Neue Vorlage erstellen

Auf dieser Handbuchseite erfährst du, wie du im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder eine neue Vorlage von Grund auf erstellst und wie du aus einer bestehenden Vorlage eine Kopie erstellst, die du anschließend anpassen kannst. Außerdem wird erklärt, welche Einstellungen du für deine Vorlage vornehmen musst.

Anzahl benutzerdefinierter Vorlagen

Die Anzahl der verwendbaren benutzerdefinierten Vorlagen hängt von deinem Vertragstyp ab:

  • Lite: 0 Vorlagen

  • Lite+: 1 Vorlage

  • Expand: 1 Vorlage

  • Scale: 3 Vorlagen

  • Ultimate: 30 Vorlagen

Klicke in der Vorlagenübersicht auf Erstellte Vorlagen um dir anzuzeigen, wieviele Vorlagen bereits genutzt werden.

1. Neue Vorlage von Grund auf erstellen

Wenn du im DocumentBuilder eine neue Vorlage von Grund auf erstellst, enthält die neue Vorlage keinerlei Inhalt und muss neu gestaltet und eingestellt werden.

Neue Vorlage von Grund auf erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke oben auf Neue Vorlage (add).
    Oder: Klicke links in der Seitennavigation auf add Neue Vorlage.
    → Die Vorlageneinstellungen werden geöffnet.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen zu den Vorlageneinstellungen in Tabelle 1.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Vorlage wird erstellt und zur Übersicht hinzugefügt.
    → Die Vorlagenansicht wird geöffnet.

  6. Nimm in der Vorlagenansicht die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen im Unterkapitel Einstellungen in einer Vorlage vornehmen.

  7. Gestalte für die Vorlage die Struktur und den Inhalt. Beachte dazu die Erläuterungen auf der Handbuchseite Vorlage im Editor gestalten.

2. Vorlage kopieren

Alle im DocumentBuilder vorhandenen Vorlagen lassen sich kopieren. Wenn du eine Vorlage kopierst, enthält die Kopie von der Originalvorlage die gleichen Inhalte und Einstellungen, die du dann an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Vorlage kopieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.
    → Die Übersicht des DocumentBuilders wird geöffnet.

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Klicke rechts in der Zeile der Vorlage, die du kopieren möchtest auf das Kontextmenü (more_vert).

  4. Klicke auf file_copy Vorlage kopieren.
    → Die Vorlage wird kopiert und direkt geöffnet.
    Hinweis: Die neue Vorlage erhält denselben Namen mit dem Zusatz "Kopie" am Ende. Kopierte Vorlagen sind standardmäßig deaktiviert.

  5. Passe für die Vorlage die Einstellungen an. Beachte dazu die Erläuterungen in Unterkapitel Einstellungen in einer Vorlage vornehmen.

  6. Gestalte für die Vorlage die Struktur und den Inhalt. Beachte dazu die Erläuterungen auf der Handbuchseite Vorlage im Editor gestalten.

3. Einstellungen in einer Vorlage vornehmen

Die Einstellungen für eine DocumentBuilder-Vorlage nimmst du in drei Bereichen vor:

  • In den Vorlageneinstellungen legst du den Dokumenttyp und die Namen für eine Vorlage fest.

  • In den Auftragseinstellungen bestimmst du, für welche Art Auftrag eine Vorlage verwendet wird.

  • In den Ausgabeeinstellungen definierst du die Formatvorgaben für eine Vorlage.

Die verschiedenen Einstellungen für eine Vorlage nimmst du in der Vorlagenansicht vor. Wenn du im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder eine neue Vorlage erstellst oder eine vorhandene Vorlage zum Bearbeiten öffnest, wechselst du in die Vorlagenansicht:

Documentbuilder Vorlagenansicht

  • Navigation: Hier werden geöffnete Vorlagen als Auswahloption angezeigt (description). Die aktuell zur Bearbeitung ausgewählte Vorlage (grau hinterlegt) wird im Hauptfenster rechts angezeigt. Klicke in der Navigation auf add Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Klicke auf menu, um die Navigationsleiste ein- und auszublenden.

  • Toolbar: Hier klickst du auf save, um Änderungen zu speichern, auf delete, um die ausgewählte Vorlage zu löschen (settings), auf more_vert, um die Vorlage zu kopieren oder exportieren, und auf toggle_off, um die ausgewählte Vorlage zu aktivieren oder deaktivieren.

  • Hauptfenster: Links im Hauptfenster erscheint die Vorlagenstruktur der aktuell ausgewählte Vorlage. Oben in der Vorlagenstruktur siehst du drei Symbole. Klicke auf visibility für eine Vorschau der Vorlage und auf edit, um den Editor zu öffnen.
    Klicke außerdem auf settings, um die Ausgabeeinstellungen vorzunehmen.
    In dem Bereich rechts oben im Hauptfenster nimmst du die Vorlageneinstellungen vor.
    In dem Bereich rechts unten im Hauptfenster nimmst du die Auftragseinstellungen vor.

Nur deaktivierte Vorlagen können bearbeitet werden

Sobald du eine Vorlage aktivierst, steht sie für Aufträge zur Verfügung und lässt sich daher nicht bearbeiten.
Wenn du Änderungen in einer deaktivierten Vorlage vornimmst, gelten die Änderungen nur für Dokumente, die nach dem Aktivieren der Vorlage generiert werden.

3.1. Vorlageneinstellungen vornehmen

Über die Vorlageneinstellungen im DocumentBuilder legst du für eine Vorlage den Dokumenttyp, den Namen der Vorlage und den Dateinamen, sowie bei Bedarf die Tags fest.
Hinweis: Wenn du eine neue Vorlage erstellst, wirst du automatisch aufgefordert, die Vorlageneinstellungen vorzunehmen.

Vorlageneinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder

  2. Führe die Suche (search) aus, um Dokumentvorlagen anzuzeigen.

  3. Öffne die Vorlage, die du einstellen willst.
    → Die Vorlagenansicht wird geöffnet.

  4. Oben rechts im Hauptfenster siehst du den Bereich Vorlageneinstellungen.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  6. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 1. Vorlageneinstellungen
Einstellung Erläuterung

Dokumenttyp

Wähle einen Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste. Dadurch ordnest du die Vorlage einem Auftragstyp zu und verknüpfst sie mit dem zugehörigen Nummernkreis.
Hinweis: Die Wahl des Dokumenttyps ist eine Pflichteinstellung.

Für die Einstellung Dokumenttyp stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, aufgeteilt in vier Kategorien:

  • Kategorie: Auftrag
    Die Vorlagen dieser Kategorie generieren Auftragsdokumente, die du an deine Kund:innen versendest.

Dokumenttypen der Kategorie: Auftrag
Dokumenttyp Verwendung Verfügbar für Auftragstyp

Abhollieferung

Um für Kund:innen, die bestellte Ware bei dir abholen einen Abhollieferschein zu generieren.

Auftrag

Angebot

Um für Kund:innen individuelle Angebote zu generieren.

Angebot

Auftragsbestätigung

Um bei eingehenden Aufträgen Auftragsbestätigungen an Kund:innen zu senden.

Auftrag

Gelangensbestätigung

Um bei eingehenden Aufträgen aus anderen EU-Ländern Gelangensbestätigungen (die für Lieferungen in andere EU-Länder vorgeschriebenen sind) zu generieren.

Auftrag

Gutschrift

Beispielsweise um nachträgliche Preisnachlässe oder Rückerstattungen zu veranlassen.

Gutschrift

Korrekturbeleg

Um bei eingegangenen Aufträgen, für die eine Korrektur mit Gutschrift/Rückerstattung notwendig wird die Dokumente mit korrigierten Auftragspositionen zu generieren.

Gutschrift

Lieferschein

Um Lieferscheine für Lieferungen an Kund:innen zu generieren.

Auftrag

Mahnung

Um nach Ablauf von Zahlungsfristen Mahnungen zu generieren, um Kund:innen an die ausstehende Zahlung zu erinnern.

Auftrag

Proformarechnung

Beispielsweise um Proformarechnungen für den Zoll bei Einfuhr- und Ausfuhrlieferungen zu generieren.

Auftrag

Rechnung

Um Rechnungen für eingegangene Aufträge zu generieren.

Auftrag

Reparaturschein

Um Kund:innen für reparaturbedürftiger Ware Reparaturscheine zuzusenden, mit denen sie die Ware retournieren.

Reparatur

Sammelgutschrift

Um die entsprechende Sammelgutschrift zu generieren, wenn mehrere Einzelgutschriften bei einer Kund:in im Rahmen eines Sammelauftrags zusammengeführt werden.

Sammelgutschrift

Sammelrechnung

Um die entsprechende Sammelrechnung zu generieren, wenn mehrere unbezahlte Aufträge bei einer Kund:in im Rahmen eines Sammelauftrags zusammengeführt werden.

Sammelauftrag

Stornobeleg Gutschrift

Um bei Gutschriftskorrekturen Stornobelege für stornierte Gutschriften zu generieren.
Hinweis: Eine Gutschrift korrigierst du, indem du sie stornierst und eine neue Gutschrift erstellst.

Auftrag

Stornobeleg Mahnung

Um eine Mahnung zu stornieren, beispielsweise weil du eine Rechnung stornieren willst für die bereits eine oder mehrere Mahnungen existieren.

Auftrag

Stornobeleg Rechnung

Um bei Rechnungskorrekturen Stornobelege für stornierte Rechnungen zu generieren.
Hinweis: Eine Rechnung korrigierst du, indem du sie stornierst und eine neue Rechnung erstellst.

Auftrag

Hinweis: Ausführliche Informationen zu den Dokumenttypen der Kategorie Auftrag findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

  • Kategorie: Alle Aufträge

    • Benutzerdefiniertes Auftragsdokument
      Diese Vorlage steht für alle Auftragstypen zur Verfügung und generiert pro Auftrag ein zusätzliches, frei definierbares Dokument.
      Beispiel: Für ein bestimmtes Produkt möchtest du, dass Kund:innen nicht nur die üblichen Auftragsdokumente erhalten, sondern auch ein Infoblatt über die Herstellungsweise. Für das Generieren des Infoblattes verwendest du das Benutzerdefinierte Auftragsdokument.

  • Kategorie: Bestellungen
    Die Vorlagen dieser Kategorie generieren Dokumente, die in der Bestandsführung verwendet werden.

    • Bestellschein
      Diese Vorlage steht für den Auftragstyp Nachbestellung zur Verfügung und somit ausschließlich für Bestellungen von Waren bei deinen Lieferant:innen.

    • PO-Lieferschein
      Diese Vorlage steht für den Auftragstyp Bestellung, Typ Umbuchung zur Verfügung und somit ausschließlich für Umbuchungen von Waren zwischen verschiedenen Lagern. In Dokumenten, die über diese Vorlage generiert werden, sind die in der Umbuchung vorhandenen Auftragspositionen aufgelistet.

Hinweis: Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Warenwirtschaft.

  • Kategorie: Lager

    • Wareneingangsbeleg
      Diese Vorlage steht nur zur Verfügung, wenn du die PlentyONE Warehouse App nutzt. Beim Eingang bestellter Ware wird das entsprechende Dokument generiert.

Hinweis: Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Wareneingänge erfassen.

Vorlagenname

Gib einen Namen für die Vorlage ein. (Dieser Name ist nur intern sichtbar).
Hinweis: Die Wahl des Vorlagennamens ist eine Pflichteinstellung.

Dateiname

Definiere das Muster für den dynamischen Dateinamen, das jedes über die Vorlage generierte Dokument automatisch erhält. Dieser Name ist auch für Empfänger:innen der Dokumente sichtbar. Für das Namensmuster kannst du eigene Angaben sowie Variablen aus der Dropdown-Liste nutzen.
Hinweis: Die Wahl des Dateinamens ist eine Pflichteinstellung.

Die Variable $documentNumber ist die einzige Pflichtkomponente für den Dateinamen.

Hinweis: Für eigene Angaben im Dateinamen sind nur alphanumerische Zeichen, Sonderzeichen wie - _ ( ) und Umlaute erlaubt.

Tags

Füge bei Bedarf Tags für die Vorlage hinzu. Tags sind Schlagwörter, die du der Vorlage zuweist, um sie beispielsweise in der Übersicht besser zu erkennen.

Um das Tag einer Vorlage zuweisen zu können, muss bei der Tag-Erstellung der Verfügbarkeitstyp Dokumentenvorlage ausgewählt werden. Damit man ein Tag einem Dokument zuweisen kann, muss bei der Tag-Erstellung der Verfügbarkeitstyp Dokument ausgewählt werden. Damit ein Tag von der Vorlage in ein neu generiertes Dokument übernommen werden soll, müssen bei der Tag-Erstellung der Verfügbarkeitstyp Dokumentenvorlage UND Dokument ausgewählt werden.

3.2. Auftragseinstellungen vornehmen

In den DocumentBuilder-Auftragseinstellungen legst du über Dropdown-Listen fest, für welche Art Auftrag eine Vorlage verwendet wird. Sobald die Vorlage aktiviert ist, wird das System sie nur für die Aufträge nutzen, deren Parameter mit den festgelegten Auftragseinstellungen übereinstimmen.

Auftragseinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Öffne die Vorlage, die du einstellen willst.

  3. Oben rechts im Hauptfenster sind die Auftragseinstellungen.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.

Tabelle 2. Auftragseinstellungen
Einstellung Erläuterung

Standard-Einstellungen

Sprache

Wähle, für welche Auftragssprachen die Vorlage verwendet wird.

Mandant / Standort

Wähle, für welche Mandanten / Standorte die Vorlage verwendet wird.

Herkunft

Wähle, für welche Herkünfte die Vorlage verwendet wird.
Hinweis: Es werden nur aktive Herkünfte angezeigt. Weitere Informationen dazu findest du auf der Handbuchseite Auftragsherkunft.

Zahlungsart

Wähle, für welche Zahlungsarten die Vorlage verwendet wird.

Lieferland

Wähle, für welche Lieferländer die Vorlage verwendet wird.

Netto/Brutto

Wähle, ob die Vorlage für Netto- oder für Brutto-Aufträge verwendet wird.

Kundenklasse

Wähle, für welche Kundenklassen die Vorlage verwendet wird.

Zusätzliche Einstellungen für Dokumententyp Benutzerdefiniertes Auftragsdokument

Kontakt/Lieferant

Wähle, für welche Kontakte/Lieferanten die Vorlage verwendet wird.

Lager

Wähle, für welche Lager die Vorlage verwendet wird.

Empfängerlager

Wähle, für welche Empfängerager die Vorlage verwendet wird.

Senderlager

Wähle, für welche Senderlager die Vorlage verwendet wird.

3.3. Ausgabeeinstellungen vornehmen

Über die Ausgabeeinstellungen im DocumentBuilder definierst du die Formatvorgaben für eine Vorlage.

Ausgabeeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Öffne die Vorlage, die du einstellen willst.

  3. Klicke oben in der Vorlagenstruktur auf Ausgabeeinstellungen (settings).
    → Das Fenster mit den verfügbaren Ausgabeeinstellungen wird geöffnet.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.

Hinweis: Die verfügbaren Ausgabeeinstellungen können sich unterscheiden je nach Dokumenttyp. Beispielsweise erscheint die Einstellung Rechnungen der Aufträge integrieren nur bei dem Dokumenttyp Sammelrechnung.

Tabelle 3. Ausgabeeinstellungen
Einstellung Erläuterung

Format

Wähle das Format für die Vorlage. Die folgenden Formate stehen dir zur Verfügung: US Letter, US Legal, US Tabloid, A0, A1, A2, A3, A4, A5, A6, Benutzerdefiniert.

Ausrichtung

Wähle die Ausrichtung Hochformat oder Querformat.

Breite (mm)

Gib die Breite der Vorlage in mm ein.

Höhe (mm)

Gib die Höhe der Vorlage in mm ein.

Rand oben (mm)

Gib den oberen Rand der Vorlage in mm ein.

Rand unten (mm)

Gib den unteren Rand der Vorlage in mm ein.

Rand links (mm)

Gib den linken Rand der Vorlage in mm ein.

Rand rechts (mm)

Gib den rechten Rand der Vorlage in mm ein.

Schriftart

Wähle aus der Dropdown-Liste die Schriftart für die Vorlage. Zur Auswahl stehen die Schriftarten Arial, Times New Roman, Helvetica und Courier. Die ausgewählte Schriftart wird standardmäßig für alle Textabschnitte in der Vorlage verwendet.

Um für bestimmte Textabschnitte eine andere Schriftart als die Standard-Schriftart zu verwenden, ändere die Schriftart-Einstellungen im entsprechenden Text- bzw. Adress-Widget.

Schriftgröße

Wähle eine Schriftgröße aus der Dropdown-Liste.

Format Menge

Wähle, in welchem Format Mengen angezeigt werden sollen. Dafür stehen dir die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Systemstandard (Sprache des Auftrags)
    Hinweis: Wenn die Sprache des Auftrags Deutsch ist, wird standardmäßig die Option Komma als Dezimaltrennzeichen verwendet. Für alle anderen Sprachen wird standardmäßig die Option Punkt als Dezimaltrennzeichen verwendet.

  • Komma als Dezimaltrennzeichen (z.B. 12.003,67)

  • Punkt als Dezimaltrennzeichen (z.B. 12,003.67)

Datumsformat

Wähle, in welchem Format das Datum angezeigt werden soll. Dafür stehen dir die folgenden Optionen zur Verfügung.

  • Systemstandard (Sprache des Auftrags)
    Hinweis: Wenn die Sprache des Auftrags Deutsch ist, wird standardmäßig das Format dd.mm.yyyy verwendet. Für alle anderen Sprachen wird standardmäßig das Format dd-mm-yy verwendet.

  • dd.mm.yyyy

  • dd-mm-yy

  • dd/mm/yyyy

  • mm-dd-yyyy

  • yyyy-mm-dd

Währungsformat

Wähle, welches Währungsformat genutzt wird. Zur Auswahl stehen die Optionen:

  • ISO-Code (z.B. EUR, USD)

  • Symbol (z.B. $ or €)

Einheiten

Wähle, welches Einheitsformat für Maßeinheiten genutzt wird. Zur Auswahl stehen die Optionen:

  • Langform: Die Maßeinheit wird ausgeschrieben, z.B. Kilogram

  • Kurzform: Der ISO-Code wird verwendet, z.B. KGM

Dateiformat / XML-Format

Wähle, welches Format die generierten Dokumente haben sollen.

PDF ist als Dateiformat standardmäßig ausgewählt. Durch diese Auswahl werden die Dokumente nur im PDF-Format generiert.

Wenn die Vorlage Rechnungen im elektronischen Format generieren soll, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • E-Rechnungen sowohl im PDF- als auch im XML-Format generieren

    • Wähle für die Einstellung Dateiformat die Auswahl PDF/A3.

    • Wähle für die Einstellung XML-Format das gewünschte E-Rechnungsformat (X-Rechnung oder Factur-X-Basic).

  • E-Rechnungen nur im XML-Format generieren

    • Wähle für die Einstellung Dateiformat die Auswahl XML

    • Wähle für die Einstellung XML-Format das gewünschte E-Rechnungsformat (X-Rechnung oder Factur-X-Basic).

Hinweise:

  • Die Ausgabe als XML und PDF/A3 ist in aktuellen Systemen nur verfügbar bei den Vertragsarten Scale und Ultimate. Bei den Vertragsarten Lite, Lite+ und Expand ist die Funktion nicht verfügbar. Melde dich bei unserem Sales Team, um deinen Vertrag gegebenenfalls zu upgraden.

  • Vorlagen im XML-Format können im Editor nicht bearbeitet werden. Sobald XML als Dateiformat für eine Vorlage ausgewählt wird, wird die Editoransicht im DocumentBuilder für diese Vorlage deaktiviert.

  • Vorlagen, für die XML oder PDF/A3 als Dateiformat eingestellt ist, kannst du mit der Vorschaufunktion (visibility) im XML-Format anzeigen lassen.

  • Um eine XML-E-Rechnung zu generieren, greift der DocumentBuilder direkt auf die Stammdaten im Menü Einrichtung » Einstellungen. Falls du für Mandanten (Webshops) mit abweichenden Stammdaten eine E-Rechnungsvorlage erstellen willst, beachte die Informationen auf der Handbuchseite E-Rechnungen.

Konformität mit der Richtlinie EN 16931

Die Formate X-Rechnung und Factur-X-Basic sind beide mit der Norm EN-16931 konform. Es obliegt den Benutzer:innen zu entscheiden, welches Format sich für ihr Unternehmen am besten eignet.

Rechnungen der Aufträge integrieren / Gutschriften der Aufträge integrieren

Setze einen Haken, wenn die Einzelrechnungen bzw. Einzelgutschriften der Aufträge zu der Sammelrechnung/Sammelgutschrift als Anhänge hinzugefügt werden sollen.

Hinweis: Die Einstellung Rechnungen der Aufträge integrieren bzw. Gutschriften der Aufträge integrieren erscheint nur bei dem Dokumenttyp Sammelrechnung bzw. Sammelgutschrift.

PDF-Hintergrund verwenden

Wähle in der Dropdown-Liste aus, wie der PDF-Hintergrund verwendet werden soll. Die Auswahlmöglichkeiten sind wie folgt:

Erste Seite wiederholen

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus einer Seite, wird das Layout dieser Seite auf jede Dokumentseite angewandt.

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus mehreren Seiten, wird nur das Layout der ersten Seite auf jede Dokumentseite angewandt.

Fortlaufend verwenden

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus einer Seite, wird das Layout dieser Seite auf jede Dokumentseite angewandt.

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus mehreren Seiten, wird das Layout dieser Seiten abwechselnd auf alle Dokumentseiten angewandt, beginnend mit Hintergrundseite eins.
    Beispielsequenzen: 121212 oder 123123123

Letzte Seite wiederholen

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus einer Seite, wird das Layout dieser Seite auf jede Dokumentseite angewandt.

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus mehreren Seiten, wird das Layout der ersten Hintergrundseite(n) einmal angewandt; die letzte Hintergrundseite wird auf alle übrigen Seiten des Dokuments angewandt.
    Beispielsequenzen: 12222 oder 12333

Einmal verwenden

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus einer Seite, wird das Layout dieser Seite nur auf die erste Dokumentseite angewendet; alle übrigen Dokumentseiten haben keinen Hintergrund.

  • Besteht der PDF-Hintergrund aus mehreren Seiten, wird das Layout jeder Hintergrundseite einmal angewandt; alle verbleibenden Dokumentseiten haben keinen Hintergrund.
    Beispielsequenzen: 12---- oder 123----

PDF-Hintergrund hochladen

Wähle eine Datei (more_horiz), die du als PDF-Hintergrund der Vorlage nutzen möchtest und lade sie hoch. Der gewählte Hintergrund wird anschließend in der PDF-Vorschau angezeigt. Bei Bedarf kannst du den gewählten Hintergrund auch wieder löschen (delete).
Hinweis: Es kann lediglich ein Hintergrund hochgeladen werden.

Kopfzeile anzeigen

Aktiviere die Umschaltfläche (toggle_on), um die Kopfzeile anzuzeigen.

Fußzeile anzeigen

Aktiviere die Umschaltfläche (toggle_on), um die Fußzeile anzuzeigen.

Kopf-/Fußzeile aus vorhandener Vorlage verwenden

Nutze diese Dropdown-Listen, um eine Vorlage mit der Kopf-/Fußzeile einer anderen Vorlage zu verknüpfen. Wähle dazu aus der entsprechenden Dropdown-Liste die Vorlage, die als Quelle für die Kopf-/Fußzeile dienen soll.

Erweiterte Beschreibung für die Einrichtung einer globalen Kopf-/Fußzeile.

Richte zunächst die Kopf-/Fußzeile ein. Gehe dazu vor wie folgt:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder.

  2. Richte in einer neuen Vorlage oder in einer bereits vorhandenen Vorlage den Bereich Kopf-/Fußzeile ein. Beachte dazu die Erläuterungen auf der Handbuchseite Vorlage im Editor gestalten. Hinweis: Wir empfehlen, eine voll funktionsfähige Vorlage (z.B. eine Auftragsbestätigungsvorlage) als Quelle für eine globale Kopf-/Fußzeile zu verwenden. Eine Vorlage ausschließlich als Quelle für eine globale Kopf-/Fußzeile zu nutzen, kann zu Verwirrung führen.

  3. Speichere (save) die Änderungen.

  4. Aktiviere die Vorlage (toggle_on).

Verknüpfe anschließend eine andere Vorlage mit der eingerichteten Kopf-/Fußzeile. Gehe dazu vor wie folgt:

  1. Öffne die Vorlage, die du einstellen willst. Beachte dazu bei Bedarf die Erläuterungen im Abschnitt Ausgabeeinstellungen vornehmen.

  2. Klicke oben in der Vorlagenstruktur auf Ausgabeeinstellungen (settings).
    → Das Fenster mit den verfügbaren Ausgabeeinstellungen wird geöffnet.

  3. Scrolle im Fenster nach unten zu den Dropdown-Listen Kopfzeile aus vorhandener Vorlage verwenden und Fußzeile aus vorhandener Vorlage verwenden.

  4. Aus den dort aufgelisteten Vorlagen, wähle diejenige, deren Kopf-/Fußzeile in der aktuellen Vorlage erscheinen soll.
    Hinweis: In der jeweiligen Dropdown-Liste erscheinen nur Vorlagen, die aktiviert sind und eine Kopf-/Fußzeile enthalten.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.

Hinweise:

  • Kopf-/Fußzeilen mit denen andere Vorlagen verknüpft sind, werden als globale Kopf-/Fußzeilen bezeichnet.

  • Die Vorlage, die die globale Kopf-/Fußzeile enthält, muss aktiviert sein.

  • Wir empfehlen, eine voll funktionsfähige Vorlage (z.B. eine Auftragsbestätigungsvorlage) als Quelle für eine globale Kopf-/Fußzeile zu verwenden. Eine Vorlage ausschließlich als Quelle für eine globale Kopf-/Fußzeile zu nutzen, kann zu Verwirrung führen.

  • Ist eine Vorlage mit einer globalen Kopf-/Fußzeile verknüpft, kann die Kopf-/Fußzeile der Vorlage nicht bearbeitet werden.

  • Wird eine Vorlage mit globaler Kopf-/Fußzeile gelöscht/deaktiviert, haben die mit ihr verknüpften Vorlagen keine Kopf-/Fußzeile mehr.

  • Zwei Spalten in der DocumentBuilder-Übersicht zeigen an, ob eine Vorlage eine globale Kopf-/Fußzeile enthält oder mit einer globalen Kopf-/Fußzeile verknüpft ist.

  • Durch die Filteroptionen im DocumentBuilder kannst du nach Vorlagen suchen, die mit einer globalen Kopf-/Fußzeile verknüpft sind oder eine solche enthalten.
Ungespeicherte Änderungen

Wenn ungespeicherte Änderungen in den Einstellungen einer Vorlage vorhanden sind, wird links in der Navigation ein Sternchen im jeweiligen Bereich angezeigt.