Basiseinstellungen vornehmen

In diesem Teil des Schnelleinstiegs findest du Erläuterungen zu allgemeinen Einstellungen wie dem Speichern von Firmen- und Bankdaten sowie zum Einrichten des E-Mail-Versands und E-Mail-Vorlagen. Außerdem erklären wir dir auf dieser Seite, wie du eine Domain und ein SSL-Zertifikat für deinen Webshop bestellst.

Für einige der genannten Einstellungen stehen dir unsere virtuellen Assistenten zur Verfügung. Diese helfen dir dabei, dein System Schritt für Schritt optimal einzurichten.

1. Eigene Firmen-, Kontakt - und Bankdaten speichern

Vertragsdaten ändern

Eine Änderung der Stammdaten in diesem Menü ändert nicht die Kundenstammdaten deines PlentyONE Vertrages z.B. für die Rechnungsstellung. Vertragsdaten passt du im Menü PlentyONE Logo (Start) » Mein Konto im Bereich Verträge an.
Weitere Informationen findest du auf dieser Handbuchseite.

Gib deine eigenen Firmen-, Kontakt- und Bankdaten im System ein. Diese Informationen kannst du später zum Beispiel über Variablen in deinen E-Mail-Vorlagen ausgeben.
Weitere Informationen zu den Variablen findest du weiter unten auf dieser Seite in den Kapiteln Beispiel: E-Mail-Vorlage anpassen und Variablen in die Vorlage einfügen.

1.1. Eigene Firmen- und Kontaktdaten speichern

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um deine eigenen Firmen- und Kontaktdaten im System zu speichern.

Firmen- und Kontaktdaten speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Stammdaten.

  2. Fülle die Felder aus bzw. wähle die Optionen aus den Dropdown-Listen.

  3. Speichere (save) die Einstellungen.

1.2. Eigene Bankdaten speichern

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um deine eigenen Bankdaten im System zu speichern.
Deine Bankdaten können über Variablen in E-Mail-Vorlagen ausgegeben werden. Das bedeutet, dass PlentyONE in den E-Mails selbst die Variablen durch den jeweiligen Inhalt ersetzt. Die Variable Kontoinhaber (Stammdaten) wird so durch den Namen des Kontoinhabers ersetzt und Bankname (Stammdaten) setzt den Namen der Bank ein. IBAN (Stammdaten) wird durch die IBAN und BIC (Stammdaten) durch den BIC ersetzt. E-Mail-Vorlagen erstellst du schnell und einfach per Drag-and-drop mit dem EmailBuilder.

Bankdaten speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Bank.

  2. Fülle die Felder aus.

  3. Speichere (save) die Einstellungen.

2. Standorte anlegen

Öffne das Menü Einrichtung » Assistenten und dort den Bereich Grundeinrichtung. Durchlaufe dann den Assistenten Standorte, um die folgenden Einstellungen vorzunehmen:

  • Standort anlegen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer speichern

  • Brutto- oder Netto-Auftragssummen auf deinen Rechnungen für die Lieferung in EU-Mitgliedsstaaten und Nicht-EU-Staaten festlegen

  • Rundungsverhalten der Auftragssummen speichern

  • Umsatzsteuersätze für den Standort speichern

Standard-Standort ändern

Den Standard-Standort änderst du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Einstellungen. Der Standard-Standort wird dann z.B. auch im Bestellvorgang im Webshop verwendet, was u.a. die Anzeige der MwSt. beeinflusst.
Hinweis: Wenn du in diesem Menü Änderungen vornimmst, werden andere Benutzer:innen automatisch ausgeloggt und müssen sich neu einloggen, damit die Änderungen auch für diese Benutzer:innenprofile greifen.

Weitere Informationen zu den Einstellungen in diesem Menü findest du auf der Handbuchseite Mandanten verwalten.

Beachte außerdem, dass du das Lieferland für den Standort erst im Menü Einrichtung » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Lieferländer aktivieren musst, damit es dir als neuer Standard-Standort im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Einstellungen zur Verfügung steht.

3. Klasse erstellen

Mit Klassen unterteilst du deinen Kundenstamm nach unterschiedlichen Kriterien. Du kannst z.B. Mindestbestellmengen festlegen, Rabatte gewähren und entscheiden, ob die Preise in deinem Webshop in brutto oder netto angezeigt werden.

Für den Anfang empfehlen wir dir das Erstellen von 2 Klassen:

  • B2C für deine Endkund:innen

  • B2B für Händler:innen

Du benötigst die Klassen für eventuelle weitere Einstellungen, die du in deinem System vornehmen möchtest, wie z.B. das Speichern von Verkaufspreisen.

Klasse erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Klassen.

  2. Klicke auf add Neue Klasse hinzufügen.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Klasse erstellen
Einstellung Erläuterung

Name

Gib im Bereich Allgemein den Namen für die Klasse ein, z.B. Standardkund:innen oder B2C.

Rabattart

Wähle im Bereich Rabatt ggf. die Rabattart. Weitere Informationen zu den Rabattarten findest du auf der Handbuchseite Vorbereitende Einstellungen vornehmen im Kapitel Rabattsystem nutzen.

Erlaubte Zahlungsarten

Wähle im Bereich Zahlung, welche Zahlungsarten, die später in deinem Webshop verfügbar sind, für die Klasse erlaubt sein sollen.

Anzeige der Preise im Webshop

Wähle im Bereich Allgemein, ob die Preise im Webshop brutto oder netto angezeigt werden sollen.

Weitere Informationen und Einstellungsmöglichkeiten in den Klassen findest du auf der Handbuchseite Vorbereitende Einstellungen vornehmen.

4. E-Mail-Versand einrichten

Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten. Durchlaufe dann den Assistenten E-Mail-Konten, um die folgenden Einstellungen vorzunehmen:

  • Zugangsdaten deines E-Mail-Kontos speichern, damit PlentyONE über dein E-Mail-Konto E-Mails für dich versenden kann. Beachte, dass es möglich sein kann, dass du dir eine Freigabe bei deinem E-Mail-Provider einholen musst, damit PlentyONE die E-Mails versenden darf.

  • Live-Modus aktivieren

  • Signatur für deine ausgehenden E-Mails speichern

  • Infodienst aktivieren, um eine Blindkopie aller ausgehenden E-Mails zu erhalten

  • E-Mail-Vorlagen mit bestimmten Ereignissen verknüpfen, damit diese Vorlagen bei Eintritt des Ereignisses an deine Kund:innen versendet werden.

Testmodus sendet E-Mails nur an deine E-Mail-Adresse

Es gibt einen Testmodus, der standardmäßig aktiviert ist. Im Testmodus werden alle E-Mails nur an die von dir eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. So kannst du alle Einstellungen und Inhalte testen, bevor du live mit dem E-Mail-Versand arbeitest.

5. E-Mail-Vorlagen einrichten

PlentyONE erzeugt alle E-Mails auf Basis von Vorlagen. Tabelle 2 listet die E-Mail-Vorlagen auf, deren Einrichtung wir dir für den Anfang empfehlen. E-Mail-Vorlagen werden im Menü CRM » EmailBuilder erstellt.

Du kannst alle E-Mail-Vorlagen an deine Erfordernisse anpassen. Weiter unten auf dieser Seite im Kapitel Beispiel: E-Mail-Vorlage anpassen findest du ein Beispiel, wie du die E-Mail-Vorlage Shop: Eingangsbestätigung Bestellung anpasst.

Tabelle 2. Bereits vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlage Erläuterung

Auftrag: Rechnung PDF-Anhang

Sendet die Rechnung als Dateianhang an deine Kund:innen.
Wichtig: Eine Rechnungsvorlage für den Standort Deutschland ist bereits vorkonfiguriert. Wenn eine Rechnung für den Auftrag existiert und du eine Ereignisaktion eingerichtet hast, wird die Rechnung automatisch an deine Kund:innen versendet, weil in der Vorlage Auftrag: Rechnung PDF-Anhang der PDF-Anhang Rechnung bereits standardmäßig gewählt ist.
Weitere Informationen dazu findest du auf der Schnelleinstiegsseite Vorgänge automatisieren.

Auftrag: Versandbestätigung

Wird bei Versand der Ware verschickt.
Tipp: Erstelle eine Ereignisaktion mit dem Ereignis Paketnummer und füge Filter und Aktionen hinzu, damit die am Auftrag gespeicherte Paketnummer über die Variable Tracking-URL ausgegeben wird. Weitere Informationen findest du auf der Schnelleinstiegsseite Vorgänge automatisieren.

Shop: Eingangsbestätigung Bestellung

Benachrichtigung an deine Kund:innen, dass die Bestellung eingegangen ist.
Wichtig: In dieser E-Mail-Vorlage solltest du aus rechtlichen Gründen eine Widerrufsbelehrung sowie die AGB einfügen. Von großer Bedeutung in dieser E-Mail-Vorlage sind alle Formulierungen, die das vertragliche Verhältnis mit den Kund:innen betreffen. Deine Texte solltest du daher von einem kundigen Anwaltsbüro prüfen lassen.
Die Texte für die Widerrufsbelehrung und die AGB speicherst du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Webshop » Rechtliches. Über die Variablen Widerrufsrecht im HTML-Format und Allgemeine Geschäftsbedingungen im HTML-Format werden das Widerrufsrecht und die AGB dann automatisch in der E-Mail ausgegeben.

Es gibt viele weitere Standardvorlagen, die bereits in deinem System vorhanden sind. Diese E-Mail-Vorlagen musst du ggf. anpassen und mit einem Ereignis im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten im Assistenten E-Mail-Konten im Schritt Automatischer Versand verknüpfen oder eine Ereignisaktion einrichten. Weitere Informationen findest du auf der Schnelleinstiegsseite Vorgänge automatisieren.

5.1. Rechtliche Angaben speichern

Es ist wichtig, dass du vorab die rechtlichen Angaben für deinen Webshop speicherst. Dazu zählen die AGB, das Widerrufsrecht, die Datenschutzerklärung, das Impressum sowie das Widerrufsformular. In der E-Mail-Vorlage selbst fügst du Variablen ein, die den Text in der E-Mail-Vorlage dann ersetzen.

Wir empfehlen, die Texte im Vorfeld von einem kundigen Anwaltsbüro prüfen zu lassen, bevor du diese verwendest.

Rechtliche Angaben speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Webshop » Rechtliches.

  2. Klappe die Sprache Deutsch auf ().

  3. Füge die Texte in den jeweiligen Tabs AGB, Widerrufsrecht, Datenschutzerklärung, Impressum und Widerrufsformular im Tab HTML ein.
    Tipp: Lasse die Texte zu den rechtlichen Angaben von einem kundigen Anwaltsbüro prüfen.

  4. Speichere () die Einstellungen.

5.2. Beispiel: E-Mail-Vorlage anpassen

Anhand des Beispiels der E-Mail-Vorlage Shop: Eingangsbestätigung Bestellung beschreiben wir im Folgenden, wie du eine E-Mail-Vorlage im EmailBuilder anpasst.

E-Mail-Vorlage anpassen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Klappe den Ordner auf (chevron_right), der die Vorlage enthält, die du bearbeiten möchtest.

  3. Klicke auf die Vorlage.

  4. Klicke auf edit (Bearbeiten).

  5. Ändere ggf. den Text.

  6. Füge z.B. die Variablen Widerrufsrecht im HTML-Format und Allgemeine Geschäftsbedingungen im HTML-Format ein, damit in der versendeten E-Mail-Vorlage die Texte für die AGB und das Widerrufsrecht ausgegeben werden.
    Hinweis 1: Die Texte hast du vorab im System gespeichert wie in Kapitel Rechtliche Angaben speichern beschrieben.
    Hinweis 2: Die verfügbaren Variablen kannst du links neben der geöffneten Vorlage suchen.

  7. Weitere Informationen zu den Variablen für rechtliche Angaben findest du in Tabelle 3 am Ende dieses Kapitels.

  8. Ersetze die Musterkontaktdaten am Ende der Vorlage durch deine Kontaktdaten.
    Tipp: Du kannst dafür die Variable Signatur im HTML-Format verwenden.

  9. Speichere (save) die Einstellungen.

5.3. Vorlage für die Eingangsbestätigung mit einer Ereignisaktion verknüpfen

Du hast die E-Mail-Vorlage Shop: Eingangsbestätigung Bestellung nach deinen Erfordernissen angepasst und gespeichert? Sehr gut! Richte nun eine Ereignisaktion, damit die E-Mail-Vorlage Shop: Eingangsbestätigung Bestellung automatisch an deine Kund:innen versendet wird, wenn diese eine Bestellung in deinem Webshop aufgegeben haben.

Vorlage für die Eingangsbestätigung mit einer Ereignisaktion verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein, z.B. Neuer Auftrag Webshop.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 4.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 4 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 4. Ereignisaktion zum automatischen Versenden einer Eingangsbestätigung bei Bestellung in deinem Webshop
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage: Neuer Auftrag

Filter

Auftrag > Herkunft

Mandant (Shop)

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Angepasste Vorlage Shop: Eingangsbestätigung Bestellung hinzufügen und als Empfänger Kunde wählen

5.4. Variablen in die Vorlage einfügen

In E-Mail-Vorlagen kannst du beliebig viele Variablen einfügen. In den E-Mails selbst ersetzt PlentyONE die Variablen und durch den jeweiligen Inhalt. Die Variable Vollständiger Name wird so z.B. durch den Vornamen und Nachnamen der Kund:in ersetzt und die Variable Auftrags-ID setzt die ID des Auftrags ein.

Variablen in die Vorlage einfügen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Öffne die E-Mail-Vorlage, in die du Variablen einfügen möchtest.

  3. Klicke auf edit (Bearbeiten).
    → Der Editor mit der Vorlage wird geöffnet.

  4. Klicke erneut auf edit (Bearbeiten).
    → Links neben der Vorlage siehst du den Bereich Variablen.

  5. Gib im Feld Suche den Namen der Variable ein oder klappe die verschiedenen Kategorien auf, um die Variablen zu suchen.

  6. Mit einem Klick auf die Variable fügst du die Variable an der gewünschten Stelle deiner Vorlage ein.

  7. Speichere (save) die Einstellungen.

Variable URL zur Auftragsübersicht einfügen

Alle E-Mails an deine Kund:innen sollten die Variable URL zur Auftragsübersicht enthalten. Diese Funktion gibt den Link zum Bereich Mein Konto deines Webshops aus. Mit einem Klick auf diesen Link können deine Kund:innen jederzeit ihre Daten aktualisieren, die Auftragshistorie einsehen, weitere Artikel zur Bestellung hinzufügen und den Status der Bestellung verfolgen.

5.5. Dateien an E-Mail-Vorlagen anhängen

Du kannst 2 Arten von Dateien an deine E-Mail-Vorlagen anhängen:

  • dynamische Anhänge

  • statische Anhänge

Den Unterschied dieser beiden Anhänge beschreiben wir im Folgenden.

Die möglichen Typen eines dynamischen Anhangs, z.B. Rechnung oder Lieferschein, sind Auftragsdokumente in deinem System. Diese Dokumente richtest du im Menü Einrichtung » Dokumente » DocumentBuilder ein.

Statische Anhänge können z.B. ein Artikelprospekt, eine Anleitung oder eine Fotodatei sein. Du lädst diese Dateien im Menü Shop » Dokumente hoch.

5.5.1. Statischen Anhang erstellen und anhängen

Alle Dokumente, die du über eine E-Mail-Vorlage als statischen Anhang versenden möchtest, müssen vorher im System hochgeladen werden. Ein Beispiel für ein solches Dokument sind die AGB, weil dieses Dokument häufig als Anhang der Eingangsbestätigung einer Bestellung versendet wird – vorausgesetzt du hast die AGB nicht über die Variable Allgemeine Geschäftsbedingungen im HTML-Format direkt in der Vorlage eingefügt.

Das Einrichten erfolgt in 2 Schritten. Zunächst lädst du das Dokument im Menü Shop » Dokumente hoch. Dann verknüpfst du das Dokument mit einer E-Mail-Vorlage. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Dokument hochladen:

  1. Öffne das Menü Shop » Dokumente.

  2. Klicke im Tab Upload auf Datei auswählen.

  3. Wähle die Datei, die du hochladen möchtest, und klicke auf Öffnen.

  4. Wähle eine der Optionen unter Berechtigung.
    Hinweis: Mit der Berechtigung legst du fest, ob das Dokument nur für Mitarbeiter, nur für Kunden oder öffentlich, also für alle Besucher:innen des Webshops, verfügbar sein soll.

  5. Gib ggf. einen Namen für den Ordner ein.

  6. Speichere () die Einstellungen.

Dokument mit einer E-Mail-Vorlage verknüpfen:

  1. Öffne das Menü CRM » EmailBuilder.

  2. Öffne die E-Mail-Vorlage.

  3. Klicke ganz oben rechts auf translate Sprachabhängige Einstellungen.

  4. Wähle in der richtigen Sprache aus der Dropdown-Liste Statische Anhänge die Datei, die du als Anhang versenden möchtest.

  5. Speichere (save) die Einstellungen.
    → Die Datei wird als Anhang mit versendet.

6. Domain bestellen

Der Begriff "Domain" bezeichnet eine Internetadresse in Form eines Namens sowie einer Erweiterung, der Top-Level-Domain, z.B. .de. Du kannst den Namen frei wählen. Eine Domain ist einmalig und darf weltweit nicht doppelt vorkommen. Bei der Registrierung der Domain, zum Beispiel bei einem Hosting-Dienstleister, wird daher geprüft, ob deine gewünschte Domain noch nicht vergeben ist.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Domains.

7. SSL-Zertifikat bestellen

Ein SSL-Zertifikat dient dazu, deine Website zu verschlüsseln und gewährleistet eine sichere Verbindung zu deinem Webshop. Wenn du ein SSL-Zertifikat verwendest, ist deine Website über https erreichbar. Wichtig ist, dass die Domain, für die du das SSL-Zertifikat bestellen möchtest, eine aktivierte Hauptdomain ist.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite SSL-Zertifikate.

8. Checkliste

Arbeite die Checkliste durch, um deine Einstellungen zum Thema Basiseinstellungen zu prüfen.

  • Hast du den Assistenten Basics durchlaufen?

  • Hast du den Assistenten Standorte durchlaufen?

  • Hast du den Assistenten E-Mail-Konten durchlaufen?

  • Hast du die Variable Signatur im HTML-Format am Ende deiner E-Mail-Vorlagen hinzugefügt?

  • Hast du in allen E-Mail-Vorlagen die Musterdaten durch deinen eigenen Kontaktdaten ergänzt?

  • Enthalten alle E-Mail-Vorlagen die Variable URL zur Auftragsübersicht?

  • Hast du die Domain für deinen Webshop bestellt?

  • Hast du ein SSL-Zertifikat gebucht?

  • Hast du nach dem Testen den Testmodus deaktiviert, damit E-Mails ab sofort an deine Kund:innen und nicht mehr an dich selbst versendet werden?

9. Mehr zum Thema Basiseinstellungen

Weiter zum Thema Lager und Lieferant:in einrichten