Auftragstyp Angebot

Du kannst Kund:innen individuell Angebote erstellen und ihnen zukommen lassen. Dafür gibt es das Dokument Angebot, das du als PDF-Datei generieren kannst, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Angebote einrichten

Bevor du das Dokument Angebot generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente » Angebot.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelnes Dokument Angebot erzeugen

Angebote erstellst du individuell für Kund:innen, daher sind auch die dazugehörigen Dokumente direkt mit diesem Auftrag vom Typ Angebot verknüpft. Das bedeutet, dass das Dokument nur für den Auftragstyp Angebot erstellt werden kann. Möchtest du also z.B. ein PDF-Dokument Angebot verschicken, dann lege zunächst das Angebot als Auftragstyp an. Das dazugehörige Dokument legst du manuell wie im Folgenden beschrieben an.

Dokument Angebot manuell erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Suche (search) anhand der Filtereinstellungen das Angebot, für das das Dokument Angebot erzeugt werden soll.

  3. Klicke rechts in der Zeile des Angebots auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Wähle Dokument erstellen > Angebot.
    Oder: Öffne das Angebot, für das ein Dokument Angebot erzeugt werden soll. Beachte, dass Angebote nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  5. Gehe in den Bereich Dokumente.

  6. Klicke auf Dokument erstellen (add).

  7. Wähle die Option Angebot.

  8. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  9. Klicke auf Ausführen, um das Dokument Angebot zu erzeugen.

Tabelle 1. Einstellungen für das Dokument Angebot
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum ein, das auf dem Dokument Angebot angezeigt werden soll oder wähle ein Datum über den Kalender (today). Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Kommentar

Gib optional einen Text ein, der auf dem Dokument Angebot unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird.

3. Versand von Angebotsdokumenten automatisieren

Du hast für Kund:innen individuelle Angebote erstellt, die dazugehörigen Dokumente erzeugt und möchtest diese nun an die Kund:innen senden? Diesen Arbeitsschritt kannst du automatisieren, indem du die passende Ereignisaktion einrichtest. Zum Versenden des Dokuments Angebot als E-Mail Anhang empfehlen wir dir die in Tabelle 2 beschriebene Ereignisaktion. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Ereignisaktion einzurichten.

include:_includes:partial$event-procedure.adoc[]

Tabelle 2. Ereignisaktion "Angebot als PDF versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Angebot generiert

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Angebot

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Wähle für die Kund:in über Hinzufügen () die entsprechende E-Mail-Vorlage für den Versand des Angebots als PDF (z.B. "Angebot als PDF senden").
Du siehst die passende E-Mail-Vorlage nicht?

Du siehst für die Ereignisaktion Angebot als PDF versenden die passende E-Mail-Vorlage nicht? Dann liegt das daran, dass du sie noch nicht erstellt hast. Dies kannst du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen machen. Klicke dort auf Neue E-Mail-Vorlage () und erstelle die Vorlage nach deinen Anforderungen. Der Name, den du hier für die E-Mail-Vorlage vergibst, wird dann auch in den Ereignisaktionen ausgegeben. Weitere Informationen zum Einrichten findest du auf der Handbuchseite E-Mail-Vorlage erstellen.