E-Mail-Postfächer verwalten

End of Life der Postfachverwaltung von mailbox.org

Die Verwaltung und der Support von E-Mail-Postfächern über die PlentyONE GmbH wird am 31.3.2025 eingestellt. Ab sofort hast du die Möglichkeit, die Verwaltung und Zahlung direkt an mailbox.org zu übertragen. Die Vertragsdaten werden sich dadurch ändern, jedoch entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Mehr Informationen findest hier.

1. E-Mail-Postfächer verwalten

Wenn du deine Domains von PlentyONE verwalten lässt, kannst du als Person mit Admin-Rechten im Menü Einrichtung » Einstellungen » E-Mail E-Mail-Postfächer für Systembenutzer:innen erstellen und verwalten. Diese E-Mail-Postfächer werden bei einem Drittanbieter, dem externen E-Mail-Provider mailbox.org, angelegt und von diesem Drittanbieter gehostet. Nachfolgend wird beschrieben, wie du E-Mail-Postfächer und zusätzliche E-Mail-Adressen pro Postfach (Alias) erstellst.

E-Mail-Postfächer anderer Provider

Die hier beschriebene Einrichtung gilt nur für PlentyONE Kund:innen, die ihre Domains von PlentyONE verwalten lassen und die den externen Dienstleister mailbox.org nutzen möchten. Wenn du deine E-Mail-Konten über einen anderen Provider verwaltest und darüber E-Mails durch dein System versenden möchtest, ist diese Einrichtung nicht erforderlich. Beachte aber auch dann das Kapitel E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern auf der Handbuchseite EmailBuilder: Vorbereitende Einstellungen vornehmen.

2. Postfach erstellen

Lege für Benutzer:innen, die ein eigenes Postfach bei mailbox.org erhalten sollen, wie unten beschrieben ein Postfach an. Du benötigst Admin-Rechte, um Postfächer und Alias anzulegen.

Neues Postfach erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » E-Mail.

  2. Klicke auf Postfach erstellen (add).
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.

  3. Wähle als E-Mail-Adresstyp Postfach.

  4. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  5. Klicke auf Postfach erstellen.
    → Das E-Mail-Postfach wird beim externen Dienstleister mailbox.org erstellt.

Tabelle 1. Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung

E-Mail-Adresstyp

E-Mail-Adresstyp Postfach wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll. Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Für Testdomains, zum Beispiel @plenty-test-drive, sowie für externe Domains, die nicht über PlentyONE verwaltet werden, können keine Postfächer angelegt werden.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.

Vorname
Nachname

Vornamen und Nachnamen der Person mit diesem Benutzer:innen-Konto eingeben. Dieser Name wird mit der E-Mail-Adresse als Absender angezeigt.

Systembenutzer

Benutzer:innen-Konto wählen, dem das Postfach zugewiesen werden soll.

Weiterleitungen

Wenn E-Mails, die an dieses Postfach gesendet werden, an ein anderes Postfach weitergeleitet werden sollen, eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen durch Komma getrennt hinterlegen, zum Beispiel kunde@ihredomain.de,consultant@ihredomain.de.

E-Mails in Postfach speichern

Option wird wählbar, wenn eine Weiterleitung eingerichtet wird.
Aktiviert = E-Mails werden an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. Kopien der weitergeleiteten E-Mails werden auch in diesem Postfach gespeichert.
Nicht aktiviert = E-Mails werden direkt an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. In diesem Postfach werden keine E-Mails gespeichert.

Passwort;
Passwort wiederholen

Passwort eingeben und durch erneute Eingabe bestätigen.
Hinweis: Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen und einer Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Zahlen bestehen.

Tarif

Tarif wählen. Preise gelten zzgl. MwSt. Dein PlentyONE Vertrag wird nach dem Erstellen des Postfachs angepasst.

2.1. Zugangsdaten für mailbox.org-Server in PlentyONE hinterlegen

Damit PlentyONE E-Mails, zum Beispiel Auftragsbestätigungen, für dich versenden kann, speichere im Assistenten E-Mail-Konten im Menü Einrichtung » Mandant » Global » E-Mail-Konten die Zugangsdaten zu dem mailbox.org-Postfach, über das du diese E-Mails versenden möchtest.

3. Zusätzliche E-Mail-Adresse (Alias) für ein Postfach erstellen

Wenn ein Postfach über mehr als eine E-Mail-Adresse erreichbar sein soll, erstelle ein Alias für das Postfach. Die Anzahl der möglichen E-Mail-Adressen pro Postfach ist vom gewählten Tarif abhängig. Gehe wie unten beschrieben vor, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach zu erstellen.

Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » E-Mail.

  2. Klicke auf Postfach erstellen (add).
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.

  3. Wähle als E-Mail-Adresstyp Alias.

  4. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Klicke auf Postfach erstellen.
    → Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird erstellt.

Tabelle 2. Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung

E-Mail-Adresstyp

E-Mail-Adresstyp Alias wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll: Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Den Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.

Zielpostfach

Das Postfach wählen, in das E-Mails an diese Alias-Adresse eingehen sollen.

4. SPF- und DKIM-Einträge hinterlegen

Um die Spam-Reputation deiner Domains zu erhöhen, kannst du im Domain-Assistenten SPF- und DKIM-Einträge hinterlegen. Gehe wie folgt vor, um SPF- und/oder DKIM-Einträge im Domain-Assistenten zu hinterlegen:

SPF-Eintrag hinterlegen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Domains.

  2. Öffne die Domain, bei der du den SPF-Eintrag hinterlegen möchtest.
    → Die Domain-Einstellungen öffnen sich.

  3. Klicke auf den Schritt Einstellungen externer Mailserver.

  4. Füge den SPF-Eintrag unter SPF ein.

SPF von mailbox.org

Ist dein Postfach-Provider mailbox.org ist der SPF-Eintrag v=spf1 mx include:mailbox.org ~all. Du kannst diesen kopieren und unter SPF eintragen.

  1. Klicke auf Konfiguration von TXT Records

  2. Klicke auf Neuen Eintrag hinzufügen (add).

  3. Trage in der Spalte Quelle nichts ein. Die Domain wird automatisch übernommen, es muss kein Eintrag erfolgen.

  4. Füge unter Ziel nochmals denselben SPF-Eintrag ein.

  5. Klicke auf Zusammenfassung.

  6. Klicke auf Abschließen.
    → Der SPF-Eintrag wird gespeichert.

DKIM-Eintrag hinterlegen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Domains.

  2. Öffne die Domain, bei der du den DKIM-Eintrag hinterlegen möchtest.
    → Die Domain-Einstellungen öffnen sich.

  3. Klicke auf den Schritt Konfiguration von TXT Records.

  4. Klicke auf Neuen Eintrag hinzufügen (add).

  5. Trage unter Quelle die Quelle für deinen DKIM-Eintrag ein. Die Domain wird automatisch übernommen, es muss kein Eintrag erfolgen.

  6. Füge den DKIM-Eintrag unter Ziel einer Quelle hinzu.

DKIM-Eintrag für mailbox.org

Quelle: mbo0001._domainkey

Ziel: v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEA2K4PavXoNY8eGK2u61LIQlOHS8f5sWsCK5b+HMOfo0M+aNHwfqlVdzi/IwmYnuDKuXYuCllrgnxZ4fG4yVaux58v9grVsFHdzdjPlAQfp5rkiETYpCMZwgsmdseJ4CoZaosPHLjPumFE/Ua2WAQQljnunsM9TONM9L6KxrO9t5IISD1XtJb0bq1lVI/e72k3mnPd/q77qzhTDmwN4TSNJZN8sxzUJx9HNSMRRoEIHSDLTIJUK+Up8IeCx0B7CiOzG5w/cHyZ3AM5V8lkqBaTDK46AwTkTVGJf59QxUZArG3FEH5vy9HzDmy0tGG+053/x4RqkhqMg5/ClDm+lpZqWwIDAQAB

  1. Klicke auf Zusammenfassung.

  2. Klicke auf Abschließen.
    → Der DKIM-Eintrag wird gespeichert.

Du kannst außerdem auch einen zweiten Schlüssel als Backup hinterlegen. Gehe dafür wie folgt vor:

Backup-Eintrag hinterlegen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Domains.

  2. Öffne die Domain, bei der du den Backup-Eintrag hinterlegen möchtest.
    → Die Domain-Einstellungen öffnen sich.

  3. Klicke auf den Schritt Konfiguration von TXT Records.

  4. Klicke auf Neuen Eintrag hinzufügen (add).

  5. Trage unter Quelle die Quelle für deinen Backup-Eintrag ein.

  6. Füge den DKIM-Eintrag unter Ziel einer Quelle hinzu.

Backup-Eintrag für mailbox.org

Quelle: mbo0002._domainkey

Ziel: v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEAqxEKIg2c48ecfmy/+rj35sBOhdfIYGNDCMeHy0b36DX6MNtS7zA/VDR2q5ubtHzraL5uUGas8kb/33wtrWFYxierLRXy12qj8ItdYCRugu9tXTByEED05WdBtRzJmrb8YBMfeK0E0K3wwoWfhIk/wzKbjMkbqYBOTYLlIcVGQWzOfN7/n3n+VChfu6sGFK3k2qrJNnw22iFy4C8Ks7j77+tCpm0PoUwA2hOdLrRw3ldx2E9PH0GVwIMJRgekY6cS7DrbHrj/AeGlwfwwCSi9T23mYvc79nVrh2+82ZqmkpZSTD2qq+ukOkyjdRuUPck6e2b+x141Nzd81dIZVfOEiwIDAQAB

  1. Klicke auf Zusammenfassung.

  2. Klicke auf Abschließen.
    → Der Backup-Eintrag wird gespeichert.

5. Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wählen

Die Verschlüsselungsmethoden SSL, TLS und die Einstellung keine Verschlüsselung stehen dir in PlentyONE zur Verfügung. Wähle für die Kommunikation mit dem E-Mail-Server eine dieser Verschlüsselungsmethoden. Welche Einstellungen du für die Methode vornehmen musst, wird in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

5.1. Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung

Richte für eine geschützte Datenübertragung zwischen deinen E-Mail-Programmen und deinem Postfach eine SSL-Verschlüsselung ein. Tabelle 3 listet die Einstellungen für die SSL-Verschlüsselung im Assistenten E-Mail-Konten im Schritt Zugangsdaten auf.

Tabelle 3. Einstellungen für SSL-Verschlüsselung
Servertyp Server Verbindungssicherheit Port

IMAP

mail.IHRE-DOMAIN.de

SSL/TLS

993

POP3

mail.IHRE-DOMAIN.de

SSL/TLS

995

SMTP

mail.IHRE-DOMAIN.de

SSL/TLS

587

5.2. Sicherheit durch STARTTLS

Um die Kompatibilität zu älteren E-Mail-Programmen zu gewährleisten, bietet PlentyONE auch STARTTLS an. Tabelle 4 listet die Einstellungen für die STARTTLS-Verschlüsselung im Assistenten E-Mail-Konten im Schritt Zugangsdaten auf.

Tabelle 4. Einstellungen für STARTTLS-Verschlüsselung
Servertyp Server Verbindungssicherheit Port

IMAP

mail.IHRE-DOMAIN.de

STARTTLS

143

POP3

mail.IHRE-DOMAIN.de

STARTTLS

110

SMTP

mail.IHRE-DOMAIN.de

STARTTLS

25

5.3. Unverschlüsselte Verbindung

Sicherheit nicht gewährleistet

In unverschlüsselter Form kann deine Kommunikation von Dritten eingesehen werden. Eine unverschlüsselte Übertragung entspricht nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandards.

Tabelle 5 listet die Einstellungen für eine unverschlüsselte Verbindung im Assistenten E-Mail-Konten im Schritt Zugangsdaten auf.

Tabelle 5. Einstellungen für eine unverschlüsselte Verbindung
Servertyp Server Verbindungssicherheit Port

IMAP

mail.IHRE-DOMAIN.de

keine

143

POP3

mail.IHRE-DOMAIN.de

keine

110

SMTP

mail.IHRE-DOMAIN.de

keine

25

6. Grundtarif ändern

Standardmäßig gilt für das Hosting von Postfächern bei mailbox.org über plentymsystems der mailbox.org-Grundtarif Business Reseller. Dieser Grundtarif ist für dich kostenlos, umfasst jedoch keinen Support von mailbox.org. Den Grundtarif kannst du jederzeit anpassen. Wenn du Support von mailbox.org wünschst oder den Leistungsumfang erweitern möchtest, passe deinen Grundtarif an. Der gewählte Grundtarif gilt für alle Postfächer deines gesamten Systems inklusive aller Mandaten.

Grundtarif ändern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » E-Mail.

  2. Klicke auf Grundtarif ändern (edit).
    → Das Fenster Grundtarif wählen wird angezeigt.

  3. Prüfe den Leistungsumfang der angebotenen Grundtarife.

  4. Wähle den gewünschten Grundtarif.

  5. Klicke auf Grundtarif ändern.
    → Der Tarif wird übernommen und dein PlentyONE Vertrag wird angepasst. Du erhältst außerdem eine E-Mail mit weiteren Informationen von mailbox.org.

7. Postfach löschen

Gehe wie unten beschrieben vor, um ein Postfach zu löschen. Du benötigst Admin-Rechte, um Postfächer/Alias zu löschen. Nach dem Löschen eines Postfachs/Alias kannst du erst nach 48 Stunden wieder ein neues Postfach/Alias mit der gelöschten E-Mail-Adresse erstellen.

E-Mails nach dem Löschen des Postfachs nicht mehr zugänglich

Nach dem Löschen eines Postfachs kannst du über mailbox.org nicht mehr auf die in diesem Postfach gespeicherten E-Mails zugreifen. Stelle sicher, dass von allen benötigten E-Mails eine lokale Kopie vorhanden ist.

Postfach löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » E-Mail.
    → Eine Liste der Postfächer wird angezeigt.

  2. Klicke in der Liste auf das Postfach, das du löschen möchtest.

  3. Klicke auf Löschen (remove).
    → Das Postfach und alle damit verbundenen Alias werden bei mailbox.org gelöscht.
    → Dein PlentyONE Vertrag wird angepasst.