Aufträge manuell anlegen

Wie du Aufträge im System anlegst, z.B. wenn eine Bestellung per Telefon getätigt wird, ist auf dieser Seite beschrieben. Die folgenden Möglichkeiten stehen dir für die Auftragsanlage in PlentyONE zur Verfügung:

Tipp: Die Vorgehensweise für Angebote ist identisch. Wähle im ersten Schritt der Auftragsanlage für die Einstellung Auftragstyp die Option Angebot, um ein Angebot zu erstellen.

E-Mail-Versand

Bei manuell angelegten Aufträgen wird keine automatische E-Mail, z.B. als Auftragsbestätigung, an Kund:innen versendet. Grund dafür ist, dass das System nicht wissen kann, wann die Einstellungen zu diesem Auftrag vorgenommen wurden. Stoße daher den Versand einer E-Mail-Vorlage manuell im Auftrag über die Funktion E-Mail-Service an.

1. Auftrag oder Angebot über Barverkauf anlegen

Im Menü CRM » Kontakte hast du die Möglichkeit, Barverkäufe über das Kundenprofil Barverkauf abzuwickeln. Das Kundenprofil Barverkauf erlaubt dir, Aufträge ohne Kundenzuordnung anzulegen. Das Kundenprofil Barverkauf ist in deinem System standardmäßig eingerichtet.

Zahlungsart und Auftragsdokumente bei Barverkäufen

Achte darauf, bei der Auftragsanlage über Barverkauf in den Auftragsdaten die passende Zahlungsart auszuwählen. Zudem findet bei dieser Art der Auftragsanlage keine Zuordnung zu einem in deinem System gespeicherten Kund:innen statt. Generiere deshalb die benötigten Auftragsdokumente, wie die Rechnung, direkt während der Abwicklung des Barverkaufs manuell im Bereich Dokumente des Auftrags.

Auftrag oder Angebot über Barverkauf anlegen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Gib im Suchfeld ID die gewünschte ID ein.
    → Eine Liste der Suchergebnisse wird eingeblendet.

  3. Wähle Barverkauf aus der Ergebnisliste.
    → Das Kundenprofil für Barverkäufe mit der gesuchten ID wird geöffnet.

  4. Gehe in den Bereich Aufträge.

  5. Klicke rechts auf Optionen (add).

  6. Wähle die Option Neuer Auftrag oder Neues Angebot.
    → Die Übersicht zum Erstellen eines neuen Auftrags oder eines neuen Angebots wird geöffnet.

  7. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläterungen zur Anlage von Aufträgen oder Angeboten.

2. Auftrag oder Angebot über Aufträge anlegen

Im Menü Aufträge » Aufträge kannst du sowohl in der Auftragsübersicht als auch in der Detailansicht eines Auftrags neue Aufträge oder Angebote anlegen. Gehe dazu vor wie folgt. Beachte, dass das Öffnen eines Auftrags nur in der Listenansicht möglich ist.

Auftrag oder Angebot über Aufträge anlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Aufträge anzuzeigen.

  3. Klicke links in der Seitennavigation auf (add) Neuer Auftrag.
    Tipp: Möchtest du anstatt eines Auftrags ein Angebot anlegen, wähle im ersten Schritt für den Auftragstyp die Option Angebot.
    Oder: Öffne in der Auftragsübersicht den Auftrag der Kund:in, für die du einen neuen Auftrag anlegen möchtest. Beachte, dass Aufträge nur in der Listenansicht geöffnet werden können.

  4. Klicke unten in der Seitennavigation auf die Kontakt-ID.
    → Der Auftrag wird im Menü CRM » Kontakte geöffnet.

  5. Gehe in den Bereich Aufträge.

  6. Klicke rechts auf Optionen (add).

  7. Wähle die Option Neuer Auftrag oder Neues Angebot.
    → Die Übersicht zum Erstellen eines neuen Auftrags oder eines neuen Angebots wird geöffnet.

  8. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläterungen zur Anlage von Aufträgen oder Angeboten.

3. Auftrag oder Angebot über Kontakte anlegen

Aufträge oder Angebote kannst du auch über die Kontaktübersicht oder die Detailansicht eines Kontakts im Menü CRM » Kontakte anlegen. Nimm dazu zunächst die Standardeinstellungen vor.

Auftrag oder Angebot über Kontakte anlegen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Filtern auf der Seite Kontakt suchen.
    → Die Kontakte, die den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in der Zeile des Kontakts rechts auf more_vert.

  4. Navigiere zu shopping_cart Aufträge > Neuer Auftrag oder Neues Angebot.
    Oder: Öffne einen Kontakt.

  5. Klicke im Bereich Aufträge rechts auf add Optionen.

  6. Navigiere zu Neuer Auftrag oder Neues Angebot. → Du wirst automatisch zu den Auftragsdetails für den neuen Auftrag bzw. das neue Angebot weitergeleitet.

  7. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen zur Anlage von Aufträgen oder Angeboten.

3.1. Standardeinstellungen vornehmen

Beim Anlegen von Aufträgen und Angeboten über die Kontaktübersicht werden Daten, wie zum Beispiel Adressen oder Mandanten, direkt aus dem Kontakt übernommen, wenn sie dort hinterlegt sind. Die Kontaktdaten haben in der Regel also Priorität. Zusätzlich stehen dir einige Standardeinstellungen zur Verfügung, auf die zurückgegriffen wird, wenn eine Information nicht aus dem Kontakt genommen wird.
Um die Auftragsanlage zu erleichtern und schneller vorgehen zu können, solltest du zunächst diese Standardeinstellungen festlegen.
Hinweis: Die Standardeinstellungen gelten auch für Angebote, die über die Kontakt-UI angelegt wurden.

Standardeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Auftrag.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 1. Standardeinstellungen für Aufträge und Angebote
Einstellung Erläuterung

Einstellungen

Verhalten der Versandkosten beim Teilen von Aufträgen

Wähle aus der Dropdown-Liste, wie mit den Versandkosten umgegangen werden soll, wenn du einen Auftrag in zwei neue Aufträge teilst.
Versandkosten in beiden Aufträgen neu ermitteln (Standard) = Dies ist das Standardverhalten. Nach dem Teilen werden jeweils die Versandkosten für die zwei neu entstandenen Aufträge neu ermittelt.
Versandkosten an den ersten Auftrag übernehmen, der zweite bekommt keine = Beim Teilen eines Auftrags erfolgt eine Abfrage zur Verteilung der Auftragspositionen. Die nicht ausgewählten Auftragspositionen werden in den ersten Auftrag, die ausgewählten in den zweiten Auftrag übernommen. Wählst du diese Option für die Versandkosten, werden sie beim Teilen eines Auftrags immer für den ersten Auftrag übernommen. Dem zweiten Auftrag werden keine Versandkosten zugeordnet.
Versandkosten an den Auftrag mit dem höchsten Warenwert übernehmen, der andere bekommt keine = Die Versandkosten des Originalauftrags werden in den neuen Auftrag mit dem höchsten Warenwert übernommen. Dem zweiten durch das Teilen entstandenen Auftrag werden keine Versandkosten zugeordnet.

Verhalten des Originalauftrags nach dem Teilen

Wähle aus der Dropdown-Liste, was mit dem Originalauftrag nach der Teilung in zwei neue Aufträge passieren soll.
Originalauftrag löschen (Standardverhalten) = Es entstehen zwei neue Aufträge und Originalaufträge werden nach dem Teilen gelöscht. Zudem können nur Aufträge geteilt werden, die nicht gesperrt sind, für die kein Warenausgang gebucht wurde, für die keine Kindaufträge existieren (z.B. Retoure), für die keine steuerrelevanten Dokumente erstellt wurden und denen noch keine Zahlung zugeordnet wurde.
Statuswechsel = Bei dieser Option entstehen ebenfalls zwei neue Aufträge, jedoch bleibt der Originalauftrag erhalten und wird in einen von dir definierten Auftragsstatus verschoben. Wähle diesen Auftragsstatus aus der zweiten Dropdown-Liste. Wir empfehlen dafür einen Auftragsstatus im Bereich Stornierung zu verwenden, damit reservierter Bestand nicht weiterhin reserviert bleibt. Abhängig von deinen Prozessen in der Auftragsabwicklung kann aber auch ein anderer Auftragsstatus passender sein.
Mit dieser Einstellung dürfen auch Aufträge geteilt werden, denen bereits eine Zahlung zugeordnet wurde oder für die steuerrelevante Dokumente (Wichtig: Rechnung und Stornobeleg) erstellt wurden. Sowohl die zugeordnete Zahlung als auch die Dokumente bleiben für den Originalauftrag erhalten und werden nicht in die aufgeteilten Aufträge übernommen.

Auftragsnotizen in Teilaufträge übernehmen

aktiv = Die Auftragsnotizen vom Originalauftrag werden in die Teilaufträge übernommen.
inaktiv = Die Auftragsnotizen vom Originalauftrag werden nicht in die Teilaufträge übernommen.

Verhalten des Originalauftrags nach dem Gruppieren

Wähle aus der Dropdown-Liste, was mit den Originalaufträgen nach dem Gruppieren in einen neuen Auftrag passieren soll.
Originalauftrag löschen (Standardverhalten) = Es entsteht 1 neuer Auftrag und Originalaufträge werden nach dem Gruppieren gelöscht. Zudem können nur Aufträge gruppiert werden, die nicht gesperrt sind, für die kein Warenausgang gebucht wurde, für die keine steuerrelevanten Dokumente erstellt wurden, denen noch keine Zahlung zugeordnet wurde und für die plentyID, Auftragsherkunft, Auftragstyp, Eigner, Kontakt, Adresse, Zahlungsart, Währung und Wechselkurs übereinstimmen.
Statuswechsel = Bei dieser Option entsteht ebenfalls ein neuer Auftrag, jedoch bleiben die Originalaufträge erhalten und werden in einen von dir definierten Auftragsstatus verschoben. Wähle diesen Auftragsstatus aus der zweiten Dropdown-Liste. Wir empfehlen dafür einen Auftragsstatus im Bereich Stornierung zu verwenden, damit reservierter Bestand nicht weiterhin reserviert bleibt. Abhängig von deinen Prozessen in der Auftragsabwicklung kann aber auch ein anderer Auftragsstatus passender sein.
Mit dieser Einstellung dürfen auch Aufträge gruppiert werden, denen bereits eine Zahlung zugeordnet wurde oder für die steuerrelevante Dokumente (Wichtig: Rechnung und Stornobeleg) erstellt wurden. Sowohl die zugeordnete Zahlung als auch die Dokumente bleiben für die Originalaufträge erhalten und werden nicht in den gruppierten Auftrag übernommen.

Standard-Status zum Zurücksetzen des Warenausgangs

Wähle, welcher Status beim Zurücksetzen des Warenausgangs automatisch eingestellt sein soll.
Beispiel: benutzerdefinierter Status [6.4] Warenausgang storniert.
Wenn kein besonderer Status benötigt wird, wähle die Option Letzter Status. Dann wird der vor dem Warenausgang durchlaufene Status wieder eingestellt.

Manuelle Auftragsanlage

Standard-Eigner

Wähle einen Standard-Eigner aus der Dropdown-Liste. Dieser Eigner ist bei neuen Aufträgen automatisch vorausgewählt.

Standard-Mandant für Gastbestellungen

Wähle einen Standard-Mandanten für Gastbestellungen aus der Dropdown-Liste. Dieser Mandant ist bei neuen Gastbestellungen automatisch vorausgewählt.

Standard-Herkunft

Wähle eine Standard-Herkunft aus der Dropdown-Liste. Diese Herkunft ist bei neuen Aufträgen automatisch vorausgewählt.

Standard-Lager

Wähle ein Standard-Lager aus der Dropdown-Liste. Dieses Lager ist bei neuen Aufträgen automatisch vorausgewählt.

Endpunkt nach Abschluss eines Auftrags

Wähle, in welche Ansicht du nach Abschluss eines Auftrags gelangen möchtest.

Standard-Auftragsvorlage

Wähle eine Standard-Auftragsvorlage aus der Dropdown-Liste. Diese Vorlage ist bei neuen Aufträgen automatisch vorausgewählt.

Anzeige von hinzugefügten Artikeln im Warenkorb

Wähle, wie hinzugefügte Artikel im Warenkorb angezeigt werden sollen.

Filteroption ‘Nur vorrätige Artikel anzeigen’ in der Artikelsuche vorausgewählt

Wähle diese Option, um den Filter in der Artikelsuche standardmäßig zu aktivieren.

Filteroption ‘Nur Vertriebslager anzeigen’ in der Artikelsuche vorausgewählt

Wähle diese Option, um den Filter in der Artikelsuche standardmäßig zu aktivieren.

Filteroption ‘Nur aktive Artikel anzeigen’ in der Artikelsuche vorausgewählt

Wähle diese Option, um den Filter in der Artikelsuche standardmäßig zu aktivieren.

Filteroption ‘Nur Artikel mit gültigem Preis anzeigen’ in der Artikelsuche vorausgewählt

Wähle diese Option, um den Filter in der Artikelsuche standardmäßig zu aktivieren.

Änderung der Mehrwertsteuersätze in der Warenkorb-Tabelle im zweiten Schritt der Auftragsanlage und beim Bearbeiten von Auftragspositionen in der neuen Auftrags-UI erlauben

Aktiviere die Umschaltfläche, um Änderungen der Mehrwertsteuersätze in der Auftragsanlage und beim Bearbeiten von Auftragspositionen in der neuen Auftrags-UI zu erlauben.

Bei Auftragserstellung Preise nur im Warenkorb neu ermitteln

Aktiviere die Umschaltfläche, um Preise bei der Auftragserstellung nur im Warenkorb neu zu ermitteln.

4. Auftrag oder Angebot anlegen

Egal für welchen der oben beschriebenen Wege du dich entscheidest - die Anlage eines neuen Auftrags oder Angebots verläuft immer in drei Schritten. Im ersten Schritt werden Auftragsdetails erfasst, im zweiten Schritt werden Artikel hinzugefügt und im dritten Schritt wird der Auftrag abgeschlossen. Wähle zunächst aus den Kontakten, für wen der Auftrag oder das Angebot angelegt werden soll.

Oberhalb der Auftragsdetails kannst du aus der Dropdown-Liste auch nachträglich zwischen Auftrag und Angebot wählen. Zudem kannst du optional eine Auftragsvorlage aus der Dropdown-Liste wählen, die auf diesen Auftrag angewendet werden soll. In der Standardeinstellung ist hier keine Auftragsvorlage ausgewählt.

Die im Folgenden beschriebenen Schritte sind für Aufträge und Angebote gleich.

Die Ansichten der Benutzeroberfläche sind so gestaltet, dass sich Aufträge schnell und übersichtlich anlegen lassen. Dies ist vor allem bei der telefonischen Aufnahme von Bestellungen von Vorteil. Zunächst werden die Auftragsdetails wie z.B. Adressen oder die Zahlungsart abgefragt. Danach werden dem Auftrag Artikel hinzugefügt, um ihn im letzten Schritt zu überprüfen und anzulegen.

Name, ID und Bewertung des Kontakts auf einen Blick

Unten links in der Fußzeile der Auftragsanlage kannst du den Namen, die ID sowie die Bewertung des Kontaks sehen.

4.1. Schritt 1: Auftragsdetails / Angebotsdetails

Wenn der neue Auftrag oder das neue Angebot über die Kontaktübersicht angelegt wird, werden in den Auftrags- bzw. Angebotsdetails bereits einige der im Kontakt hinterlegten Daten übernommen. Welche Informationen übernommen werden, hängt davon ab, welche Daten im Kontakt gespeichert sind. Ansonsten greifen die Standardeinstellungen. Beachte dazu auch diese Tabelle.

Tabelle 2. Allgemeine Einstellungen
Einstellung Erläuterung

Auftragstyp

Wähle aus der Dropdown-Liste, ob du einen Auftrag oder ein Angebot erstellen möchtest.

Auftragsvorlage

Wähle die Vorlage des Auftrags aus der Dropdown-Liste.

Kontakt

Wenn du den Auftrag über das Menü CRM » Kontakte anlegst, ist hier der Name des Kontakts bereits vorausgewählt. Möchtest du einen anderen Kontakt wählen, gib mindestens 3 Buchstaben ein, um Vorschläge zu sehen. Alternativ kannst du auch die E-Mail-Adresse des Kontakts eingeben. Alle am Kontakt hinterlegten Daten werden automatisch in die anderen Felder eingefügt.
Tipp: Möchtest du einen Auftrag als Gast anlegen, wähle die Option Gast aus der Dropdown-Liste und füge im Anschluss eine neue Rechnungsadresse sowie eine neue Lieferadresse hinzu.

Auftragsdetails

Rechnungsadresse

Die im Datensatz des Kontaktes hinterlegte Rechnungsadresse wird übernommen. Sind mehrere Rechnungsadressen hinterlegt, wird die als primär definierte Rechnungsadresse übernommen. Wenn keine Rechnungsadresse als primäre Adresse definiert ist, kann man aus der Dropdown-Liste die gewünschte Adresse wählen.
Über die Vorschau (visibility) gelangst du direkt in den Kontaktatensatz. Die bereits gewählten Einstellungen in den Auftragsdetails gehen nicht verloren.
Legst du den Auftrag als Gast an, füge hier eine neue Rechnungsadresse hinzu.

Lieferadresse

Wie Rechnung standardmäßig markiert, wenn keine primäre Adresse hinterlegt ist. In diesem Fall, wird die unter Rechnungsadresse eingegebene Adresse auch als Lieferadresse übernommen. Ansonsten wird die im Datensatz des Kontakts hinterlegte Lieferadresse übernommen. Sind mehrere Lieferadressen hinterlegt, wird die als primär definierte Lieferadresse übernommen. Wenn keine Lieferadresse als primäre Adresse definiert ist, kann man aus der Dropdown-Liste die gewünschte Adresse wählen.
In der Dropdown-Liste hast du auch die Möglichkeit, eine neue Lieferadresse einzugeben und im Kontaktdatensatz zu speichern. Beachte dazu die Erläuterungen in der ausklappbaren Box am Ende dieses Abschnitts.
Über die Vorschau (visibility) gelangst du direkt in den Kontaktdatensatz. Die bereits gewählten Einstellungen in den Auftragsdetails gehen nicht verloren.
Legst du den Auftrag als Gast an, füge hier eine neue Lieferadresse hinzu.

Zahlungsart

Wenn im Kontakt eine Zahlungsart definiert ist, zum Beispiel über eine Kundenklasse, ist diese vorausgewählt. Ansonsten kannst du eine Zahlungsart eingeben und dann wählen. Angeboten werden dir alle Zahlungsarten, die bereits in deinem PlentyONE System integriert sind.
Nutzt du eine Auftragsvorlage, wird die Zahlungsart der Auftragsvorlage verwendet, sobald du die Vorlage für den Auftrag wählst. Danach ist die Zahlungsart manuell anpassbar.

Währung

Die Systemwährung ist vorausgewählt. Über die Dropdown-Liste kannst du die Währung für den Auftrag anpassen.

Rabatt in %

Hier kannst du manuell einen prozentualen Rabatt eingeben, der auf alle Auftragspositionen des Auftrags angewendet wird. Der eingegebene Wert muss zwischen 0 und 100 liegen, Werte im Minusbereich sind nicht erlaubt.
Es ist ein Rabatt voreingetragen, wenn der Kontakt zu einer Kundenklasse gehört, in der die Option Standardrabatt für manuelle Aufträge mit einem Wert gefüllt ist. Du findest diese Option im Bereich Rabattart im Menü Einrichtung » CRM » Klassen. Den voreingetragenen Wert in den Auftragsdetails kannst du anpassen.

Lager

Welche Optionen dir angezeigt werden, hängt von den Grundeinstellungen ab, die du für die Zuordnung von Lagern gewählt hast:
- Ist a) pro Auftrag kann ein Lager zugeordnet werden ausgewählt, kannst du in den Auftragsdetails aus einer Dropdown-Liste ein Lager für den Auftrag wählen oder den Namen eines Lagers eingeben, um danach zu suchen.
Hast du im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Auftrag ein Standard-Lager gewählt, ist dieses Lager hier vorausgewählt. - Ist b) pro Artikelposition kann ein Lager zugeordnet werden ausgewählt, wird dir Abhängig von den Auftragspositionen angezeigt. Im nächsten Schritt werden dem Auftrag Artikel hinzugefügt. Dort kannst du dann für jede Variante ein Lager aus einer Dropdown-Liste wählen.
Hast du im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Auftrag ein Standard-Lager gewählt, ist dieses Lager im nächsten Schritt in der Artikeltabelle vorausgewählt.

Mandant

Wähle aus der Dropdown-Liste den Mandanten aus, für den dieser Auftrag gelten soll. Vorausgewählt ist entweder der Mandant aus den Kontaktdaten oder als nächste Option ein Standard Mandant, wenn du diesen festgelegt hast.

Eigner

Wähle den Eigner für den Auftrag aus der Dropdown-Liste. Hast du einen Standard Eigner gesetzt, ist dieser vorausgewählt. Ansonsten werden dir in der Dropdown-Liste nur Eigner angezeigt, die das Benutzerrecht haben, Aufträge zu erstellen und zu bearbeiten.

Auftragsherkunft

Wähle die Herkunft für den Auftrag aus der Dropdown-Liste. Vorausgewählt ist entweder die Herkunft aus den Kontaktdaten oder als nächste Option eine Standard Herkunft, wenn du diese festgelegt hast. Darüber hinaus werden nur die Herkünfte angezeigt, die aktiv geschaltet sind.

Skonto (%)

Gib das Skonto, d.h. den Wert in Prozent, der bei Einhaltung der Skontofrist (Tage) abgezogen wird, ein.
Diese Einstellung ist nur für die Zahlungsarten Rechnung und Vorkasse verfügbar.

Skontofrist (Tage)

Gib die Skontofrist, d.h. die Anzahl der Tage ab Rechnungserstellung, in denen skontiert offene Forderungen bezahlt werden können, ein.
Diese Einstellung ist nur für die Zahlungsarten Rechnung und Vorkasse verfügbar.

Valuta (Tage)

Gib das Valutadatum, d.h. den Zeitraum ab Rechnungserstellung, bevor der Zeitraum des Zahlungsziels beginnt, ein.
Diese Einstellung ist nur für die Zahlungsarten Rechnung und Vorkasse verfügbar.

Zahlungsziel (Tage)

Gib das Zahlungsziel, d.h. die Frist für die Zahlung in Tagen, ein.
Diese Einstellung ist nur für die Zahlungsarten Rechnung und Vorkasse verfügbar.

Versanddatum

Gib ein Versanddatum ein oder wähle ein Datum über den Kalender (today). Du kannst auch auf Heute klicken, um das heutige Datum automatisch festzulegen.
Neue Lieferadresse anlegen

Von der Dropdown-Liste im Feld Lieferadresse aus kannst du nicht nur eine bestehende Lieferadresse wählen, du kannst auch eine neue Adresse anlegen. Um eine neue Lieferadresse anzulegen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.
Tipp: Für eine neue Rechnungsadresse sind die Einstellungen identisch.
Hinweis: Wählst du oben in den Adressangaben der Lieferadresse die Option DHL Packstation oder DHL Postfiliale, werden die Eingabefelder für die Lieferadresse entsprechend angepasst. Beachte die Erläuterungen in diesem Kapitel, wenn die Lieferadresse eine DHL Packstation oder DHL Postfiliale ist.

Neue Lieferadresse anlegen:

  1. Wähle aus der Dropdown-Liste Lieferadresse die Option (add) Neue Lieferadresse hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Lieferadresse hinzufügen wird geöffnet.

  2. Wähle, ob es sich um die Primäre Lieferadresse handelt.

  3. Gib die Daten ein. Beachte hierzu Tabelle 3.

  4. Speichere die neue Adresse.

Nach dem Speichern wird die neue Lieferadresse in den entsprechenden Kontaktdatensatz übernommen. Für den neuen Auftrag ist sie nach dem Anlegen im Feld Lieferadresse ausgewählt.

Tabelle 3. Auftragsdetails: Neue Lieferadresse anlegen
Einstellung Erläuterung

Primär

Aktiviere die Option, wenn es sich bei der neuen Adresse um die primäre Lieferadresse handelt. Bei Aktivierung wird diese Lieferadresse beim Anlegen neuer Aufträge automatisch in den neuen Auftrag übernommen.

Anrede

Wähle optional eine Anrede aus der Dropdown-Liste.

Firma (Name 1)

Gib den Firmenname ein. Wenn unter Vorname und Nachname kein Eintrag gemacht wurde, ist dies ein Pflichtfeld.

Vorname (Name 2)

Gib den Vorname des Kontakts ein. Wenn unter Firma und Nachname kein Eintrag gemacht wurde, ist dies ein Pflichtfeld.

Nachname (Name 3)

Gib den Nachname des Kontakts ein. Wenn unter Firma und Vorname kein Eintrag gemacht wurde, ist dies ein Pflichtfeld.

Zusatz (Name 4)

Gib optional Zusatzangaben zum Kontakt ein, wie z.B. z. Hd. Herrn Max Mustermann.

Adresse 1 (Straße)
Adresse 2 (Hausnummer)

Gib die Straße und Hausnummer ein.
Straße ist ein Pflichtfeld, wenn unter Hausnummer und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wurde. Hausnummer ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wurde.
Hinweis: Hast du oben in den Adressangaben der Lieferadresse die Option DHL Packstation oder DHL Postfiliale gewählt, wird das Feld DHL Packstation bzw. DHL Postfiliale hier entsprechend sichtbar. Gib in diesem Fall die Adresse der Packstation bzw. der Postfiliale ein und beachte dazu die Erläuterungen in diesem Kapitel.

Adresse 3 (Adresszusatz)

Gib optional einen Adresszusatz ein, wie z.B. Appartement 12a. Wenn unter Straße und Hausnummer kein Eintrag gemacht wurde, ist dies ein Pflichtfeld.

Adresse 4 (Frei)

Dies ist ein Feld zur freien Verfügung.

Postleitzahl
Ort

Gib die Postleitzahl und den Ort des Kontakts ein. Ort ist ein Pflichtfeld.
Bei bestimmten Ländern, z.B. Vereinigtes Königreich, wird die Reihenfolge der Optionen Postleitzahl und Ort getauscht.

Land
Region/Bezirk

Wähle Werte aus den Dropdown-Listen.
Beachte: Die Dropdown-Liste Region/Bezirk ist nicht für alle Länder verfügbar.

E-Mail

Gib optional eine E-Mail-Adresse ein.

Telefon

Gib optional eine Telefonnummer ein.

Typ und Wert

Wähle einen Typ aus der Dropdown-Liste. Zur Verfügung stehen: Umsatzsteuernummer, Externe Adress-ID, Gelangensbestätigung, Postnummer, Personennummer, FSK, Geburtstag, Titel, Ansprechpartner, Externe Kunden-ID. Gib den passenden Wert für den ausgewählten Typ ein.
Über Adressoption hinzufügen kannst du weitere Typen mit den dazugehörigen Werten hinzufügen.

Nachdem du alle Einstellungen vorgenommen hast, gehe zum nächsten Schritt weiter, indem du unten auf ARTIKEL HINZUFÜGEN klickst. Alternativ kannst du auch oben auf den Schritt Artikel hinzufügen klicken. Die Auftragsdetails werden gespeichert und du wirst zum nächsten Arbeitsschritt geleitet. In diesem Schritt fügst du dem Auftrag Artikel hinzu.

4.2. Schritt 2: Artikel hinzufügen

Sobald du alle Auftragsdetails in Schritt 1 eingetragen hast, kannst du nun in einem weiteren Schritt deine gewünschten Artikel zum Auftrag hinzufügen. In diesem Schritt werden die Auftragsdetails nicht angezeigt. Erst im dritten Schritt sind die Auftrags- bzw. Angebotsdetails wieder verfügbar. Beachte allerdings, dass dort nur wenige Einstellungen bearbeitet werden können.

Artikeltabelle individualisieren

Die Artikeltabelle kann individuell gestaltet werden. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie platziert sind. Um die Tabelle anzupassen, gehe vor wie folgt.

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren (settings).
    → Das Fenster Spalten konfigurieren wird geöffnet.

  2. Wähle, welche Spalten angezeigt werden sollen. Beachte dazu die Einstellungen in Tabelle 4.

  3. Verschiebe (drag_indicator) die Spalten so, dass sie in der gewünschten Reihenfolge angezeigt werden.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Wenn du die Tabelle einmal angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabelle bleibt also gleich, auch wenn du diesen Auftrag abgeschlossen hast und weitere Aufträge anlegst. Du kannst das Layout jederzeit ändern. Die zur Verfügung stehenden Spalten findest du in Tabelle 4. Dort ist zu jeder Spalte auch die Information hinterlegt, ob es sich um eine Standardspalte handelt. Standardspalten werden angezeigt, wenn die Tabelle nicht individualisiert ist.

4.2.1. Artikel suchen

Anhand der Suche (search) kannst du die gewünschten Artikel finden und dem Auftrag hinzufügen. Wenn du eine Suche ausführst, werden deine gewählten Sucheinstellungen oben als Chips dargestellt. Diese Sucheinstellungen kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.
Verwende eine der folgenden Möglichkeiten, um nach Artikeln zu suchen.

Artikel suchen:

  1. Möglichkeit 1: Klicke auf search, um direkt eine Liste aller Artikel zu sehen.

  2. Möglichkeit 2: Gib etwas in das Suchfeld ein und klicke auf einen der automatischen Vorschläge.

  3. Möglichkeit 3: Klicke auf tune, um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.

Führe eine Suche (search) aus, um die passenden Artikel zu finden und dem Auftrag hinzuzufügen. Nutze außerdem die in der folgenden Tabelle aufgeführten Filter, um die Suche weiter einzugrenzen. Beachte, dass deine zuvor vorgenommenen Standardeinstellungen bei der Suche greifen.

Tabelle 5. Filter für Auftragspositionen
Filter Erläuterung

Volltext

Gib etwas ein, um eine Volltextsuche zu starten.

Artikel-ID

Gib eine ID ein, um nach Artikeln mit dieser ID zu filtern.

Artikelname

Gib einen Namen ein, um nach Artikeln mit diesem Namen zu filtern.

Variantennummer

Gib eine Variantennummer ein, um nach Artikeln mit dieser Variantennummer zu filtern.
Tipp: Für diesen Filter ist auch eine Teilsuche möglich. Somit genügt es, wenn du lediglich die ersten Zeichen der Variantennummer eingibst, um danach zu suchen.

Varianten-ID

Gib eine Varianten-ID ein, um nach Artikeln mit dieser Varianten-ID zu filtern.

Barcode

Gib einen Barcode ein, um nach Artikeln mit diesem Barcode zu filtern.

Hersteller

Gib einen Hersteller ein, um nach Artikeln dieses Herstellers zu filtern.

Artikel-Tag

Gib ein Tag ein, um nach Artikeln mit diesem Tag zu filtern.

Nur vorrätige Artikel anzeigen

Aktiviere diese Option (done), um nach vorrätigen Artikeln zu filtern.

Nur aktive Artikel anzeigen

Aktiviere diese Option (done), um nach aktiven Artikeln zu filtern.

Nur Vertriebslager anzeigen

Aktiviere diese Option (done), um nach Artikeln in Vertriebslagern zu filtern.
Hinweis: Wenn du in den Grundeinstellungen die Lagereinstellung a) pro Auftrag kann ein Lager zugeordnet werden gewählt hast, steht dir die Option Nur Vertriebslager anzeigen nicht zur Verfügung, weil du das Lager bereits bestimmt hast.

Nur Artikel mit gültigem Preis anzeigen

Aktiviere diese Option (done), um nach Artikeln mit gültigem Preis zu filtern.

4.2.2. Aktuellen Filter speichern

  1. Führe eine Suche aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  3. Klicke auf bookmark_border Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen ein und schalte die optionalen Einstellungen bei Bedarf ein (toggle_on).

  5. Klicke auf Speichern.
    → Die Filtereinstellungen erscheinen nun unter Gespeicherte Filter (bookmarks).

4.2.3. Gespeicherte Filter anwenden

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter (bookmarks).

  2. Klicke auf eine bereits erstellte Filtereinstellung.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Sucheinstellungen werden oben als Chips dargestellt.

4.3. Artikel hinzufügen

Nachdem du mithilfe der Suche oder anhand von Filtern alle gewünschten Artikel gefunden hast, kannst du sie dem Auftrag hinzufügen. Gehe dazu vor wie folgt.

Artikel hinzufügen:

  1. Suche (search) den gewünschten Artikel.

  2. Wähle den passenden Verkaufspreis aus der Preisauswahl Dropdown-Liste.
    Tipp: Du kannst einen negativen Preis angeben, indem du ein Minuszeichen voran stellst. Dies kann zum Beispiel für Aufträge vom Typ Gutschrift sinnvoll sein.

  3. Gib die Menge des Artikels ein, die dem Auftrag hinzugefügt werden soll.

  4. Nimmst du Preis- oder Mengenänderungen vor, gehe rechts in der jeweiligen Zeile in das Kontextmenü (more_vert) und aktualisiere den Verkaufspreis mit Klick auf Verkaufspreise aktualisieren (refresh).
    Tipp: Links oben in der Tabelle kannst du mit Klick auf Verkaufspreise aktualisieren (refresh) alle Preis- und Mengenänderungen auf einmal aktualisieren.

  5. Klicke am Ende der jeweiligen Zeile auf Zum Warenkorb hinzufügen (add_shopping_cart), um den Artikel zum Warenkorb hinzuzufügen.

  6. Wiederhole diese Schritte, um weitere Artikel hinzuzufügen.

  7. Wenn alle Artikel hinzugefügt wurden, gehe zum nächsten Schritt, indem du auf Auftrag erstellen bzw. Angebot erstellen klickst.
    → Der Warenkorb wird gespeichert und du wirst zum letzten Schritt weitergeleitet.

4.4. Warenkorb bearbeiten

4.4.1. Neuer Warenkorb

Von jetzt an steht dir in PlentyONE ein neuer, verbesserter Warenkorb zur Verfügung. Besonders Aufträge mit einer hohen Anzahl an Auftragspositionen können hiermit effizienter bearbeitet werden. Die Funktionen des neuen Warenkorbs entsprechen grundlegend denen des Standard-Warenkorbs.

Du kannst zwischem dem neuen Warenkorb und dem Standard-Warenkorb unter Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Auftrag wechseln, indem du die Option (toggle_on) Neue Warenkorbtabelle verwenden aktivierst bzw. deaktiverst.

Standard-Warenkorb Neuer Warenkorb

Nur bestimmte Felder können direkt in der Warenkorb-Tabelle mit einem Klick auf edit bearbeitet werden.

Die meisten Felder können direkt in der Warenkorb-Tabelle bearbeitet werden (Inline-Editing).

Keine Suche nach Auftragspositionen im Warenkorb möglich.

Suche nach Auftragspositionen im Warenkorb ist möglich.

Alle Auftragspositionen werden auf einer Seite angezeigt, was bei einer hohen Anzahl die Performance beeinträchtigen kann.

Es werden nur maximal 25 Auftragspositionen pro Seite angezeigt, um die allgemeine Performance zu verbessern.

Auftragspositionseigenschaften sowie -gruppen können in der Tabellenzeile ausgeklappt werden.

Auftragspositionseigenschaften sowie -gruppen könnten direkt in einer Tabellenzeile angezeigt werden (siehe dafür in den Tabelleneinstellungen settings).

4.4.2. Standard-Warenkorb

Zum Warenkorb gelangst du über das Symbol (edit) im Menü Aufträge » Aufträge » [Auftrag auswählen] » Bereich Auftragspositionen.

In der Tabelle des Warenkorbs kannst du sowohl den Artikelnamen als auch die Menge und den Verkaufspreis direkt im Feld anpassen. Die folgenden Felder kannst du mit einem Klick auf das edit-Symbol anpassen: Rabatt, Lager, Gewicht, Länge, Breite und Versanddatum. Sobald du die Angaben der Menge oder des Preises änderst, müssen Aktualisierungen durchgeführt werden. Dies kannst du tun, indem du rechts im Kontextmenü (more_vert) am jeweiligen Artikel auf Verkaufspreis aktualisieren (refresh) klickst. Oder du nutzt die Schaltfläche Verkaufspreise aktualisieren oben links in der Tabelle des Warenkorbs. Erst nach der Aktualisierung kannst du in den nächsten Schritt der Auftragsanlage weitergehen.

Folgendes gilt für Verkaufspreise:

  • Gibst du manuell einen Preis ein, bleibt dieser in der Dropdown-Liste als Auswahl für diesen Auftrag erhalten, auch wenn du vor- oder zurückgehst oder zwischendurch einen anderen Preis auswählst.

  • Konnte kein gültiger Verkaufspreis ermittelt werden, muss ein manueller Preis eingegeben werden. Die Auftragsanlage ist nur mit gültigen Preisen möglich.

  • Es ist zulässig, den Preis 0,00 einzugeben.

  • Wenn ein Verkaufspreis eingegeben wird, der niedriger ist als der Einkaufspreis, wirst du durch eine Warnung darauf hingewiesen. Allerdings ist es möglich, einen niedrigeren Verkaufspreis zu wählen, wenn es gewünscht wird.

  • Nimm alle Anpassungen an den Artikeln in diesem Schritt vor, denn im dritten und letzten Schritt der Auftragsanlage ist dies nicht mehr möglich. Das Vor- und Zurücknavigieren innerhalb der Schritte der Auftragsanlage bleibt weiterhin möglich.

Auftragspositionen im Warenkorb können auch gelöscht werden. Klicke dafür auf Löschen (delete). Eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit der Auftragspositionen im Warenkorb stellen die Eigenschaften dar. Beachte dafür das Kapitel Eigenschaften von Auftragspositionen bearbeiten.

Nachdem du alle gewünschten Artikel im Warenkorb abschließend bearbeitet hast, klicke auf Auftrag erstellen bzw. Angebot erstellen, um zum dritten und letzten Schritt zu gelangen. Du kannst auch zu den Auftragsdetails zurückkehren, indem du auf Auftragsdetails klickst. Artikel im Warenkorb werden gespeichert, wenn du vor- oder zurückgehst.

Warenkorbtabelle individualisieren

Die Warenkorbtabelle lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert.

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren (settings).
    → Das Fenster Spalten konfigurieren wird geöffnet.

  2. Wähle, welche Spalten angezeigt werden sollen.

  3. Verschiebe (drag_indicator) die Spalten, sodass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie benötigst.

  4. Optional: Klicke bei einer Eigenschaft auf arrow_drop_down, um weitere Einstellungen wie Namen und Eigenschaften anzupassen.

  5. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Tabelle 6. Tabellenspalten Warenkorb
Einstellung Erläuterung

Ausklappen

Ermöglicht das Ausklappen der Auftragspositionstabelle und zeigt die Eigenschaften an.

Menge

Zeigt die Menge der Artikel an. Passe die Menge bei Bedarf an.
Hinweis: Wenn du die Menge änderst, musst du die Verkaufspreise aktualisieren (materiel:refresh[]). Erst dann ist es auch möglich, zum nächsten Schritt (Übersicht) zu gelangen.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Artikel-ID

Zeigt die Artikel-ID an. Mit Klick auf die ID wird der Artikel geöffnet.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Varianten-ID

Zeigt die Varianten-ID der Auftragsposition an. Mit Klick auf die ID wird die Variante geöffnet.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Artikel-ID / Varianten-ID

Zeigt die Artikel-ID und die Varianten-ID kombiniert und nicht in zwei separaten Spalten an. Wenn du auf die Artikel-ID oder die Varianten-ID klickst, gelangst du direkt in die Einstellungen des jeweiligen Artikels bzw. der Variante.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Variantennummer

Zeigt die Nummer der Variante an. Wenn du auf die Variantennummer klickst, gelangst du direkt in die Einstellungen der jeweiligen Variante.
Diese Spalte ist eine optionale Spalte.

Artikelname

Zeigt den am Artikel hinterlegten Namen an. Passe den Namen bei Bedarf an (edit).
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Attribute

Zeigt die Attribute an.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Variantenname

Zeigt den Namen der Variante an.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Barcode

Zeigt den Barcode des Artikels an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

System-EK

Zeigt den Einkaufspreis des Systems an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Preisauswahl

Zeigt die Preisauswahl an. Wähle bei Bedarf eine andere Preisauswahl aus der Dropdown-Liste.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Kategorierabatt

Zeigt den für den ausgewählten Verkaufspreis angewendeten Kategorierabatt in Prozent an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Kundenklassenrabatt

Zeigt den für den ausgewählten Verkaufspreis angewendeten Kundenklassenrabatt in Prozent an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Nettopreis

Zeigt den Nettopreis des Artikels an. Wenn du einen Rabatt angewendet hast, wurde dieser hier bereits abgezogen. Der Bruttopreis wird automatisch mit angepasst.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Regulärer Nettopreis

Zeigt den ursprünglichen Nettopreis des Artikels an, bevor ein Rabatt angewendet wurde. Du kannst den regulären Nettopreis bei Bedarf anpassen (edit).
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Bruttopreis

Zeigt den Bruttopreis des Aritkels an. Wenn du einen Rabatt angewendet hast, wurde dieser hier bereits abgezogen. Der Nettopreis wird automatisch mit angepasst.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Regulärer Bruttopreis

Zeigt den ursprünglichen Bruttopreis des Artikels an, bevor ein Rabatt angewendet wurde. Du kannst den regulären Bruttopreis bei Bedarf anpassen (edit).
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Aufpreis gesamt

Zeigt die Summe der Aufpreise für Bestelleigenschaften an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Rabatt [%]

Zeigt den Rabatt in Prozent an, der in den Auftragsdetails im ersten Schritt der Auftragsanlage eingegeben wurde. Möchtest du den Rabatt jedoch als Betrag angeben, wähle die Option Betrag aus der Dropdown-Liste.
Hinweis: Der Betrag wird in der Währung des Auftrags angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Gesamtbetrag (netto)

Zeigt den Netto-Gesamtbetrag des Artikels an.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Gesamtbetrag (brutto)

Zeigt den Brutto-Gesamtbetrag des Artikels an.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Lager

Zeigt das Lager des Artikels an. Wähle bei Bedarf ein anderes Lager aus der Dropdown-Liste. Beachte, dass dies nur möglich ist, wenn du für die Zuordnung des Lagers die Einstellung b) Pro Artikelposition kann ein Lager zugeornet werden gewählt hast.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

USt. (%)

Die Umsatzsteuer wird in % angezeigt. Voreingestellt sind 19.00 %. Über die Dropdown-Liste kannst du den Steuersatz ändern.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Gewicht [g]

Zeigt das Gewicht des Artikels in Gramm an. Passe das Gewicht bei Bedarf im Eingabefeld an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Länge [mm]

Zeigt die Länge des Artikels in mm an. Passe die Länge bei Bedarf im Eingabefeld an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Breite [mm]

Zeigt die Breite des Artikels in mm an. Passe die Breite bei Bedarf im Eingabefeld an.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Aktionen

Ist dieses Feld gewählt, sind die Aktionen zum Bearbeiten (edit) und Löschen (delete) des Artikels verfügbar.

4.4.3. Eigenschaften an Auftragspositionen bearbeiten

Vom Warenkorb aus kannst du die Eigenschaften der Auftragspositionen eines Auftrags (Bestelleigenschaften) bearbeiten. Die hier vorgenommenen Änderungen gelten nur für die Auftragspositionen dieses Auftrags. Die im System angelegten Eigenschaften werden nicht überschrieben. In der Auftragsanlage stehen dir nur Eigenschaften zur Verfügung, die du bereits im System angelegt hast.
Möchtest du Eigenschaften erstellen und bearbeiten oder bist du noch nicht mit der Struktur von Eigenschaften vertraut, informiere dich im Kapitel Eigenschaften.

Damit eine Eigenschaft an einer Auftragsposition gesetzt werden kann, muss sie in den Eigenschaftseinstellungen im Bereich Optionen als Bestelleigenschaft definiert werden. Lege unter Optionen außerdem mögliche Aufpreise und Besteuerungen fest. Die hier hinterlegten Werte werden in die Auftragsberechnungen mit einbezogen. Ist bereits eine Eigenschaft mit einer Auftragsposition verknüpft, wird diese an der dazugehörigen Auftragsposition angezeigt.

Die Eigenschaften werden in einer zweiten Tabellenzeile direkt unterhalb der dazugehörigen Auftragsposition angezeigt. Hier findest du Angaben zu Name, Wert, Aufpreis und USt. % der Eigenschaft. Die USt. %, also den hinterlegten Steuersatz, kannst du direkt in der Tabelle bearbeiten, wenn der Eigenschaftstyp dies zulässt. Zudem kannst du die Eigenschaften der Auftragspositionen löschen (delete). Gelöschte Eigenschaften werden dann für diesen Auftrag nicht berücksichtigt.
Um die Eigenschaften zu bearbeiten oder weitere bereits bestehende Eigenschaften zu einer Auftragspositionen hinzuzufügen, klicke rechts im Kontextmenü (more_vert) auf Eigenschaften bearbeiten (edit).

Im Bearbeitungsfenster findest du folgende Angaben zu der Eigenschaft einer Auftragsposition:

  • Name = Der Name der Eigenschaft wird angezeigt. Ein rotes Sternchen am Namen der Eigenschaft kennzeichnet, dass es eine verpflichtende Eigenschaft ist. Ob eine Eigenschaft verpflichtend ist, bestimmst du in den Einstellungen der Eigenschaften im Bereich Optionen. Wähle in der Dropdown-Liste Bestelloptionen die Einstellung Verpflichtend aus.

  • Wert = Der Wert der Eigenschaft wird angezeigt. Der Wert kann angepasst werden. Je nach Eigenschaftstyp kannst du eine Auswahl treffen, den Wert ändern, einen Wert eingeben oder eine Datei hochladen. Die Änderungen gelten nur für diesen Auftrag.

  • Aufpreis = Der Aufpreis der Eigenschaft, sofern ein Aufpreis zugeordnet ist, wird angezeigt. Der Aufpreis kann bearbeitet werden. Die Änderungen gelten nur für diesen Auftrag.

In diesem Fenster gibt es außerdem weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. Durch Klicken auf Löschen (delete) entfernst du eine Eigenschaft von einer Auftragsposition. Diese Eigenschaft wird dann für diesen Auftrag nicht berücksichtigt.
Du kannst weitere bereits angelegte Eigenschaften hinzufügen. Wähle eine Eigenschaft aus der Dropdown-Liste des Felds Eigenschaft wählen und füge sie durch Klicken auf Eigenschaft hinzufügen (add) zu dieser Auftragsposition hinzu.
Hast du alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen, klicke auf Eigenschaften speichern. Klickst du auf Abbrechen, wird keine der vorgenommenen Änderungen übernommen. Das Bearbeitungsfenster wird geschlossen und du kannst nach Bedarf die Eigenschaften weiterer Auftragspositionen auf die gleiche Weise bearbeiten.

Wenn du die Eigenschaften auf Dokumenten ausgeben lassen möchtest, musst du dies in der Konfiguration der Eigenschaften einstellen. Stelle sicher, dass im Bereich Sichtbarkeiten

  • aus der Dropdown-Liste Überall anzeigen die Option Anzeige auf PDF-Dokumenten sowie

  • aus der Dropdown-Liste Mandant die richtigen Mandanten ausgewählt sind.

Wo die Eigenschaften auf dem Dokument ausgegeben werden, hängt von der jeweiligen Eigenschaft und deren Konfiguration ab. Eigenschaften, die in der Konfiguration im Bereich Optionen keinen Steuersatz zugewiesen bekommen haben oder für die aus der Dropdown-Liste Bestelleigenschaft die Option zusätzliche Kosten anzeigen ausgewählt ist, werden unterhalb der Summen angezeigt. Andere Eigenschaften werden in der Tabelle der Artikelpositionen angezeigt.

Wenn du mit der Bearbeitung der Auftragseigenschaften und des Warenkorbs fertig bist, folgt der letzte Schritt in der Auftragsanlage. In diesem Schritt werden die Eigenschaften für Auftragspositionen nicht noch einmal angezeigt. Stelle daher sicher, dass du alle Anpassungen vorgenommen hast. Klicke auf Auftrag ertellen bzw. Angebot erstellen.

4.5. Schritt 3: Auftrag erstellen / Angebot erstellen

Im letzten Schritt wird der Auftrag oder das Angebot abgeschlossen. Oberhalb der Auftragsdetails werden dir Infoboxen mit verschiedenen Beträgen für diesen Auftrag oder für dieses Angebot angezeigt:

  • Gesamtbetrag (brutto): Zeigt den errechneten Gesamtbruttobetrag des Auftrags an. Der Statusbalken ist grün, wenn es sich bei dem Auftrag um einen Bruttoauftrag handelt. Ansonsten ist der Statusbalken grau.

  • Gesamtbetrag (netto): Zeigt den errechneten Gesamtnettobetrag des Auftrags an. Der Statusbalken ist grün, wenn es sich bei dem Auftrag um einen Nettoauftrag handelt. Ansonsten ist der Statusbalken grau.

  • Artikelmenge (gesamt): Zeigt die Gesamtanzahl der Artikelpositionen des Auftrags an. Der Statusbalken ist immer grau.

  • Gutscheinbetrag: Zeigt die Ermäßigung durch Aktionsgutscheine an. Der Statusbalken ist orange, wenn ein Gutschein im Auftrag verwendet wurde. Ansonsten ist der Statusbalken grau.

  • Auftragsrabatt: Zeigt den Rabattbetrag an, der sich durch den im ersten Schritt der Auftragsanlage vergebenen Rabatt ergibt. Errechnet wird der summierte Rabatt für alle Auftragspositionen. Der Statusbalken ist orange, wenn im ersten Schritt ein Rabatt gesetzt wurde. Ansonsten ist der Statusbalken grau.

  • Offener Betrag: Zeigt den von der Kund:in zu zahlenden Rechnungsbetrag an. Der Statusbalken ist grün, wenn der Betrag bei null liegt, d.h. wenn der Auftrag vollständig bezahlt wurde. Rot bedeutet, dass der vollständige Rechnungsbetrag noch offen ist. Orange bedeutet, dass ein Teil des Rechnungsbetrags noch offen ist.

In den Auftragsdetails kannst du die Zahlungsart, die Versandkosten, die Versandart sowie den Eigner bei Bedarf noch einmal anpassen.

Außerdem kannst du einen oder mehrere Gutschein-Codes eingeben, die mit diesem Auftrag eingelöst werden sollen. Die Werte der Gutscheine werden dann mit dem Auftragswert verrechnet. Gutscheine werden nicht als Auftragspositionen im Warenkorb hinzugefügt. Gutscheine können nicht für Angebote eingelöst werden. Das bedeutet, dass das Eingabefeld Gutschein-Codes nur in der Auftragserstellung, nicht aber in der Angebotserstellung verfügbar ist. Bei Gutscheinen wird zwischen den Typen PlentyONE Kampagne und Externe Kampagne unterschieden. Um Gutscheicodes einzulösen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

  • Gutschein-Codes einer PlentyONE Kampagne einlösen

  • Gutschein-Codes einer externen Kampagne einlösen

Gutschein-Codes einer PlentyONE Kampagne einlösen:

  1. Gib im Feld Gutschein-Codes den Code einer PlentyONE Kampagne ein.

  2. Klicke anschließend auf Enter oder klicke außerhalb des Felds.
    → Es wird geprüft, ob der Gutschein-Code gültig ist. Kann der Gutschein eingelöst werden, wird er in grün mit dem Wert des Gutscheins angezeigt. Ist ein Gutschein-Code hingegen nicht gültig, wird dieser in rot mit der Info Nicht einlösbar angezeigt.
    Tipp: Ein Tooltip zeigt an, um welche Art von Gutschein es sich handelt.

  3. Gib bei Bedarf weitere Gutschein-Codes ein.
    Oder: Klicke rechts in der Zeile des Felds Gutschein-Codes auf Gutschein-Code hinzufügen (add).
    → Das Fenster Gutschein einlösen wird geöffnet.

  4. Wähle den Kampagnen-Typ PlentyONE Kampagne aus der Dropdown-Liste.

  5. Gib den Gutschein-Code der PlentyONE Kampagne ein.

  6. Klicke auf Einlösen.
    → Der Gutschein-Code wird hinzugefügt und mit diesem Auftrag eingelöst.

Gutschein-Codes einer externen Kampagne einlösen:

  1. Klicke rechts in der Zeile des Felds Gutschein-Codes auf Gutschein-Code hinzufügen (add).
    → Das Fenster Gutschein einlösen wird geöffnet.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  3. Klicke auf Einlösen.
    → Der Gutschein-Code wird in blau mit dem Wert des Gutscheins hinzugefügt und mit diesem Auftrag eingelöst.

Tabelle 7. Gutschein-Codes einlösen
Einstellung Erläuterung

Kampagnen-Typ

Wähle den Typ Externe Kampagne aus der Dropdown-Liste.

Code

Gib einen Gutschein-Code ein.

Typ

Wähle, ob es sich um einen Aktionsgutschein oder einen Mehrzweckgutschein handelt.

Wert in €

Gib den Wert des Gutscheins in der jeweiligen Währung ein.

Unterhalb der Auftragsdetails wird eine Tabelle mit den ausgewählten Artikelpositionen angezeigt. Zusätzlich zu den Angaben in der vorherigen Ansicht werden dir hier weitere Preise und die Umsatzsteuer ausgegeben. Die Steuersätze kannst du anpassen, wenn du dies in den Standardeinstellungen erlaubt hast.

Tabelle individualisieren

Die Tabelle im letzten Schritt der Auftragsanlage lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert.

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren (settings).
    → Das Fenster Spalten konfigurieren wird geöffnet.

  2. Wähle, welche Spalten angezeigt werden sollen.

  3. Verschiebe (drag_indicator) die Spalten, sodass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie benötigst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Die Tabelle verfügt über die folgenden Spalten:

  • Ausklappen

  • Menge

  • Artikel-ID

  • Variantennr.

  • Variantenname

  • Varianten-ID

  • Artikelname

  • Attribute

  • Nettopreis

  • Regulärer Nettopreis

  • Bruttopreis

  • Rabatt

  • Aufpreis gesamt

  • Gesamtbetrag (netto)

  • Gesamtbetrag (brutto)

  • Lager

  • USt.

  • Externe Artikel-ID

  • Externe Auftragspositions-ID

  • Eigenschafts-ID

  • Lagerorte

  • Gewinnspanne (netto)

  • Nachbestellungs-ID

Wenn du Änderungen an den Versandkosten oder der Versandart vornimmst oder Gutscheine hinzufügst, werden die Gesamtsummen automatisch neu berechnet. Um den Auftrag fertigzustellen, klicke auf save Auftrag anlegen. Der Auftrag ist nun erstellt und je nach Einstellung wirst du in die entsprechende Ansicht weitergeleitet. Der Auftrag ist anschließend in der Auftragsübersicht im Menü Aufträge » Aufträge verfügbar.

5. Auftragsvorlagen erstellen und anwenden

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragsvorlage kannst du Auftragsvorlagen erstellen. Diese kannst du dann beim Anlegen eines manuellen Auftrags auswählen oder über eine Ereignisaktion auf einen Auftrag anwenden lassen. Wählst du eine Auftragsvorlage für einen Auftrag, werden die dort hinterlegten Daten auf den Auftrag angewendet. Nach der Verwendung einer Auftragsvorlage kannst du Aufträge wie üblich bearbeiten und auch die Auftragsinformationen anpassen.

Gehe folgendermaßen vor, um in drei Schritten eine Auftragsvorlage zu erstellen:

Auftragsvorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Vorlagen.
    → Das Menü Auftragsvorlage öffnet sich.

  2. Klicke auf Vorlage erstellen (add).

  3. Der erste Schritt ist die Eingabe der Vorlagendetails.

  4. Trage einen eindeutigen Namen ein.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste den Auftragstyp (Auftrag, Angebot oder Vorbestellung).

  6. Nimm optional weitere Einstellungen unter Mandant & Herkunft, Auftragsverwaltung und Finanzielles & Währung vor.

  7. Klicke auf WEITER, um zum Schritt Vorlagenelemente zu gelangen.

  8. Suche nach den gewünschten Artikeln und füge sie dem Warenkorb hinzu.

  9. Öffne dann die Zeile Warenkorb. Die hinzugefügten Artikel sind nun hier aufgelistet.

  10. Nimm ggf. weitere Einstellungen für jeden Artikel vor.

  11. Klicke auf WEITER.
    → Du siehst nun eine Vorschau der Vorlage.

  12. Wenn alles stimmt, klicke auf VORLAGE ERSTELLEN.
    → Deine Vorlage wird erstellt.

  13. Du findest deine erstellten Auftragsvorlagen in der Übersicht und kannst sie dort verwalten.

Tabelle 8. Datenfelder Auftragsvorlage
Einstellung Erläuterung

Allgemein

Vorlagenname

Gib einen Namen für die Auftragsvorlage ein. Dieser Name wird anschließend in Dropdown-Listen zur Auswahl der Auftragsvorlage angezeigt.

Auftragstyp

Wähle den Auftragstyp, für den du eine Vorlage erstellen möchtest. Zur Auswahl stehen Auftrag, Angebot und Vorbestellung.

Mandant & Herkunft

Mandant

Wähle einen Mandant aus der Dropdown-Liste.

Auftragsherkunft

Wähle eine Auftragsherkunft aus der Dropdown-Liste.

Sprache

Wähle die Sprache deiner Vorlage aus der Dropdown-Liste.

Auftragsverwaltung

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

Lager

Wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste.

Finanzielles & Währung

Zahlungsart

Wähle eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste. Diese Zahlungsart wird anschließend bei Anwendung der Vorlage zum entsprechenden Auftrag hinzugefügt.

Währung

Wähle die Währung aus der Dropdown-Liste.

Vorlagenelemente

Artikel

Hast du der Auftragsvorlage Artikel hinzugefügt, werden diese Artikel in der Tabelle angezeigt. Das Hinzufügen von Artikeln ist optional. Die hier angezeigten Artikel werden bei Anwendung der Auftragsvorlage zum Auftrag hinzugefügt. Du siehst zudem die Menge und den Artikeltext für jeden Artikel. Außerdem kannst du in der Tabelle Artikel aus der Auftragsvorlage löschen.
Beachte, dass bei Anwendung einer Auftragsvorlage mit Artikeln dem Auftrag noch keine Artikel hinzugefügt sein sollten. Bereits vorhandene Artikel werden überschrieben. Nach Anwendung der Auftragsvorlage kannst du schließlich weitere Artikel zum Auftrag hinzufügen.

Artikel hinzufügen

In diesem Tab kannst du optional Artikel zur Auftragsvorlage hinzufügen. Diese Artikel werden anschließend bei Anwendung der Auftragsvorlage zum Auftrag hinzugefügt.
Setze Filter und führe eine Suche (search) aus, um Artikel anzuzeigen. Füge (add_shopping_cart) die gewünschten Artikel zur Auftragsvorlage hinzu. Diese werden dann im Tab Artikel angezeigt.
Menge = Du kannst Artikel mehrmals hinzufügen. Ist dies der Fall, werden sie jeweils in einer neuen Tabellenzeile angezeigt. Alternativ kannst du im Tab Artikel in der Spalte Menge die Menge eines Artikels anpassen.

Du kannst Auftragsvorlagen jederzeit anpassen. Nach jeder Änderung musst du die Auftragsvorlage speichern (save), bzw. neu erstellen. Änderungen an Auftragsvorlagen werden nicht rückwirkend auf Aufträge angewendet, sondern gelten nur ab dem Zeitpunkt der Änderung.

Auftragsvorlagen werden nur auf einen Auftrag angewendet, wenn du dies bestimmst. Möchtest du eine Auftragsvorlage immer auf bestimmte Aufträge anwenden, empfehlen wir die Einrichtung einer entsprechenden Ereignisaktion. Lege in der Ereignisaktion durch Auswahl eines Ereignisses und durch Filter fest, wann und auf welche Aufträge welche Auftragsvorlage angewendet werden soll.

Möchtest du eine Auftragsvorlage bei der manuellen Erstellung eines Auftrags anwenden, wähle im Bereich Auftragsdaten aus der Dropdown-Liste Vorlage verwenden die gewünschte Auftragsvorlage aus. In der Auftragsanlage kannst du im ersten Schritt die Vorlage aus der Dropdown-Liste Auftragsvorlage wählen.