Leitfaden zur Inventur

Am einfachsten führst du die Inventur mithilfe der PlentyONE Warehouse App durch. PlentyONE Warehouse enthält eine neu entwickelte Funktion zur Inventur, die in der aktuellsten Version auch den nachträglichen Export von rechtskonformen Zählprotokollen zu Inventuren in verschiedenen Dateiformaten unterstützt. Außerdem werden die Stückzahlen der mit der PlentyONE Warehouse App gezählten Artikel und Varianten automatisch im Hintergrund mit deinem System synchronisiert.

Lade die PlentyONE Warehouse App hier im Google Play Store kostenlos herunter.

Arbeitest du zum ersten Mal mit der PlentyONE Warehouse App? Dann schaue dir auch die Informationen auf unserer Übersichtsseite zu PlentyONE Warehouse an.

Damit die Inventur genau so abläuft, wie es für dich am besten ist, müssen im Bereich Einstellungen der PlentyONE Warehouse App einige vorbereitende Einstellungen vorgenommen werden. Details und Anleitungen dazu findest du auf der Handbuchseite Inventur durchführen.

Um eine Inventur durchzuführen und diese später auch dokumentieren und kontrollieren zu können, solltest du vor der Inventur die aktuellen Bestände und Warenbewegungen deines Systems exportieren.

Wie du die Bestände per Import auf 0 setzen kannst, erklären wir dir in diesem Kapitel.

Hinweis: Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn du den Inventurmodus verwendest und Warenbestände genullt werden sollen.

Bevor du mit der Inventur startest, solltest du dir die Frage stellen, ob du vor Beginn der Inventur alle Bestände nullen möchtest oder nicht. Hier zeigen wir dir zunächst, was genau du dabei beachten musst.

Entscheide also hier für dich, welches Vorgehen besser zum jeweiligen Ablauf passt.
In der folgenden Tabelle sind noch einmal die Vor- und Nachteile des Nullens aufgeführt.

Um festzuhalten, welche Artikelmengen vor der Inventur auf Lager waren, solltest du einen Export durchführen. Dies geschieht über den Katalog und das Exportformat Warenbestände. Lade die exportierte Datei anschließend herunter und speichere sie zur späteren Kontrolle und Dokumentation auf deinem Rechner.

Bei dieser Methode vergleichst du die beiden Bestands-Dateien, die du vor und nach der Inventur erstellt hast. Wenn du die jeweiligen Bestände pro Variante vergleichst, kannst du berechnen, wo Abweichungen vorliegen und diese nachkontrollieren und ggf. anpassen. Da du hier nur die Bestände siehst, musst du ggf. im System nachschauen, auf welchen Lagerorten die Artikel liegen.

Erstelle einen Export mit dem Katalogformat Warenbewegungen und filtere dabei nach dem Datumsbereich und dem Grund für die Warenbewegung (ID 302). So werden nur die Warenbewegungen exportiert, die während und durch die Inventur entstanden sind. Wenn du ebenfalls den Filter für die Summe der Warenbewegungen pro Variante nutzt, enthält der Export nur eine Datenzeile pro Variante. Dies ist allerdings auch nur dann der Fall, wenn bei dieser Variante vor und nach der Inventur eine Abweichung bei den Mengen vorliegt. Sind die Mengen auf allen Lagerorten identisch, dann erhältst du keine Datenzeile. Weichen die Mengen pro Lagerort ab, aber die Gesamtmenge der Bestände dieser Variante ist identisch, enthält der Export eine Datenzeile mit der Menge 0 im Feld Warenbewegung.

Diese Art des Exports ermöglicht es dir, schnell zu erfassen, bei welchen Artikeln es Abweichungen in der Gesamtmenge pro Variante gegeben hat. Weitere Details dazu findest du im Kapitel zum Thema Bestandsabweichungen feststellen und auswerten.

Erstelle einen Export über das Katalogformat Warenbewegungen, allerdings ohne den Filter für die Summe der Warenbewegungen. Es werden also lediglich der Datumsfilter und der Grund für die Warenbewegung (ID 302) benötigt. Mit dieser Methode erhältst du eine Datenzeile, wenn der Bestand einer Variante auf einem bestimmten Lagerort vor und nach der Inventur abweicht. Diese Liste ist hilfreich, wenn du durch die Liste der Gesamtabweichungen festgestellt hast, dass du eine Variante noch einmal genauer kontrollieren musst. Prüfe jeden Lagerort, auf dem es Abweichungen für diese Variante gegeben hat und stelle so fest, auf welchem Lagerort du noch einmal genauer nachschauen solltest. Weitere Details dazu findest du im nachfolgenden Kapitel zum Thema Abweichungen feststellen und auswerten.

Um zu prüfen, ob die Bestände eines Artikels vor und nach der Inventur identisch sind, erstelle einen Katalog mit dem Format Warenbewegungen. Exportiere dir damit alle Warenbewegungen (gruppiert pro Variante), die im Zeitraum der Inventur für den Warenbewegungsgrund Korrektur durch Inventur durchgeführt wurden.

Um pro Variante zu gruppieren, nutze im Katalog den Filter Summe der Warenbewegungen. Wähle über einen weiteren Filter zusätzlich auch den Datumsbereich, in dem die Inventur stattgefunden hat. Um nur die Warenbewegungen zu exportieren, die mit der Inventur zu tun haben, setze außerdem den Filter für den Grund Warenkorrektur durch Inventur mit der ID 302. Als Ergebnis wird die Gesamtabweichung pro Variante ausgegeben. Im besten Fall ist diese immer 0.
Die exportierte Liste zeigt dir somit auf einen Blick, bei welchen Artikeln es Abweichungen vor und nach der Inventur gegeben hat.

Beachte: Die Liste zeigt nicht, ob bei einem Lagerort für einen Artikel 5 Stück mehr gezählt wurden und bei einem anderen Lagerort 3 Stück weniger, denn die Summe ist 0. Die Liste dient somit nur dem Gesamtüberblick der Abweichungen, berücksichtigt Abweichungen auf einzelnen Lagerorten aber nicht.

Über einen längeren Zeitraum hinweg kann es vorkommen, dass Ware umgelagert wurde, das Umbuchen im System allerdings nicht stattgefunden hat.
Um Abweichungen von Artikeln auf einzelnen Lagerorten sehen zu können, erstelle einen Katalog mit dem Format Warenbewegungen. Exportiere dir damit alle Warenbewegungen, die im Zeitraum der Inventur für den Warenbewegungsgrund Korrektur durch Inventur durchgeführt wurden.

Nutze dafür zunächst den Filter für den Datumsbereich, in dem die Inventur stattgefunden hat. Um nur die Warenbewegungen zu erhalten, die mit der Inventur zu tun haben, verwende außerdem den Filter für den Grund Korrektur durch Inventur mit der ID 302. Als Ergebnis bekommst du pro Warenbewegung, also pro Abweichung gegenüber dem Ergebnis vor der Inventur, einen Eintrag in der Liste.
Beispiel: Die Variante mit der ID 123 wurde im System 10 Mal auf Lagerort A gebucht, während der Inventur dort aber nicht gezählt, dafür aber 10 Mal auf Lagerort B. In diesem Fall besteht für diese Variante eine Warenbewegung von -10 für Lagerort A und eine Warenbewegung von +10 für Lagerort B. In der Summe bedeutet das, dass die Gesamtmenge vor und nach der Inventur für diese Variante identisch ist, aber physisch auf einem anderen Lagerort liegt als zuvor.

Dank der Liste kannst du somit die genauen Abweichungen pro Lagerort feststellen und gegenprüfen. Außerdem behältst du den Überblick, wie viele Artikel ggf. physisch umgelagert wurden, ohne im System umgebucht worden zu sein.