Angebote

Du kannst Kund:innen individuell Angebote erstellen und ihnen zukommen lassen. Dafür gibt es das Dokument Angebot, das du als PDF-Datei generieren kannst, um es z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Angebote einrichten

Du kannst Angebote direkt mithilfe der PlentyONE-Standardvorlagen erstellen. Falls nötig, kannst du die Standardvorlage kopieren und an deine Bedürfnisse anzupassen.

1.1. Einrichtung im DocumentBuilder

Für die Einrichtung von Dokumentenvorlagen steht dir im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder der DocumentBuilder zur Verfügung. Weitere Informationen zur Nutzung findest du auf der Handbuchseite DocumentBuilder.

2. Einzelnes Dokument Angebot erzeugen

Angebote erstellst du individuell für Kund:innen, daher sind auch die dazugehörigen Dokumente direkt mit diesem Auftrag vom Typ Angebot verknüpft. Das bedeutet, dass das Dokument nur für den Auftragstyp Angebot erstellt werden kann. Möchtest du also z.B. ein PDF-Dokument Angebot verschicken, lege zunächst das Angebot als Auftragstyp an. Das dazugehörige Dokument erstellst du manuell wie im Folgenden beschrieben.

Dokument Angebot manuell erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.
    → Die Auftragsübersicht wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag vom Typ Angebot, für den ein Angebot erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Gehe in den Bereich Dokumente.

  5. Klicke oben links auf Dokument erstellen (add).

  6. Wähle das Dokument Angebot aus der Dropdown-Liste.
    → Das Fenster Dokument erzeugen: Angebot wird geöffnet.

  7. Gib ein Datum ein, das auf dem Angebot angezeigt werden soll.

  8. Gib optional einen Kommentar ein, der auf dem Angebot angezeigt werden soll.

  9. Klicke auf Erstellen (add).
    → Das Angebot wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.

3. Versand von Angebotsdokumenten automatisieren

Du hast Kund:innen individuelle Angebote erstellt, die dazugehörigen Dokumente erzeugt und möchtest diese nun an die Kund:innen senden? Diesen Arbeitsschritt kannst du automatisieren, indem du die passende Ereignisaktion einrichtest. Zum Versenden des Dokuments Angebot als E-Mail Anhang empfehlen wir dir die in Tabelle 1 beschriebene Ereignisaktion. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Ereignisaktion einzurichten.

Ereignisaktion einrichten

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Aktiviere die Einstellung Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion "Angebot als PDF versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Angebot generiert

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Angebot

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Wähle über Hinzufügen () die entsprechende E-Mail-Vorlage für den Versand des Angebots (z.B. "Angebot als PDF senden") an die Kund:in.
Du siehst die passende E-Mail-Vorlage nicht?

Du siehst für die Ereignisaktion "Angebot als PDF versenden" die passende E-Mail-Vorlage nicht? Dann liegt das daran, dass du sie noch nicht erstellt hast. Dies kannst du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen tun. Klicke dort auf Neue E-Mail-Vorlage () und erstelle die Vorlage nach deinen Anforderungen. Der Name, den du hier für die E-Mail-Vorlage vergibst, wird dann auch in den Ereignisaktionen ausgegeben. Weitere Informationen zum Einrichten findest du auf der Handbuchseite E-Mail-Vorlage erstellen.