Zahlungen verwalten

In diesem Menü nimmst du Einstellungen für die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Aufträgen sowie zur Zahlungskulanz vor. Es sind bereits Standardeinstellungen in deinem PlentyONE System gespeichert, die aus Erfahrungswerten gewonnen wurden und sich in der Praxis bewährt haben. Um diese Einstellungen zu ändern, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlungen gehen entweder automatisch im System ein oder werden manuell eingebucht. Nach dem Eingang in PlentyONE werden die Zahlungen Aufträgen über eine unscharfe Suche automatisch zugeordnet. Wenn die Zuordnung fehlschlägt, können Zahlungen Aufträgen manuell zugeordnet werden. Verwalte und bearbeite Zahlungen im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr. Unzugeordnete Zahlungen erkennst du am Kreditkartensymbol (credit_card). Du kannst Zahlungen Aufträgen direkt in der Übersicht oder in der Detailansicht der Zahlung zuordnen.
In der Übersicht werden die Zahlungen in deiner gewählten Systemwährung angezeigt. Wenn die Zahlung in einer Fremdwährung getätigt wurde, wird dieser Betrag hinter der Systemwährung in Klammern ebenfalls angezeigt.

Du kannst die Tabelle in der Übersicht im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr anpassen. Das bedeutet, du selbst entscheidest, welche Informationen in den Tabellenspalten angezeigt werden.

Um eine bestimmte Zahlung zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche. Du kannst zum Beispiel Filter kombinieren, um nach unzugeordneten Zahlungen der letzten Woche zu suchen.

Damit du einen häufig verwendeten Filter nicht jedes Mal beim Öffnen des Menüs Aufträge » Zahlungsverkehr erst aus der Liste deiner gespeicherten Filter wählen musst, kannst du einen erstellten Filter als Standard festlegen. Jedes Mal, wenn du das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr öffnest, wird dieser Filter dann also automatisch ausgeführt.

Du kannst einen Filter direkt beim Erstellen als Standard festlegen wie im Kapitel Aktuellen Filter speichern beschrieben oder du legst den Filter nachträglich aus der Übersicht heraus als Standard fest.

Klicke in der Zeile des gespeicherten Filters auf star_border Als Standard festlegen. Wenn du einen anderen Filter als Standard festlegen möchtest, deaktiviere den aktuell gewählten Standardfilter mit einem Klick auf star Nicht als Standard verwenden.

Die Bedienoberfläche der Detailansichten von Zahlungen sowie der Ansicht zum Teilen einer Zahlung werden dir als MyView zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, dass Benutzer:innen sich jeweils eine eigene Ansicht mit den zur Verfügung stehenden Elementen erstellen können. Dadurch kann jede:r Benutzer:in selbst bestimmen, welche Informationen an welcher Stelle benötigt werden. Durch diese individuelle Ansicht wird das Arbeiten nicht nur komfortabler, sondern auch beschleunigt.
In diesem Kapitel wird erklärt, wie man mit MyView umgeht und sich eine eigene Ansicht anlegt. Das Bearbeiten von Zahlungen, z.B. das Zuordnen, das Lösen oder auch das Teilen von Zahlungen, wird in den nachfolgenden Kapiteln erklärt.

Von der Übersichtstabelle aller Zahlungen im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr gelangst du auch zur Detailansicht einer Zahlung. Klicke in die entsprechende Zeile oder auf die Zahlungs-ID und die Detailansicht der ausgewählten Zahlung öffnet sich.
Zur Ansicht zum Teilen von Zahlungen kommst du, indem du in der Übersichtstabelle in der Zeile der Zahlung auf Zahlung teilen (call_split) klickst.
Wenn du in diesen Bereichen noch keine eigene Ansicht erstellt hast, wird hier die Standardansicht angezeigt. Du kannst diese Ansicht so lassen und damit arbeiten oder eine eigene Ansicht erstellen. Eigene Ansichten werden gespeichert und stehen dir dann zusammen mit der Standardansicht als Auswahl unter der Liste der Ansichten () zur Verfügung. Somit kannst du zwischen den Ansichten wechseln, solltest du dies wollen. Die ausgewählte Ansicht wird beim Öffnen einer Zahlung immer angewendet.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um unzugeordnete Zahlungen einem Auftrag zuzuordnen. Im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr kannst du Zahlungen entweder direkt in der Übersichtstabelle zuordnen oder du gehst in die Detailansicht einer Zahlung.

Eine Zuordnung in der Übersichtstabelle funktioniert über die direkte Eingabe der Auftrags-ID. Dies ist ein einfacher und schneller Weg, wenn du

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Zahlung in der Übersichtstabelle zuzuordnen.

Wenn eine schnelle Zuordnung in der Übersichtstabelle nicht möglich ist oder du detailliertere Informationen zu einer Zahlung brauchst, gehe in die Detailansicht einer Zahlung. Klicke dafür in der Übersicht auf die Zeile der entsprechenden Zahlung oder direkt auf die Zahlungs-ID. Wenn du in der Übersichtstabelle auf die Aktion Zahlung zuordnen (credit_card) klickst, wird ebenfalls die Detailansicht der Zahlung geöffnet. Um eine Zahlung aus der Detailansicht heraus zuzuordnen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Die Übereinstimmungen zwischen Zahlungen und Aufträgen werden anhand einer Matrix im Hintergrund überprüft. Diese Überprüfung wird ausgelöst, sobald du die Tabelle Zuordnung in der Detailansicht einer Zahlung öffnest. Dann werden absteigend maximal die 10 Aufträge mit den höchsten Übereinstimmungsraten angezeigt.
Sobald du eine Zahlung zugeordnet hast, wird in dieser Tabelle nur noch diese Zuordnung angezeigt. Nur wenn die Zahlung vom Auftrag gelöst wird, werden hier wieder die höchsten Übereinstimmungen angezeigt.

Für den Fall, dass in der Zuordnungstabelle keine Übereinstimmungen angezeigt werden, hast du weitere Möglichkeiten. Du kannst über das Kontextmenü (more_vert) folgende Optionen wählen:

Einem Auftrag können mehrere Zahlungen zugeordnet werden. Dies kann z.B. vorkommen, wenn mit der ersten Zahlung nicht der gesamte Betrag abgedeckt wurde. Sind einem Auftrag bereits Zahlungen zugeordnet und du möchtest eine weitere zuordnen, muss dies in einer Abfrage bestätigt werden.

Es gibt 2 Möglichkeiten, Zahlungen von einem Auftrag zu lösen. Im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr kannst du die Zuordnung der Zahlung entweder direkt in der Übersicht oder in der Detailansicht einer Zahlung aufheben.

Manuell gebuchte Zahlungseingänge, importierte Bankbuchungen sowie EBICS-Zahlungen können im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr geteilt werden. Das bedeutet, dass der Betrag einer Zahlung auf mehrere Aufträge aufgeteilt werden kann. Beachte, dass Vormerkposten von der Zahlungsaufteilung ausgenommen sind. Um Zahlungen aufzuteilen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Beim Aufteilen einer Zahlung wird der Betrag dieser Zahlung immer um den jeweiligen Zahlungsbetrag der Aufträge, die beim Aufteilen ausgewählt werden, reduziert. Sowohl der ursprüngliche Gesamtbetrag der Zahlung als auch der Restbetrag werden in dieser Ansicht angezeigt. Wenn ein Restbetrag entsteht, kann dieser erneut aufgeteilt werden.

Beispiel: Stell dir vor, du möchtest eine Zahlung mit dem Betrag von 120 Euro aufteilen auf Auftrag A, mit einem offenen Rechnungsbetrag von 80 Euro, und Auftrag B, mit einem offenen Rechnungsbetrag von 20 Euro. Durch das Aufteilen und die Auswahl von genau diesen Aufträgen werden Auftrag A = 80 Euro und Auftrag B = 20 Euro zugewiesen. Die durch das Teilen entstehenden Zahlungen sind durch deine Auswahl diesen Aufträgen zugeordnet worden. Es bleibt ein Restbetrag von 20 Euro als nicht zugeordneter Eintrag übrig. Diesen Restbetrag kannst du einem anderen Auftrag zuordnen oder bei Bedarf ebenfalls aufteilen.

In der Ansicht zum Teilen einer Zahlung geben die folgenden Infoboxen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen:

Optional kannst du über Ansicht bearbeiten () Infoboxen entfernen oder die Anordnung im Portlet verändern, indem du sie per Drag-and-drop verschiebst. Die Namen der Infoboxen können optional ebenfalls angepasst werden. Entscheide in den Einstellungen des Portlets außerdem, wie viele Kacheln (Infoboxen) in einer Zeile angezeigt werden sollen.

Die Suchtabelle ist konfigurierbar. Standardmäßig werden alle zur Verfügung stehenden Spalten angezeigt:

Mit der Funktion Spalten konfigurieren (settings) kannst du selbst bestimmen, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden.
Optional: Lege über Ansicht bearbeiten () in den Einstellungen des Portlets Suche fest, ob das Portlet beim Öffnen der Ansicht Zahlung teilen standardmäßig ausgeklappt oder eingeklappt sein soll. Nutze dafür die Option Portlet eingeklappt.
Möchtest du den Namen des Portlets ändern? Dann gib im Feld Titel den gewünschten Namen ein.

Du kannst eine Zahlung nur löschen, wenn sie keinem Auftrag zugeordnet ist und keine untergeordneten Zahlungen existieren, die aus dem Teilen der Zahlung entstanden sind. Das Löschen kann entweder direkt in der Übersicht oder in der Detailansicht der Zahlung vorgenommen werden.

Mit der Gruppenfunktion bearbeitest du beliebig viele Zahlungen gleichzeitig. Um die Gruppenfunktion nutzen zu können, muss mindestens eine Zahlung ausgewählt sein. Nutze die Suche, um die gewünschten Zahlungen zu filtern. Nachdem du die gewünschten Zahlungen ausgewählt hast, kannst du diese entweder alle auf einmal automatisch zuordnen oder sie alle auf einmal löschen. Denke daran, dass nur unzugeordnete Zahlungen gelöscht werden können.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Zahlungen mit der Gruppenfunktion automatisch zuzuordnen oder zu löschen.

Beachte, dass die automatische Zuordnung von der Einstellung Übereinstimmung für automatische Zuordnung (0.7 - 1.0) im Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Eingänge abhängt. Der Wert 0.7 steht für 70% Übereinstimmung, der Wert 1.0 für 100% Übereinstimmung. Wenn bei der automatischen Zuordnung per Gruppenfunktion dann mehr als ein Auftrag mit der gleichen Übereinstimmungsrate ermittelt wird, kann die Zahlung nicht zugeordnet werden. Umgekehrt bedeutet dies, dass eine Zahlung nur automatisch zugeordnet wird, wenn ein einziger Auftrag mit der gewählten Übereinstimmungsrate ermittelt wird.

Neben den Funktionen Zahlungen zuordnen, Zahlungen lösen und Zahlungen löschen bietet die Detailansicht einer Zahlung in verschiedenen Portlets alle mit dieser Zahlung verknüpften Informationen. Mit MyView kannst du die Elemente in der Detailansicht nach deinen eigenen Bedürfnissen gestalten und anordnen.

Auf dem Dashboard deines PlentyONE Backends kannst du das Element Zahlungen hinzufügen. In diesem Element findest du Informationen zu unzugeordneten Zahlungen sowie alle Zahlungseingänge vom vorherigen und aktuellen Tag. Wenn du dieses Element nicht auf deiner Startseite verwenden möchtest, gelangst du über Aufträge » Zahlungsverkehr und durch die Verwendung der Suchfilter zu den gleichen Ergebnissen.

Es empfiehlt sich, vor der Auftragsbearbeitung einen Blick auf die unzugeordneten Zahlungen zu werfen. Prüfe, ob Zahlungseingänge aus Vorkasse darunter sind, die aufgrund von Betrag und Buchungstext zweifelsfrei einem Auftrag zugeordnet werden können. Dies erspart deinen Kund:innen längere Wartezeiten und dir unliebsame Reklamationen.