Gelangensbestätigungen

In PlentyONE kannst du Gelangensbestätigungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.
Bei Lieferungen von Deutschland in ein anderes EU-Land ist die Ausstellung von Gelangensbestätigungen vorgeschrieben. Empfänger:innen bestätigen beispielsweise mittels Unterschrift auf der Gelangensbestätigung und die anschließende Rückübermittlung den erfolgten Wareneingang im jeweiligen EU-Land.
Somit ist die Gelangensbestätigung nicht nur ein Begleitdokument bei Auslandslieferungen, sondern auch ein steuerrechtlich relevanter Beleg für deine Buchhaltung.

1. Dokumentenvorlage für Gelangensbestätigungen einrichten

Du kannst Gelangensbestätigungen direkt mithilfe der PlentyONE-Standardvorlagen erstellen. Falls nötig, kannst du die Standardvorlage kopieren und an deine Bedürfnisse anzupassen.

1.1. Einrichtung im DocumentBuilder

Für die Einrichtung von Dokumentenvorlagen steht dir im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder der DocumentBuilder zur Verfügung. Weitere Informationen zur Nutzung findest du auf der Handbuchseite DocumentBuilder.

2. Einzelne Gelangensbestätigung erzeugen

Eine einzelne Gelangensbestätigung kannst du in PlentyONE bei Bedarf manuell am Auftrag erzeugen.

Einzelne Gelangensbestätigung erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.
    → Die Auftragsübersicht wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag, für den eine Gelangensbestätigung erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Gehe in den Bereich Dokumente.

  5. Klicke oben links auf Dokument erstellen (add).

  6. Wähle das Dokument Gelangensbestätigung aus der Dropdown-Liste.
    → Das Fenster Dokument erzeugen: Gelangensbestätigung wird geöffnet.

  7. Gib ein Datum ein, das auf der Gelangensbestätigung angezeigt werden soll.

  8. Gib optional einen Kommentar ein, der auf der Gelangensbestätigung angezeigt werden soll.

  9. Klicke auf Erstellen (add).
    → Die Gelangensbestätigung wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.

3. Mehrere Gelangensbestätigungen erzeugen

Sollen mehrere Gelangensbestätigungen zugleich erzeugt werden, kannst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment bestimmen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Gelangensbestätigungen erzeugt wurden.

Mehrere Gelangensbestätigungen erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment.

  2. Klicke auf das kleine Plus in der Zeile Gelangensbestätigung erzeugen.

  3. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.
    Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.

  4. Klicke auf das Zahnrad (), um die Gelangensbestätigungen zu erzeugen.
    → Eine PDF-Datei wird geöffnet, in der die zugehörigen Gelangensbestätigungen aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 1. Optionen im Menü Gelangensbestätigung erzeugen
Einstellung Erläuterung

Suchfilter

Auftragsstatus

Wähle den Status der Aufträge aus der Dropdown-Liste, die für die Erstellung der Gelangensbestätigungen berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste, für dessen Aufträge die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn für alle Eigner Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Standort

Wähle einen Standort aus der Dropdown-Liste, für den die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Lager

Wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste, für das die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn Gelangensbestätigungen für alle Lager erzeugt werden sollen.

Zahlungsart

Wähle eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste, für die die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen oder wähle die Option ALLE, wenn für alle Zahlungsarten Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Sortierung

Lege fest, wie die erzeugten Gelangensbestätigungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Lege fest, wie viele Gelangensbestätigungen maximal pro Durchgang erzeugt werden sollen. Das Maximum liegt bei 200.

Aktion

Ändere Auftragsstatus

Wähle einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Gelangensbestätigunen wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Kommentar

Gib optional einen Kommentar ein, der auf allen erzeugten Gelangensbestätigungen unterhalb der Artikelpositionen angezeigt werden soll.