Vorgänge automatisieren

Auf dieser Seite erläutern wir die grundlegenden Einstellungen, die du in PlentyONE zum Einrichten von Automatismen vornehmen solltest, bevor du mit dem System produktiv arbeitest. Dein PlentyONE System erledigt einige Aufgaben dann automatisch im Hintergrund.
Im Allgemeinen bietet dir PlentyONE verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung deiner Arbeitsabläufe:

  • Automatischer E-Mail-Versand

  • Ereignisgesteuerte Flows

  • Zeitgesteuerte Flows

  • Manuell ausgelöste Flows

  • Prozesse

1. Automatischer E-Mail-Versand

Im Schritt Basiseinstellungen wurde beschrieben, wie du die E-Mail-Vorlagen für den automatischen Versand gestaltest.
Nun wählst du im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Assistenten E-Mail-Konten im Schritt Automatischer Versand, in welchen Fällen eine bestimmte E-Mail-Vorlage verschickt werden soll. Einige Optionen sind in diesem Menü bereits voreingestellt. Überprüfe diese Einstellungen und passe Sie, wo nötig, an. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Automatischen E-Mail-Versand einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten.

  2. Öffne den Assistenten E-Mail-Konten.

  3. Wähle im Schritt Automatischer Versand aus der Dropdown-Liste neben dem jeweiligen Ereignis eine E-Mail-Vorlage aus, die versendet werden soll.

  4. Wähle die Option Nicht senden, wenn eine E-Mail-Vorlage nicht versendet werden soll.

  5. Schließe den Assistenten ab.

E-Mail-Vorlage korrekt eingerichtet?

Im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Assistenten E-Mail-Konten solltest du im Schritt Automatischer Versand nur E-Mail-Vorlagen wählen, die du zuvor bearbeitet und mit deinen eigenen Daten ergänzt hast.

2. Ereignisgesteuerten Flow einrichten

PlentyOne Flows sind das zentrale Tool für die Automatisierung wiederkehrender Prozesse in deinem System. Sie ermöglichen es, Aufgaben basierend auf definierten Auslösern und Bedingungen vollautomatisch auszuführen – von einfachen Benachrichtigungen bis hin zu komplexen Workflows über mehrere Systeme hinweg.

Flows bestehen aus einem Trigger, optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. So kannst du z. B. automatisch auf Ereignisse wie neue Bestellungen, Statusänderungen oder bestimmte Zeitpunkte reagieren – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Durch die grafische Oberfläche lassen sich Flows intuitiv erstellen, testen und optimieren. So sparst du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und gewinnst mehr Kontrolle über deine Geschäftsprozesse.

Die folgenden zwei Flows sind zwei einfache Beispiele. Flows haben sich im Alltag vieler PlentyONE Händler:innen bewährt. Wir empfehlen dir, Abläufe in deinem PlentyONE System auf diese Weise zu automatisieren.

Der erste Flow ist ereignisgesteuert. Der Flow prüft, ob ein erstellter Auftrag von Amazon ist. Ist die Bedingung wahr, wird automatisch das Dokument Rechnung erstellt, ein Tag für diesen Auftrag gesetzt und der Versandstatus geändert. Ist die Bedingung falsch, dann wird eine Auftragsbestätigung erstellt und der Versandstatus geändert.

Der zweite Flow ist zeitgesteuert. Der Flow sucht täglich um 18:00 nach Aufträgen deren Warenausgang gebucht sind und versendet eine E-Mail an den Kunden.

Ereignisgesteuerten Flow einrichten

Für die korrekte Funktionsweise der nachfolgend beschriebenen Flows muss vorher folgendes eingerichet sein:

  • Eine Vorlage für das Dokument Rechnung und Auftragsbestätigung. Siehe dazu Auftragsdokumente.

  • Ein Tag zur Kennzeichnung von Aufträgen, die über Amazon abgewickelt werden. Siehe dazu Tags und Markierungen.

  • Eine Vorlage für die E-Mail, die als Versandbestätigung an Kunden herausgeht. Siehe dazu Auftragsdokumente.
Ereignisgesteuerten Flow einrichten

  1. Öffne das Menü Automation » Flow Studio.

  2. In der Flow-Übersicht: Klicke auf die Schaltfläche Flow erstellen ().

  3. Gib einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für den Flow ein und klicke auf die Schaltfläche Weiter.

  4. Wähle als Auslöser Ereignisgesteuert und klicke auf die Schaltfläche Weiter.

  5. Wähle in der Ereignisauswahl den Wert Auftrag erstellt.

  6. Wähle für Auftragstypen den Wert Auftrag.

  7. Wähle in Flow verfügbar in den Wert Auftrags-UI und klicke auf die Schaltfläche Speichern ().

→ Der Zeichenbereich öffnet sich.

  1. Klicke auf den Tab Steuerelement.

  2. Drag&Drop das Element Zweig in den Zeichenbereich.

  3. Klicke rechts auf Filtereinstellungen.

  4. Wähle im Feld Filter den Wert Herkunft und als Operator den Wert Ist in (IN) und als Herkünfte den Wert 4.00 Amazon (Alle wählen).

  5. Klicke auf die Schaltfläche Bestätigen.

  6. Drag&Drop das Element Dokument erstellen in den Zweig wahr.

  7. Wähle für Dokumenttyp den Wert Rechnung.

  8. Drag&Drop das Element Tags unterhalb.

  9. Wähle bei Aktionstyp den Wert Tags hinzufügen und wähle das Tag Amazon (Das Tag muss vorher erstellt worden sein.)

  10. Drag&Drop das Element Auftragsstatus ändern unterhalb.

  11. Wähle für Auftragsstatus den Wert In Versandvorbereitung.

  12. Drag&Drop das Element Dokument erstellen in den Zweig falsch.

  13. Wähle für Dokumenttyp den Wert Auftragsbestätigung.

  14. Drag&Drop das Element Auftragsstatus ändern und wähle für Auftragsstatus den Wert Warten auf Zahlung.

  15. Speichere () den Flow.

  16. Wenn du möchtest, dass der Flow startet, setze den Flow der Kopfzeile der Zeichenfläche auf aktiv.

3. Zeitgesteuerten Flow einrichten

Zeitgesteuerte Flows bieten die Möglichkeit, Aktionen zu einem täglich festgelegten Zeitpunkt automatisch durchführen zu lassen. Zeitgesteuerte Flows sind somit ideal für Vorgänge, die regelmäßig zeitgesteuert stattfinden sollen.
Beachte die weiterführenden Links am Ende dieser Seite, um weitere Informationen zum Einrichten zeitgesteuerter Flows zu erhalten.

Zeitgesteuerten Flow einrichten

  1. Öffne das Menü Automation » Flow Studio.

  2. In der Flow-Übersicht: Klicke auf die Schaltfläche Flow erstellen ().

  3. Gib einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für den Flow ein und klicke auf die Schaltfläche Weiter.

  4. Wähle als Trigger Zeitgesteuert und klicke auf die Schaltfläche Weiter.

  5. Wähle für Häufigkeit den Wert täglich und als Startzeit den Wert 18:00 Uhr.

  6. Klicke auf die Schaltfläche Speichern ().

→ Der Zeichenbereich öffnet sich.

  1. Wähle im Tab Steuerelemente das Element Suche und drag&drop es auf die Zeichenfläche.

  2. Setze für Auftragslimit den Wert 200.

  3. In den Filtereinstellungen wähle den Filter Status Warenausgang mit dem Operator Ist gleich und als Wert Gebucht.

  4. Füge mit (playlist_add) eine weitere Bedingung hinzu.

  5. Wähle hier den Filter Warenausgangsdatum (Tage) mit dem Operator Ist gleich und als Wert 0.

  6. Klicke auf die Schaltfläche Bestätigen.

  7. Drag&Drop das Element E-Mail senden unterhalb.

  8. Wähle eine Vorlage für die E-Mail und wähle Kunde als Empfänger aus.

  9. Speichere () den Flow.

  10. Wenn du möchtest, dass der Flow startet, setze den Flow in der Kopfzeile der Zeichenfläche auf aktiv.

4. Prozesse nutzen

Die Prozesse sind ein weiteres Werkzeug zur Automatisierung von Abläufen in deinem PlentyONE System. Das Einrichten von Prozessen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Auftragsdokumente nicht nur erzeugt, sondern auch automatisch gedruckt werden sollen. Prozesse kannst du nur nutzen, wenn du das Tool plentyBase installiert hast und richtet sich an fortgeschrittene PlentyONE Nutzer. Daher werden Prozesse im Schnelleinstieg nicht näher beschrieben.
Beachte die weiterführenden Links am Ende dieser Seite, um weitere Informationen zum Einrichten von Prozessen zu erhalten.

5. Checkliste

Arbeite die Checkliste durch, um deine Einstellungen zum Thema Automatisierung zu prüfen.

6. Mehr zum Thema Automatisierung

Weiter zu den letzten Schritten.