Ereignisgesteuerte Flows

Ereignisgesteuerte Flows gehören, neben den zeitgesteuerten Flows und den manuellen Flows zu den drei Flow-Arten in PlentyONE Flow.

Bei ereignisgesteuerten Flows löst das Eintreffen eines festgelegten Ereignisses die Flow-Ausführung für den betroffenen Datensatz aus.

Beispiele von ereignisgesteuerten Flows

Beispiele werden noch hinzugefügt

1. Einen neuen ereignisgesteuerten Flow erstellen

Öffne das Menü Automatisierung » Flow Studio.
→ Die Flow Studio-Übersicht wird geöffnet.
Klicke oben links in der Toolbar auf Flow erstellen ().
→ Der aufgehende Stepper führt dich durch die folgenden drei Schritte.
1. Allgemein
  1. Gib einen eindeutigen Namen und ggf. eine Beschreibung für den neuen Flow ein.
  2. Klicke auf Weiter.
2. Auslöser
  1. Wähle als Auslöser Ereignisgesteuert.
  2. Klicke auf Weiter.
3. Einstellungen
  → Die Dropdown-Listen Flow verfügbar in und Ereignisauswahl erscheinen.
  1. Falls gewünscht, wähle aus der optionalen Dropdown-Liste Flow verfügbar in eine UI.
    → Die Option, den Flow manuell direkt aus der gewählten UI auszulösen, wird zu den Gruppenfunktionen in dieser UI hinzugefügt.
    Hinweis: Aktuell wählbare UIs: Auftrags-UI.
  2. Wähle aus der verpflichtenden Dropdown-Liste Ereignisauswahl das Ereignis aus, das den Flow auslösen soll und nimm ggf. die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen im Kapitel Ereignis wählen.
    Hinweis: Wenn das auslösende Ereignis weitere Einstellungen erfordert, sind diese verpflichtend. Ohne sie vorzunehmen kannst du den Flow nicht erstellen.
  3. Klicke auf Speichern.
    → Der Flow wird erstellt.
    → Der Flow Studio Canvas erscheint, auf dem zwei Elemente bereits abgebildet sind: Der Auslösertyp und den Platzhalter für den nächsten Schritt. Hinweis: Bei einigen ereignisgesteuerten Flows kannst du den Flow nicht speichern, wenn er nur aus einem Auslöser besteht. Dazu muss mindestens ein weiterer Schritt hinzugefügt werden.
Konfiguriere jetzt den neuen Flow. Beachte dazu die Erläuterungen im Abschnitt Einen ereignisgesteuerten Flow konfigurieren.

2. Das auslösende Ereignis wählen

Beim Erstellen eines ereignisgesteuerten Flows in Flow Studio wirst du aufgefordert, aus einer Dropdown-Liste das auslösende Ereignis zu wählen. Die Ereignisse sind dort in Gruppen unterteilt.

Klicke auf einen der folgenden Ereignisgruppen für Erläuterungen zu den jeweils verfügbaren Ereignissen.

Ereignissgruppe Auftrag: Enthält alle auftragsbezogenen Ereignisse, die eine Folgeaktion auslösen können.
Ereignissgruppe Bestellung: Enthält alle nachbestellungsbezogenen Ereignisse, die eine Folgeaktion auslösen können.
Ereignissgruppe Dokument: Enthält alle dokumentbezogenen Ereignisse, die eine Folgeaktion auslösen können.
Ereignissgruppe Zahlung: Enthält alle zahlungssbezogenen Ereignisse, die eine Folgeaktion auslösen können.

Hinweis: Pro Flow kann nur ein auslösendes Ereignis ausgewählt werden.

Filter benutzen

Nach der Festlegung des auslösenden Ereignis können im unteren Bereich Filter definiert werden. Damit kannst du die auslösenden Ereignisse auf bestimmte Objekte mit bestimmten Eigenschaften eingrenzen. Mehrere Filter können mit UND / ODER verknüpft werden.

2.1. Ereignisgruppe Auftrag

Tabelle 1. Ereignisgruppe Auftrag
Ereignis	Erläuterung
Auftrag erstellt	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch die Erstellung eines Auftrags ausgelöst werden soll. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Auftragstypen. Verfügbare Auftragstypen Abbonement Angebot Auftrag Gewährleistung Gutschrift Lieferauftrag Nachbestellung Reparatur Retoure Hinweis: Wähle diesen Auftragstyp für Retouren, die außerhalb des Mein Konto-Bereichs im Webshop eingeleitet wurden. Retoure (durch Kunde) Hinweis: Wähle diesen Auftragstyp für Retouren, die von Endkund:innen im Mein Konto-Bereich des Webshops eingeleitet wurden. Sammelauftrag Sammelgutschrift Umbuchung Unvollständiger Auftrag Vorbestellung
Auftragsadresse geändert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass die Rechnungs- oder Lieferadresse im Auftrag geändert wird. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Adresstypen. Verfügbare Adresstypen: Rechnungsadresse Lieferadresse
Auftragsnotiz hinzugefügt	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass eine interne Notiz zu einem Auftrag hinzugefügt wird. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Auftragsnotiz vom Kunden	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass eine Endkund:in eine Notiz zu einem Auftrag hinzufügt. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Auftragsstatus geändert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass ein Auftrag in einen der gewählten Auftragsstatus wechselt. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Auftragsstatus. Verfügbare Auftragsstatus: Unvollständige Daten Warten auf Zahlung & Freischaltung Freigeschaltet, warten auf Zahlung Warten auf Freischaltung Warten auf Zahlung In Warteposition Versandfertig; warten auf Zahlung Mahnung versendet In Versandvorbereitung Freigabe Versand Abwicklung extern Gerade im Versand Warenausgang gebucht Auftrag exportiert Storniert Storniert durch Kunden Retoure Ware wird geprüft Warten auf Retoure von Großhändlere Gewährleistung eingeleitet Umtausch eingeleitet Gutschrift angelegte Gewährleistung Gutschrift Gutschrift ausgezahlt Repartur Sammelauftrag Sammelgutschrift
Auftragssummen aktualisiert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch die Änderung der Auftragssumme in einem Auftrag ausgelöst werden soll. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Auftragstyp geändert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass ein Auftrag in einen anderen Auftragstyp wechselt. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste den auslösenden Auftragstyp. Verfügbare Auftragstypen: Auftrag Vorbestellung
Manuelle Lageränderungen an Auftragspositionen	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass für die Artikel in einer Auftragsposition manuell das Lager geändert wird. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Paketnummer geändert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch die Änderung der Paketnummer im Auftrag ausgelöst werden soll. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Reparaturstatus geändert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass ein Auftrag in einen anderen Reparaturstatus wechselt. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste den auslösenden Reparaturstatus. *Hinweis:* Zur Auswahl stehen die selbst angelegten Reparaturstatus.
Warenausgang gebucht	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass für einen Auftrag der Warenausgang automatisch oder manuell gebucht wird. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Zahlungsart des Auftrags geändert	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass in einem Auftrag die Zahlungsart geändert wird.+ Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösende Zahlungsart. Verfügbare Optionen: Bank posting Manual payment

2.2. Ereignisgruppe Bestellung

Tabelle 2. Ereignisgruppe Bestellung
Ereignis	Erläuterung
Bestellung abgeschlossen	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch den Abschluss einer Nachbestellung oder Umbuchung ausgelöst werden soll. + Dies ist beispielsweise der Fall, wenn alle in der Nachbestellung oder Umbuchung enthaltenen Waren vollständig ein- bzw. umgebucht wurden. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Bestellung ausgelöst	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch das Auslösen einer Nachbestellung oder Umbuchung ausgelöst werden soll. Bei Nachbestellungen bedeutet dies, dass die Bestellung an die Lieferant:in übermittelt wurde. Bei Umbuchungen bezeichnet das Auslösen den Beginn der Umbuchung von Waren von einem Senderlager in ein Empfängerlager. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.
Status nachbestellte Waren	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch den Statuswechsel eines Auftrags vom Typ Nachbestellung oder Umbuchung ausgelöst werden soll. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Status. Verfügbare Status bei Nachbestellungen/Umbuchungen: Geliefert Teilweise geliefert Ausgebucht Teilweise ausgebucht Eingebucht Teilweise eingebucht *Hinweis:* Je nach Auswahl, ist das auslösende Ereignis eine vollständige oder teilweise Einbuchung (beim Wareneingang) oder Ausbuchung (beim Warenausgang) der nachbestellten Waren.

2.3. Ereignisgruppe Dokument

Tabelle 3. Ereignisgruppe Dokument
Ereignis	Erläuterung
Dokument erstellt	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung durch die Erstellung eines Dokuments in einem Auftrag ausgelöst werden soll. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Dokumenttypen. *Hinweis:* Vor der Generierung eines Dokuments muss die entsprechende Dokumentenvorlage eingerichtet sein. Verfügbare Dokumenttypen Abhollieferung Angebot Auftragsbestätigung Benutzerdefiniertes Auftragsdokument Gelangensbestätigung Gutschein Gutschrift Korrekturbeleg Lieferschein Mahnung Nachbestellung PO Lieferschein Proformarechnung Rechnung Reparaturschein Rücksendeschein Sammelgutschrift Sammelrechnung Stornobeleg Gutschrift Stornobeleg Mahnung Stornobeleg Rechnung Voucher
Dokument fehlerhaft	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass ein Dokument im Auftrag in den Status fehlerhaft wechselt. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Auftragstypen.
Dokument hochgeladen	Wähle dieses Ereignis, wenn die Flow-Ausführung dadurch ausgelöst werden soll, dass eine externe Rechnung oder eine externe Gutschrift für einen Auftrag hochgeladen wird. Weitere Einstellungen: Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste den auslösenden externen Dokumenttyp. Verfügbare Optionen: Externe Gutschrift Externe Rechnung Hochgeladene Dokumente
Retourenlabel gespeichert	Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn für einen Auftrag einen Retourenlabel für den Auftrag gespeichert wird. Weitere Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen.

2.4. Ereignisgruppe Zahlung

Tabelle 4. Ereignisgruppe Zahlung

Ereignis

Erläuterung

Zahlungstatus

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn ein Auftrag in einen anderen Zahlungsstatus wechselt.

Weitere Einstellungen:
Wähle anschließend aus der Dropdown-Liste die auslösenden Status. Die Flow-Ausführung startet dann automatisch, sobald ein Auftrag in einen der ausgewählten Status übergeht.

Verfügbare Optionen:

Ereignis

Erläuterung

Vollständig

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn eine vollständige Zahlung eingebucht und einem Auftrag zugeordnet wird. Ausgelöst wird die Ereignisaktion also, wenn der Auftrag vollständig bezahlt ist.

Teilzahlung

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn eine Teilzahlung eingebucht wird.
Dieses Ereignis kann mehrfach ausgelöst werden, beispielsweise wenn eine Kund:in mehrere Teilzahlungen leistet.

Überzahlung

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn eine Kund:in zu viel für einen Auftrag gezahlt hat.

Abgelehnt

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn eine Zahlung durch einen Zahlungsanbieter abgelehnt wurde.

Anzahlung vollständig

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn eine Anzahlung auf Produktionsware vollständig geleistet wurde.
Den Prozentwert für Anzahlungen auf Produktionsware hinterlegst du im Menü Einrichtung » Aufträge » Einstellungen.

Zahlung vom Kunden storniert

Die Flow-Ausführung wird ausgelöst, wenn eine geleistete Zahlung von Kund:innen storniert wurde.

2.5. Ereignisgruppe Plugins (Legacy)

Diese Gruppe enthält alle plugin-spezifischen Auslöser, die in den Ereignisaktionen (das Vorgängersystem zu Flow) verfügbar sind.

Welche Ereignisse dir in dieser Ereignisgruppe zur Verfügung stehen, hängt von den Plugins ab, die du in deinem System installiert hast.

3. Einen neuen ereignisgesteuerten Flow konfigurieren

Öffne im Menü Automatisierung » Flow Studio den bereits erstellten Flow.
Hinweis: Zum Erstellen eines neuen Flows, beachte die Erläuterungen im Kapitel Einen neuen ereignisgesteuerten Flow erstellen.
→ Der Flow Studio-Canvas erscheint, auf dem zwei Elemente bereits abgebildet sind:
- Das blaue Element steht für den gewählten Auslöser. Beachte die Detailinformationen zu dem gewählten Auslöser in der rechten Spalte der Canvas-Ansicht.
- Das weiße Element ist ein Platzhalter für den nächsten, noch festzulegenden Flow-Schritt.
Wähle aus der Spalte links den nächsten Flow-Schritt und füge ihn dem Flow hinzu, indem du ihn an die passende Stelle ziehst. Dazu stehen in der Spalte die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Aktionen: Hier wählst du die Aktion, die an dieser Flow-Stelle für die betreffenden Aufträge ausgeführt wird. Beachte dazu die Informationen auf der Handbuchseite Aktionen verwenden.
- Steuerelemente: Hier wählst du das Steuerelement, das an dieser Flow-Stelle den betreffenden Auftrag prüfen soll, bevor er in den nächsten Schritt übergeht. Beachte dazu die Informationen auf der Handbuchseite Steuerelemente verwenden.
Füge dem Flow weitere Aktionen bzw. Steuerelemente hinzu, bis der Arbeitsablauf vollständig abgebildet ist.
Speichere den Flow auch immer zwischendurch.