Korrekturbelege

Einen Korrekturbeleg nutzt du, wenn eine Korrektur für einen Auftrag notwendig ist. Stell dir zum Beispiel vor, du kannst einer Kund:in nur zwei von drei bestellten Artikelpositionen zusenden. Du teilst dies deiner Kund:in mit und diese entscheidet sich für eine Rückerstattung des Geldes für den fehlenden Artikel. Wie geht es nun weiter? Du legst zu diesem Auftrag einen Auftragstyp Gutschrift an, damit der Vorgang technisch im System abgebildet ist. Erst dann ist es möglich, in diesem Auftragstyp Gutschrift einen Korrekturbeleg zu erstellen. Du kannst entweder einen einzelnen Korrekturbeleg oder mehrere Korrekturbelege auf einmal erzeugen. Erstelle anschließend PDF-Dateien, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Korrekturbelege einrichten

Du kannst Korrekturbelege direkt mithilfe der PlentyONE-Standardvorlagen erstellen. Falls nötig, kannst du die Standardvorlage kopieren und an deine Bedürfnisse anzupassen.

1.1. Einrichtung im DocumentBuilder

Für die Einrichtung von Dokumentenvorlagen steht dir im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder der DocumentBuilder zur Verfügung. Weitere Informationen zur Nutzung findest du auf der Handbuchseite DocumentBuilder.

2. Einzelnen Korrekturbeleg erzeugen

Korrekturbelege können nur für den Auftragstyp Gutschrift erzeugt werden. Um einen einzelnen Korrekturbeleg manuell aus einem bestimmten Gutschriftauftrag zu erzeugen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Einzelnen Korrekturbeleg erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.
    → Die Auftragsübersicht wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Öffne den Auftrag vom Typ Gutschrift, für den ein Korrekturbeleg erzeugt werden soll. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Gehe in den Bereich Dokumente.

  5. Klicke oben links auf Dokument erstellen (add).

  6. Wähle das Dokument Korrekturbeleg aus der Dropdown-Liste.
    → Das Fenster Dokument erzeugen: Korrekturbeleg wird geöffnet.

  7. Gib ein Datum ein, das auf dem Korrekturbeleg angezeigt wird.

  8. Gib optional einen Kommentar ein, der auf dem Korrekturbeleg angezeigt wird.

  9. Klicke auf Erstellen (add).
    → Der Korrekturbeleg wird erstellt und im Bereich Dokumente hinzugefügt.

3. Mehrere Korrekturbelege erzeugen

Sollen mehrere Korrekturbelege zugleich erzeugt werden, legst du über Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment fest, welche Gutschriftaufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü bestimmen, ob der Status des Gutschriftauftrags geändert werden soll, nachdem die Korrekturbelege erzeugt wurden.

Mehrere Korrekturbelege erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment

  2. Klicke auf das kleine Plus in der Zeile Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen.

  3. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.
    Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.

  4. Klicke auf das Zahnrad (), um den Korrekturbeleg zu erzeugen.
    → Eine PDF-Datei wird geöffnet, in der die zugehörigen Korrekturbelege aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Gutschriftaufträge enthalten sind.

Tabelle 1. Optionen im Untermenü Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen
Einstellung Erläuterung

Suchfilter

Dokumenttyp

Wähle den Dokumenttyp Korrekturbeleg aus der Dropdown-Liste.

Auftragsstatus

Wähle den Status der Gutschriftaufträge aus der Dropdown-Liste, die für die Korrekturbelege berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste, für dessen Aufträge die Korrekturbelege erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Korrekturbelege erzeugt werden sollen.

Standort

Wähle einen Standort aus der Dropdown-Liste, für den die Korrekturbelege erzeugt werden sollen.

Lager

Wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste, für das die Korrekturbelege erzeugt werden sollen. Wähle alternativ die Option ALLE.

Zahlungsart

Wähle eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste, für die Korrekturbelege erzeugt werden sollen. Wähle alternativ die Option ALLE.

Sortierung

Lege fest, wie die erzeugten Korrekturbelege sortiert werden sollen. Die Optionen Gutschriftennummer, Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Lege fest, wie viele Korrekturbelege maximal pro Durchgang erzeugt werden sollen. Das Maximum liegt bei 200.

Aktion

Ändere Auftragsstatus

Wähle einen Status, in den die Gutschriftaufträge nach Erzeugung der Korrekturbelege wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Kommentar

Gib optional einen Kommentar ein, der auf den Korrekturbelegen unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird.