Zeitgesteuerte Flows

Zeitgesteuerte Flows gehören, neben den ereignisgesteuerten Flows und den manuellen Flows, zu den drei Flow-Arten in PlentyONE Flow.

Bei zeitgesteuerten Flows löst das Eintreffen eines festgelegten Zeitpunkts die Flow-Ausführung für alle Aufträge aus, die den im Flow eingestellten Filterkriterien entsprechen.

Beispiele von zeitgesteuerten Flows

Automatische Rechnungsstellung für monatliche Abonnements

Monatlich automatisch eine Rechnung für Kunden erstellen, die ein Abonnementprodukt (z.B. Software-Abo, monatliche Lieferbox) gekauft haben. Der Flow soll sicherstellen, dass die Rechnung immer am ersten Werktag des Monats für alle aktiven Abonnements erstellt wird.

Schritte zur Umsetzung:

Flow erstellen

  • Navigiere zu Automation > Flow Studio und klicke in der Flow-Übersicht auf Flow erstellen (add).

  • Benenne das Event aussagekräftig, z.B. "Monatliche Abo-Rechnung".

  • Wähle als Auslöser "Zeitgesteuert" aus.

Zeitsteuerung definieren

  • Stelle die Häufigkeit auf Monatlich ein.

  • Wähle als Tag des Monats den 1. aus.

  • Lege die Uhrzeit fest, z.B. 09:00 Uhr. Der Flow wird dann jeden ersten Tag des Monats um 09:00 Uhr ausgelöst.

  • Speichere den Flow.

Filter festlegen (Die "Wenn-Bedingung")

Hier definierst du die Kriterien, die ein Auftrag erfüllen muss, damit der Flow für ihn ausgeführt wird.

  • Ziehe das Element Suche auf die Zeichenfläche.

  • In den Filtereinstellungen:

→ Filter 1: "Auftragsstatus ist [Abo-aktiv]" – Wir nutzen hier einen Status, der speziell für Abo-Aufträge verwendet wird. Das stellt sicher, dass nur laufende Abonnements berücksichtigt werden. Der Status muss vorher im System angelegt worden sein.

→ Filter 2: "Auftrags-Tag ist Abonnement" – Damit stellen wir sicher, dass der Flow nur diese Aufträge verarbeitet und nicht fälschlicherweise andere. Das Tag muss vorher erstellt worden sein.

Aktionen erstellen (Die "Dann-Bedingung")

  • Ziehe mit Drag&Drop die Aktion Dokument erstellen aus der Gruppe Auftrag unterhalb des Elements Suche.

  • Wählen Sie als Dokumenttyp Rechnung aus.

  • Ziehe mit Drag&Drop die Aktion E-Mail senden aus der Gruppe Auftrag unterhalb des Elements Dokument erstellen.

  • Wähle hier eine Vorlage für die Rechnungs-E-Mail aus.

  • Speichere und aktiviere den Flow.

Ab sofort durchsucht der Flow jeden ersten des Monats um 09:00 Uhr alle Aufträge mit dem Status "Abo-Aktiv" und dem Tag "Abonnement" und erstellt eine Rechnung und sendet diese automatisch an den Kunden.

1. Einen neuen zeitgesteuerten Flow erstellen

  1. Öffne das Menü Automatisierung » plentyFlow Studio.
    → Die plentyFlow Studio-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke oben links in der Toolbar auf Flow erstellen (add).
    → Der aufgehende Stepper führt dich durch die folgenden drei Schritte.

    1. Allgemein

      1. Gib einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für den neuen Flow ein.

      2. Klicke auf Weiter.

    2. Auslöser

      1. Wähle als Auslöser Zeitgesteuert.

      2. Klicke auf Weiter.

    3. Einstellungen
      → Die Dropdown-Liste Häufigkeit erscheint:

      1. Wähle aus der Dropdown-Liste die gewünschte Häufigkeit. Beachte dazu die Erläuterungen im Kapitel Den Zeitpunkt für die Flow-Ausführung festlegen.

      2. Klicke auf Speichern.
        → Der Flow wird erstellt.
        → Der plentyFlow Studio Canvas erscheint, auf dem die ersten zwei Schritte bereits abgebildet sind.

  3. Konfiguriere jetzt den neuen Flow. Beachte dazu die Erläuterungen im Abschnitt Einen zeitgesteuerten Flow konfigurieren.

2. Den Zeitpunkt für die Flow-Ausführung festlegen

Beim Erstellen eines zeitgesteuerten Flows in plentyFlow Studio wirst du aufgefordert, aus einer Dropdown-Liste die Häufigkeit festzulegen. Damit bestimmst du wann und wie oft die Flow-Ausführungen stattfinden.

Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:

Häufigkeit Weitere Einstellungen

Minuten:

Wiederholung: Wähle aus der Dropdown-Liste eine Zeitspanne aus aller wieviel Minuten (15, 20 oder 30) pro Stunde das Ereignis ausgelöst werden soll. Die Ausführung startet, sobald der Flow auf aktiv gesetzt wird und die nächste eingestellt Zeitspanne eintritt.

Beispiele

Wurden beispielsweise 20 Minuten ausgewählt und der Flow um 15:37 Uhr auf aktiv gesetzt wird, dann startet der FLow um 15:40 und wiederholt sich alle 20 Minuten. Die nächsten Ausführung beginnt dann also um 16:00 Uhr, die nächste um 16:20 Uhr usw. Wurden beispielsweise 15 Minuten ausgewählt und der Flow um 11:53 Uhr auf aktiv gesetzt, dann startet der Flow um 12:00 und wiederholt sich alle 15 Minuten. Die nächste Ausführung beginnt dann um 12:15 Uhr, die nächste um 12:30 Uhr usw.

Stündlich:

Wiederholung: Wähle aus der Dropdown-Liste den passenden Abstand.

Täglich:

Uhrzeit: Wähle aus der Dropdown-Liste die passende Uhrzeit.

Wöchentlich:

Wochentag: Wähle aus der Dropdown-Liste den passenden Wochentag.

Uhrzeit: Wähle aus der Dropdown-Liste die passende Uhrzeit.

Monatlich:

Tag des Monats: Gib hier eine oder mehrere Zahlen kommagetrennt ein. Soll die Ausführung z.B. am zweiten Tag eines jeden Monats stattfinden, gibst du eine 2 ein. Soll die Ausführung z.B. am zweiten und dritten Tag eines jeden Monats sein, gibst du 2,3 ein.

Uhrzeit: Wähle aus der Dropdown-Liste die passende Uhrzeit.

Jährlich:

Monat: Wähle aus der Dropdown-Liste einen oder mehrere Monate.

Tage des Monats: Wähle hier einen oder mehrere Tage des Monats aus. Die Ausführung findet dann im definierten Monat und den definierten Tag satt.

Uhrzeit: Wähle aus der Dropdown-Liste die passende Uhrzeit.

3. Einen neuen zeitgesteuerten Flow konfigurieren

  1. Öffne im Menü Automatisierung » plentyFlow Studio den bereits erstellten Flow.
    Hinweis: Zum Erstellen eines neuen Flows, beachte die Erläuterungen im Kapitel Einen neuen zeitgesteuerten Flow erstellen.
    → Der plentyFlow Studio-Canvas erscheint, auf dem die ersten zwei Schritte des Flows bereits abgebildet sind.

    • Das blaue Element steht für den gewählten Auslöser. Beachte die Detailinformationen zu dem gewählten Auslöser in der rechten Spalte der Canvas-Ansicht.

    • Das weiße Element steht für den nächsten, noch festzulegenden Flow-Schritt.

  2. Wähle aus der Spalte links den nächsten Flow-Schritt und füge ihn dem Flow hinzu, indem du ihn an die passende Stelle ziehst. Dazu stehen in der Spalte die folgenden Optionen zur Verfügung:

    • Aktionen: Hier wählst du die Aktion, die an dieser Flow-Stelle für die betroffenen Aufträge ausgeführt wird. Beachte dazu die Informationen auf der Handbuchseite Aktionen verwenden.

    • Steuerelemente: Hier wählst du das Steuerelement, das an dieser Flow-Stelle die betroffenen Aufträge filtern soll, bevor sie in den nächsten Schritt übergehen. Beachte dazu die Informationen auf der Handbuchseite Steuerelemente verwenden.

  3. Füge dem Flow weitere Aktionen bzw. Steuerelemente hinzu, bis der Arbeitsablauf vollständig abgebildet ist.

  4. Speichere den Flow (auch immer zwischendurch).