E-Rechnungen

Um in PlentyONE E-Rechnungen (X-Rechnung oder Factur-X-Basic) zu generieren, benötigst du eine entsprechende Vorlage. Diese erstellst du im DocumentBuilder.

PlentyONE validiert keine Rechnungsinhalte

PlentyONE ermöglicht es, Rechnungsdokumente zu generieren, deren strukturiertes elektronisches Format mit den gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen konform ist. Es obliegt den Benutzer:innen sicherzustellen, dass auch die Rechnungsinhalte mit den gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen übereinstimmen.

1. Standard-E-Rechnungsvorlage erstellen

Um eine Vorlage für E-Rechnungen zu erstellen, lege zunächst eine Vorlage vom Typ Rechnung an. Befolge dazu die Anleitung auf der Handbuchseite DocumentBuilder » Neue Vorlagen erstellen.

Nutze dabei die Ausgabeeinstellungen, um die Vorlage in eine E-Rechnungsvorlage umzuwandeln. Beachte dazu die Informationen zur Auswahl des Dateiformats / XML-Formats für E-Rechnungen in der Tabelle Ausgabeeinstellungen, die du ebenfalls auf der Handbuchseite Neue Vorlagen erstellen findest.

Hinweis: Über die o.g. Auswahl des Dateiformats / XML-Formats kannst du auch bestehende Rechnungsvorlagen nachträglich in E-Rechnungsvorlagen umwandeln.

Vorschau der Informationen zur Auswahl des Dateiformats / XML-Formats auf der Handbuchseite "Neue Vorlagen erstellen"

Dateiformat / XML-Format

Wähle, welches Format die generierten Dokumente haben sollen.

PDF ist als Dateiformat standardmäßig ausgewählt. Durch diese Auswahl werden die Dokumente nur im PDF-Format generiert.

Wenn die Vorlage Rechnungen im elektronischen Format generieren soll, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • E-Rechnungen sowohl im PDF- als auch im XML-Format generieren

    • Wähle für die Einstellung Dateiformat die Auswahl PDF/A3.

    • Wähle für die Einstellung XML-Format das gewünschte E-Rechnungsformat (X-Rechnung oder Factur-X-Basic).

  • E-Rechnungen nur im XML-Format generieren

    • Wähle für die Einstellung Dateiformat die Auswahl XML

    • Wähle für die Einstellung XML-Format das gewünschte E-Rechnungsformat (X-Rechnung oder Factur-X-Basic).

Hinweis: Die Formate X-Rechnung und Factur-X-Basic sind beide mit der Norm EN-16931 konform. Es obliegt den Benutzer:innen zu entscheiden, welches Format sich für ihr Unternehmen am besten eignet.

2. E-Rechnungsvorlage mit zusätzlichen optionalen Angaben erstellen

Auf Basis einer standardmäßigen E-Rechnungsvorlage generiert der DocumentBuilder XML-E-Rechnungen, die alle Pflichtangaben gemäß der Norm EN-16931 enthalten. Falls in den XML-E-Rechnungen zusätzliche Angaben über die Pflichtangaben hinaus erscheinen sollen, beachte die folgende Anleitung:

Zusätzliche optionale Informationen in E-Rechnungen angeben:

  1. Befolge zunächst die Informationen im Abschnitt E-Rechnungsvorlage erstellen, um die Vorlage zu erstellen und einzurichten.

  2. Klicke in der Vorlagenansicht der erstellten E-Rechnungsvorlage auf das XML-Symbol in der oberen rechten Ecke.
    → Das Fenster XML-Daten bearbeiten wird geöffnet.

  3. Öffne den Bereich Optionale Felder.
    Hinweis: Aktuell verfügbare optionale Felder: GLN (Globale Lokationsummer)

  4. Aktiviere das gewünschte optionale Feld.

  5. Klicke im Fenster auf Bestätigen, um für die Vorlage die zusätzlichen Angaben aufzunehmen.
    → XML-E-Rechnungen, die über die Vorlage generiert werden enthalten nun die entsprechenden zusätzlichen Angaben.

3. E-Rechnungsvorlage für Mandanten mit abweichenden Firmen- bzw. Bankstammdaten erstellen

Für Mandanten (Webshops), deren Firmen- bzw. Bankstammdaten von den im Menü Einrichtung » Einstellungen gespeicherten Daten abweichen, musst du einen zusätzlichen Schritt ausführen, um XML-E-Rechnungen zu generieren. Dieser beinhaltet die Überschreibung der vorhandenen XML-Daten.

3.1. Der Hintergrund für den zusätzlichen Schritt

Um eine XML-E-Rechnung zu generieren, greift der DocumentBuilder direkt auf die notwendigen Stamm-, Bank- sowie Auftragsdaten im System und überträgt diese in das XML-Dokument. Die Texte, Widgets und Variablen, die du verwendest, um den Inhalt einer PDF-Rechnung zu gestalten, spielen für eine XML-E-Rechnung keine Rolle.

In PlentyONE kann pro System nur ein Satz Firmen- bzw. Bankstammdaten angegeben werden. Der DocumentBuilder überträgt diese Daten automatisch in die XML-E-Rechnungen, die er generiert.

Wenn die E-Rechnungsvorlage für einen Mandanten (Webshop) mit abweichenden Firmen- bzw. Bankstammdaten verwendet wird, müssen die übertragenen Daten in einem separaten Schritt überschrieben werden.

3.2. Die übertragenen XML-Daten überschreiben

Um für Mandanten mit abweichenden Firmen- bzw. Bankstammdaten die XML-Daten einer E-Rechnungsvorlage automatisiert zu überschreiben, beachte die folgende Anleitung:

Die übertragenen XML-Daten überschreiben:

  1. Befolge zunächst die Informationen im Abschnitt E-Rechnungsvorlage erstellen, um die Vorlage zu erstellen und einzurichten.

  2. Klicke in der Vorlagenansicht der erstellten E-Rechnungsvorlage auf das XML-Symbol in der oberen rechten Ecke.
    → Das Fenster XML-Daten bearbeiten wird geöffnet. Hier sind die überschreibbaren Felder in den folgenden Bereichen gruppiert:

  3. Öffne die jeweilige Kategorie.

  4. Trage die abweichenden Daten in die entsprechenden Felder ein.

  5. Klicke im Fenster auf Bestätigen, um für die Vorlage die Werte aus den Stammdaten durch die abweichenden Daten zu ersetzen.

Hinweis bezüglich Änderungen an Firmen- oder Bankstammdaten.

Wenn du für eine Vorlage die Funktion zum Überschreiben von XML-Daten verwendet hast, solltest du Folgendes bei Änderungen an den Firmen- bzw. Bankstammdaten beachten:

  • Änderungen an den Daten im Menü Einrichtung » Einstellungen werden für die Vorlage nicht berücksichtigt, wenn sie die Felder betreffen, die im Fenster XML-Daten bearbeiten ausgefüllt wurden.

  • Änderungen an den Firmen- bzw. Bankstammdaten, die im Fenster XML-Daten bearbeiten angegeben sind, müssen im Fenster XML-Daten bearbeiten erfolgen. Siehe dazu den Abschnitt Die übertragenen XML-Daten überschreiben.