Vorbereitende Einstellungen vornehmen

Bevor du mit dem DocumentBuilder arbeiten kannst, ist etwas Vorbereitung erforderlich. In den folgenden Abschnitten erfährst du, wie du die notwendigen Berechtigungen für Mitarbeiter vergibst, Nummernkreise für Dokumenttypen festlegst und die Versionsauswahl im DocumentBuilder nutzt.

1. Rechte vergeben

Benutzer:innen mit Rollen, die nicht vom Typ Administrator sind, können nur bestimmte Bereiche und Menüs in PlentyONE sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem DocumentBuilder arbeiten können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • Dokumente > DocumentBuilder > Lesen

  • Dokumente > DocumentBuilder > Aktualisieren

  • Dokumente > DocumentBuilder > Erstellen

  • Dokumente > DocumentBuilder > Löschen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Benutzer:innen mit Rollen vom Typ Administrator Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Kontoverwaltung » Rollen.
    → Die Übersicht der Rollen wird angezeigt.

  2. Klicke auf Neu (add).
    → Das Menü der Rollenerstellung öffnet sich.

  3. Gib der Rolle einen Namen.

  4. Wechsele über die Schaltfläche Erweitert (toggle_on) in den erweiterten Modus.

  5. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Der einfache Modus und der erweiterte Modus sind miteinander verknüpft. Wenn du also Rechte für Menüs im einfachen Modus aktivierst, sind dazugehörige Berechtigungen auch im erweiterten Modus automatisch aktiv. Diese Verknüpfung existiert allerdings nur in diese Richtung. Wenn du also im erweiterten Modus Berechtigungen vergibst, werden keine Rechte für Menüs oder Plugins aktiviert.

2. Mit der DocumentBuilder-Versionsauswahl arbeiten

Gelegentlich werden im DocumentBuilder Änderungen vorgenommen, die das Layout und die Formatierung bestehender Vorlagen beeinflussen können. Jede dieser Änderungen wird im Rahmen einer neuen Version des DocumentBuilders umgesetzt. Neue DocumentBuilder-Versionen enthalten sowohl die aktuelle Änderung als auch alle Anpassungen aus vorherigen Versionen.

Im Menü Einrichtung » Dokumente » Einstellungen » Bereich: Versionen kannst du die gewünschte Version auswählen. Bei Bedarf kannst du die Version zunächst testweise auswählen, um mögliche Auswirkungen auf deine Vorlagen zu überprüfen.

Hinweise

  • Neue Versionen werden nur für Änderungen eingeführt, die bestehende Vorlagen betreffen könnten, nicht für alle Änderungen.

  • Neue Systeme werden standardmäßig mit der jeweils neuesten Version ausgeliefert.

2.1. Eine DocumentBuilder-Version wählen

Um eine neue DocumentBuilder-Version zu wählen, gehe wie folgt vor:

  1. Öffne zunächst das Menü Einrichtung » Dokumente » Einstellungen » Bereich: Versionen.
    → Die zwei Dropdown-Listen, die erscheinen bieten folgende Möglichkeiten:

    1. Version zum Testen auswählen:

      1. Wähle die gewünschte Version ausschließlich in der Liste Für Dokumentenvorschau.

      2. Öffne anschließend den DocumentBuilder im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder und überprüfe einzeln deine Vorlagen mit der Vorschaufunktion (visibility).

    2. Version für die Dokumentengenerierung auswählen:
      Wähle die gewünschte Version sowohl in der Liste Für Dokumentenvorschau als auch in der Liste Für Dokumente generieren.

    3. Automatisch immer die neueste Version wählen:
      Wähle die Option Immer die neueste Version verwenden sowohl in der Liste Für Dokumentenvorschau als auch in der Liste Für Dokumente generieren.

2.2. Fragen und Antworten zur Versionsauswahl

Woher weiß ich, dass es eine neue DocumentBuilder-Version gibt?

Neue DocumentBuilder-Versionen werden im Changelog des PlentyONE Forums angekündigt.

Wie abonniere die Changelog-Kategorie im Forum?

Welche Vorteile hat die Versionsauswahl im DocumentBuilder?

PlentyONE wird kontinuierlich weiterentwickelt. Mit der Versionsauswahl kannst du Verbesserungen im DocumentBuilder gezielt steuern und sicherstellen, dass bestehende Vorlagen nicht unbeabsichtigt verändert werden. Dies ermöglicht uns, Aktualisierungen vorzunehmen, ohne unerwünschte Auswirkungen zu verursachen.

Welche Art Auswirkungen kann eine neue DocumentBuilder-Version verursachen?

Ein Praxisbeispiel:

Vor einiger Zeit wurde die Schriftgrößeneinheit in den Einstellungen von px (Pixel) auf pt (Punkt) umgestellt. Da diese Einheiten die Schriftgröße unterschiedlich messen, konnte es in bestehenden Vorlagen zu geringfügigen Abweichungen im Schriftbild kommen, die sich wiederum auf das Layout auswirken konnten.

Für diese Änderung wurde eine neue Version eingeführt. Nutzer:innen konnten über die Versionsauswahl die neue Version zunächst in der Dokumentenvorschau testen, um die Auswirkungen zu prüfen, und sie anschließend auch für die Generierung von Dokumenten übernehmen.

3. Nullrechnungen und -gutschriften erstellen

In deinem System ist die Möglichkeit, Nullrechnungen und -gutschriften zu erstellen standardmäßig deaktiviert. Um die entsprechende Funktion zu aktivieren, gehe vor wie folgt:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » Einstellungen » Bereich: Nullrechnungen und -gutschriften.
    → Die Optionen Nullrechnungen erlauben und Nullgutschriften erlauben erscheinen.

  2. Verwende die Toggle-Buttons, um eine oder beide Optionen je nach Bedarf zu aktivieren.