EmailBuilder: Tracking-URL and Kund:innen senden

Ich möchte eine Tracking-URL an meine Kund:innen senden, sobald die Paketnummer am Auftrag verfügbar ist. Was muss ich tun?

Erforderliche Schritte (Kurzform)

1. Tracking-URL am Versanddienstleister speichern

Viele Versanddienstleister bieten eine Sendungsverfolgung mittels Tracking-URL an. Eine funktionsfähige Tracking-URL enthält die Paketnummer und oftmals die Postleitzahl der Person, die das Paket empfangen soll. Du kannst deinen Kund:innen die Tracking-URL in einer E-Mail zur Versandmitteilung senden, damit deine Kund:innen den aktuellen Status ihrer Sendungen beim Versanddienstleister sowie den voraussichtlichen Zeitpunkt der Zustellung einsehen können.

Speichere daher also zunächst die Tracking-URL am Versanddienstleister. Gehe dazu ins Menü Einrichtung » Aufträge » Versand » Optionen in das Tab Versanddienstleister. Gib dort im Feld Tracking-URL die Tracking-URL ein.

Die Tracking-URL von DHL ist bereits in deinem System gespeichert und sieht folgendermaßen aus: http://nolp.dhl.de/nextt-online-public/set_identcodes.do?lang=de&zip=[PLZ]&idc=[PaketNr].

Du kennst die Tracking-URL nicht?

Wenn du die Tracking-URL des Versanddienstleisters nicht kennst, gehe folgendermaßen vor:

  • Wirf einen Blick in unser Handbuch. Wir haben dort die aktuell gültigen, uns bekannten Tracking-URLs in den jeweiligen Unterkapiteln zum Versanddienstleister aufgelistet. Über das Kapitel Versanddienstleister im Überblick gelangst du auf die Unterkapitel der Versanddienstleister und kannst nachschauen, ob dort die Tracking-URL aufgelistet ist.

  • Wenn du dort die gewünschte Information nicht findest, wende dich bitte an deine Ansprechpartner:in bei dem jeweiligen Versanddienstleister und erfrage die korrekte, aktuell gültige Tracking-URL.

2. E-Mail-Vorlage mit Variable der Tracking-URL erstellen

Erstelle nun eine E-Mail-Vorlage, die die Variable für die Tracking-URL enthält. Du kannst auch eine der vorhandenen Standardvorlagen verwenden und diese dann anschließend anpassen.
Hinweis: Wir erläutern im Folgenden, wie du eine neue Vorlage erstellst und nicht, wie du eine vorhandene Vorlage bearbeitest.

E-Mail-Vorlage mit dem EmailBuilder erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klicke in der Zeile des Ordners, in dem du eine Vorlage erstellen möchtest, auf more_vert.
    → Ein Fenster öffnet sich.

  3. Klicke auf add Hinzufügen play_arrow.

  4. Klicke auf description Vorlage.
    → Das Fenster Neue Vorlage erstellen öffnet sich.

  5. Gib einen Namen für die Vorlage ein, z.B. Paketverfolgung.

  6. Wähle je einen Header und Footer aus den Dropdown-Listen.

  7. Klicke auf SPEICHERN.
    → Die Vorlage wird erstellt und öffnet sich.

  8. Klicke oben links auf Hinzufügen (add), um die Sprache für die Vorlage hinzuzufügen.
    → Das Fenster Betreff eingeben öffnet sich.

  9. Gib einen Betreff für die Vorlage ein, z.B. Dein Paket kommt bald.

  10. Klicke auf SPEICHERN.

  11. Klicke in der Zeile des Betreffs auf Bearbeiten (edit).
    → Der Editor der Vorlage öffnet sich.

  12. Ziehe das Widget Text in den schraffierten Bereich.

  13. Klicke auf Bearbeiten (edit).

  14. Gib im Textfeld den gewünschten Text ein und suche dir über das Textfeld Suche in der Spalte Variablen die passenden Variablen, die du benötigst.

  15. Vergiss nicht, die Variable Tracking-URL einzufügen, damit der Link zur Sendungsverfolgung in der E-Mail an deine Kund:innen mit ausgegeben wird.

  16. Speichere (save) die Einstellungen.

Beispiel: Vorlage mit Musterdaten in der Vorschau

praxisbeispiel vorlage musterdaten
Bild 1. Beispiel: Vorlage mit Musterdaten in der Vorschau

Beispiel: Vorlage mit Variablen im Editor

So sieht der Inhalt der Vorlage im Editor aus, nachdem du auf edit geklickt hast:

praxisbeispiel vorlage editor variablen
Bild 2. Editor-Ansicht der Vorlage
E-Mail-Vorlage über den Mandanten erstellen ("alte" Vorgehensweise)

Hinweis: Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen funktioniert aktuell auch noch über den alten Weg, also über die Vorlagen direkt am Mandant.

Erstelle die E-Mail-Vorlage im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen. Füge nun die Template-Variable $TrackingURL direkt in deine Vorlage ein.

3. Ereignisaktion einrichten

Richte nun eine Ereignisaktion ein, die den Versand der E-Mail-Vorlage für die Paketverfolgung auslöst, sobald die Paketnummer am Auftrag verfügbar ist.

Ereignisaktion einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke unten links auf Ereignisaktion hinzufügen (add).
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein, z.B. Paketnummer generiert.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Aktiviere die Option Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion "Paketnummer generiert" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Paketnummer

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Wähle als Vorlage die soeben erstellte Vorlage für die Paketverfolgung. Wähle als Empfänger die Option Kunde.
praxisbeispiel ereignisaktion paketnummer
Bild 3. Einstellungen der Ereignisaktion "Paketnummer generiert"