anlegen möchtest.

  4. Klicke oben auf Aufträge erstellen (shopping_cart) > Gutschrift.

  5. Wähle eine Option. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  6. Wählst du die Option Für bestimmte Auftragspositionen, nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Der Gutschriftauftrag wird angelegt.

Tabelle 1. Optionen zum Anlegen von Gutschriften
Einstellung Erläuterung

Für alle Auftragspositionen

Alle Auftragspositionen des geöffneten Auftrags werden direkt in die Gutschriften übernommen.

Für bestimmte Auftragspositionen

Ein Fenster zur Auswahl der Artikel wird geöffnet und du kannst die gewünschten Artikel über Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart) in den Warenkorb legen.
Tabelle 2. Einstellungen für Gutschriften
Einstellung Erläuterung

Status

Wähle einen Status aus der Dropdown-Liste.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

Versandkosten kopieren

Wähle aus der Dropdown-Liste, ob die Versandkosten kopiert werden sollen.

Gutschriftsgrund übertragen

Gib den Gutschriftsgrund ein, der an die Artikel im Warenkorb angewendet wird.

Versandkosten in €

Hinweis: Du musst zuerst die Einstellungen für die Versandkosten anpassen, wie in diesem Kapitel beschrieben.
Möchtest du die Versandkosten anpassen, die der Kund:in zurückerstattet werden sollen, gib einen anderen Betrag im Feld Versandkosten in € ein.

Artikelinformationen

Füge alle offenen Mengen in den Warenkorb (playlist_add)

Fügt alle offenen Mengen dem Warenkorb hinzu.

Artikel-ID

Zeigt die Artikel-ID an.

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-ID an.

Variantennummer

Zeigt die Variantennummer an.

Variantenname

Zeigt den Namen der Variante an.

Menge

Zeigt die Menge des Artikels an. Passe die Menge bei Bedarf an.

Verbleibende Stückzahl

Zeigt die verbleibende Stückzahl des Artikels an.

Offene Menge

Zeigt die offene Menge des Artikels an.

Artikelname

Zeigt den Name des Artikels an.

Attribute

Zeigt das Attribut der Variante an.

Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart)

Fügt nur bestimmte Artikel zur Gutschrift hinzu. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn mindestens 1 Artikel vorhanden ist.
Tipp: Passe die Artikelmenge bei Bedarf im Feld Menge an.

Warenkorb

Artikel aus Warenkorb entfernen (delete)

Leert den Warenkorb komplett. Möchtest du nur bestimmte Artikel entfernen, klicke rechts neben dem jeweiligen Artikel auf Artikel aus Warenkorb entfernen (delete).

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-Id an.

Menge

Zeigt die Artikelmenge an. Passe die Menge bei Bedarf an.

Artikelname

Zeigt den Artikelname an. Passe den Name bei Bedarf an.

Gutschriftsgrund

Zeigt den Grund für den Gutschrift an. Wähle den Grund aus der Dropdown-Liste.

Rabatt

Zeigt den für den Artikel gewährten Rabatt an.

Aufpreis

Zeigt jede zusätzliche Gebühr, die auf den Artikel angewendet wird.

Gutschein

Zeigt den Betrag des Gutscheins an.

Preis

Zeigt den ursprünglichen Preis des Artikels an. Hinweis: Dieses Feld ist bearbeitbar, um Teilgutschriften zu ermöglichen. Gib den Betrag ein, den du gutschreiben möchtest.

3. Versandkosten bei Rückerstattung festlegen

Bei Kindaufträgen vom Typ Gutschrift oder Gewährleistung kannst du selbst entscheiden, wie hoch die Versandkosten sein sollen, die der Käufer:in für einen Artikel rückerstattet werden. Um den Betrag der Versandkosten festzulegen, gehe vor wie folgt.

Versandkostenrückerstattung für Gewährleistungen und Gutschriften einstellen

Lege im Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen fest, ob Versandkosten für Käufer:innen bei Gewährleistungen und Gutschriften rückwirkend erstattet werden sollen. Wähle dazu bei den Einstellungen Versandkosten in Gewährleistung übernehmen und Versandkosten in Gutschrift übernehmen die Option Ja, um Versandkosten zu erstatten oder Nein, wenn Kund:innen die Versandkosten selbst tragen sollen.

Versandkosten bei Rückerstattung festlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag, in dem du die Versandkosten festlegen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Klicke auf Aufträge erstellen (shopping_cart) und wähle die Option Gewährleistung bzw. Gutschrift > Für bestimmte Auftragspositionen.
    → Der Kindauftrag vom Typ Gewährleistung oder Gutschrift wird geöffnet.

  5. Wähle für den Artikel im Feld Versandkosten kopieren die Option Ja, um die Versandkosten zu übernehmen.
    → Das Feld Versandkosten in € wird sichtbar.
    Hinweis: Hier sind zunächst die Versandkosten des Hauptauftrags voreingestellt.

  6. Möchtest du die Versandkosten anpassen, die der Kund:in zurückerstattet werden sollen, gib einen anderen Betrag im Feld Versandkosten in € ein.

  7. Klicke rechts auf Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart).
    → Der Artikel wird zum Warenkorb hinzugefügt.

  8. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Versandkosten für die Rückerstattung des Artikels werden übernommen.

4. Dokument Gutschrift erstellen

Nach dem Anlegen des Gutschriftauftrags muss das Dokument Gutschrift direkt im Gutschriftauftrag erstellt werden. Vor dem ersten Erzeugen dieses Dokuments muss die Dokumentenvorlage im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente » Gutschrift eingerichtet werden.

Bevor du aber das Dokument im Gutschriftauftrag erzeugst, solltest du die im Gutschriftauftrag enthaltenen Auftragspositionen prüfen und bei Bedarf anpassen.

Dokument Gutschrift erstellen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile der Gutschrift auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Wähle Dokument erstellen > Gutschrift.
    Oder: Öffne den Gutschriftauftrag, für den du das Dokument Gutschrift erstellen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  5. Gehe in den Bereich Dokumente.

  6. Klicke auf Dokument erstellen (add).

  7. Wähle die Option Gutschrift.
    → Das Fenster zum Erstellen des Dokuments wird geöffnet.

  8. Nimm bei Bedarf Einstellungen vor.

  9. Klicke auf Ausführen.
    → Das Dokument Gutschrift wird erzeugt.

5. Dokument Gutschrift korrigieren und stornieren

Einen Gutschriftauftrag und das dazugehörige Dokument korrigierst du, indem du zunächst einen Stornobeleg Gutschrift erzeugst. Danach ist der Gutschriftauftrag auch wieder entsperrt. Denn nach dem Erstellen eines Gutschriftdokuments ist der Gutschriftauftrag selbst für die Bearbeitung gesperrt, damit steuerrelevante Daten nicht verändert werden können. Anschließend kann der Gutschriftauftrag wieder bearbeitet werden. Du kannst die Daten korrigieren und ein neues Dokument für die Gutschrift erstellen.

Vor dem ersten Erzeugen des Dokuments muss im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente » Stornobeleg Gutschrift zunächst die Vorlage für das Dokument Stornobeleg Gutschrift eingerichtet werden.

Stornieren eines Gutschriftdokuments

Das Stornieren eines Gutschriftdokuments dient der nachvollziehbaren Korrektur von steuerrelevanten Daten und nicht der Stornierung eines Gutschriftauftrags selbst.

Gehe zur Korrektur eines Gutschriftauftrags und der Erstellung eines Stornobelegs Gutschrift wie im Folgenden beschrieben vor.

Gutschriftauftrag korrigieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile der Gutschrift auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Wähle Dokument erstellen > Stornobeleg Gutschrift.
    Oder: Öffne den Gutschriftauftrag, für den du den Stornobeleg Gutschrift erstellen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  5. Klicke im Bereich Dokumente auf Dokument erstellen (add).

  6. Wähle die Option Stornobeleg Gutschrift.
    Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn bereits ein Gutschriftdokument erstellt wurde.

  7. Nimm bei Bedarf Einstellungen vor.

  8. Klicke anschließend auf Ausführen.
    → Der Stornobeleg wird erzeugt.

  9. Klicke anschließend erneut auf Dokument erstellen (add).

  10. Wähle die Option Gutschrift, um ein neues Gutschriftdokument zu erstellen.

  11. Nimm bei Bedarf Einstellungen vor.

  12. Klicke anschließend auf Ausführen.
    → Das neue Gutschriftdokument wird erzeugt.

6. Rückzahlungen buchen

Nachdem du ein Gutschriftdokument erstellt hast, muss die Rückzahlung des gutgeschriebenen Betrags in deinem PlentyONE System gebucht werden. Rückzahlungen über bestimmte Zahlungsarten, die du in deinem System eingerichtet hast, buchst du direkt im Bereich Zugeordnete Zahlungen des Gutschriftauftrags.

Bedingung bei PayPal

Bei PayPal ist es nicht möglich, höhere Beträge einzugeben als mit der ursprünglichen Paypal-Transaktion bezahlt wurden.

Rückzahlung buchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Gutschriftauftrag, für den du eine Rückzahlung buchen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Gehe in den Bereich Zugeordnete Zahlungen.

  5. Klicke auf Zahlung erstellen (add).

  6. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  7. Klicke auf Ausführen.
    → Die Rückzahlung wird gebucht.

Tabelle 3. Einstellungen zum Buchen von Rückzahlungen

Auftrags-ID

Zeigt die Auftrags-ID an.

Betrag

Zeigt den Betrag an, der zurückgebucht wird. Passe den Betrag bei Bedarf an.

Haben/Soll

Wähle aus der Dropdown-Liste, ob es sich um eine Haben-/oder Soll-Buchung handelt.

Währung

Wähle eine Währung aus der Dropdown-Liste.

Wechselkurs

Zeigt den Wechselkurs an.

Verwendungszweck

Gib einen Verwendungszweck ein.

Zahlungseingang

Gib ein Datum für den Zahlungseingang ein oder wähle ein Datum über den Kalender (today). Das aktuelle Datum ist voreingestellt.